Кабінет ДПС — підписання і відправка звітності, квитанції, вхідні, подана звітні

Головна ідея: документ окремо, підписання окремо

• Документ створюється і редагується на своїй сторінці. Створити новий можна через меню «ЕДО» → «Податковий кабінет» → «Створити документ ДПС» або кнопкою «+ створити» у правому верхньому куті Кабінету — відкриється каталог документів з пошуком.
• Підписання і відправка — лише в Кабінеті. На сторінці документа є рядок стану («збережено чернеткою у Кабінеті ДПС…», «підписано — лишилося відправити…», «прийнято ДПС (квитанція №2)») і посилання «Кабінет ДПС →».

Коли документ зʼявляється в Журналі

Документ	Коли потрапляє в Журнал чернеткою
Декларація з ПДВ, декларація єдинника, звіт про внесок (особи з інвалідністю), звернення щодо зупиненої ПН/РК	одразу після створення
Сервісний запит до ДПС (витяг про стан розрахунків)	після кнопки «створити запит»
Повідомлення про прийняття працівника	після збереження повідомлення
Податковий розрахунок (ПДФО / ВЗ / ЄСВ)	лише після кнопки «зберегти» у самому розрахунку
Податкова накладна чи розрахунок коригування	після посилання «передати у Кабінет ДПС →» на проведеній накладній

Ключі КЕП: зчитати один раз — або зберегти у сервісі

Панель ключів — угорі сторінки, під назвою. Та сама панель є в «Журналі ЕДО»: ключ, активований тут, працює і для підписання документів контрагентам, і навпаки.

Зчитування ключа

Поки ключів немає, видно кнопку «зчитати ключ КЕП» і підказку «читається у браузері; пароль на сервер не передається». Кнопка відкриває форму:

• «Надавач послуг (АЦСК) — необов'язково» — за замовчуванням «визначити автоматично»: сервіс сам перебирає надавачів і показує, скільки перевірено. Якщо автоматично не знайшов — оберіть свого надавача зі списку і натисніть ще раз;
• **«Файл ключа (Key-6.dat / .pfx / .zs2)» — файл з флешки чи диска;
• «Пароль ключа»;
• вибір, що робити з файлом ключа: «Не зберігати ключ на сервері» (за замовчуванням) або «Зберегти ключ на сервері (наступного разу досить ввести лише пароль)»;
• кнопки «зчитати ключ» і «скасувати».

Що означає «зберегти ключ на сервері»

Зберігається тільки файл ключа — той самий, що лежить у вас на флешці. Він зашифрований вашим паролем, а пароль ми не зберігаємо і навіть не отримуємо: він вводиться в браузері й далі браузера не йде. Тому без вас підписати ваш документ не може ніхто. Збережений ключ завжди можна прибрати хрестиком на сірому бейджі (сервіс перепитає).

Бейджі ключів

Коли є хоч один ключ, угорі зʼявляється смужка «Ключі КЕП (N)» з бейджами — назва організації або ПІБ підписанта. Значок ключа на бейджі означає ключ підпису особи, значок бирки — електронну печатку організації.

• Зелений бейдж — ключ активний у цій сесії: можна підписувати. Хрестик прибирає його із сесії (якщо ключ збережений у сервісі — він лишиться сірим).
• Сірий пунктирний бейдж — ключ збережений у сервісі, але не активований. Клацніть по назві → зʼявиться поле «Пароль ключа …» → «активувати» (або «скасувати») → бейдж стає зеленим.
• Кнопка «очистити сесію» гасить усі активні ключі (збережені лишаються сірими).
• Кнопка зчитування стає «+ додати ще ключ КЕП» — для інших організацій.

Скільки «живе» активований ключ

Активований ключ діє 8 годин; кожне підписання чи активація продовжує цей час. Коли час вийшов, зелений бейдж зникає сам — ключ треба активувати знову: збережений — паролем, незбережений — файлом і паролем. Незбережений ключ зникає і після оновлення сторінки (F5).

