Дублі контрагентів

Для чого ця сторінка

Той самий контрагент може опинитися в довіднику двічі. Найчастіше — коли в один бізнес-акаунт переносять кілька баз 1С: у кожній базі фірма записана по-своєму (ОМ ПЛЮС ТОВ і ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "ОМ ПЛЮС"). Тоді звіти по контрагенту розпадаються на дві частини, а в документах доводиться вибирати з двох однакових карток. Ця сторінка знаходить такі групи і обʼєднує їх в одну картку.

Як сюди зайти: «Контрагенти» → жовта кнопка «⚠ дублі (N)» угорі списку (зʼявляється, коли дублі є, і лише в тих, хто може редагувати контрагентів). Після перенесення з 1С той самий пункт є у чек-апі міграції — «Можливі дублі контрагентів (однаковий код)».

Що на сторінці

Заголовок «Дублі контрагентів», праворуч — посилання «← до контрагентів». Під заголовком — пояснення, що робить обʼєднання; якщо обʼєднувати вам не можна, там же написано «Обʼєднувати може лише власник або адміністратор акаунта.» Поки система шукає — «Шукаю дублі…», якщо нічого не знайдено — «Дублів не знайдено.»

Групи поділені на два розділи:

• «Очевидні дублі (N)» — з кнопкою «обʼєднати всі очевидні (N)» (число — скільки карток буде влито);
• «На перевірку (N)».

Кожна група — окремий блок. Заголовок групи: «Код …» (картки з однаковим ЄДРПОУ чи РНОКПП) або «Назва «…» (без коду)». Поруч пояснення: «очевидний дубль — основну картку обрано, можна обʼєднувати», «однаковий код, різні назви — перевірте…» або «однакова назва без коду — перевірте…».

Таблиця групи:

Колонка	Що означає
«основна»	перемикач: картка, яка лишиться
«дубль»	галочка: картки, які вільються в основну (у основної неактивна)
«Назва»	назва з посиланням на картку контрагента; синя «I» — картку перенесено з 1С
«Повна назва»	якщо відрізняється від назви
«Документів»	скільки документів записано на цю картку
«Організації, де використовується»	у яких ваших організаціях є документи з нею
«Створено»	дата створення картки

Під таблицею — підсумок (Документи N позначених карток перейдуть на … або підказка позначити дублі) і кнопка «обʼєднати позначені» — неактивна, поки не позначено жодного дубля. Якщо обʼєднувати вам не можна, перемикачі й галочки неактивні, а кнопок обʼєднання немає.

Як система шукає дублі

Головна ознака — однаковий код (ЄДРПОУ або РНОКПП). Але однаковий код ще не означає дубль, тому групи діляться на дві частини.

Очевидні дублі — однаковий код і назва про те саме: назви збігаються без оргформи й лапок (Нова Пошта ТОВ і ТОВ "НОВА ПОШТА"), або одна назва — частина іншої (Кузьма В.А. ФОП і ФОП КУЗЬМА ВАСИЛЬ АНДРІЙОВИЧ), і картки використовуються в різних організаціях (тобто прийшли з різних баз). Для таких груп основну картку вже обрано — ту, де більше документів, а решту позначено дублями.

На перевірку — однаковий код, але назви різні. Це може бути:

• філія або підрозділ (Закарпаттяобленерго і Хустський РЕМ) — у 1С їх свідомо ведуть окремо;
• різні отримувачі з одним кодом (казначейські рахунки, податкова);
• помилка в коді — комусь вписали чужий ЄДРПОУ;
• справжній дубль з дуже різним написанням.

Тут система нічого не обирає за вас: основною запропоновано картку з найбільшою кількістю документів, але жодної не позначено дублем. Якщо це різні контрагенти — просто нічого не робіть. Якщо в когось помилковий код — виправте його в картці, і група зникне.

Окремо показуються картки без коду з однаковою назвою — теж на перевірку. Позначені на видалення контрагенти і групи-папки до пошуку не потрапляють.

Як працювати

Обʼєднати одну групу

1. Перевірте, яка картка позначена «основна» — за потреби оберіть іншу.
2. Позначте галочкою «дубль» картки, які треба влити.
3. Натисніть «обʼєднати позначені» і підтвердіть у вікні «Обʼєднати контрагентів?».
4. Система покаже, скільки карток обʼєднано і скільки посилань перенесено; група зникне зі сторінки.

Обʼєднати всі очевидні одразу — кнопка «обʼєднати всі очевидні (N)» і підтвердження. Вона обробляє лише розділ «Очевидні дублі»; групи «на перевірку» не зачіпає. Якщо щось не вдалося, повідомлення скаже, скільки і чому.

Що змінюється в обліку

• Усі документи, договори, проводки, розрахунки, податкові накладні дубля переходять на основну картку — в усіх організаціях бізнес-акаунта, включно із закритими періодами. Суми, рахунки і дати не змінюються: міняється лише те, на кого записано. Закриті періоди не перераховуються.
• Договори не зливаються — в основної картки стане більше договорів (за кожним свої розрахунки).
• Основна картка добирає реквізити, яких у неї не було: повну назву, ЄДРПОУ чи РНОКПП, номер свідоцтва ПДВ, адреси, телефон, email, систему оподаткування.
• Дубль зникає зі списків і підборів. Його картка зберігається як обʼєднана з посиланням на основну («відкрити основну картку»), змінити її не можна.
• Наступний імпорт з тієї бази 1С, де контрагент був записаний як дубль, автоматично ляже на основну картку — дубль знову не зʼявиться.

Підсумки по рахунках не змінюються. Змінюється розбивка по контрагентах: дві частини стають однією — заради цього все й робиться.

Обмеження

• Обʼєднувати може лише власник або адміністратор бізнес-акаунта: операція зачіпає документи всіх організацій.
• Обʼєднання не можна скасувати. Якщо сумніваєтесь — не обʼєднуйте.
• Групи-папки контрагентів не обʼєднуються.

Нові дублі більше не зʼявляються

При імпорті наступної бази 1С система сама розпізнає контрагента, який уже є (той самий код і назва про те саме, картка ще не використовується в цій організації), і привʼязує його до наявної картки. У результатах імпорту буде попередження Контрагентів уже було в довіднику (з іншої бази 1С): N — привʼязано до наявних карток, дублі не створено. Неоднозначні випадки зʼявляться на цій сторінці на ваше рішення.

При створенні контрагента вручну (у картці й у швидкому створенні з документа) система перевіряє введений ЄДРПОУ / РНОКПП і, якщо такий код уже є, показує попередження з кнопкою переходу до наявної картки.

Типові ситуації

• Чому не всі дублі серед очевидних? Назви надто різні, щоб система ризикнула: помилкове обʼєднання гірше за зайву перевірку. Обʼєднайте вручну в розділі «На перевірку».
• Немає кнопок обʼєднання, галочки неактивні — ви не власник і не адміністратор акаунта.
• Обʼєднав не тих — що робити? Скасування немає. Створіть контрагента заново і перенесіть на нього потрібні документи вручну, або зверніться в підтримку.
• Після обʼєднання в основної картки два договори в одній організації. Так і має бути: за кожним договором свої розрахунки. Основним лишається один; зайвий можна позначити видаленим, якщо за ним немає залишків.
• Група зникла, хоча я нічого не обʼєднував — у когось виправили код або одну з карток позначили на видалення.