Початкові дані (без 1С)

Для чого ця сторінка

Сторінка «Початкові дані (без 1С)» (меню «Головна» → «Міграція») — для переходу з іншої програми або з Excel. На ній два пронумеровані блоки:

1. «Довідники з файлу» — контрагенти, номенклатура, співробітники, підрозділи, посади з таблиці Excel (.xlsx) або CSV;
2. «Вступні залишки» — список документів, які вводять стан обліку (сальдо рахунків, товари на складах, борги) на дату початку роботи в сервісі, і кнопка «новий документ».

Порядок такий: спершу довідники, потім залишки — у рядках залишків обирають контрагентів, товари і працівників, які мають уже бути в сервісі.

Переходите з 1С/BAS — ця сторінка не потрібна: «Майстер міграції» переносить довідники, залишки та історію сам (у тексті вгорі сторінки є посилання «майстром міграції», якщо у вас є право на перенесення). Документи залишків, створені перенесенням, теж показуються в блоці 2.

Пункт меню видно з правом «Імпорт довідників з файлів» або «Налаштування облікової політики». Кожен блок відкривається за своїм правом: без потрібного права замість вмісту блоку написано «Потрібне право «…» — зверніться до власника акаунта».

Блок 1. Довідники з файлу

Що в блоці

• Перемикач довідника: «Контрагенти», «Номенклатура», «Співробітники», «Підрозділи», «Посади». Під ним — коротке правило для обраного довідника і посилання «завантажити шаблон».
• «завантажити шаблон» — скачує файл CSV «шаблон — …» з назвами колонок і рядком-прикладом. Excel відкриває його з українськими літерами правильно.
• «Організація» — зʼявляється лише для «Підрозділи» і «Співробітники»: вони належать організації. Контрагенти, номенклатура і посади спільні для всіх організацій акаунта.
• «Файл (.xlsx або .csv)» — вибір файлу. Під полем — назва файлу і кількість рядків («Читаємо файл…», поки файл обробляється).

Після вибору файлу зʼявляються:

• «Привʼязка колонок» — для кожного поля довідника випадний список колонок вашого файлу. Колонки підбираються автоматично за назвами (і за поширеними синонімами: «Найменування», «Код ЄДРПОУ», «ІНН», «Должность» тощо). Обовʼязкові поля позначено червоною зірочкою. Щоб поле не завантажувати — оберіть «— не завантажувати —».
• «Перші рядки файлу» — перші 10 рядків, як їх прочитано.
• Кнопка «завантажити N рядків» — перевіряє рядки і відкриває вікно підтвердження.

Вимоги до файлу

• Перший рядок — назви колонок, далі — дані. Порожні рядки пропускаються.
• Excel — лише .xlsx (береться перший аркуш). Старий формат .xls не читається: «Формат .xls не підтримується — збережіть файл як .xlsx». Файл до 10 МБ і до 20 000 рядків.
• CSV — роздільник (крапка з комою, кома чи табуляція) і кодування (UTF-8 чи Windows) сервіс визначає сам.
• Excel прибирає нулі на початку числа. Сервіс повертає їх сам: ЄДРПОУ з 5–7 цифр доповнюється до 8, РНОКПП з 8–9 цифр — до 10.

Колонки довідників

Довідник	Поля (* — обовʼязкові)
Контрагенти	«Назва»*, «Повна назва», «Тип (юрособа / ФОП / фізособа)», «ЄДРПОУ», «РНОКПП (ФОП, фізособи)», «Платник ПДВ (так / ні)», «ІПН платника ПДВ», «Код», «ID (необовʼязково)»
Номенклатура	«Назва»*, «Тип (товар / послуга)», «Артикул», «Повна назва», «Код», «ID (необовʼязково)»
Співробітники	«Прізвище», «Імʼя», «По батькові», «РНОКПП», «Табельний номер», «Посада», «Підрозділ», «Дата прийому», «Оклад», «Вид (штатний / сумісник / ЦПХ)», «ID (необовʼязково)»
Підрозділи	«Код», «Назва», «ID (необовʼязково)»
Посади	«Код», «Назва», «Код КП», «ID (необовʼязково)»

Контрагенти. Тип — «юрособа», «ФОП», «фізособа» (приймається і «відокремлений підрозділ»). Колонки типу немає або клітинка порожня — тип визначається сам: є ЄДРПОУ — юрособа, лише РНОКПП — ФОП. «Платник ПДВ» — «так» або «ні» (порожньо — ні). Кожен завантажений контрагент позначається і покупцем, і постачальником. Контрагент з неповними чи неправильними реквізитами (наприклад, ЄДРПОУ не з 8 цифр) не зупиняє завантаження: він заходить з позначкою для перевірки — у результаті це рядок «на перевірці: N».

