Нумерація документів

Для чого ця сторінка

Нічого налаштовувати не треба: без схеми номер документа має вигляд 26-00001 — дві цифри року, дефіс і порядковий номер з пʼяти цифр. Щороку нумерація починається з одиниці, окремо в кожній організації і для кожного виду документа (у видаткових накладних свої 26-00001, 26-00002…, у прибуткових — свої).

Сторінка потрібна, лише якщо хочете інший вигляд номера: літери на початку (префікс), повний рік, місяць, код організації, інший роздільник чи кількість цифр, наскрізну або щомісячну нумерацію. Схема задається окремо для кожної пари вид документа + організація. Сторінка — меню «Головна», підрозділ «Налаштування» → «Нумерація документів»; доступна користувачам із правом керувати налаштуваннями акаунта.

Що на сторінці

Заголовок «Налаштування нумерації документів», кнопка «+ нова схема» і нагадування, як виглядає номер без схеми (26-00001).

Таблиця схем:

Колонка	Що означає
«Тип документа»	для якого документа схема
«Організація»	назва і код організації
«Префікс»	літери на початку номера; «—», якщо префікса немає
«Вигляд номера»	приклад першого номера за цією схемою, наприклад РН-26-00001
«Скид»	коли лічильник починається з одиниці
«Активна»	«✓» — схема діє, «—» — вимкнена

Праворуч у рядку — «змінити» і «×» (видалити; система перепитає «Видалити схему?»). Коли схем немає, у таблиці — пояснення, що документи нумеруються як 26-00001, 26-00002…

Форма схеми відкривається над таблицею з заголовком «Нова схема» або «Редагування схеми». Нова схема одразу заповнена як номер за замовчуванням (без префікса, рік двома цифрами, пʼять цифр лічильника, щороку з одиниці) — змініть лише те, що потрібно:

• «Тип документа» — список видів документів. У наявній схемі змінити не можна.
• «Організація» — обовʼязкове; «— оберіть організацію —», поки не обрано. У наявній схемі змінити не можна.
• «Префікс» — літери на початку номера. Порожньо — номер без префікса. Під полем приклад: «Наприклад, «РН» дасть РН-26-00001».
• «Роздільник» — знак між частинами номера (за замовчуванням дефіс).
• «Ширина лічильника» — скільки цифр у лічильнику, від 1 до 10: з 5 номер 7 буде 00007, з 1 — просто 7.
• «Рік у номері» — «двома цифрами (26)» або «чотирма цифрами (2026)». Неактивне, якщо знято галочку «Додавати рік».
• «Скид лічильника» — «Ніколи (наскрізна)», «Щороку», «Щомісяця».
• Галочки «Додавати рік», «Додавати місяць», «Додавати код організації» (внутрішній код організації, той, що показується поруч із назвою) і «Активна» (вимкнена схема не діє — документи нумеруються як 26-00001).
• «Вигляд номера:» — як виглядатиме номер за полями форми, одразу при кожній зміні. У наявній схемі поруч — «наступний за збереженою схемою»: справжній наступний номер цієї організації (з урахуванням уже виданих), за налаштуваннями до натискання «зберегти».
• Кнопки «зберегти» (неактивна, поки не обрано організацію, з підказкою «Спершу оберіть організацію») і «скасувати». Повідомлення про помилку зʼявляється під кнопками.

Як працювати

Задати свій формат номера

1. Натисніть «+ нова схема».
2. Оберіть «Тип документа» і «Організація».
3. Змініть потрібне: впишіть префікс, оберіть «Рік у номері», «Скид лічильника», галочки. Рядок «Вигляд номера:» одразу показує результат.
4. Натисніть «зберегти».
5. Якщо такий вигляд потрібен у кількох організаціях — створіть схему для кожної.

Змінити схему — «змінити» у рядку, змініть поля, «зберегти». Діє для нових документів; номери вже створених не змінюються.

Повернути номер 26-00001 — зніміть «Активна» або видаліть схему «×».

Як рахується лічильник

• Лічильник свій для кожної пари тип документа + організація і для кожного періоду скидання: при «Щороку» — новий щороку, при «Щомісяця» — новий щомісяця, при «Ніколи (наскрізна)» — один.
• Номер займається, коли документ зберігається з порожнім полем номера або з номером, який форма сама підставила (касові ордери і договір показують наступний номер одразу в полі). Номер видаленого документа повторно не видається — у нумерації можуть бути пропуски.
• Якщо в документі вписано інший номер вручну, лічильник не рухається.
• Літери, рік, місяць і код організації на лічильник не впливають: перехід із 26-00012 на РН-26-… продовжить з 00013.
• «ПН (вихідна)», «РК до ПН» і «ПН на аванс» нумеруються інакше: номер — наступне число після найбільшого серед наявних документів періоду, без префікса, року і місяця (податкова приймає лише цифри). Зі схеми для них діють лише «Скид лічильника» і «Ширина лічильника». Номер видаленої останньої накладної видається знову, щоб не було пропусків.
• «Банк — платежі»: номер платіжки — просте наступне число після найбільшого серед списань організації (номер має збігатися з номером у банку), тож схема для цього типу на номер не впливає.

Що змінюється в обліку

Нічого. Номер — реквізит документа: на проводки і суми він не впливає. Але номер потрапляє в друковані форми і звітність, тож міняти формат посеред року без потреби не варто.

Типові ситуації

• «Схема для цього типу документа й організації вже існує» — для цієї пари схема вже є, відредагуйте її кнопкою «змінити».
• Чому номер документа 26-00001, а не «РН-…»? Так нумеруються документи без налаштувань: дві цифри року і порядковий номер. Літери на початку можна додати схемою на цій сторінці.
• У старих документах номер на кшталт GS-2026-0012, а в нових — 26-00013 — до 25.10.2026 номер за замовчуванням мав латинський префікс виду документа і повний рік. Старі номери не змінюються; лічильник продовжується.
• «Зберегти» неактивна — не обрано організацію. Схема без організації не створюється.
• Номери почались з одиниці — настав новий рік чи місяць (за «Скид лічильника») або ви змінили «Скид лічильника»: для кожного режиму лічильник свій, тому після перемикання, наприклад, на «Щомісяця» відлік іде з одиниці. Якщо при цьому в номері немає року чи місяця, номери можуть повторити старі.
• Змінив префікс, а нумерація не почалась заново — так і має бути: префікс, роздільник, рік, місяць і код організації на лічильник не впливають.
• Схема є, а номер у документі за старим форматом — номер у документі вже був заповнений (вписаний вручну або підставлений до зміни схеми), або схема вимкнена («Активна» без галочки).