Аудит проводок

Для чого ця сторінка

Сторінка переглядає проводки організації за обраний період і показує місця, схожі на помилки обліку: розрахунки без контрагента, нетипові рахунки для звичного документа, проведений документ без проводок, дублі, відʼємні залишки грошей і товарів тощо. Це помічник для самоперевірки перед закриттям місяця, поданням звітності або після перенесення даних, а також коли облік вели кілька людей і ви приймаєте ділянку.

Помилки обліку рідко видно одразу. Сума без контрагента «висить» місяцями, доки не знадобиться акт звірки. Двічі введена накладна завищує борг і запаси. Відʼємний залишок у банку означає, що десь пропущено надходження. Зазвичай це знаходять під час закриття року або перевірки — коли виправляти вже дорого.

В обліку сторінка нічого не змінює — вона лише показує знахідки і запамʼятовує ваші рішення по них. Меню «Бухгалтерія» → «Аудит проводок» (з позначкою «ШІ»); на головній є картка сторінки в розділі «Штучний інтелект для допомоги».

Що на сторінці

Рядок параметрів:

• список організацій — лише ті, де у вас є право на аудит проводок;
• «період з» … «по» — за замовчуванням з 1 січня поточного року до сьогодні;
• «перевірити» — запускає перевірку. Неактивна, якщо початок періоду пізніше за кінець («Початок періоду пізніше за кінець») або не обрано жодної області («Оберіть хоча б одну область перевірки»). Після перевірки зʼявляється повідомлення «Перевірку виконано: знахідок N, виправлено з минулого разу M»;
• праворуч — список станів, які показувати: «відкриті» (за замовчуванням), «перевірені», «проігноровані», «виправлені», «усі».

«що перевіряти:» — перемикачі областей з кількістю перевірок у дужках: «Рахунки і залишки», «Документи і проводки», «Каса і банк», «Розрахунки з контрагентами», «Запаси», «ПДВ», «Зарплата». Клік вимикає чи вмикає область, вибір запамʼятовується; наведіть курсор — побачите перелік перевірок області. Якщо вимкнено хоча б одну, зʼявляється «обрати всі». Перевірка частини областей не чіпає знахідок решти. Так можна, наприклад, перевірити лише ПДВ перед поданням декларації або лише «Каса і банк» після рознесення виписок.

Блок «Пошук помилок агентом» — окрема функція Oblik+/AI (див. нижче).

Підсумок — кольорова плашка: «Відкритих знахідок за період: N — помилок …, уваги …, до відома …» і коли, за який період і ким виконано останню перевірку. Якщо перевірки ще не було — «Перевірку ще не виконували — оберіть період і натисніть «перевірити».».

Блоки перевірок — по одному на кожну перевірку, де є знахідки в обраному стані: вага («помилка», «увага», «до відома»), назва перевірки, область і код (AUD-001 … AUD-015), кількість знахідок, чому це варто перевірити і «Що робити:». Блоки з вагою «помилка» розгорнуті одразу, решту відкриває «показати знахідки» (у дужках — кількість) («сховати знахідки» — згорнути). Для відкритих знахідок у блоці є «перевірено всі» і «ігнорувати всі» (з підтвердженням) — діють на всі відкриті знахідки цієї перевірки за обраний період.

Таблиця знахідок у блоці:

Колонка	Що в ній
«Дата»	дата документа або день, на який рахується знахідка
«Документ»	вид і номер документа — посилання відкриває його в новій вкладці; синя «I» — документ перенесено з 1С. Для знахідок без документа — посилання «картка рахунку …», «рух по контрагенту» або «картка товару»
«Сума»	сума документа чи залишку
«Що знайдено»	суть знахідки, примітка (якщо записана) і пояснення Oblik+/AI (якщо запитане)
«Стан»	«відкрито», «перевірено», «ігнорується», «виправлено»; наведіть курсор — хто і коли змінив
дії	«перевірено», «ігнорувати» (для відкритої) або «повернути»; «примітка»; «пояснити (Oblik+/AI)»

Нерозглянуті знахідки показуються яскраво, решта — блідіше. Якщо знахідок перевірки більше, ніж показується за раз, під таблицею видно, скільки показано із загальної кількості.

Унизу — розгортний перелік «Перевірено без зауважень:» з кількістю — перевірки, які нічого не знайшли.

Як працювати

1. Оберіть організацію і період.
2. За потреби вимкніть зайві області в рядку «що перевіряти:».
3. Натисніть «перевірити». Перевірка займає кілька секунд і кредитів не витрачає.
4. Розгорніть блоки і пройдіться по знахідках:
   • помилка — виправте документ; при наступній перевірці знахідка сама отримає стан «виправлено»;
   • усе правильно — «перевірено»;
   • не хочете бачити її серед відкритих — «ігнорувати», наприклад для операцій давніх років, які вже ніхто не виправлятиме.
5. «примітка» — запишіть, чому ви так вирішили (порожній текст прибирає примітку); її побачать колеги й аудитор. Передумали — «повернути».
6. Виправивши документи, запустіть перевірку знову.

