Бухгалтерська довідка (ручні операції)

Для чого ця сторінка

Документ «Бухгалтерська довідка» задає проводки вручну — коли жоден типовий документ не підходить: разові нарахування, виправлення, перенесення сум між рахунками, формування статутного капіталу тощо. Меню «Бухгалтерія» → «Бухгалтерська довідка». Сервіс нічого не підставляє і не перевіряє економічний зміст — відповідальність за проводки на вас.

Це аналог документа 1С «Операція (бухгалтерський і податковий облік)». Ним оформлюють також сторно чи дозапис для виправлення помилок минулих періодів і регламентні записи, які бухгалтер звик робити довідкою.

Список документів

Заголовок «Бухгалтерська довідка» з кількістю документів, праворуч «+ Нова бухгалтерська довідка».

Відбори: «Усі організації» (поки ви її не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки) і дати з … по … (на старті — період за замовчуванням із шапки).

Колонки: «№» (синя «I» — довідку перенесено з 1С), «Дата», «Організація», «Зміст операції», «Сума», іконки проведення і вкладень. Якщо обрано організацію, в якій для бухгалтерських довідок увімкнено контроль підписання, зʼявляється колонка «Підпис», а непідписані документи підсвічуються. Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити; у проведеного неактивне). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок — «Нова бухгалтерська довідка» або «Бухгалтерська довідка:» з номером. Три пронумеровані блоки, праворуч — колонка документа (див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — у новому документі лише організації, де у вас є право на ручні операції. Після збереження не змінюється.
• «№» — порожнє поле при збереженні заповнюється наступним номером (підказка «буде: …»).
• *«Дата » — дата і час; на цю дату записуються проводки.
• «Проект / напрям» — необовʼязково; проставляється в проводках документа.

2. Проводки (або «Коригування партії»)

Перемикач режимів угорі блоку — «Проводки» і «Коригування собівартості партії». Режим обирається лише на новому документі.

Режим «Проводки».

• «Зміст операції» — загальний опис; він же стає змістом проводки, якщо в рядку «Опис рядка» порожній.
• «Типова операція» — шаблон рядків, збережений раніше. Обравши шаблон, натисніть «сформувати проводки» (у заголовку блоку): рядки замінюються рядками шаблону з нульовими сумами, «Зміст операції» підставляється, якщо порожній.
• «зберегти рядки як шаблон» — зʼявляється поле «назва шаблону» і кнопки «зберегти» / «скасувати». Зберігаються рахунки і субконто рядків без сум. Шаблон спільний для всіх організацій акаунта; збереження під наявною назвою перезаписує шаблон. «видалити шаблон» — прибрати обраний шаблон (з підтвердженням).
• «+ Додати рядок» — у заголовку блоку.

Таблиця проводок:

Колонка	Що в ній
«#»	номер рядка
«Дебет *»	рахунок дебету (пошук за кодом або назвою; рахунки-групи у списку не показуються) і під ним субконто
«Кредит *»	так само для кредиту
«Сума *»	сума проводки; під нею «н/о» — сума податкового обліку (необовʼязково)
«Опис рядка»	зміст цієї проводки

Субконто. Після вибору рахунку сервіс підставляє типові види субконто (як у 1С): для 36х, 37х, 63х, 68х — «Контрагент» і «Договір»; для 66х і 372 — «Співробітник»; для 20х, 22х, 26х, 28х — «Номенклатура» і «Склад»; для 23, 91–94 — «Стаття витрат». Біля кожного — список «— субконто —» з видом (можна змінити) і вибір значення. Під заповненими субконто завжди є ще один порожній слот — до трьох на кожну сторону. «Договір» обирається з договорів контрагента, вказаного на тій самій стороні («спершу оберіть контрагента»).

Кількість і валюта. Якщо рахунок веде кількісний облік, зʼявляється поле «к-сть»; якщо валютний — вибір валюти «вал.» і «вал. сума».

Сума податкового обліку. Поле «н/о» заповнюють, лише якщо сума для податкового обліку відрізняється від бухгалтерської.

«×» у кінці рядка видаляє його (останній рядок не видаляється). Під таблицею — «Разом:» і поле «Сума операції».