Номенклатура. Без колонки «Тип» усе завантажується як товари; інакше — «товар» або «послуга».

Співробітники. На кожен рядок створюються фізособа, співробітник у вибраній організації і — для штатних і сумісників — кадровий стан на дату прийому з окладом: зарплата розраховується одразу, без наказу про прийом.

• Для штатного і сумісника обовʼязкова «Дата прийому» (ДД.ММ.РРРР або РРРР-ММ-ДД). Для ЦПХ дата не потрібна, кадровий стан не створюється.
• «Вид»: порожньо — штатний; «сумісник» (зовнішнє сумісництво; приймається і «внутрішнє сумісництво»), «ЦПХ» (або договір підряду).
• «Посада» і «Підрозділ» — текстом (назва або код). Яких немає — створюються самі; у результаті буде «створено посади: …», «створено підрозділи: …».
• РНОКПП — 10 цифр. Людина з тим самим РНОКПП в акаунті — та сама фізособа, дубля не буде.
• Повторне завантаження дублів не дає: працівник шукається за ID, табельним номером, потім за РНОКПП у цій організації і лише доповнюється — введене вручну не змінюється. Якщо кадровий стан уже є, оклад з файлу не застосовується (буде попередження) — змінюйте його кадровим переміщенням.
• Табельний номер, РНОКПП чи ID, що повторюються у файлі або належать іншій людині, — помилка рядка.

Підрозділи належать організації (оберіть її). Посади спільні для всіх організацій акаунта.

Повторне завантаження і колонка ID

Для контрагентів, номенклатури, підрозділів і посад:

• рядки без ID щоразу створюються як нові — той самий файл, завантажений двічі, дасть дублікати;
• рядок з ID, який уже є, перезаписує запис даними з файлу, а поля, яких у файлі немає, очищуються. Про це попереджає вікно підтвердження.

Підтвердження і результат

Вікно підтвердження показує довідник, кількість рядків, організацію (для підрозділів і співробітників) і що станеться з наявними записами. Кнопки — «скасувати» і «завантажити N рядків».

Завантаження атомарне: якщо хоч один рядок помилковий, нічого не зберігається. Помилки показуються під формою червоним блоком: спершу сервіс сам перевіряє файл до відправки («Не вибрано колонку для «…»», «Оберіть організацію», «Рядок N: не заповнено «Назва»», незрозумілий тип), потім — сервер. «Рядок 1» — це перший рядок даних під шапкою (в Excel це рядок 2). Виправте файл і завантажте його знову цілком.

Успіх — зелений блок «Завантажено. Створено нових: …, оновлено: …» (за потреби «пропущено: …», «на перевірці: …») і перелік попереджень.

Блок 2. Вступні залишки: список документів

Праворуч у заголовку блоку — кнопка «новий документ». Під текстом-поясненням — таблиця документів вступних залишків усіх доступних вам організацій (до 200 останніх).

Колонки: проведено (іконка: зелена галочка — проведено, червона — ні), вкладення (скріпка), «№», «Дата», «Σ Дебет», «Σ Кредит». Спершу — найновіші. Колонки організації в списку немає: щоб побачити організацію, відкрийте документ. Порожній список — «Документів вступних залишків ще немає.». Сортування, налаштування і ширина колонок — як у статті «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ відкривається подвійним кліком. Видалені документи в списку не показуються.

Документ: що де

Заголовок — «Нові вступні залишки» для нового, «Вступні залишки № …» для збереженого. Загальна будова сторінки документа (блоки, права колонка, нижня плашка) — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»; нижче — специфіка цього документа.

1. «Основні дані»

• «Організація» (обовʼязкове) — у новому документі лише організації, де у вас є право «Налаштування облікової політики» (якщо не всі — підказка «Показано N з M ваших організацій (інші не дозволяють цю операцію)»). Після збереження організацію змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні, у порожньому полі видно підказку «буде: …».
• «Дата залишків» (обовʼязкове) — дата і час, на які вводяться залишки; за замовчуванням — поточні. Зазвичай це останній день перед початком обліку в сервісі. На цю дату лягають проводки.

2. «Залишки за рахунками»

Кнопка «+ додати рядок» — у заголовку блоку (на проведеному документі її немає). Новий документ відкривається з одним порожнім рядком. Над таблицею — підказка: для активних рахунків (281, 311, 361, 3721…) заповнюйте «Дебет», для пасивних (631, 661, 6411) — «Кредит».

