Файли для завантаження довідників: колонки і правила
Без колонки «Тип»: є ЄДРПОУ — юрособа, лише РНОКПП — ФОП. Контрагент з неповними реквізитами завантажується, але позначається «на перевірці» і не підставляється у нові документи, доки картку не виправлено.
Файли для завантаження довідників: колонки і правила
Загальні правила
- Формат:.xlsx (перший аркуш) або.csv. Старий формат.xls не підтримується — збережіть файл як.xlsx.
- Шапка: перший непорожній рядок — назви колонок. Порожні рядки пропускаються.
- Кодування CSV (UTF-8 чи Windows-1251) визначається автоматично, роздільник — крапка з комою, кома або табуляція.
- Нулі на початку. Excel перетворює ЄДРПОУ «01234567» на число
- Система повертає нулі сама: ЄДРПОУ до 8 цифр, РНОКПП до 10.
- Атомарність. Помилка в будь-якому рядку — нічого не зберігається; система показує номери рядків і причини. Номер рядка — порядковий номер рядка даних під шапкою.
- Обсяг: до 20 000 рядків і 10 МБ у файлі; більший — розділіть.
Контрагенти
| Колонка | Обовʼязково | Що писати |
|---|---|---|
| Назва | так | коротка назва |
| Повна назва | — | повне найменування |
| Тип | — | «юрособа», «ФОП», «фізособа»; порожньо — за реквізитами |
| ЄДРПОУ | — | 8 цифр |
| РНОКПП | — | 10 цифр — для ФОП і фізосіб |
| Платник ПДВ | — | «так» або «ні» |
| ІПН платника ПДВ | — | індивідуальний податковий номер (12 цифр) |
| Код | — | ваш код контрагента |
| ID | — | ключ для повторних завантажень |
Без колонки «Тип»: є ЄДРПОУ — юрособа, лише РНОКПП — ФОП. Контрагент з неповними реквізитами завантажується, але позначається «на перевірці» і не підставляється у нові документи, доки картку не виправлено.
Номенклатура
| Колонка | Обовʼязково | Що писати |
|---|---|---|
| Назва | так | назва товару чи послуги |
| Тип | — | «товар» (якщо порожньо) або «послуга» |
| Артикул | — | артикул |
| Повна назва | — | для документів |
| Код | — | ваш код |
| ID | — | ключ для повторних завантажень |
Співробітники
| Колонка | Обовʼязково | Що писати |
|---|---|---|
| Прізвище, Імʼя | так | |
| По батькові | — | |
| РНОКПП | — | 10 цифр |
| Табельний номер | — | до 20 символів |
| Посада | — | назва; якої немає — створиться |
| Підрозділ | — | назва; якого немає — створиться |
| Дата прийому | для штатних | ДД.ММ.РРРР |
| Оклад | — | сума в гривнях |
| Вид | — | «штатний» (якщо порожньо), «сумісник», «ЦПХ» |
| ID | — | ключ для повторних завантажень |
Для кожного рядка створюються фізособа, співробітник вибраної організації і кадровий стан на дату прийому з окладом — зарплата розраховується одразу. Для працівників за договором ЦПХ кадровий стан не створюється: їх нараховують за договором ЦПХ.
Повторне завантаження. Працівник знаходиться за ID, табельним номером або РНОКПП — і лише доповнюється (заповнюються порожні поля), введене вручну не змінюється. Якщо табельний номер у файлі вже належить іншій людині, рядок буде з помилкою.
Підрозділи і посади
| Колонка | Обовʼязково | Що писати |
|---|---|---|
| Код | так | код підрозділу чи посади |
| Назва | так | |
| Код КП | — | лише для посад: код класифікатора професій |
| ID | — | ключ для повторних завантажень |
Підрозділи належать організації (її обирають на сторінці), посади — спільні для всіх організацій акаунта. Для співробітників окремо завантажувати посади й підрозділи не обовʼязково — вони створюються з файлу співробітників.
Повторні завантаження і дублікати
- Співробітники — без дублів (див. вище).
- Контрагенти, номенклатура, підрозділи, посади: рядок з ID оновлює запис з таким ID (поля, яких у файлі немає, очищаються); рядок без ID щоразу створює новий запис. Щоб завантажувати той самий файл повторно, додайте колонку ID.
Типові питання
Можна завантажити файл з 1С? Для переходу з 1С/BAS користуйтесь майстром міграції — він переносить довідники з усіма звʼязками, залишки та історію. Завантаження з файлу — для інших програм і Excel.
Чому колонка не підібралась автоматично? Назва в шапці не схожа на жодну відому. Оберіть колонку вручну у блоці «Привʼязка колонок» або перейменуйте її, як у шаблоні.
Чому РНОКПП «не має 10 цифр»? У клітинці пробіли, літери або менше 8 цифр. Перевірте значення у файлі.