Журнал доходів і витрат

Для чого ця сторінка

Сторінка є в організації-ФОП 1–3 груп єдиного податку без ПДВ, у якої в картці стоїть галочка «Облік лише за Журналом доходів і витрат» (картка організації → вкладка «Облікова політика»). Такий ФОП не закриває оплати покупців актами: гроші від покупця одразу стають доходом, а не авансом, і кредиторка «за авансами» більше не накопичується. Облік доходу ведеться тут — у журналі, як того вимагає спрощена система: дохід — це гроші, що надійшли.

Журнал показує дохід за періодом за графами книги обліку доходів і витрат, надходження, які не є доходом, і витрати. Підсумок доходу журналу — це сума, яку система бере в декларацію і розрахунок єдиного податку.

Сторінка — меню «Бухгалтерія» → «Журнал доходів і витрат». Пункт зʼявляється, коли хоча б в одній організації облік за журналом увімкнено. Потрібне право на розрахунок єдиного податку або на перегляд звітів ФОП / податкових документів.

Що на сторінці

Заголовок «Журнал доходів і витрат» і кнопки:

• «+ запис доходу» — ручний запис доходу, що пройшов повз документи (див. нижче);
• «+ запис витрати» — ручний запис витрати;
• «друк» — друкована форма журналу за обраний період.

Кнопки запису неактивні, якщо у вас немає права змінювати журнал (наприклад, роль «Перегляд»).

Параметри (журнал перераховується одразу):

• «Організація» — лише ті, у яких увімкнено облік за журналом;
• «Період» — «Місяць», «Квартал» (за замовчуванням), «Рік» або «Довільний» з полями «З» / «По»; поруч — вибір місяця, кварталу і року.

Під параметрами — рядок «Облік за журналом — з дата» і, якщо при увімкненні були аванси покупців, «Аванси покупців на цю дату закрито бухгалтерською довідкою № … на … грн» (посилання відкриває довідку).

Якщо в обліку лишились аванси покупців (їх показує монітор розрахунків як борг перед покупцями), над картками — жовтий блок «В обліку лишились аванси покупців на … грн» з кнопкою «застосувати до проведених документів». Вона перепроводить надходження від покупців і повернення покупцям з дати початку за правилами журналу, прибирає дохід і борг покупця з реалізацій і актів з цієї дати, а аванси, що лишаться, закриває бухгалтерською довідкою. Перед запуском система перепитає; після — напише, скільки документів перепроведено. Дохід для єдиного податку від цього не змінюється. Кнопка неактивна без права змінювати журнал.

Картки:

• «Дохід за період» — разом дохід (графа «Разом дохід»);
• «З початку року» — дохід з 1 січня по кінець обраного періоду і «ліміт групи … · N %» — скільки вже використано річного обмеження доходу вашої групи; від 90 % підпис червоний;
• «Не дохід» — надходження за період, які в дохід не входять;
• «Витрати» — витрати за період.

Вкладки таблиці:

• «Доходи» — надходження від покупців (вид «Отримано (дохід)»), повернення покупцям («Повернуто покупцю», сума з мінусом) і ручні записи доходу;
• «Не дохід» — надходження, позначені «не дохід» (вид «не дохід: причина»), і надходження, які за своєю суттю не дохід: власні кошти підприємця, позика, повернення від постачальника, повернення підзвітних сум («не дохід за рахунком», рахунок видно у підказці до змісту);
• «Витрати» — оплати постачальникам («Товари, роботи, послуги»), виплата зарплати («Оплата праці»), сплачений єдиний внесок («Єдиний внесок»), інші платежі («Інші витрати») і ручні записи витрат. Перекази між своїми рахунками, видача під звіт, позики й вилучення власних коштів у витрати не входять.

Колонки: «Дата», «Документ» (вид і номер; посилання відкриває документ; ручний запис — «Запис журналу»), «Контрагент», «Зміст», «Вид» / «Вид витрати», «Форма» (готівка, безготівка, натуральна — лише в доходах), «Сума, грн» і дії:

• «не дохід…» — у надходження від покупця: відкриває вікно «Не включати в дохід» з вибором причини — «поворотна фінансова допомога», «власні кошти підприємця», «не від підприємницької діяльності», «курсова різниця банку», «помилково зараховані / повернуті кошти», «транзитні кошти», «кошти комітента / довірителя» — і кнопкою «не включати в дохід»;
• «повернути в дохід» — у надходження, позначеного «не дохід»;
• «змінити» і «×» (видалити, із підтвердженням) — у ручного запису.

Таблицю можна сортувати клацанням по заголовку колонки.

Під таблицею — підсумки за графами: «Отримано готівкою», «Отримано безготівково», «Отримано в натуральній формі» (якщо є), «Повернуто покупцям», «Дохід від діяльності (отримано мінус повернуто)», «Безоплатно отримане», «Кредиторська заборгованість з минулим строком давності», «Разом дохід за період»; витрати — «Товари, роботи, послуги», «Оплата праці», «Єдиний внесок», «Інші витрати», «Разом витрати за період».

