Контрагент: ролі, групи та нерезидент

Ролі контрагента

Роль відповідає на питання «що цей контрагент для нас робить»:

• Покупець — купує у вас товари/послуги.
• Постачальник — постачає вам.
• Нерезидент — іноземна компанія/особа (детальніше нижче).
• Iнше — усе, що не підпадає під перелічене (банк, держорган тощо).

Контрагент може мати кілька ролей: магазин, який і купує у вас, і постачає вам, буде водночас і покупцем, і постачальником. Головне — вкажіть хоча б одну роль, інакше контрагент не з'явиться у списках вибору в документах.

Групи контрагентів

Уявіть тисячу контрагентів. Щоб орієнтуватися, їх зручно розкласти по «папках» — це і є групи. Наприклад: «Оптові покупці», «Постачальники матеріалів», «Комунальні служби».

Коли ви починаєте роботу, у системі вже є три готові групи: Покупці, Постачальники, Інші (позначені 🔒 — їх не можна видалити). Ви можете додавати скільки завгодно власних груп на окремій сторінці управління групами.

Важливо: група і роль — різні речі. Контрагент може бути в групі «VIP-клієнти» (ваша класифікація) і водночас мати роль «Покупець» (характер відносин). Одне не замінює інше.

Нерезидент: чому це важливо

Звичайна українська компанія має код ЄДРПОУ (вісім цифр), а ФОП — РНОКПП (десять цифр). Система перевіряє ці коди й попереджає, якщо вони неправильні.

Але іноземна компанія (наприклад, постачальник з Німеччини) не має українського ЄДРПОУ — у неї свій реєстраційний номер за законами своєї країни. Якби система вимагала ЄДРПОУ від усіх, такий контрагент потрапляв би «на перевірку» помилково.

Тому для контрагента-нерезидента ви ставите позначку Нерезидент — і система не вимагає від нього українського коду. Це знімає зайві попередження при роботі із зовнішньоекономічними партнерами.

Що відбувається при перенесенні з 1С

Усі три речі переносяться з 1С:

• Роль визначається з того, у якій папці контрагент лежить у вашій 1С (папка «Покупці» → роль покупця, «Постачальники» → постачальник). Якщо роль не вдалося визначити, контрагент отримує роль «Iнше», щоб запис був коректним.
• Група береться з тієї ж папки контрагента в 1С. Якщо у вас там є група, якої немає серед трьох стандартних, система створить її автоматично й прикріпить контрагента.
• Нерезидент переноситься з відповідної позначки в картці контрагента 1С. Для нерезидента відсутність ЄДРПОУ не вважається помилкою.

---

Дублі контрагентів: один контрагент двічі

Якщо в один бізнес-акаунт перенесено кілька баз 1С, той самий контрагент міг зайти двічі — у кожній базі він записаний по-своєму («ОМ ПЛЮС ТОВ» і «ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ОМ ПЛЮС"»). Тоді у списку «Контрагенти» зʼявляється кнопка «дублі (N)» — сторінка «Дублі контрагентів»:

• очевидні дублі (однаковий код ЄДРПОУ/РНОКПП і назва «про те саме») обʼєднуються однією кнопкою — окремо кожну групу або всі разом;
• групи «на перевірку» (однаковий код, але різні назви — філія, окремий отримувач, помилка в коді) система лишає на ваше рішення.

При обʼєднанні всі документи, договори, проводки і розрахунки дубля переходять на основну картку в усіх організаціях; суми, рахунки й закриті періоди не змінюються. Обʼєднує лише власник або адміністратор акаунта; скасувати обʼєднання не можна.

Щоб дублі не заводили вручну, при створенні контрагента система перевіряє введений ЄДРПОУ / РНОКПП: якщо такий код уже є — над полем коду зʼявляється попередження з кнопкою «відкрити картку» (у швидкому створенні з документа — ще й «обрати його»). Після перенесення з 1С можливі дублі показує і чек-ап міграції.

