Облік ФОП лише за журналом доходів і витрат

Навіщо це

Дохід єдинника — це гроші, які надійшли на рахунок чи в касу (або майно, отримане безоплатно). Акт чи накладна для податку єдинника значення не мають. Але за звичайними правилами бухгалтерського обліку оплата без акта — це аванс: він висить кредиторкою, поки його не закриє реалізація. Багато ФОП актів не роблять, і за рік-два в обліку накопичуються сотні тисяч «авансів», які нікому не потрібні, заважають у звіряннях і виглядають як борг перед покупцями.

Облік лише за журналом прибирає цю проблему: оплата покупця одразу дохід, а журнал доходів і витрат — головна книга ФОП.

Хто може увімкнути

• ФОП 1 групи;
• ФОП 2 групи;
• ФОП 3 групи зі ставкою 5 % (неплатник ПДВ).

ФОП 3 групи зі ставкою 3 % (платник ПДВ) і юридичні особи облік лише за журналом не вмикають: у платника ПДВ податкові зобовʼязання виникають за правилами ПДВ, і без документів відвантаження вони б загубились.

Як увімкнути

1. Відкрийте картку ФОП: «Головна → Організації» → організація.
2. Вкладка «Облікова політика» → галочка «Облік лише за Журналом доходів і витрат».
3. Поле «З дати» — з якого дня діє облік за журналом. За замовчуванням — сьогодні. Можна обрати 1 січня, 1 число кварталу чи будь-яку іншу дату, якщо вона не в закритому періоді.
4. Натисніть «зберегти».

Після збереження в меню «Бухгалтерія» зʼявиться «Журнал доходів і витрат».

Що відбувається з авансами, які вже висять. Система складає одну бухгалтерську довідку на дату початку: аванси покупців (і переплати на рахунку розрахунків з покупцями) переходять у дохід. Це не гроші, тому на єдиний податок довідка не впливає: ці надходження вже були доходом у тих місяцях, коли гроші прийшли. У регістрі розрахунків покупці перестають бути «переплатниками». Посилання на довідку видно в журналі під параметрами.

Що з документами, проведеними раніше. Якщо дата початку в минулому (наприклад, 1 січня), усі надходження від покупців і повернення покупцям з цієї дати система перепроводить за новими правилами, а з реалізацій і актів з цієї дати прибирає дохід і борг покупця. Дохід для податку не змінюється — змінюється лише те, що гроші більше не висять авансом.

Що з боргами покупців. Якщо покупець був винен за реалізацією, зробленою до дати початку, його наступна оплата спершу гасить цей борг, а решта — дохід.

Як змінити дату початку. Поки облік за журналом увімкнено, дату не змінити: за нею вже проведено документи. Зніміть галочку, збережіть картку, поставте галочку знову з новою датою.

Що змінюється в документах

Документ	Звичайний облік	Облік лише за журналом
Надходження від покупця (банк, каса)	понад борг — аванс	понад борг — дохід
Реалізація, акт наданих послуг, акт виробничих послуг	дохід і борг покупця, залік авансу	лише списання товару; доходу й боргу немає
Повернення товару від покупця	зменшує дохід і борг	лише повернення товару на склад
Повернення коштів покупцю (банк)	зменшує переплату покупця	зменшує дохід
Оплата постачальнику, зарплата, податки	без змін	без змін

Документи, створені до дати початку, лишаються такими, як були. Документи, перенесені з 1С з власними проводками, проводяться так, як у 1С.

Журнал доходів і витрат

Сторінка «Бухгалтерія → Журнал доходів і витрат». Оберіть організацію і період (місяць, квартал, рік або довільний).

Доходи. Кожне проведене надходження від покупця — рядок: дата, документ (посилання), контрагент, зміст, форма (готівка — каса, безготівка — рахунок), сума. Повернення покупцям — з мінусом.

Не дохід. Надходження, які доходом не є:

• ті, що ви позначили «не дохід» (кнопка «не дохід…» у рядку): власні кошти, поворотна фінансова допомога, помилково зараховані гроші, транзитні кошти, кошти комітента;
• ті, що за своєю суттю не дохід: внесення власних коштів, отримана позика, повернення від постачальника, повернення підзвітних сум.

