Адміністрування акаунта: користувачі, запрошення, доступи

Для чого ця сторінка

Тут власник акаунта й адміністратор керують тим, хто працює в акаунті і що бачить: запрошують колег, дають доступ до організацій із певною роллю, налаштовують безпеку входу, створюють власні ролі, обмежують людей напрямками чи межею «лише свої записи», передають записи від однієї людини іншій і налаштовують шаблони бізнесу.

Сторінку відкривають з «Обліковий запис» → «Адміністрування бізнес-акаунта» (пункт видно лише тому, хто керує доступами, — власнику й адміністратору акаунта). Заголовок сторінки — «Адміністрування акаунта». Вісім вкладок:

• «Акаунт» — дані бізнес-акаунта і ліміти тарифу;
• «Користувачі і доступи» — активні користувачі, запрошення, призупинені;
• «Безпека» — обовʼязковий двофакторний вхід, довірені мережі, журнал заблокованих спроб;
• «Доступи (юрособи × ролі)» — усі доступи «Користувачів» до організацій одним списком;
• «Напрямки» — обмеження користувачів окремими напрямками;
• «Ролі» — готові і власні ролі з правами;
• «Відповідальні» — користувачі 1С і передача всіх записів людини іншій;
• «Шаблони бізнесу» — набори розділів обліку для організацій.

Що на сторінці

Вкладка «Акаунт»

Лише перегляд: «Назва:», «Тариф:», «Статус:», «Ліміт юросіб:», «Ліміт користувачів:», «Ліміт документів/міс:» і «Білінг email:». Тариф і статус показані службовими кодами латиницею (наприклад, ENTERPRISE, ACTIVE). Змінити ці дані тут не можна; тарифи й оплата баз — в «Обліковий запис» → «Баланс і тарифи».

Вкладка «Користувачі і доступи»

Праворуч угорі — кнопка «запросити користувача». Нижче три розділи; клік по заголовку розділу згортає і розгортає його:

• «Активні (N)» — колонки «Email», «Імʼя», «Роль», «Доступ», «Статус», «Дії».
• «Запрошення в очікуванні (N)» — «Email», «Роль», «Доступ», «Запрошено» (дата), «Дії».
• «Призупинені (N)» — як «Активні»; розділ згорнутий за замовчуванням. У колонці «Статус» поруч видно, хто призупинив.

«Роль» — роль в акаунті: «Власник акаунта» (той, хто зареєстрував акаунт), «Адміністратор» або «Користувач». «Доступ»: власнику й адміністратору — «усі організації»; «Користувачу» — скільки організацій йому відкрито («3 організації») або «немає доступу» (такий користувач нічого не бачить).

Кнопки в колонці «Дії»:

Розділ	Кнопка	Що робить
«Активні»	«доступи»	лише для «Користувача»: вікно доступів до організацій
«Активні»	«призупинити»	закриває вхід в акаунт, доступи зберігаються; система перепитає
«Активні», «Призупинені»	«видалити»	лише у власника акаунта: прибирає людину з акаунта разом із доступами; дія незворотна, система перепитає; видаляти може лише власник акаунта
«Запрошення в очікуванні»	«доступи»	змінити організації ще до прийняття запрошення
«Запрошення в очікуванні»	«надіслати ще раз»	новий лист із новим посиланням; посилання з попередніх листів перестають діяти, обрані доступи зберігаються
«Запрошення в очікуванні»	«скасувати»	відкликати запрошення; посилання стає недійсним
«Призупинені»	«відновити»	повертає вхід і всі доступи

Вікно «Запросити користувача»:

• «Email» — кому надсилаємо. Обовʼязкове.
• «Роль в акаунті» — «Користувач — доступи налаштовуються нижче» або «Адміністратор — повний доступ до всіх юросіб». Власника через запрошення не призначають.
• «Доступи до юросіб (опційно)» — лише для «Користувача»: список усіх організацій акаунта, біля кожної — вибір ролі або «— Без доступу —». Можна нічого не обирати зараз — доступи змінюються будь-коли кнопкою «доступи».
• «Безпека» — бачить лише власник акаунта: галочки «вимагати двофакторний вхід» і «працювати лише з довірених мереж (IP)» для цієї людини.
• Кнопки «скасувати» і «надіслати запрошення».

