Кілька клієнтів: фільтр клієнта, «Мої доступи» і ярлики

Що таке «клієнт» у системі

Кожен бізнес, що веде облік у системі, — окремий клієнт (акаунт): свої організації, контрагенти, довідники, документи, звіти і свої користувачі. Дані різних клієнтів між собою не перетинаються.

Бухгалтер, якого запросили кілька клієнтів, має доступ до кожного з них окремо — з тією роллю, яку йому дали саме в цього клієнта. Наприклад, в одного клієнта ви адміністратор і бачите всі його організації, а в іншого — бухгалтер лише двох організацій.

Фільтр клієнта в шапці

Якщо у вас доступ до двох і більше клієнтів, у шапці зліва направо: клієнт → організація за замовчуванням → період.

• У фільтрі клієнта — ваш ярлик клієнта, якщо ви його задали, інакше назва. Список — за абеткою. Наведіть мишу на фільтр — підказка покаже справжню назву поточного клієнта.
• Оберіть іншого клієнта — сторінка перезавантажиться, і ви працюєте з ним.
• Клієнта, куди зараз не пускають правила його власника (обовʼязковий двофакторний вхід або вхід лише з довірених мереж), позначено замком 🔒. Якщо обрати його, система пояснить, що зробити (див. статтю «Безпека акаунта»).

Список «організація за замовчуванням» — організації лише поточного клієнта, до яких вам надано доступ. Організацію іншого клієнта спершу оберіть клієнта.

Якщо ви працюєте лише з одним клієнтом, фільтра клієнта немає — шапка така сама, як і раніше.

Куди ви потрапите після перемикання:

• зі списку чи звіту — на той самий список чи звіт, уже нового клієнта;
• з документа чи картки (зокрема з нового, ще не збереженого) — у список цього розділу: сам документ належить попередньому клієнту;
• якщо в нового клієнта у вас немає доступу до цього розділу (інша роль) — на головну сторінку.

Вкладки і незбережені дані при зміні клієнта

Зміна клієнта — це початок роботи «з чистого аркуша»: усі відкриті вкладки закриваються, а незбережені правки в документах і картках (те, що ви ввели, але не натиснули «зберегти») стираються. Після повернення до попереднього клієнта вкладки і незбережене не відновлюються.

Тому система спершу питає. У вікні «Зміна клієнта» видно, до якого клієнта ви переходите, скільки вкладок відкрито і на скількох із них є незбережені зміни:

• «скасувати» — нічого не відбувається: ви лишаєтесь у поточному клієнті, вкладки і введені дані на місці. Збережіть документи і повторіть перемикання;
• «перейти» — вкладки закриються, незбережене зникне, відкриється новий клієнт.

Збережені (і тим паче проведені) документи нікуди не діваються — закривається лише вкладка, сам документ лишається у списку свого клієнта. Якщо у вас не відкрито жодної вкладки і немає незбережених правок, питання не буде. Те саме попередження зʼявляється, коли ви натискаєте «перейти» біля клієнта на сторінці «Мої доступи».

«Мої доступи» і власні ярлики

Клікніть на своє імʼя у шапці (на ноутбуці — кружок з ініціалами) → «Обліковий запис» → «Мої доступи». На сторінці три блоки, по одному на режим: «ЕДО», «Користувач» і «Бізнес». Ваші клієнти — у блоці «Користувач». Для кожного клієнта:

• назва (або ваш ярлик, а під ним — справжня назва);
• ваша роль у цього клієнта;
• організації, до яких у вас доступ, з кодом ЄДРПОУ чи РНОКПП;
• кнопка «ярлик» — відкриває поле «Ваш ярлик» і кнопку «зберегти»;
• кнопка «перейти» — перемкнутися на цього клієнта; у відкритого замість неї напис «відкрито». Якщо клієнт один, окремої кнопки біля нього немає: перейти можна кнопкою в шапці блока.

Навіщо ярлик. Назви клієнтів бувають дуже схожими («ТОВ Альфа» і «ТОВ Альфа-Трейд»), а у вузькому фільтрі їх легко сплутати. Дайте клієнту зрозумілий вам ярлик — «Альфа — склад», «Трейд (опт)» тощо — і у фільтрі клієнта буде він. Ярлик до 60 символів.