Позначка «не дохід» зберігається, навіть якщо документ розпровести і провести знову. Кнопка «повернути в дохід» знімає позначку.

Витрати. Оплати постачальникам, виплата зарплати, сплачений єдиний внесок та інші платежі з рахунку і каси. Перекази між своїми рахунками, видача під звіт, позики й вилучення власних коштів у витрати не входять. Для ФОП на єдиному податку витрати на податок не впливають — це довідкова частина журналу.

Ручні записи. Кнопки «+ запис доходу» і «+ запис витрати» — для того, що пройшло повз документи:

• готівкова виручка без касового ордера;
• безоплатно отримані товари, роботи, послуги (форма «натуральна»);
• кредиторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності;
• повернення коштів покупцю готівкою;
• витрати, оплачені не з рахунку і не з каси ФОП.

Підсумки за графами — як у книзі обліку доходів і витрат: отримано готівкою / безготівково / у натуральній формі, повернуто, дохід від діяльності, безоплатно отримане, кредиторка з минулим строком давності, разом дохід; витрати — товари, роботи, послуги / оплата праці / єдиний внесок / інші.

З початку року і ліміт. Картка «З початку року» показує дохід з 1 січня і відсоток використаного річного ліміту доходу вашої групи. Від 90 % підпис стає червоним — час подумати про перехід у наступну групу.

Друк. Кнопка «друк» — журнал за період у формі книги обліку: доходи по днях з графами 1–9, витрати з графами 1–6, підсумки і місце для підпису. Можна зберегти в Excel чи PDF.

Єдиний податок і декларація

Для ФОП з обліком лише за журналом дохід у розрахунку єдиного податку і в декларації — підсумок журналу: отримано мінус повернуто покупцям, плюс безоплатно отримане і кредиторка з минулим строком давності. Те, що позначено «не дохід», у базу не входить. Тобто що бачите в журналі — те й піде в декларацію.

Типові питання

Я увімкнув облік за журналом, і зʼявилась бухгалтерська довідка. Навіщо? Вона закрила аванси покупців, що висіли на дату початку. Ці гроші вже були доходом у місяцях оплати, тож податок не змінився. Довідка лише прибирає «борг перед покупцями», якого насправді немає.

Увімкнув журнал, а монітор розрахунків показує, що я винен покупцям. Чому? Так було, якщо облік за журналом увімкнули до виправлення, а документи з дати початку вже були проведені авансом. Відкрийте «Журнал доходів і витрат»: над картками буде жовтий блок «В обліку лишились аванси покупців» з кнопкою «застосувати до проведених документів». Натисніть — аванси зникнуть, дохід для податку не зміниться.

Чи можна далі виписувати рахунки, накладні й акти? Так. Їх можна створювати, проводити, друкувати й надсилати покупцю. Товар списується зі складу як завжди. Лише доходу і боргу покупця вони не створюють — дохід визнає оплата.

Покупець заплатив мені на картку як фізособі, а не на рахунок ФОП. Що робити? Якщо це оплата за товар чи послугу — додайте «+ запис доходу» з видом «Отримано (дохід)», формою «безготівка» і контрагентом. Сума потрапить у дохід і декларацію.

Я поклав на рахунок ФОП власні гроші — вони в доході? Якщо в документі обрано вид операції «внесення власних коштів» — ні, рядок у вкладці «Не дохід». Якщо документ проведено як оплату покупця — натисніть «не дохід…» і оберіть «власні кошти підприємця».

Повернув покупцю гроші. Дохід зменшиться? Так, якщо повернення оформлено списанням з рахунку виду «Повернення покупцю» (або ручним записом «Повернуто покупцю» для готівки). У журналі воно з мінусом, разом дохід менший.

Чому немає галочки в моїй картці? Галочка є лише у ФОП 1, 2 групи і 3 групи 5 % без ПДВ. Якщо ви платник ПДВ — облік лише за журналом не підходить.

Я став платником ПДВ. Що буде з журналом? При збереженні картки з новою групою облік лише за журналом вимкнеться: далі — звичайні правила з актами і реалізаціями. Записи журналу за минулі періоди лишаються.

Можна вимкнути облік за журналом? Так, зніміть галочку і збережіть. Документи, проведені за журналом, лишаються як є; нові проводяться за звичайними правилами (з авансами).