Після надсилання вікно показує результат: «Запрошення надіслано листом на …» (і «у Telegram», якщо людина вже має обліковий запис із підключеним Telegram), або попередження, що лист не надіслано, — тоді передайте посилання самостійно. Посилання діє 7 днів, його можна скопіювати кнопкою «скопіювати посилання». Кнопка «готово» закриває вікно. Після «надіслати ще раз» зʼявляється таке саме вікно з заголовком «Запрошення надіслано ще раз».

Вікно «Доступи: <email>» — список усіх організацій акаунта; біля кожної оберіть роль або «— Без доступу —» (організацію прибрано). Роль, яку вже деактивували, показана з позначкою «(деактивована — оберіть іншу)»: оберіть іншу роль, інакше зберегти не вийде. Кнопка «зберегти» замінює доступи людини цим набором. Якщо запрошення ще не прийняте, доступи запрацюють після прийняття.

Вкладка «Безпека»

Бачать власник і адміністратор, змінює лише власник акаунта (адміністратор бачить попередження «Змінювати налаштування безпеки може лише власник акаунта…», галочки й кнопки в нього неактивні). Чотири блоки:

«Двофакторний вхід» — галочка «Вимагати двофакторний вхід від усіх користувачів акаунта — і від власника». Користувач без двофакторного входу зможе увійти в систему, але до даних акаунта не потрапить: система запропонує налаштувати двофакторний вхід або підтвердити вхід кодом. Вимогу можна ввімкнути, лише коли в самого власника двофакторний вхід налаштовано і поточний вхід підтверджено кодом — інакше зʼявиться підказка або поле для коду підтвердження просто на сторінці. Якщо в акаунті є люди без двофакторного входу, система перепитає і перелічить їх; поруч кнопка «надіслати нагадування» (повторити можна не раніше ніж за 10 хвилин).

«Довірені мережі (IP)» — галочка «Працювати лише з довірених мереж — усі користувачі, крім власника». Користувач з обмеженням працює лише з адрес зі списку (спільних або своїх особистих); перевірка — на кожній дії, не лише при вході. Власника мережами не обмежують. На сторінці видно «Ваша поточна адреса». Форма додавання:

• «Адреси або мережі (через кому)» — одна чи кілька IP-адрес або діапазонів, наприклад «91.200.10.15, 91.200.11.0/24» (за раз — до 100);
• «Назва» — наприклад «Офіс»;
• «Для кого» — «усі користувачі з обмеженням» або «лише <email>» (особиста мережа людини);
• кнопки «додати» і «моя адреса» (дописує вашу поточну адресу в поле).

Таблиця мереж: «Мережа», «Назва», «Для кого», кнопка «прибрати». Якщо для когось з обмеженням немає жодної мережі, над таблицею зʼявляється попередження: ці люди зараз не можуть працювати в акаунті.

«Користувачі» — таблиця: «Користувач», «Роль», «Статус», «Двофакторний вхід» («налаштовано» чи «ні»), «Вимагати 2FA» і «Лише довірені мережі» (галочки для окремих людей; якщо вимога діє для всіх — написано «для всіх»; у власника — «—» і «без обмежень»), «Особисті мережі».

«Журнал заблокованих спроб» — останні 100 відмов: «Час», «Користувач», «Причина» («без двофакторного входу» чи «недовірена мережа»), «Адреса». Повтори тієї самої причини з тієї самої адреси записуються не частіше разу на 10 хвилин.

Докладніше — стаття «Безпека акаунта: обовʼязковий двофакторний вхід і довірені мережі (IP)».

Вкладка «Доступи (юрособи × ролі)»

Оглядовий список усіх доступів «Користувачів» до організацій (власник і адміністратор мають доступ до всіх організацій автоматично, їх тут немає). Зверху — швидка видача: «— Користувач —», «— Юрособа —», «— Роль —» і кнопка «+ Видати». Якщо в людини вже є роль у цій організації, нова роль її замінить: в одній організації в людини одна роль.

Колонки: «Користувач», «Юрособа», «Роль» (показана службовим кодом ролі латиницею), «Видано», кнопка «Відкликати» — прибирає доступ одразу, без перепитування. Змінювати доступи однієї людини зручніше кнопкою «доступи» на вкладці «Користувачі і доступи».

Вкладка «Напрямки»

Обмеження «Користувача» окремими напрямками (управлінський облік). Правило: якщо в людини тут немає жодного запису — вона бачить усі напрямки своїх організацій; якщо записи є — лише ці. Власник і адміністратор завжди бачать усі. Звичайні проєкти не обмежуються.

