Закриття місяця

Для чого ця сторінка

Закриття місяця виконує підсумкові операції періоду і визначає фінансовий результат — прибуток чи збиток. Тут же встановлюється заборона змін — дата, до якої документи вже не можна правити. Меню «Бухгалтерія» → «Закриття місяця».

За місяць — один документ закриття. Його проводять, розпроводять і проводять знову, як будь-який інший документ.

Сторінка закриттів

Заголовок «Закриття місяців» з кількістю документів. Праворуч у рядку заголовка:

• «— оберіть організацію —» — організація (на старті — організація за замовчуванням із шапки);
• місяць і рік, який закриваєте;
• «перевірити» — показує, що заважає закриттю, нічого не змінюючи;
• «закрити місяць» (під час роботи — «виконується…»), а якщо закриття за цей місяць уже є — «відкрити закриття» з номером документа. Обидві кнопки неактивні, поки не обрано організацію («Оберіть організацію і період»).

Під заголовком — блок «Заборона змін» і блок «Аудит проводок за …» (див. нижче).

Результат перевірки — кольорова панель: «Перевірку пройдено — можна закривати місяць», «…є зауваження, але закривати можна» або «Закриття заблоковано — спершу усуньте перелічене нижче». Кожне зауваження — з позначкою «блокує» або «до відома», назвою, кількістю, порадою і списком (до 10 рядків):

Зауваження	Рівень	Що робити
Накази на відпустку без розрахунку відпускних	блокує	відкрити наказ і «розрахувати» — інакше відпускні не потраплять у зарплату
Лікарняні без розрахунку	блокує	відкрити лікарняний і «розрахувати»
Штатні працівники без дати прийому та кадрових документів	до відома	у зарплату вони не потраплять; провести наказ прийому (або переміщення з окладом), звільнення чи видалити картку

Після «закрити місяць» зʼявляється панель «Результат:» з номером документа і статусом, посиланням «відкрити документ», переліком кроків і підсумком закриття (як у документі).

Таблиця закриттів: «№», «Період», «Статус» («очікує», «виконується», «завершено», «частково», «помилка», «розпроведено»), «Перевірка» («пройдено» або «є зауваження»), «Початок», «Завершено». Подвійний клік відкриває документ.

Документ закриття: що де

Заголовок — «Закриття місяця … · …» з номером і місяцем. Чотири пронумеровані блоки, праворуч — колонка документа.

1. Реквізити

«Період», «Статус», «Розпочато», «Завершено», «Коментар» (якщо є). Якщо місяць під забороною змін — пояснення з датою заборони. Після розпроведення тут лишається звіт «Закриття розпроведено …» з переліками «Прибрано» і «Залишено» і нагадуванням: «Місяць відкритий для виправлень. Щоб закрити його знову, натисніть «провести».».

2. Перевірка перед закриттям

Позначка «пройдено» або «заблоковано» і зауваження з повним переліком (як на сторінці закриттів). Якщо перевірка не пустила закриття — «усуньте перелічене і натисніть «провести» — документ той самий».

3. Операції закриття

У заголовку — «виконано … · пропущено … · з помилкою …». Кожен крок — рядок з позначкою «виконано», «пропущено» або «помилка», назвою, посиланням на створений документ («відкрити нарахування», «відкрити переоцінку», «журнал амортизації»), причиною помилки чи пропуску і підсумком (суми, кількість працівників чи проводок). Якщо частина кроків не виконалась — жовта панель з порадою «повторити невдалі кроки».

4. Підсумок закриття

Що записано проводками закриття: «Закриття доходів (70x → 791)» і «Закриття витрат (8x/9x → 791)» — «Всього:», кількість проводок і розгортна «Розбивка за рахунками» (для витрат — рахунок, стаття витрат, проект, сума); у березні, червні, вересні — квартальний підсумок доходів, витрат і фінрезультату з початку року; у грудні — «Річне закриття 791 → …» і «Річне закриття рахунку 443».

Права колонка і нижня плашка

• «Повʼязані дії»:
  • «повторити невдалі кроки» — неактивна, якщо кроків з помилкою немає;
  • «перепровести» — розпровести і одразу провести; неактивна на непроведеному («Закриття не проведено — натисніть «провести»»). Обидві неактивні, якщо місяць під забороною змін або у вашої ролі лише перегляд.
• «Історія документа» — як в усіх документах.
• Нижня плашка: «назад», «до списку», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити». Кнопок «зберегти» і «друк» немає. «провести» і «розпровести» неактивні, якщо місяць під забороною змін. У рядку назви — статус і «дт-кт» (проводки закриття).

Як закрити місяць

1. Оберіть організацію, місяць і рік.
2. За бажанням натисніть «перевірити» і запустіть аудит проводок за місяць.
3. Натисніть «закрити місяць». Операції виконуються по порядку; результат видно одразу і в документі.
4. Коли період здано — встановіть заборону змін (кнопка «захистити закритий місяць — до …»).

