Рахунки і замовлення після переносу з 1С: чому вони закриті і не проведені

Що саме відбувається

Під час переносу з 1С у наш сервіс приїжджають, серед іншого:

• Рахунки покупцям (у 1С — «Счет на оплату покупателю») — розділ «Продажі → Рахунки покупцям»;
• Рахунки від постачальників («Счет на оплату поставщика») — розділ «Покупки → Рахунки від постачальників»;
• Замовлення покупців і постачальникам («Заказ покупателя», «Заказ поставщику»).

Кожен такий документ переноситься повністю — з датою, номером, контрагентом, договором, рядками товарів і послуг та сумами. Але статус у всіх один: закритий. У картці документа видно причину закриття: «мігровано з 1С — закрито при імпорті».

Чому так, а не «як було в 1С»

У 1С документ «Счет на оплату» не має реквізиту статусу — там ніде не записано «оплачений», «прострочений» чи «закритий». Бухгалтер у 1С бачить це опосередковано: чи була оплата, чи була відвантаження. Тому під час переносу «як було в 1С» просто не існує — статус довелося б вгадувати.

Якби ми переносили всі рахунки «відкритими», сталося б ось що: у компанії з кількома роками історії сотні давно завершених рахунків опинилися б у списках активних. Вони заважали б у підборах (наприклад, у вікні «створити з рахунку» при оформленні реалізації), і закривати їх довелося б вручну по одному.

Тому правило просте і чесне: все мігроване — закрите. Історія збережена повністю, але не заважає поточній роботі.

Чому вони ще й не проведені

Мігровані рахунки і замовлення приїжджають чернетками. У списках у них сіра відмітка з рискою замість червоної «не проведено», а в самому документі написано «з 1С · не проводиться»; підказка пояснює причину. Це теж навмисно, і ось чому.

Проведення рахунку чи замовлення у нашому сервісі не робить жодних бухгалтерських записів — рахунок не є обліковим документом. Проведення робить операційну річ: ставить документ «у роботу» і резервує товар на складі («цей рахунок чекає відвантаження — тримай товар під нього»).

Для сотень історичних рахунків таке резервування було б шкідливим: система заблокувала б складські залишки під угоди, які давно завершені, а частина проведень просто не пройшла б (товару тих років на складі вже немає). Тому автоматичне проведення при переносі застосовується лише до облікових документів (гроші, товарні накладні, податкові документи — вони переносяться разом із проводками з 1С), а рахунки й замовлення — документи-наміри — лишаються чернетками.

Звʼязок рахунку з оплатою чи накладною від цього теж не залежить: якщо в 1С у платіжці або накладній було вказано рахунок, після перенесення вони стоять поруч у блоці «Звʼязані документи» (докладніше — «Звʼязки між документами після переносу з 1С»).

Важливо: борги покупців за неоплаченими рахунками через це НЕ губляться. Взаєморозрахунки з контрагентами переносяться окремим механізмом (залишки за рахунками обліку) і не залежать від проведення рахунків.

Що робити, якщо рахунок ще актуальний

Якщо серед перенесених є рахунок або замовлення, за яким ви ще чекаєте оплату чи поставку:

1. Відкрийте документ (розділ «Продажі → Рахунки покупцям» або «Покупки → Рахунки від постачальників», для замовлень — відповідні сторінки замовлень).
2. Натисніть кнопку «відкрити» у панелі документа.
3. Якщо за рахунком очікується відвантаження — натисніть «провести»: документ стане «у роботі» і зарезервує товар на складі (свідомо і лише за потрібними рахунками).
4. Документ знову з'являється в активних підборах.

Таких документів зазвичай небагато (останні тижні перед переносом), тож це швидше, ніж закривати сотні історичних вручну.

Порада. Після переносу перегляньте рахунки за останній місяць перед датою міграції — саме серед них можуть бути ті, що ще чекають оплати.

Які ще перенесені документи не проводяться

Сіру відмітку мають не лише рахунки й замовлення. Так само позначаються:

• накази на відпустку, розрахунки відпускних і лікарняні з 1С — їх перенесено як є, нарахування вже є в перенесених відомостях;
• документи, проводки яких перенесено окремою довідкою — наприклад, введення в експлуатацію, комплектація, додаткові витрати, авансовий звіт. Проводити їх не можна: суми в обліку подвояться.

Червона відмітка на перенесеному документі означає інше: документ мав провестись, але не провівся. Такі документи зібрані в чек-апі перенесення.

Що це НЕ зачіпає

• Проведення і суми — закриття не змінює жодних облікових даних: борги контрагентів, залишки і взаєморозрахунки переносяться окремо і повністю (див. «Клонування обліку»).
• Резерви складу — мігровані рахунки резервів не створюють, тому закриття нічого не списує.
• Реалізації, накладні, оплати — це окремі документи зі своїми правилами переносу; їх статуси закриття рахунків не стосуються.

Типові питання

Чому я не бачу рахунок у вікні «створити з рахунку»? Тому що він закритий (усі мігровані — закриті). Відкрийте його назад кнопкою «відкрити» у картці документа — і він з'явиться у підборі.

Чи можна було перенести статуси з 1С? Ні — у 1С «Счет на оплату» статусу не має взагалі. Будь-який статус довелося б вгадувати за непрямими ознаками, а вгадування у бухгалтерії гірше за чесне правило.

Я повторно запустив вигрузку з 1С — що станеться зі статусами? Повторний перенос оновлює непроведені мігровані документи і знову закриває їх. Якщо ви щось відкрили вручну, після повторної вигрузки цього документа його доведеться відкрити ще раз.

Це стосується і замовлень? Так — замовлення покупців і постачальникам закриваються за тим самим правилом, що й рахунки.

Чому мігровані рахунки не проведені? Це помилка переносу? Ні, так і задумано. Проведення рахунку не створює бухгалтерських записів — воно лише резервує товар на складі під майбутнє відвантаження. Резервувати товар під давно завершені угоди не можна (заблокувало б залишки), тому історичні рахунки лишаються чернетками. Актуальний рахунок проведіть вручну: «відкрити» → «провести».

Чи не загубляться борги за неоплаченими рахунками? Ні. Заборгованість контрагентів переноситься окремо — залишками за рахунками обліку взаєморозрахунків — і не залежить від того, проведений рахунок чи ні.