Зверху — «— Користувач —», «— Напрямок —» і «+ Видати»; таблиця: «Користувач», «Напрямок», «Видано», «Відкликати». Обмежена людина бачить у довіднику і виборі лише дозволені напрямки, а документ з іншим напрямком не збереже — система відповість «Напрямок недоступний користувачу».

Вкладка «Ролі»

Пояснення і кнопка «створити власну роль». Нижче:

• «Готові ролі (N)» — «Адміністратор юрособи», «Головний бухгалтер», «Бухгалтер», «Менеджер з продажу», «Менеджер із закупівель», «Комірник», «Касир» тощо, а також ролі лише для перегляду. Колонки «Назва» і «Прав». Готові ролі змінювати не можна.
• «Власні ролі (N)» — «Назва», «На основі», «Прав», «Дії» з кнопками «редагувати» і «деактивувати».
• «Деактивовані (N)» — згорнутий перелік вимкнених власних ролей із кнопкою «реактивувати».

Біля назви ролі можуть стояти позначки «лише перегляд» і «лише свої записи», під назвою — опис. Кнопка-посилання «N прав» відкриває вікно з переліком прав ролі, згрупованих за розділами обліку (продажі, закупівлі, склад і запаси, гроші, розрахунки з контрагентами, податки і ПДВ, бухгалтерія і звіти, кадри і зарплата, необоротні активи, виробництво, роздріб, довідники, документи, ЕДО, Oblik+/AI, міграція з 1С та імпорт, адміністрування). Права, які сервіс не перевіряє, — сірі з поясненням («поки не діє», «діє в інтерфейсі», «системне — керує платформа»). Для ролі з межею записів вікно перелічує, які види записів людина бачить «тільки власні».

«Деактивувати» — роль перестає давати права людям, яким її призначено (вони втратять ці права при наступній дії; система скаже, скільком людям роль призначена). Нічого не видаляється, роль можна «реактивувати».

Вікно власної ролі. Заголовок «Створити власну роль» або «Редагування ролі «…»». Створення — два кроки:

1. Оберіть основу — одну з готових ролей (видно кількість її прав і опис). Її права підставляться галочками. Кнопка «далі».
2. «Назва ролі» і права: лічильник «Права (обрано N з M)», поле «пошук права…», галочка «лише обрані». Права згруповані за розділами обліку, у кожному — від перегляду до видалення, лічильник «N з M» і кнопки «усі» / «жодного». Адміністративних прав, закриття періоду і ручних операцій у власних ролях немає. Кнопки «назад» (до вибору основи), «скасувати» і «створити» (при редагуванні — «зберегти») стоять внизу вікна і не прокручуються.

При редагуванні основу змінити не можна — лише назву і права.

Ролі лише для перегляду

Чотири готові ролі — «Перегляд», «Аудитор», «Фінансовий аналітик» і «Спостерігач» — дають тільки перегляд (позначка «лише перегляд»). Людина з такою роллю бачить документи, довідники і звіти в межах своїх прав, але створити, змінити, провести чи видалити нічого не може — навіть якщо право в переліку називається «керування».

• У шапці в такого користувача видно позначку «лише перегляд», а дії документа неактивні.
• Якщо дію все ж надіслано, система відповідає, що роль дозволяє лише перегляд.
• Попередні розрахунки, статуси підпису у списках і запуск перевірки на сторінці «Аудит проводок» працюють — вони нічого не змінюють в обліку.

Власна роль, створена на основі ролі перегляду, теж лише для перегляду — редактор попередить про це на другому кроці. Якщо людина має змінювати дані, створіть роль на іншій основі, наприклад «Бухгалтер», і зніміть зайві галочки. Ролі призначаються окремо для кожної організації: людина може бути «Бухгалтером» в одній і мати «Перегляд» в іншій — тоді змінює дані лише в першій.

Лише свої записи

У власній ролі можна обмежити, чиї записи бачить людина, — окремо для кожного виду записів (замовлення покупців, реалізації, акти, повернення, надходження, складські документи, банківські й касові документи, акти звірки, довіреності, видані податкові накладні, контрагенти тощо). Під відміченим правом на такі записи зʼявляється рядок вибору:

• «тільки власні» — у списках і за посиланням людина бачить лише записи, за які вона відповідальна: створені нею, передані їй або перенесені з 1С, де вона була відповідальною;
• «власні і на їх підставі» (де документи будуються на підставі інших) — ще й документи інших людей, зроблені на основі її документів: реалізацію за її рахунком, оплату за цією реалізацією, податкову накладну до неї;
• «всі» — як завжди.