Якщо перевірка заблокувала закриття, документ створюється непроведеним зі статусом «помилка» і переліком, що усунути. Усуньте причини, відкрийте документ і натисніть «провести».

Що робить закриття

Кроки виконуються в такому порядку:

Крок	Що робить
Амортизація	Нараховує амортизацію необоротних активів за місяць (документ — у журналі амортизації)
Заробітна плата	Нараховує зарплату тим, кому за цей місяць її ще не нараховано
Переоцінка валюти	Курсові різниці за валютними залишками — щомісяця або щокварталу, за обліковою політикою; без валютних рахунків — пропуск
Єдиний податок, ЄСВ підприємця «за себе», Військовий збір підприємця «за себе»	Для підприємців на єдиному податку
Податки підприємця на загальній системі	Для підприємців на загальній системі
Розподіл загальновиробничих	Розносить витрати рахунку 91 на собівартість виробництва
Собівартість виробництва	Доводить випуск від планової вартості до фактичної
Закриття витрат, Закриття доходів	Списує рахунки витрат і доходів на рахунок 791; рахунок доходу з дебетовим сальдо (наприклад, 704 «Відрахування з доходу» після повернень) закривається у зворотний бік — Дт 791
Квартальний знімок	У березні, червні, вересні — підсумок доходів, витрат і результату з початку року (без проводок)
Фінансовий результат	У грудні переносить результат року на нерозподілений прибуток або непокритий збиток
Використаний прибуток (рахунок 443)	У грудні закриває рахунок 443, щоб новий рік почався без залишку на ньому
Дні відпустки	Нараховує працівникам зароблені за місяць дні відпустки

Крок, якому нічого робити, пропускається з поясненням. Документи, які створює закриття, датуються останнім днем місяця, що закривається, навіть якщо закриваєте його пізніше.

Розподіл загальновиробничих витрат. Витрати рахунку 91 (оренда цеху, зарплата майстра, амортизація обладнання) автоматично розподіляються на собівартість виробництва пропорційно прямим витратам місяця. Якщо виробництва немає (торгівля, послуги), крок пропускається, і такі витрати йдуть на фінансовий результат. Нічого налаштовувати не треба.

Собівартість виробництва. Незавершене виробництво закривається на готову продукцію з урахуванням інвентаризації незавершеного виробництва, якщо вона є: випуск, проведений за плановою ціною, доводиться до фактичної (див. статтю «Планова ціна у звіті виробництва»).

Зарплата не подвоюється: якщо працівникові основну зарплату за місяць уже нараховано документом «Нарахування зарплати», закриття його пропускає (у підсумку кроку — «уже нараховано раніше»).

Розпровести і провести знову

Після закриття знайшовся непроведений документ або помилка? Відкрийте документ закриття і натисніть «розпровести». Відкриється вікно «Розпровести закриття місяця» з переліками:

• «Буде прибрано» — проводки закриття і документи, які створило закриття: амортизація, нарахування зарплати, переоцінка валюти, податки підприємця, нараховані дні відпустки;
• «Залишиться» — нарахування зарплати, за яким уже проведено виплату чи перерахування податків. Воно лишається проведеним, а повторне закриття зарплату вдруге не нарахує. Розпроведення закриття його не прибирає, бо розрахунки з працівниками й бюджетом стали б неправильними. Якщо потрібно прибрати і його, спершу розпроведіть ці документи.

Кнопки вікна — «скасувати» і «розпровести». Після підтвердження місяць відкритий для виправлень. Виправте документи і натисніть «провести» — місяць закриється знову, вже за поточними даними. Номер документа закриття той самий.

«перепровести» у «Повʼязані дії» робить те саме за один раз (вікно «Перепровести закриття місяця»).

Якщо пізніші місяці вже закрито, система попередить: після змін перепроведіть і їхні закриття, бо амортизація, переоцінка валюти і собівартість залежать від попередніх місяців.

Якщо крок не виконався

Закриття з кроком, що впав, має стан «частково»: решта кроків виконана. Причина написана біля кроку. Усуньте її і натисніть «повторити невдалі кроки». Виконані кроки-документи не повторюються, а підсумки місяця — розподіл, собівартість, закриття витрат і доходів — перераховуються заново.

Наприклад, причина може бути така: у працівника з погодинною оплатою немає табеля. Крок, що впав, нічого по собі не лишає — ні чернетки документа, ні частини проводок.

У грудні кроки кінця року залежать від попередніх: якщо не вдалося закриття витрат чи доходів, фінансовий результат і закриття рахунку 443 не виконуються — біля них написано, через який крок. Після повтору невдалих кроків вони виконаються.