Вікно ручного запису

Відкривається кнопками «+ запис доходу» / «+ запис витрати» або «змінити». Поля:

• «Вид» — для доходу: «Отримано (дохід)», «Повернуто покупцю», «Безоплатно отримане», «Кредиторка з минулим строком давності»; для витрати: «Товари, роботи, послуги», «Оплата праці», «Єдиний внесок», «Інші витрати»;
• «Дата» і «Сума, грн» — обовʼязкові, сума більше нуля;
• «Форма» (лише дохід) — готівка, безготівка, натуральна;
• «Контрагент» — необовʼязково, пошук за назвою чи кодом;
• «Зміст» — довільний текст.

Кнопки «скасувати» і «зберегти». Запис у періоді під забороною змін не створити, не змінити і не видалити — система скаже, до якої дати діє заборона.

Друкована форма

Кнопка «друк» відкриває «Журнал доходів і витрат» за період: назва і код ФОП, група єдиного податку, таблиця «Доходи, грн» з графами 1–9 (дата; отримано готівкою, безготівково, у натуральній формі; повернуто; дохід від діяльності; безоплатно отримане; кредиторська заборгованість з минулим строком давності; разом дохід) і «Витрати, грн» з графами 1–6 (дата; товари, роботи, послуги; оплата праці; єдиний внесок; інші; разом). Рядок — день, у якому був рух, внизу — «Разом». Під таблицями — дохід з початку року і місце для підпису. Форму можна надрукувати, зберегти в Excel чи PDF звичайними кнопками друкованої форми.

Звідки беруться цифри

• Отримано — проведені надходження на рахунок і в касу від покупців (та інші доходи) за датою надходження; готівка — каса, безготівка — рахунок у банку. Один документ — один рядок, навіть якщо частина суми закрила старий борг покупця.
• Повернуто — проведені списання з рахунку виду «Повернення покупцю».
• Не дохід — надходження з позначкою «не дохід» або з рахунком, який доходом не є (власні кошти, позика, повернення від постачальника тощо).
• Витрати — проведені списання з рахунку і видаткові ордери за рахунком кореспонденції.
• Ручні записи — те, що ви дописали самі.
• Разом дохід = отримано − повернуто + безоплатно отримане + кредиторка з минулим строком давності. Ця сума йде в розрахунок єдиного податку і декларацію єдинника.

Як працювати

1. Проводьте виписку банку і касові ордери як зазвичай: надходження від покупців одразу потрапляють у журнал як дохід.
2. Раз на місяць відкрийте вкладку «Доходи» і перевірте надходження. Власні кошти, позику чи помилково зараховані гроші позначте «не дохід…».
3. Якщо готівка надійшла без касового ордера, ви отримали щось безоплатно або минув строк давності за боргом перед кимось — додайте «+ запис доходу».
4. Перед декларацією подивіться картку «З початку року» і ліміт групи, надрукуйте журнал за квартал чи рік.

Що змінюється в обліку

Сама сторінка нічого не проводить. Облікова політика «лише за журналом» змінює проведення документів з дати її початку:

• надходження від покупця спершу гасить його борг, якщо він є (за реалізаціями до дати початку), а решта — одразу дохід, а не аванс;
• реалізації й акти можна створювати, проводити і друкувати як раніше: товар списується зі складу, але доходу і боргу покупця вони не створюють — дохід визнала оплата;
• повернення коштів покупцю зменшує дохід;
• позначка «не дохід» прибирає надходження з бази єдиного податку і зберігається при розпроведенні та повторному проведенні документа.

Документи, перенесені з 1С з власними проводками, проводяться так, як у 1С.

Типові ситуації

• Журнал увімкнено, а в моніторі розрахунків у покупців досі кредиторка (аванси) — документи з дати початку були проведені до того, як облік за журналом увімкнули (наприклад, дату початку обрали в минулому). Натисніть у журналі «застосувати до проведених документів» — аванси зникнуть. Тепер при увімкненні галочки це робиться автоматично.
• Немає пункту меню — облік за журналом не увімкнено в жодній організації; увімкніть у картці ФОП: вкладка «Облікова політика» → «Облік лише за Журналом доходів і витрат».
• Немає галочки в картці — вона є лише у ФОП 1, 2 групи і 3 групи 5 % (без ПДВ). Платнику ПДВ облік лише за журналом не підходить: зобовʼязання з ПДВ виникають за своїми правилами.
• Після увімкнення зʼявилась бухгалтерська довідка — вона закрила аванси покупців, що висіли на дату початку: у дохід ці гроші вже потрапили в місяцях оплати, податок не змінився.
• Надходження потрапило в «Не дохід за рахунком» — у документі обрано вид операції чи рахунок, який доходом не є (власні кошти, позика). Якщо це оплата покупця — змініть вид операції в документі на «Від покупця» і перепроведіть.
• Дохід у декларації не збігається з журналом — перевірте, чи всі надходження проведені і чи не позначено зайве «не дохід»; декларація бере той самий підсумок.
• Кнопки запису неактивні — немає права змінювати журнал або обрано роль лише для перегляду.
• Ручний запис не зберігається: «період під забороною змін» — дата запису раніше за дату заборони змін організації.