Щойно ви відмічаєте право виду, якого в ролі ще не було, вибір стає «тільки власні». Права, що підставились з готової ролі-основи, — «всі». Вибір один на вид записів: якщо у виду кілька прав, рядок стоїть під першим відміченим.

Власник і адміністратор акаунта бачать усе. Контрагенти спільні для всіх організацій, тому межа на них діє, лише коли вона стоїть у кожній ролі людини. Якщо менеджер вводить код клієнта, якого завів інший, форма підкаже, що такий контрагент уже є. Чужий документ за посиланням відкривається з повідомленням, що документ не знайдено. Ключ для обробки 1С і проведення перенесеного від імені людини з такою межею система не дозволить: вона не бачить частини документів, і перенесення створило б дублі.

Вкладка «Відповідальні»

Його записи — це записи, за які людина відповідальна. Відповідальним за новим записом стає той, хто його створив. Окремий запис передають у самому документі чи картці контрагента — блок «Відповідальний».

«Користувачі 1С» — таблиця «Користувач 1С», «Документів», «Контрагентів», «Користувач сервісу». У 1С у документі є відповідальний, а в контрагента — основний менеджер покупця; оберіть для кожного користувача 1С свого користувача (або «— не зіставлено —»), і перенесені записи отримають відповідального. Якщо система впізнала людину, під полем видно «схоже, це …» і кнопку «зіставити». Записи, передані вручну, зіставлення не змінює. Порожня таблиця — користувачі 1С зʼявляються після перенесення обробкою від 17.10.2026 або новішою.

«Передати всі записи користувача» — коли людина звільняється чи змінює ділянку. Оберіть «Від кого» і «Кому», натисніть «порахувати»: система покаже, скільки записів кожного виду буде передано і скільки лишиться — документи організацій, до яких новий відповідальний не має доступу. Кнопка «передати N» (з підтвердженням) виконує передачу.

Вкладка «Шаблони бізнесу»

Шаблон бізнесу визначає, які розділи обліку (модулі) увімкнені для організації: меню показує розділи, увімкнені хоча б в одній вашій організації. Шаблон обирають у картці організації.

• «Системні шаблони (N)» — картки готових шаблонів: назва, код, опис, «Модулі (N): …» і кнопка «Переглянути» (лише перегляд).
• «Кастомні шаблони (N)» — ваші шаблони з кнопками «Редагувати» і «Видалити». Шаблон, який використовують організації, видалити не можна.
• Кнопка «+ Створити кастомний шаблон» — майстер: «Шаблон-джерело» (системний або ваш) → «Далі →» → «Назва», «Опис» і «Активні модулі (N)» (галочки розділів: довідники, продажі, закупки, склад, каса, банк, бухгалтерія, податки, кадри і ЗП, виробництво, звіти, основні засоби, роздріб, розрахунки з контрагентами, облік тари) → «Створити».

Коли при редагуванні ви знімаєте модулі, зʼявляється попередження «Ви видаляєте модулі: …», а при збереженні — вікно «Звуження бізнес-шаблону» з кількістю документів, які стануть невидимими. Акаунт може мати до 30 власних шаблонів.

Як працювати

Запросити колегу

1. «Користувачі і доступи» → «запросити користувача».
2. Вкажіть email і роль в акаунті. Для «Користувача» оберіть роль у кожній потрібній організації.
3. Власник може одразу поставити галочки безпеки.
4. «надіслати запрошення». Якщо лист не пішов — скопіюйте посилання і передайте його самі.

Створити користувача вручну з паролем не можна: запрошення саме створює обліковий запис, а пароль людина задає сама. Хто вже зареєстрований, новий пароль не придумує — входить своїм email і приймає запрошення. За годину з одного акаунта можна надіслати до 30 запрошень, за добу — до 100 (повторне надсилання теж рахується).

Як колега приймає запрошення

• Облікового запису ще немає — посилання відкриває форму: прізвище та імʼя, пароль і повтор пароля. Після кнопки «створити обліковий запис і приєднатися» людина одразу опиняється у вашому акаунті.
• Обліковий запис уже є (наприклад, бухгалтер веде кількох клієнтів) — посилання просить увійти під тим email, на який надіслано запрошення, і після входу показує кнопку «прийняти запрошення». Хто не памʼятає пароль, знайде там само посилання «Забули пароль?».