Рішення зберігаються: повторна перевірка не відкриває заново те, що ви позначили «перевірено» чи «ігнорувати», і не створює дублів знахідок.

Перевірка за місяць зі сторінки «Закриття місяця». У документі закриття є блок «Аудит проводок за …» з кнопкою «перевірити проводки» («перевірити ще раз»), кількістю відкритих знахідок і посиланням «відкрити знахідки» — воно відкриває цю сторінку з організацією і місяцем. Закриття місяця аудит не блокує.

Що перевіряється

Область	Вага	Перевірка	Що це означає
Рахунки і залишки	помилка	Проводка на рахунок-групу	Сума записана на рахунок, облік на якому ведеться лише на субрахунках
Рахунки і залишки	помилка	Сальдо не на тому боці рахунку	Активний рахунок (запаси, продукція) з кредитовим залишком або пасивний — з дебетовим
Документи і проводки	помилка	Проведений документ без проводок	Документ позначено проведеним, але в баланс він не потрапив
Документи і проводки	увага	Непроведені документи	Документ збережено, але не проведено — в обліку його немає
Документи і проводки	увага	Можливий дубль документа	Той самий контрагент, дата і сума у кількох документах
Документи і проводки	до відома	Рідкісна кореспонденція для цього виду документа	Пара рахунків, яка майже не трапляється в таких документах
Каса і банк	помилка	Відʼємний залишок грошових коштів	У касі або на банківському рахунку на кінець дня менше нуля
Каса і банк	до відома	Гроші проведено ручною операцією	Рух по касі чи банку оформлено бухгалтерською довідкою, а не документом
Розрахунки з контрагентами	увага	Розрахунки без контрагента	На рахунку розрахунків сума «ні на кому» — не потрапить в акт звірки
Розрахунки з контрагентами	увага	Розрахунки без договору	Контрагент є, договору немає — борг за договорами не закривається
Розрахунки з контрагентами	увага	Аванс і борг одного контрагента не зараховано	Контрагенту одночасно сплачено аванс і обліковується борг
Запаси	помилка	Відʼємний залишок товару на складі	Списано або продано більше, ніж оприбутковано
ПДВ	увага	Надходження з ПДВ без податкової накладної	Минуло понад місяць, а накладної на цю суму в реєстрі немає
ПДВ	увага	Реалізація з ПДВ без податкової накладної	Покупцю не виписано жодної накладної в межах місяця
Зарплата	увага	Зарплату нараховано без ЄСВ	У документі є нарахування зарплати, але немає нарахування внеску

«Помилка» — майже напевно треба виправляти. «Увага» — варто розібратись. «До відома» — часто це законна нетипова операція; гляньте і позначте «перевірено».

Детальніше про окремі перевірки:

• проводка на рахунок-групу — наприклад, сума на рахунку 31 замість 311: у звітах вона випадає з аналітики;
• непроведені документи — перед закриттям місяця таких лишатись не повинно;
• рідкісна кореспонденція — пара рахунків, яка для цього виду документа трапилась лише кілька разів на сотні;
• незарахований аванс — баланс завищено з обох боків;
• відʼємний залишок товару — собівартість таких списань рахується неправильно;
• надходження з ПДВ без накладної — податковий кредит під загрозою;
• реалізація з ПДВ без накладної — ризик штрафу за несвоєчасну реєстрацію.

Знахідки про залишки (сальдо не на тому боці, товар у мінусі, незарахований аванс) рахуються на останній день обраного періоду. Перевірки ПДВ працюють лише для платника ПДВ.

Документи, перенесені з 1С

Біля такого документа стоїть синя «I», а під знахідкою — пояснення. Його проводки скопійовано з 1С без змін, тож виправити сам документ тут не вийде: виправлення робиться бухгалтерською довідкою (ручною операцією). Якщо операція в 1С була правильною — позначте знахідку «перевірено».

Стани знахідок

Стан	Що означає
відкрито	знайдено, рішення ще немає
перевірено	ви подивились — операція правильна
ігнорується	ви вирішили не розглядати цю знахідку
виправлено	причину усунуто: при повторній перевірці знахідки вже немає

«Виправлено» ставить лише сама перевірка — вручну цей стан не обирається, і кнопка «повернути» біля такої знахідки неактивна («Знахідку вже виправлено — стан змінить наступна перевірка»). Якщо помилка зʼявиться знову, знахідка повернеться у «відкрито».