Кілька організацій — нічого обирати вручну

Коли ви тиснете «підписати» чи «оновити», сервіс сам бере ключ тієї організації, якій належить документ — за кодом (ЄДРПОУ для юрособи, РНОКПП для ФОП). Якщо ключа цієї організації серед активних немає, зʼявиться підказка додати саме його. Ключ іншої особи сервіс до підпису не допустить — інакше податкова відхилила б документ як підписаний «не тією особою».

Попередження про сертифікати податкової

Якщо сертифікат, яким податкова шифрує обмін, спливає протягом 30 днів, над таблицею зʼявляється жовтий блок «Сертифікати ДПС спливають: …». Без чинного сертифіката податкова не прийме жоден пакет — зверніться в підтримку.

Вкладка «Журнал» — ваші відправки

Назва вкладки в заголовку сторінки показує кількість записів у вибірці. Один рядок — один документ.

Відбори над таблицею:

• організація — за замовчуванням організація з шапки, «усі» — усі ваші;
• «Усі статуси» — відбір за статусом;
• «Назва…» — пошук за назвою документа;
• «Форма…» — пошук за кодом форми (наприклад J0500110);
• дати «з … по» — коли рядок створено; «×» скидає дати.

Колонки:

• «Дата» — коли рядок зʼявився в Журналі;
• «Назва» — назва документа; клік відкриває сам документ;
• «Форма» — код форми податкової (наведіть мишу — побачите імʼя файла);
• «Період» — звітний період, як його бачить податкова («Липень 2026», «II кв. 2026»);
• «Юрособа» — організація-подавач;
• «Статус» — див. нижче; підказка на статусі показує код відповіді податкової;
• «Дія» — іконки дій;
• «Квитанції» — позначки «кв.№1» і «кв.№2».

Сортування, ширини і набір колонок — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Статуси

• чернетка — документ зареєстровано в Кабінеті, ще не підписано;
• підписано — підписано ключем, лишилося відправити;
• надіслано до ДПС — пакет пішов, квитанції №1 ще немає;
• прийнято ДПС — приймальня взяла документ (квитанція №1), рішення ще немає;
• звіт прийнято — квитанція №2 позитивна, фінал;
• не прийнято ДПС — відмова вже на квитанції №1 (приймальня документ не взяла, квитанції №2 не буде);
• звіт не прийнято — відмова квитанцією №2;
• помилка відправки — пакет не дійшов або податкова відкинула його при подачі.

Іконки в колонці «Дія»

Іконка	Коли видно	Що робить
перо	чернетка, помилка відправки, підписано, відхилений документ	підписати; на підписаному — перепідписати; на відхиленому — підписати заново для повторного подання. Неактивна без активного ключа («Спершу зчитайте ключ КЕП (угорі)»)
літачок	лише «підписано»	відправити підписаний документ. Ключ не потрібен
кругова стрілка	надіслано / прийнято ДПС, поки немає квитанції №2	запитати квитанцію №2 у податкової. Потрібен активний ключ
кошик	лише чернетка або помилка відправки	видалити рядок (сервіс перепитає). Для податкового розрахунку прибирається і сам розрахунок, якщо його ще не подавали

Документи, що складаються з кількох файлів (податковий розрахунок з додатками, декларації, звернення з копіями документів), підписуються одним натисканням — кожен файл пакета окремо. Перед підписом сервіс перевіряє структуру файлів за схемами податкової: якщо щось не так, підпис не почнеться, а в повідомленні буде порада натиснути «перевірити» в документі.

Помилки при відправці і що робити

Червоний блок над таблицею показує код податкової і пояснення:

• «вже було надіслано» — номер документа в цьому періоді вже зайнятий попередньою відправкою (навіть відхиленою). Поставте наступний номер у документі, підпишіть і відправте ще раз;
• не вдалося розшифрувати пакет — підпишіть заново ключем цієї організації;
• проблема з сертифікатом — ключ недійсний або належить не тій особі;
• пакет не пройшов перевірку структури — натисніть «перевірити» в документі; точна причина — у квитанції №1.