Запрошення привʼязане до email: увійти під іншим обліковим записом і прийняти його не вийде.

Дати чи прибрати доступ до організації — «доступи» біля «Користувача» → оберіть роль або «— Без доступу —» біля організації → «зберегти».

Дати право на перенесення з 1С. Майстер міграції, історію міграцій, чек-ап і ключі для обробки відкриває право «Міграція з 1С: майстер, історія, чек-ап, ключі для обробки» (розділ «Міграція з 1С та імпорт»). За замовчуванням його мають власник і адміністратор акаунта та ролі «Головний бухгалтер» і «Адміністратор юрособи»; роль «Бухгалтер» — ні. Щоб дати його іншій людині, створіть власну роль з цією галочкою і призначте її в потрібній організації.

Обмежити менеджера своїми записами — «Ролі» → «створити власну роль» на основі, наприклад, «Менеджер з продажу» → відмітьте права на потрібні документи і під ними оберіть «тільки власні» чи «власні і на їх підставі» → «створити» → призначте роль у доступах людини.

Людина звільнилася — «Відповідальні» → «Передати всі записи користувача» → «порахувати» → «передати»; потім на вкладці «Користувачі і доступи» — «призупинити» або «видалити». Якщо згодом запросите видалену людину знову, доступи доведеться надати заново.

Якщо забули пароль

Пароль зберігається у зашифрованому вигляді, тому нагадати його неможливо — можна лише задати новий.

1. На сторінці входу натисніть «Забули пароль?».
2. Вкажіть email облікового запису і натисніть «надіслати посилання».
3. Відкрийте лист (а якщо підключено Telegram — повідомлення від бота) і перейдіть за посиланням.
4. Двічі введіть новий пароль (щонайменше 8 символів) і натисніть «зберегти пароль».

Посилання діє 30 хвилин і спрацьовує один раз; якщо запросити його ще раз, попереднє перестане діяти. Після зміни пароля система завершує всі сесії на інших пристроях — увійдіть заново з новим паролем. З міркувань безпеки система однаково відповідає на будь-який email і не підказує, чи є такий обліковий запис.

Якщо ви ще в системі, те саме робить кнопка «нагадати пароль» в «Обліковому записі» поруч зі «змінити пароль»: посилання прийде на пошту і в Telegram (якщо підключено). Втратили телефон із кодом двофакторного входу — натисніть «Немає доступу до коду? Відновити вхід» на екрані коду (стаття «Відновлення двофакторного входу (втрачено телефон)»).

Типові ситуації

• Не прийшов лист із запрошенням — перевірте «Спам», натисніть «надіслати ще раз» або скопіюйте посилання з вікна результату і передайте самостійно.
• «Забагато запрошень за короткий час» — вичерпано ліміт 30 на годину чи 100 на добу. Продовжіть пізніше або напишіть у підтримку.
• «Користувач уже має активний доступ до цього акаунту» — людина вже в «Активних»; змініть їй доступи кнопкою «доступи». Призупиненого спершу «відновіть».
• Людина увійшла, але нічого не бачить — у колонці «Доступ» «немає доступу»: дайте їй роль хоча б в одній організації.
• Не можна видалити чи призупинити себе або останнього власника — у акаунті має лишатися щонайменше один активний власник.
• Адміністратор не може видалити користувача, призупинити чи відновити власника акаунта — видаляти людей може лише власник, а дії з обліковим записом власника доступні лише іншому власнику.
• Галочки на вкладці «Безпека» неактивні — ви адміністратор: змінює налаштування безпеки лише власник акаунта.
• Не вмикається «Вимагати двофакторний вхід…» — спершу налаштуйте двофакторний вхід собі («Обліковий запис» → «Облікові дані») і підтвердьте поточний вхід кодом.
• Бухгалтер не може зайти з дому — у нього «Лише довірені мережі», а домашньої адреси немає в списку: додайте особисту мережу «лише <email>» або зніміть обмеження. Хто, коли і звідки не потрапив — у «Журнал заблокованих спроб».
• Роль перегляду не може провести документ — так задумано; дайте роль на іншій основі.
• Менеджер не бачить документ колеги чи контрагента — у його ролі для цього виду записів стоїть «тільки власні». Передайте запис йому (блок «Відповідальний») або змініть вибір на «всі».
• У колонці «Роль» на вкладці «Доступи (юрособи × ролі)» латиниця — так показано службовий код ролі; людську назву видно у вікні «доступи».