Пояснення Oblik+/AI

Біля кожної знахідки є кнопка «пояснити (Oblik+/AI)» (після першого пояснення — «пояснити ще раз (Oblik+/AI)»). Агент дивиться на проводки цього документа, на те, як такі документи зазвичай проводяться у вашій організації, і відповідає:

• вердикт: «схоже на помилку», «схоже, усе правильно» або «потрібна перевірка»;
• чому;
• «Що зробити:».

Пояснення зберігається біля знахідки — його бачать усі, хто має доступ до сторінки. Якщо система сумнівається у відповіді, під нею видно «Перевірте відповідь: …». Це підказка, а не рішення: відповідальність за облік лишається за бухгалтером.

Ця кнопка лише пояснює вже знайдене правилами перевірки, самостійно агент шукає тільки в блоці «Пошук помилок агентом». Він нічого не виправляє і не проводить. Якщо відповідь порожня, запит автоматично повторюється точнішим аналізом; обирати нічого не потрібно. У запит потрапляють лише дані вашої організації, потрібні для цієї знахідки; дані інших клієнтів не використовуються.

Вартість. Пояснення списує кредити Oblik+/AI вашого акаунта — за фактом обсягу, зазвичай кілька кредитів за знахідку. Скільки списано — видно у самому поясненні, доступний залишок — у підказці кнопки. Якщо перша відповідь не пройшла перевірку (наприклад, у ній названо рахунок, якого немає у плані рахунків), система сама уточнює її точнішим аналізом; списуються обидві спроби, і про це буде рядок у поясненні. Сама перевірка проводок кредитів не витрачає.

Не варто пояснювати все підряд: кнопка потрібна там, де ви самі вагаєтесь.

Пошук помилок агентом

Правила знаходять лише те, що можна описати умовою. Блок «Пошук помилок агентом» — окрема функція: агент Oblik+/AI сам переглядає нетипові документи періоду і шукає проводки, які не відповідають змісту операції: не той рахунок, переплутані дебет і кредит, послугу оприбутковано як товар тощо. Праворуч у заголовку блоку — «доступно кредитів».

Наприклад, «ремонт автомобіля проведено як купівлю товару» під жодне правило не підпадає: рахунки існують, суми сходяться.

Які документи він бере: ручні операції, введені в цій системі; документи з рідкісною кореспонденцією для свого виду; документи з найбільшими сумами серед свого виду. Для кожного агент бачить зміст операції (призначення платежу, підставу, зміст довідки), проводки і те, як такі документи зазвичай проводяться у вашій організації.

Як запустити:

1. Оберіть період угорі сторінки (не довше одного року) і в полі «документів» — скільки переглянути: «до 10», «до 25», «до 50» або «до 100».
2. За потреби позначте «разом з перенесеними з 1С» — без цього перенесені документи не розглядаються: їхні проводки — копія з 1С.
3. Натисніть «оцінити вартість». Система покаже «Буде перевірено документів:» з кількістю з розбивкою (ручні операції, рідкісна кореспонденція, великі суми) і «Орієнтовна вартість — до … кредитів». На цьому кроці кредити не списуються. Якщо нічого перевіряти — «Нових документів для перевірки за цей період немає.».
4. «запустити пошук» і підтвердіть. Пошук іде порціями: видно «Пошук триває: перевірено … з …, знайдено …, списано … кредитів». «зупинити» припиняє пошук; уже списане не повертається.
5. Знахідки зʼявляються в окремому блоці «Знахідки агента Oblik+/AI»: у кожної — своя вага, суть, пояснення, порада і «Чому агент дивився цей документ». З ними працюють так само — «перевірено», «ігнорувати», «примітка».

Що важливо:

• Це підказка: агент може помилятись. Перш ніж виправляти, звіртесь із первинним документом.
• Документ із незміненими проводками вдруге не перевіряється — кредити двічі не списуються. Якщо проводки змінили, документ знову потрапить у відбір; коли агент проблеми вже не бачить, знахідка стає «виправлено».
• Якщо під час пошуку закінчились кредити або стався збій, стан стає «Пошук призупинено» з причиною: поповніть баланс і натисніть «продовжити» — перевірене не втрачається. Якщо сторінку закрили посеред пошуку, видно «Пошук не завершено» і так само «продовжити».
• Новий запуск зупиняє попередній незавершений пошук організації.
• Вартість — у середньому два–три кредити за документ; великі документи з десятками проводок дорожчі. Точна сума видна після кожної порції. Пошук загалом дорожчий за пояснення однієї знахідки, тому є оцінка до запуску і ліміт документів.

