Новий контрагент і договір просто з документа

Де є «створити ↗»

Нового контрагента чи договір можна створити просто з документа: посилання «створити ↗» біля поля відкриває коротке вікно, а створений запис одразу підставляється в документ. Виходити зі сторінки і втрачати вже введене не потрібно.

Посилання «створити ↗» стоїть у назві поля контрагента і поля договору в документах, де контрагента часто вводять уперше:

• рахунки і замовлення — покупцям і постачальникам;
• реалізація;
• надходження товарів і додаткові витрати;
• акти виробничих послуг;
• прибуткові та видаткові касові ордери;
• банківські надходження і списання.

Посилання неактивне (сіре), коли документ проведено. Посилання біля договору неактивне ще й тоді, коли контрагента не обрано, — підказка «Спершу оберіть контрагента»: договір завжди створюється для конкретного контрагента.

У банківських документах для сплати податків і для операцій з працівниками поле контрагента інше, і посилання там немає. На сторінці імпорту банківської виписки і в розпізнаванні вхідних документів є свої варіанти вікна, які одразу беруть реквізити з виписки чи документа.

Новий контрагент: вікно і поля

Натисніть «створити ↗» біля поля контрагента — відкриється вікно «Новий контрагент». Документ при цьому лишається на екрані з усіма введеними даними.

Поле	Що вводити
«Найменування *»	Коротка назва, як її бачитимуть у списках. Обовʼязкова, щонайменше 2 символи.
«Тип»	«Юридична особа», «ФОП», «Фізична особа» або «Відокремлений підрозділ».
«ЄДРПОУ» або «РНОКПП»	Назва поля залежить від типу: для юридичної особи і відокремленого підрозділу — «ЄДРПОУ», для ФОП і фізичної особи — «РНОКПП». Лише цифри. Необовʼязкове.
«покупець», «постачальник»	Роль контрагента. Галочка ставиться сама за документом: у продажу, надходженні грошей — «покупець»; у закупівлі, видачі грошей — «постачальник». Можна поставити обидві.

Решта реквізитів (адреса, банківські рахунки, ознака платника ПДВ) у цьому вікні не вводиться — про це нагадує напис під полями. Їх допишіть у картці контрагента. Сервіс не заповнює реквізити за кодом автоматично: назву і код вводите ви.

Попередження про дубль

Поки ви вводите назву і код, сервіс шукає схожих контрагентів у довіднику: за тим самим кодом (коли введено повний код: ЄДРПОУ — 8 цифр, РНОКПП — 10) і за такою самою назвою (від трьох літер; форма власності, лапки і регістр не враховуються). Якщо знайде, над полями зʼявиться жовте попередження «Схожий контрагент уже є в довіднику» (а при збігу коду — Контрагент з кодом 12345678 уже є в довіднику) з переліком збігів. Біля кожного збігу:

• «обрати його» — підставити наявного контрагента в документ замість створення нового;
• «відкрити картку» — відкрити його картку в новій вкладці браузера.

Створити все одно можна — однаковий код буває у філій та окремих отримувачів. Тоді кнопка внизу називається «усе одно створити» замість «створити».

Якщо ваша роль показує лише власних контрагентів, а такий код уже є в контрагента колеги, у переліку буде рядок без імені з порадою попросити адміністратора акаунта передати цього контрагента вам — так не зʼявиться дубль.

Після «створити»

• Новий контрагент одразу стоїть у полі документа, а поле договору очищується.
• У банківських документах із нового контрагента одразу підставляються назва і код отримувача.
• Контрагент зʼявляється в довіднику «Контрагенти» і в списках вибору інших документів.
• Якщо сервіс відмовив (наприклад, неправильний код), причину видно у вікні червоним, а вікно лишається відкритим — виправте і натисніть ще раз.

«скасувати» або клік поза вікном закриває його без створення.

Новий договір: вікно і поля

Оберіть контрагента і натисніть «створити ↗» біля поля договору — відкриється вікно «Новий договір». Під заголовком видно, для якого контрагента він створюється. Договір створюється в організації документа.

Основні поля:

Поле	Що вводити
«Назва *»	Заповнена наперед: «Договір поставки» (продаж, надходження грошей), «Договір закупівлі» (закупівля, видача грошей), «Договір позики» (операції позики в касі й банку), «Договір комісії» (транзитні надходження і виплати). Можна змінити.
«Тип договору»	«З покупцем», «З постачальником», «З комісіонером», «З комітентом», «Інше». Обирається наперед за документом. На проводки тип не впливає.
«Номер»	Номер договору з паперового примірника. Необовʼязковий.
«Дата»	Дата договору; спочатку — сьогодні.

Валюта нового договору — гривня.

«розширені умови» — кнопка розгортає додаткові поля (згорнути — «згорнути розширені умови»):

• Умови роботи: «Тип цін» (за ним підставлятимуться ціни в документах), «Знижка, %», «Ведення взаєморозрахунків» — «по договору в цілому», «по розрахункових документах» або «по рахунках»;
• Рахунки обліку: «Розрахунки з покупцем», «Розрахунки з постачальником», «Аванси одержані», «Аванси видані». Порожнє поле — діють типові рахунки (361, 631, 6811, 371; для нерезидента сервіс сам бере 362 і 632). Заповнене поле створює персональне правило рахунків для цього договору;
• Податковий облік: «Метод ПДВ» — «За першою подією» або «За касовим методом (за оплатою)»; «Ставка ПДВ за замовч.»; «Форма розрахунків (для ПН)» — «Безготівкова», «Готівкова», «Бартер», «Інша».

Вид договору за Цивільним кодексом, умови оплати та інші реквізити задаються в картці договору.

Після «створити» новий договір одразу стоїть у полі «Договір» документа і зʼявляється в картці контрагента та в списках договорів.

Як це виглядає в роботі

1. У документі натисніть «створити ↗» біля поля контрагента.
2. Введіть назву, оберіть тип, введіть код. Якщо зʼявилось попередження про дубль і це той самий контрагент — натисніть «обрати його».
3. Натисніть «створити» — контрагент стоїть у документі.
4. Натисніть «створити ↗» біля поля договору, перевірте назву і тип, введіть номер і дату договору, за потреби — розширені умови.
5. Натисніть «створити» — договір стоїть у документі. Продовжуйте заповнювати документ.

Коли контрагент уже має договори, вручну обирати договір часто не потрібно: при виборі контрагента сервіс сам підставляє його основний договір (або єдиний, якщо договір один).

---

Типові питання

Чому посилання «створити ↗» біля договору сіре? Не обрано контрагента або документ проведено. Спершу оберіть контрагента (чи створіть його), а проведений документ розпроведіть.

Сервіс пише, що контрагент з таким кодом уже є. Що робити? Якщо це той самий контрагент, натисніть «обрати його» — він підставиться в документ без дубля. Якщо це філія чи окремий отримувач з тим самим кодом, натисніть «усе одно створити».

Де ввести адресу, банківський рахунок і ознаку платника ПДВ нового контрагента? У картці контрагента (довідник «Контрагенти»). Швидке вікно бере лише назву, тип, код і роль.

Чи заповнює сервіс назву за кодом ЄДРПОУ? Ні, у вікні швидкого створення назву і код вводите ви.

Чому після створення договору ціни в документі не підставились? Ціни підставляються за типом цін договору. Відкрийте договір і вкажіть «Тип цін» (у швидкому вікні — у «розширені умови»), а в номенклатури мають бути ціни цього типу.

Чи можна з документа створити договір в іншій валюті? Ні, швидке вікно створює гривневий договір. Валютний договір створіть у картці контрагента, потім оберіть його в документі.