Поки закриття виконується (статус «виконується»), інші дії відповідають «Закриття ще виконується — зачекайте і оновіть сторінку». Якщо процес перервався і документ «висить» понад 15 хвилин, його можна розпровести і провести знову.

Видалити («видалити», підтвердження «Видалити цей документ закриття?») можна лише непроведений документ: проведений спершу розпроведіть.

Заборона змін

Блок «Заборона змін» на сторінці закриттів (видно тим, хто має право «Закриття періоду» в обраній організації) — окрема дата організації. Документи з датою до неї включно не можна провести, розпровести чи змінити; банківські, касові, товарні документи, замовлення і ручні операції — ще й створити чи видалити.

• У заголовку блоку — «до … включно» або «не встановлена», і хто та коли встановив.
• «нова дата» і «встановити» — поставити чи пересунути дату. Закриття місяця дату не пересуває — її встановлюють окремо, коли період здано.
• «захистити закритий місяць — до …» — зʼявляється, коли останній закритий місяць ще не захищений; одним натисканням ставить дату на його кінець.
• «зняти» прибирає заборону зовсім.
• Місяць під забороною не можна ні закрити, ні розпровести — спершу пересуньте дату на раніше число.

Навіщо окремо: закритий місяць іноді треба перезакрити (знайшли документ), а зданий період — захистити від випадкових правок. Це різні рішення, і приймає їх бухгалтер.

Якщо під час проведення документа система відповідає, що період захищено від змін, причина саме в цій даті. Повторне перенесення з 1С документи з датою до дати заборони включно теж не створює і не змінює — про це буде попередження у звіті перенесення.

Аудит проводок перед закриттям

Блок «Аудит проводок за …» на сторінці закриттів показує, чи перевіряли проводки цього місяця і скільки відкритих знахідок («помилок …, уваги …, до відома …»). Кнопка «перевірити проводки» («перевірити ще раз») шукає типові помилки — документ без проводок, відʼємний залишок грошей чи товару, сальдо не на тому боці рахунку — і нічого не змінює в обліку. Посилання «відкрити знахідки» веде на сторінку «Аудит проводок» з цією організацією і місяцем. Аудит закриття не блокує, але помилки дешевше виправити до нього. Блок видно тим, хто має право на аудит проводок.

Фінансовий результат

Рахунки доходів (70–76) і витрат (8x, 9x) закриваються на 791: доходи — проводкою Дт рахунок доходу Кт 791, витрати — Дт 791 Кт рахунок витрат. Залишок на 791: кредитовий — прибуток, дебетовий — збиток. Проводки закриття видно кнопкою «дт-кт» у документі.

Кінець року

У закритті грудня є два додаткові кроки.

Фінансовий результат. Результат року з рахунку 791 переноситься: прибуток — на рахунок 441 (нерозподілений прибуток), збиток — на рахунок 442 (непокритий збиток).

Використаний прибуток (рахунок 443). На рахунку 443 протягом року збирається використаний прибуток: нараховані дивіденди, відрахування в резервний капітал, а в підприємця — кошти, які він вилучив з рахунку на власні потреби, за вирахуванням внесених власних. Наприкінці року рахунок закривається:

• використане списується за рахунок нерозподіленого прибутку — Дт 441 Кт 443;
• якщо використано більше, ніж є прибутку, решта (а якщо прибутку немає зовсім — уся сума) йде на непокритий збиток — Дт 442 Кт 443;
• якщо підприємець вніс більше, ніж вилучив, різниця спершу зменшує непокритий збиток (Дт 443 Кт 442), а решта додається до прибутку (Дт 443 Кт 441).

Приклад. За рік прибуток 70 000 грн, а власникам нараховано дивідендів на 100 000 грн. Закриття грудня перенесе прибуток на 441, а потім закриє 443: 70 000 грн — за рахунок прибутку, 30 000 грн — на 442. На початок року: 443 — нуль, 441 — нуль, 442 — 30 000 грн.

Якщо минулі роки не закривались, перше ж закриття грудня забирає весь накопичений залишок рахунку 443. Якщо залишку немає, крок пропускається. Залишки рахунків 441 і 442 між собою закриття не згортає: чим покривати збитки минулих років, вирішують власники — це робиться бухгалтерською довідкою (Дт 441 Кт 442).

Провели документ заднім числом у році, грудень якого вже закрито? Перепроведіть закриття грудня, інакше на рахунку 443 лишиться залишок на початок року.

Хто що може

Пункт меню бачить той, хто має право «Закриття періоду»; воно ж потрібне для блоку «Заборона змін» в організації. Перевіряти, закривати, проводити, розпроводити і повторювати кроки можуть бухгалтер, головний бухгалтер і адміністратор юрособи (права «Створення закриття місяця» і «Виконання закриття місяця»). Ролі лише для перегляду нічого з цього не змінюють — кнопки в «Повʼязані дії» в них неактивні.