Права

• «Аудит проводок: перегляд і запуск перевірки» — бачити сторінку і натискати «перевірити». Є у бухгалтерських ролей і в ролей перегляду, включно з аудитором і фінансовим аналітиком.
• «Аудит проводок: рішення по знахідках (перевірено, ігнорувати)» — кнопки «перевірено», «ігнорувати», «повернути», «примітка», «перевірено всі», «ігнорувати всі». Ролі лише для перегляду — «Перегляд», «Аудитор», «Фінансовий аналітик» — дивляться знахідки і запускають перевірку, але стани не змінюють.
• «Oblik+/AI: пояснення знахідок аудиту проводок (витрачає кредити)» — кнопка «пояснити». За замовчуванням є лише в ролей «Бухгалтер», «Головний бухгалтер» і «Адміністратор юрособи».
• «Oblik+/AI: пошук помилок у документах агентом (витрачає кредити)» — блок «Пошук помилок агентом». Окреме право, бо пошук витрачає помітно більше кредитів. За замовчуванням — у тих самих трьох ролей.

Кнопки без права видно, але вони неактивні — підказка пояснить, якого права бракує. Права призначає власник або адміністратор акаунта («Обліковий запис» → «Адміністрування бізнес-акаунта» → «Ролі»; права агента зібрані в групі «Oblik+/AI»). Якщо права на аудит немає в жодній організації, сторінка показує «Немає права на аудит проводок у жодній організації.».

Власник і адміністратор акаунта мають усі права. Права діють окремо для кожної організації; щоб дати пояснення Oblik+/AI ще комусь, створіть власну роль з галочкою у групі «Oblik+/AI». Ролі лише для перегляду кредитів не витрачають.

Типові ситуації

Чи може перевірка щось зіпсувати в обліку? Ні. Вона лише читає проводки і документи. Змінюються тільки стани знахідок на цій сторінці.

Перевірка нічого не знаходить. Перевірте рядок «що перевіряти:» — можливо, частину областей вимкнено. Також подивіться на список станів праворуч: за замовчуванням показуються лише відкриті.

Чому знахідок так багато після перенесення з 1С? Перевірка бачить усю історію за обраний період, разом із тим, що було в 1С. Звузьте період до поточного року або кварталу. Довідки, перенесені з 1С, у перевірку «Гроші проведено ручною операцією» не потрапляють.

Написано «Знахідок більше, ніж показується за одну перевірку (300)». За одну перевірку зберігається до 300 знахідок кожного виду. Розберіть ці і перевірте знову або звузьте період.

Відʼємний залишок на рахунку: де шукати причину? Знахідка називає рахунок, у колонці «Документ» — посилання «картка рахунку …» за потрібні дні. Знайдіть день, з якого залишок пішов у мінус: зазвичай це пропущене надходження, неправильна дата або двічі введене списання.

«Надходження з ПДВ без податкової накладної», а накладна є. Перевірка шукає накладну від цього постачальника на ту саму суму в межах 30 днів від дати надходження. Якщо одна податкова накладна виписана на кілька поставок — суми не збігаються; позначте знахідку «перевірено». Місяці, за які в реєстрі немає жодної вхідної накладної, не перевіряються.

«Реалізація з ПДВ без податкової накладної», а накладна на аванс є. Перевірка шукає будь-яку накладну цьому покупцю в межах місяця від дати реалізації; якщо накладну виписано на аванс раніше — позначте «перевірено».

Рахунок 46 «Неоплачений капітал» з кредитовим сальдо — що виправляти? Не платіжки: внески засновника (Дт 311 Кт 46) проведено правильно. Бракує самого формування статутного капіталу — бухгалтерської довідки Дт 46 Кт 401 на суму капіталу за статутом, датою державної реєстрації. Після неї залишок рахунку 46 покаже несплачену частину капіталу або нуль. Якщо засновник вніс більше, ніж зареєстровано, надлишок до реєстрації змін обліковують на рахунку 404. Для типових рахунків підказка, що саме виправляти, є в тексті самої знахідки.

Чому «рідкісна кореспонденція» — не помилка? Це лише сигнал: такі рахунки для цього документа майже не трапляються. Якщо операція справді нетипова — позначте «перевірено».

Кнопки «перевірено», «ігнорувати» неактивні. У вашої ролі немає права на рішення по знахідках у цій організації.

Кнопка «пояснити» неактивна. У вашої ролі немає права на пояснення Oblik+/AI в цій організації — зверніться до власника або адміністратора акаунта.

«Недостатньо кредитів». Поповніть баланс Oblik+/AI (власник акаунта) і натисніть «пояснити» ще раз. Перевірку і рішення по знахідках це не зачіпає — вони працюють без кредитів.

«оцінити вартість» неактивна з підказкою «Пошук агентом — за період до одного року». Звузьте період угорі сторінки.

Чи можна довіряти поясненню? Агент спирається на проводки документа і практику вашої організації, а система перевіряє, що він не назвав неіснуючих рахунків. Але це порада: перш ніж змінювати документ, перевірте первинний документ.