Як сервіс рахує відпускні
1. Працівник із датою прийняття в картці. Від неї залежить розрахунковий період для тих, хто працює менше року. 2. Наказ на відпустку з датами початку й закінчення. Для відпустки без збереження зарплати нараховувати нічо
Як сервіс рахує відпускні
Що потрібно для розрахунку
- Працівник із датою прийняття в картці. Від неї залежить розрахунковий період для тих, хто працює менше року.
- Наказ на відпустку з датами початку й закінчення. Для відпустки без збереження зарплати нараховувати нічого.
- Проведені нарахування зарплати за місяці розрахункового періоду.
Якщо ви перейшли з 1С, перенесіть щонайменше 12 місяців зарплати разом із відпускними й лікарняними — інакше середня буде неповною.
Розрахунковий період
| Ситуація | Період |
|---|---|
| Працює рік і більше | 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки |
| Працює менше року | З першого числа місяця, наступного за місяцем прийняття, до першого числа місяця відпустки |
| Прийнятий у перший робочий день місяця (навіть не першого числа) | Цей місяць враховується повністю |
| Відпустка в місяці прийняття або одразу після неповного місяця | Періоду немає — середня рахується з окладу |
Приклад. Працівника прийнято 16 березня 2026 року, відпустка — з 15 липня. Розрахунковий період — квітень, травень і червень: 91 день. Зарплата за неповний березень у розрахунок не входить.
Перший робочий день місяця система визначає за виробничим календарем організації. 1 березня 2026 року — неділя, тому прийнятий 2 березня вважається таким, що відпрацював березень повністю.
Що входить у заробіток
Входить:
- зарплата з проведених основних нарахувань за місяці періоду — оклад, надбавки, доплати, премії;
- відпускні за попередні відпустки, що припали на період;
- лікарняні, що припали на період — і частина роботодавця, і частина Фонду.
Не входить:
- авансова відомість — основне нарахування вже містить суму всього місяця;
- суми, позначені в нарахуванні як одноразова матеріальна допомога;
- оплата за договорами цивільно-правового характеру;
- допомога по вагітності та пологах;
- компенсація невикористаної відпустки.
Якщо відпустка або лікарняний перетинає межу періоду, у заробіток іде лише частина, що припадає на дні періоду.
Які дні в дільнику
Календарні дні періоду мінус:
- святкові й неробочі дні за виробничим календарем організації;
- час, коли працівник не працював і зарплата не зберігалась: відпустка без збереження зарплати, відпустка у звʼязку з вагітністю та пологами.
Дні оплачуваних відпусток і лікарняних не віднімаються — їх оплата входить у заробіток.
Воєнний стан. На час воєнного стану норми про святкові й неробочі дні не застосовуються. Тому в режимі календаря «воєнний стан» — а він стоїть типово — святкових днів немає, і з періоду вони не віднімаються. Якщо ваша організація живе за календарем мирного часу, оберіть цей режим на сторінці «Виробничий календар».
Якщо бухгалтер знає про відсутність, якої немає в системі, кількість виключених днів можна вказати вручну.
Якщо зарплати в періоді не було
Середня рахується з окладу:
оклад × кількість місяців періоду / календарні дні періоду (без святкових)
Якщо періоду немає зовсім, беруться 12 місяців перед місяцем відпустки. Якщо оклад менший за мінімальну зарплату, береться мінімальна зарплата (для неповного робочого часу — пропорційно).
Приклад. Працівника прийнято 1 липня 2026 року з окладом 21 900 грн, відпустка — з 20 липня. Періоду немає. Середня: 21 900 × 12 / 365 = 720,00 грн.
Скільки днів оплачується
Відпускні = середньоденна × оплачувані дні відпустки.
Святкові й неробочі дні, що припали на відпустку, у її тривалість не входять і не оплачуються. Тривалість у наказі система рахує сама — за датами й календарем організації. У режимі «воєнний стан» це просто календарні дні.
Приклад розрахунку
Працівник Іваненко І. І. працює три роки, йде у відпустку з 15 липня 2026 року на 14 днів. Організація працює за календарем воєнного стану.
| Показник | Значення |
|---|---|
| Розрахунковий період | 01.07.2025 – 30.06.2026 |
| Зарплата, 12 місяців × 15 000 грн | 180 000,00 грн |
| Відпускні за відпустку в листопаді 2025 | 6 900,00 грн |
| Лікарняні в січні 2026 | 2 900,00 грн |
| Заробіток | 189 800,00 грн |
| Календарних днів | 365 |
| Святкових днів | 0 |
| Виключено | 0 |
| Середньоденна | 189 800 / 365 = 520,00 грн |
| Відпускні | 520,00 × 14 = 7 280,00 грн |
З 7 280,00 грн утримуються ПДФО і військовий збір за ставками на дату початку відпустки. ЄСВ нараховується понад суму.
Як перевірити розрахунок
Відкрийте нарахування відпускних — із наказу відпустки або з реєстру «Нарахування виплат». У рядку розрахунку видно період, суму заробітку, середньоденну і дні. Поруч — пояснення: з якої дати почався період і чому, скільки днів виключено, чи взято оклад замість заробітку.
Якщо середню треба змінити, введіть своє значення в поле «Середньоденна» і натисніть «розрахувати».
Типові питання
Чому відпускні менші, ніж я рахував у старій програмі? Найчастіше — через святкові дні. У режимі воєнного стану вони з періоду не віднімаються, тож дільник більший. Це вимога закону, а не помилка.
Чому середня рахується не за 12 місяців? Працівник працює менше року. Період починається з першого числа місяця після прийняття. Це написано в поясненні до розрахунку.
Працівник хворів місяць. Це зменшить відпускні? Ні в той бік, як здається. Дні хвороби з періоду не віднімаються, але лікарняні входять у заробіток. Середня вийде трохи нижчою за зарплатну, бо лікарняні зазвичай менші за зарплату.
Чому аванс не враховано? Аванс — частина зарплати місяця. Основне нарахування вже містить повну суму місяця, тож аванс окремо не додається.
Середня дорівнює окладу, поділеному на якесь число. Чому? У розрахунковому періоді немає проведених нарахувань зарплати або періоду немає зовсім. Перевірте, чи проведено зарплату за ці місяці.
Свято припало на відпустку. Чому днів менше? Організація працює за календарем мирного часу або сама позначила цей день святковим. Такий день у тривалість щорічної відпустки не входить і не оплачується — відпустка фактично на день коротша за проміжок дат.
Чому розрахунок може відрізнятись від 1С
- Святкові дні. У 1С календар міг лишитись мирним — тоді там дільник менший, а середня більша.
- Склад заробітку. Стара 1С могла віднімати з періоду дні відпусток і лікарняних. За чинними правилами їх оплата входить у заробіток, а дні не віднімаються.
- Період для нових працівників. Сервіс починає період із місяця після прийняття; у 1С це залежить від налаштувань.
- Одноразова допомога. Якщо рядок нарахування позначено як одноразову матеріальну допомогу, сума в середню не входить.
Перенесені з 1С розрахунки відпускних сервіс не перераховує: вони лишаються з тими сумами, що були в 1С.