Хто бачить ярлик. Лише ви. Власник і адміністратори клієнта його не бачать, а в інших користувачів — свої ярлики або справжня назва. Щоб прибрати ярлик — зітріть текст і натисніть «зберегти».

Якщо в клієнта правила власника зараз не пускають вас (замок), його організації на сторінці «Мої доступи» приховано, доки обмеження діє.

Дані різних клієнтів не змішуються

У кожен момент ви працюєте з одним клієнтом: списки, звіти, пошук, довідники — лише його. Документ не може посилатися на контрагента, склад чи рахунок іншого клієнта. Щоб подивитись документи іншого клієнта — перейдіть до нього.

Організація за замовчуванням і запамʼятані фільтри звітів («Акт звірки», «Розрахунки за документами») зберігаються окремо для кожного клієнта. Після переходу до іншого клієнта поля не підставляють організацію попереднього: ви бачите ту, яку обирали саме в цьому клієнті, або «— орг за замовчуванням —», якщо ще не обирали. Якщо збережена організація стала недоступною (її видалили або у вас забрали до неї доступ), поле саме повертається до «не обрано» — оберіть іншу.

Фільтр клієнта і «Мої доступи» показують тільки те, до чого вам уже надано доступ. Нових прав вони не дають: доступ до клієнта і до кожної його організації система перевіряє щоразу. Якщо доступ відкличуть, клієнт чи організація зникне зі списку (після оновлення сторінки).

---

Типові питання

Чому я не бачу у фільтрі потрібного клієнта? Можливі причини: запрошення ще не прийняте (відкрийте посилання з листа); доступ або роботу клієнта в системі призупинено; вас видалили з користувачів клієнта. Зверніться до власника чи адміністратора клієнта.

Чому у списку організацій немає організації мого клієнта? Спершу оберіть цього клієнта у фільтрі клієнта — список організацій показує лише поточного клієнта. Якщо й там її немає — вам не надали доступ до цієї організації.

Як дати клієнту свій ярлик? «Обліковий запис» → «Мої доступи» → блок «Користувач» → кнопка «ярлик» біля клієнта → «зберегти». Ярлик одразу зʼявиться у фільтрі клієнта.

Чи побачить власник клієнта мій ярлик? Ні. Ярлик особистий — його бачите лише ви.

Перемкнув клієнта — зникли мої вкладки і те, що я вводив. Чому? Так задумано: при зміні клієнта всі вкладки закриваються, а незбережені правки стираються, про що система попереджає перед перемиканням. Збережені документи на місці — знайдіть їх у списку відповідного розділу. Те, що не було збережено, відновити неможливо, тому перед зміною клієнта зберігайте документи.

Увійшов, обрав іншого клієнта — поле організації у шапці порожнє, а сторінки показують помилку. Що робити? Оновіть сторінку (F5): поле покаже організацію цього клієнта або «— орг за замовчуванням —». Так траплялося, коли після виходу в тій самій вкладці входили до іншого клієнта, — це виправлено: вхід до клієнта і вихід тепер завжди відкривають сторінку заново.

Чи можна працювати з двома клієнтами одночасно? В одному вікні — ні: активний клієнт один. Щоб перемкнутися, не втративши введене, спершу збережіть документи.

Біля клієнта замок 🔒 — що це? Власник цього клієнта увімкнув обовʼязковий двофакторний вхід або вхід лише з довірених мереж. Оберіть клієнта — система пояснить, що зробити: підтвердити вхід кодом, налаштувати двофакторний вхід або підключитися з дозволеної мережі. Робота з іншими клієнтами не змінюється.

Можна побудувати один звіт по організаціях різних клієнтів? Ні. Звіти будуються в межах одного клієнта: дані різних бізнесів у системі ізольовані. Перейдіть до потрібного клієнта і сформуйте звіт там.

Після переходу відкрилась головна сторінка, а не мій список. Чому? У цього клієнта у вас інша роль, і розділ вам недоступний. Відкрийте потрібний розділ з меню або попросіть адміністратора клієнта розширити права.

Мої клієнти бачать, що я працюю з іншими? Ні. Кожен клієнт бачить лише свої дані і своїх користувачів.

Мене запросив ще один клієнт. Потрібен новий пароль? Ні. Відкрийте посилання з листа, увійдіть своїм email і паролем і натисніть «прийняти запрошення» — клієнт зʼявиться у фільтрі клієнта і на сторінці «Мої доступи».