Квитанції

Позначки «кв.№1» і «кв.№2» сірі, поки квитанції немає, і сині — коли вона є. Клік відкриває вікно «Квитанція № …» з друкованим бланком квитанції, позначкою «✓ прийнято» або «✗ не прийнято» і кнопками «зберегти в PDF / друк» і «закрити». Зазвичай квитанція відкривається без ключа; рідкісну зашифровану квитанцію відкриє лише активний ключ (підказка «Зчитайте ключ КЕП, щоб відкрити квитанцію»).

Квитанція №2 приходить сама

Квитанція №1 — за секунди, квитанція №2 — від кількох хвилин до доби, а по деяких документах податкова спершу чекає відповіді Пенсійного фонду. Натисніть кругову стрілку один раз з активним ключем — далі сервіс сам кожні пів години перевіряє цю відправку і підтягує квитанцію №2, коли вона зʼявиться. Ключ і відкрита сторінка для цього вже не потрібні. Якщо податкова відповідає, що квитанції ще немає, ви побачите повідомлення про це — просто зачекайте.

Вкладка «Вхідні» — що надіслала податкова

Тут вхідна кореспонденція з Електронного кабінету: витяги, довідки, податкові повідомлення-рішення, інформаційні повідомлення. Квитанції на ваші відправки сюди не потрапляють — вони в Журналі. У назві вкладки — кількість збережених вхідних.

1. Оберіть організацію (для «усі» вкладка порожня — підказка «оберіть юрособу»).
2. Натисніть «оновити» (потрібен активний ключ) — сервіс забере нові вхідні з кабінету податкової. Тексти зберігаються в сервісі, тож наступного разу список видно одразу, без ключа.
3. У таблиці: «Дата», «Форма» (код), «Назва» і кнопка «переглянути». Жирним — документи, які у сервісі ще ніхто не відкривав.

«переглянути» відкриває документ (PDF) у вікні перегляду. Частина вхідних — повідомлення без окремого файла (стан розрахунків, податковий борг): для них показується текст. Файл тягнеться з кабінету податкової при першому перегляді (потрібен ключ) і до кінця сесії відкривається без запиту. Список гортається по 10: «← назад», «сторінка N з M», «далі →».

Вкладка «Звітність» — уся подана звітність

Показує звітність, яку податкова бачить у себе (розділ «Перегляд звітності» Електронного кабінету), — незалежно від того, подавали ви її через сервіс, іншу програму чи в кабінеті вручну.

1. Оберіть організацію і «Період:» — місяць і рік (поточний і чотири попередні).
2. Збережений раніше список за цей період видно одразу. «оновити» (потрібен активний ключ) забирає з кабінету звітність за обраний період і зберігає список.
3. У таблиці: «Форма», «Дата і час» подання, «Назва» і кнопка «файли та квитанції». Жирним — ще не переглянуті.

«файли та квитанції» відкриває вікно з усіма файлами звіту: основний документ, кожен додаток окремим файлом і квитанції. Кожен рядок має кнопку «переглянути PDF»; кнопка «закрити» закриває вікно.

«Наші подачі за період» — таблиця під списком: ваші відправки з сервісу за цей місяць з колонками «Форма», «№», «Відправлено», «Стан» і «Квитанція» (текст квитанції або помилки). Вона потрібна тому, що кабінет податкової показує лише прийняту звітність: відхилений пакет видно тільки тут (рядок підсвічено червоним).

Вікно перегляду PDF

У вікні документа — кнопки «відкрити» (у повноцінному переглядачі браузера), «зберегти» (на компʼютер), «друкувати» і «закрити». Якщо у вбудованому перегляді замість тексту видно «####», натисніть «відкрити»: файл цілий, це особливість шрифтів податкової у вбудованому переглядачі.

Вкладка «ПН/РК (ЄРПН)» — отримані накладні і статуси ваших

Одна кнопка синхронізації з реєстром податкових накладних за період.