Режим «Коригування собівартості партії». Переоцінка партії запасів на складі:

• «Зміст операції»;
• «Склад *», «Номенклатура *», *«Партія (надходження) » — партії із залишком на дату документа: дата і вид документа надходження, залишок, собівартість;
• *«Нова собівартість » — нова ціна одиниці. Під полями видно поточну собівартість і залишок обраної партії.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка і нижня плашка

• «Заповнення документа» — обовʼязкові: організація, дата і хоча б одна проводка з обома рахунками (у режимі коригування — партія і нова собівартість).
• «Повʼязані дії» — лише «скопіювати» (нова довідка з тими самими проводками, своїм номером і сьогоднішньою датою; неактивна на незбереженому документі).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в усіх документах.
• Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «провести» зберігає зміни і проводить, на новому документі — створює і проводить одразу; неактивне, поки немає проводки з обома рахунками (або не обрано партію і нову собівартість). На проведеному поля закриті. У рядку назви — «дт-кт» з проводками.
• На проведеній довідці ФОП з проводками на рахунки доходів 70х нижче зʼявляється блок «Розрахунок єдиного податку (ФОП) — виключення з доходу»: для кожної такої проводки можна обрати «Нова причина» (наприклад «Поворотна фін. допомога», «Власні кошти ФОП», «Транзитні суми»), «Коментар» і «Зберегти» — така сума не потрапить у дохід єдинника.

Друк

«друк» відкриває форму «БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА»: реквізити організації, номер і дата, «Зміст операції:», таблиця «№», «Дебет / субконто», «Кредит / субконто», «Сума, грн», «Сума (п/о), грн» (якщо є), «Зміст запису», коментар і місця для підписів «Склав:» і «Головний бухгалтер:». Друк доступний одразу після збереження, до проведення. Кнопки друку, PDF і підпису — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. «+ Нова бухгалтерська довідка», перевірте організацію і дату.
2. Впишіть «Зміст операції».
3. Оберіть «Типова операція» і «сформувати проводки» — або заповніть рядки вручну: рахунок дебету, рахунок кредиту, субконто, сума.
4. «провести».
5. Якщо така операція повторюватиметься — «зберегти рядки як шаблон».

Шаблон зручний, коли одна й та сама довідка робиться щомісяця (оренда, позасистемна амортизація, розподіл витрат). Заповніть рядки один раз і дайте назву, наприклад «Нарахування оренди офісу». Наступного місяця оберіть шаблон у новому документі і натисніть «сформувати проводки» — лишиться ввести суми.

Коригування собівартості партії — на новій довідці перемкніться на «Коригування собівартості партії», оберіть склад, номенклатуру, партію, впишіть нову собівартість і «провести».

Що змінюється в обліку

Режим «Проводки» — у журнал проводок записуються рядки документа як є: рахунки, субконто, кількість, валюта, сума, сума податкового обліку, проект. Змінюються лише бухгалтерські залишки.

Довідка не рухає склад і партії. Якщо провести Дт 361 — Кт 702 вручну, борг зʼявиться в оборотно-сальдовій відомості, а в акті звірки — лише якщо в субконто вказано контрагента. Тому для звичайних операцій користуйтесь типовими документами.

Режим «Коригування собівартості партії» — нова собівартість записується в партію, рухи партії з дати документа і її залишок перераховуються; у журналі зʼявляється запис на різницю (залишок × різниця цін) по рахунку 281 з обох боків, тож сальдо рахунку він не змінює.

«розпровести» видаляє проводки довідки. Коригування партії розпровести не можна — для повернення створіть нову довідку коригування з попередньою собівартістю.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• У рядку не обрано рахунок дебету чи кредиту. Кожен рядок має мати обидва рахунки — сторінка покаже, у якому рядку чого бракує. Оберіть рахунки або приберіть порожні рядки «×».
• Проведений документ не змінюється — спершу «розпровести» (повідомлення сервера при спробі зберегти проведений документ зараз іде російською).
• Розпровести коригування партії — сервер відмовляє: така довідка не розпроводиться.
• Дата під забороною змін — проводки з датою до дати заборони не записуються; дату заборони встановлюють на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права на ручні операції в цій організації — новий документ не відкриється з попередженням.

Сервіс не перевіряє обовʼязковість субконто і нульову суму: проводка без контрагента чи на 0 грн запишеться. Перевірити такі місця допомагає сторінка «Аудит проводок» (перевірки «Розрахунки без контрагента», «Гроші проведено ручною операцією»). На рахунках розрахунків (36, 37, 63, 68) обовʼязково вказуйте в субконто контрагента і договір.