При імпорті наступної бази 1С система сама привʼязує вже відомих контрагентів до наявних карток — нові дублі не зʼявляються, а неоднозначні випадки потрапляють на сторінку дублів.

Як заповнюється назва контрагента

На вкладці «Загальне» перший рядок: Резидентність (резидент за замовчуванням) → Оргформа (ТОВ, ПП, ФОП, а першим у списку — «Фізична особа»; список — повний державний класифікатор, тож для податкової чи митниці є «Орган державної влади», для міськради — «Орган місцевого самоврядування», для лікарні чи школи — державна або комунальна «організація (установа, заклад)») → Назва (без оргформи) (для ФОП і фізособи — ПІБ) → Скорочено. Повну назву система складає сама з оргформи і власної назви; коротка назва — це рівно те, що ви написали у «Скорочено»; якщо поле порожнє — проєкт із сірої підказки («ТОВ «Ромашка»», для ФОП — «ФОП ПІБ», для оргформи без скорочення і для фізособи — власна назва). Для нерезидента оргформа не обирається, а замість ЄДРПОУ є необовʼязковий «Реєстраційний номер» у форматі його країни.

Контрагенти, перенесені з 1С, зберігають назви як були: у «Назва» лягає повна назва з 1С, у «Скорочено» — коротка. Нічого перезаповнювати не треба.

Картка контрагента: три вкладки

Картка контрагента складається з трьох вкладок (плюс «Договори» для вже збереженого контрагента):

• Загальне — резидентність, оргформа, назва і «Скорочено», ЄДРПОУ / РНОКПП / реєстраційний номер нерезидента, ролі, група, система оподаткування та ознака платника ПДВ з номером свідоцтва. Поле КВЕД у картці не ведеться — воно не впливає на облік.
• Контакти — телефон, email, юридична і фактична адреси, контактні особи та адреси постачання.
• Банкрахунки — рахунки контрагента у форматі IBAN. Назву банку вводити не потрібно: система сама визначає банк за кодом МФО, який «зашитий» у IBAN (символи з 5-го по 10-й), і показує назву одразу під час вводу. Один із рахунків позначається основним.

Навіщо основний рахунок: коли ви створюєте платіжку на цього контрагента, IBAN і МФО отримувача підставляються з основного рахунку автоматично; той самий рахунок потрапляє у реєстр платежів для імпорту в клієнт-банк (ПриватБанк, ПУМБ). Якщо у платіжці вказати інший IBAN вручну — у реєстр піде саме він. Рахунки можна додати вже при створенні нового контрагента — вони збережуться разом із карткою.

---

Типові питання

Питання: Чим роль відрізняється від групи? Відповідь: Роль — це характер відносин (покупець/постачальник/ нерезидент/інше), вона впливає на роботу документів. Група — це ваша «папка» для впорядкування, суто для зручності навігації. Контрагент має і роль, і (за бажанням) групу.

Питання: Чому в контрагента з Німеччини немає ЄДРПОУ, і це не помилка? Відповідь: Бо він нерезидент — у нього свій іноземний реєстраційний номер. Поставте позначку «Нерезидент», і система не вимагатиме українського коду.

Питання: Можна, щоб контрагент був і покупцем, і постачальником? Відповідь: Так. Ролі не виключають одна одну — позначте обидві.

Питання: Я перенісся з 1С, і всі контрагенти отримали роль «Iнше». Чому? Відповідь: Це означає, що в 1С їх не було розкладено по папках «Покупці»/«Постачальники», тож систему не змогла визначити роль автоматично. Ви можете виставити ролі вручну в картці контрагента.

Питання: Створив свою групу — вона зникне після наступного перенесення з 1С? Відповідь: Ні. Перенесення лише додає групи, яких немає, і прикріплює контрагентів. Ваші власні групи зберігаються.