1. Оберіть організацію і «період:» (за замовчуванням — з 1 числа минулого місяця до сьогодні).
2. Натисніть «синхронізувати з ЄРПН» (потрібен активний ключ; вхід у кабінет податкової відбувається автоматично). Сервіс за один раз:

• забирає отримані податкові накладні з реєстру і створює їх у «ПН/РК (вхідні)», привʼязуючи до надходжень, де це вдається;
• переносить розрахунки коригування, які чекають вашого підпису (розділ «Реєстрація ПН-РК» кабінету) у вхідні зі станом «на підпис»;
• оновлює статуси ваших виданих ПН/РК за реєстром.

3. Під кнопкою — зелений звіт «Синхронізація з ЄРПН за …» у трьох пунктах і розгортувані списки: «без підстави (привʼязати вручну)», «створені постачальники (з даних ЄРПН — перевірте картки)», «постачальника немає у довіднику», «наші відправлені, яких НЕМАЄ у реєстрі (ще не зареєстровані)», «помилки».

Посилання «відкрити вхідні ПН →» веде до «ПН/РК (вхідні)». Нижче — журнал запусків з колонками «Коли», «Період», «Статус» («отримано N шт» або «помилка»), «Створено», «Привʼязано», «Вже були», «РК на підпис», «Видані оновлено», «Деталі». Жирним — запуски, які ви ще не бачили (позначка знімається при наступному заході на вкладку).

Зберігання переглянутих документів (без ключа надалі)

За замовчуванням файли з вкладок «Вхідні» і «Звітність» тягнуться з кабінету податкової при першому перегляді — для цього потрібен активний ключ.

Це можна змінити: у картці організації → вкладка «ЕДО» увімкніть «Зберігати документи Кабінету ДПС» і збережіть організацію. Тоді:

• документ (PDF), хоч раз переглянутий будь-ким з ключем, зберігається у сховищі організації і далі відкривається без ключа кожним, хто має доступ до вкладень;
• документи, які ще ніхто не відкривав, як і раніше потребують ключа;
• у «Звітності» без ключа «файли та квитанції» показують збережені файли звіту (вікно з позначкою «з архіву»); повний перелік файлів з кабінету — лише з ключем.

Збережені файли рахуються у квоті сховища (1 ГБ). Їх видно в «Обліковий запис» (клік по вашому імені вгорі) → «Сховище», місце «Кабінет ДПС»; там же кнопка «очистити» (доступна власнику й адміністратору акаунта). Зберігається копія; оригінал завжди лишається в Електронному кабінеті.

Що відбувається з документом після відправки

• Видалити з Журналу можна лише чернетку або рядок з помилкою відправки. Відправлений документ лишається в Журналі назавжди.
• Декларація з ПДВ, декларація єдинника, звернення щодо зупиненої ПН/РК стають лише для перегляду, щойно їх підписано: поля і кнопки змін зникають.
• Звіт про внесок (особи з інвалідністю) закривається для змін після підпису; якщо податкова його не прийняла, він знову відкривається для виправлення — з наступним номером звіту.
• Податковий розрахунок після відправки не видаляється; помилку виправляють звітним новим або уточнюючим розрахунком.
• Якщо податкова не прийняла документ, виправте його (або створіть новий) і підпишіть заново — перо в рядку активне і для відхилених.
• Змінили документ після підпису, але до відправки, — перепідпишіть (перо на рядку «підписано»), інакше піде старий підписаний варіант.

Про ключ і безпеку

• Пароль ключа ніколи не залишає ваш браузер. Ми його не зберігаємо і не отримуємо — навіть якщо ви дозволили зберегти файл ключа в сервісі.
• Підпис і розшифровка квитанцій — тільки у браузері. На сервер іде вже підписаний пакет.
• Без вашого пароля підписати ваш документ не може ніхто.
• Активність ключа обмежена 8 годинами — навіть якщо вкладка лишилась відкритою.