Колонки таблиці:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Рахунок»	код рахунку текстом (наприклад, 361). Зміна коду очищає аналітику рядка
«Субконто 1»	аналітика, якщо рахунок її має (див. нижче); інакше прочерк
«Дебет»	дебетовий залишок, грн
«Кредит»	кредитовий залишок, грн
«Склад / К-сть»	для рахунків на 281 — склад і кількість; інакше прочерк
«×»	прибрати рядок (на проведеному немає)

Аналітику можна обрати лише для таких рахунків: 361, 362, 377, 631, 632, 685 — контрагент; 281 — номенклатура; 3721, 3722, 661, 662 — співробітник. Для всіх інших рахунків (каса, банк, аванси 371 і 681, субрахунки на кшталт 6851 тощо) рядок вводиться без аналітики. Договір у рядку вказати не можна — борг вводиться на контрагента.

Під таблицею — рядок «Усього:» з сумами дебету і кредиту. Якщо вони не рівні, зʼявляється жовте попередження з різницею: «Дебет (…) ≠ Кредит (…)… Перед проведенням баланс має зійтися». Насправді документ проведеться і з різницею — вона лишиться на рахунку 00 (див. розділ про облік нижче).

Валюти в документі немає: усі суми — у гривні, також для валютних рахунків.

3. «Коментарі та вкладення»

• «Коментар» — довільний текст.
• Вкладення — файли до документа (як у статті «Вкладення: файли до документів і карток»); додаються після збереження.

Права колонка, рядок статусу, нижня плашка

• Права колонка: «Заповнення документа» (обовʼязкові поля: організація, дата залишків і хоча б один рядок), «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа». Окремих повʼязаних дій у цього документа немає.
• Рядок статусу: «проведено» / «не проведено» і «дт-кт» — проводки документа.
• Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити». Друкованої форми і копіювання в цього документа немає.
  • На новому документі «провести» зберігає і одразу проводить; «видалити» неактивне («Спершу збережіть документ»).
  • На збереженому документі без рядків «провести» неактивне.
  • На проведеному всі поля заблоковані; «видалити» неактивне («Проведений документ не видаляється — спершу розпровести»). Щоб змінити документ — «розпровести», виправити, «провести».
  • «видалити» питає «Видалити документ?» і прибирає документ зі списку.

Як оформити

Перехід з іншої програми:

1. У блоці 1 завантажте довідники: контрагентів, номенклатуру, співробітників (за потреби — підрозділи і посади).
2. Переконайтесь, що є склади (товари вводяться на конкретний склад).
3. У блоці 2 натисніть «новий документ».
4. Оберіть «Організація», вкажіть «Дата залишків» — останній день перед початком обліку.
5. Додайте рядки «+ додати рядок»: рахунок, аналітика, сума в «Дебет» (активи, дебіторка) або «Кредит» (кредиторка, зарплата, капітал).
   • Товари: рахунок 281, у «Субконто 1» — номенклатура, у «Склад / К-сть» — склад і кількість, сума — у «Дебет». Собівартість одиниці = сума / кількість.
   • Борги контрагентів: 361 (дебет — нам винні), 631 (кредит — ми винні), у «Субконто 1» — контрагент.
   • Зарплата: 661 у кредит з працівником.
   • Гроші: 301, 311 у дебет (без аналітики).
   • Капітал, прибуток, інші рахунки — без аналітики.
6. Перевірте «Усього:»: якщо вносите всі залишки одним документом, дебет має дорівнювати кредиту.
7. «зберегти», потім «провести» (або одразу «провести»).
8. Відкрийте оборотно-сальдову відомість на дату залишків: на рахунку 00 має бути нуль.

Залишки можна вносити і кількома документами (окремо товари, окремо борги) — тоді нуль на 00 має бути після проведення всіх.

Що змінюється в обліку

Проведення кожного рядка з сумою (рядки, де дебет і кредит нульові, пропускаються):

Що в рядку	Проводка
сума в «Дебет»	Дт рахунок рядка (з аналітикою) — Кт 00
сума в «Кредит»	Дт 00 — Кт рахунок рядка (з аналітикою)

Проводки датуються «Дата залишків». Рахунок 00 — допоміжний: коли всі залишки введено правильно, його сальдо дорівнює нулю. Ненульове сальдо 00 означає, що баланс не зведено — десь зайва або пропущена сума.

Крім проводок:

• Склад і партії — лише для рядка на рахунку 281 з номенклатурою, складом, кількістю більше нуля і сумою в дебеті: створюється партія з собівартістю одиниці (сума / кількість) і надходження товару на склад. Від цих партій потім списується собівартість продажів. Без складу, кількості чи номенклатури проводка буде, а товару на складі — ні.
• Розрахунки з контрагентами по документах — рядки 361, 362, 377 (дебет) відкривають борг покупця, 631, 632, 685 (кредит) — наш борг постачальнику; документом-підставою боргу стає сам документ вступних залишків, його потім закривають оплати. Кредит 361 чи дебет 631 — це переплата (аванс).
• Касовий метод ПДВ — у перенесених з 1С залишках на 6432 і 6442 з контрагентом і договором на касовому методі засіваються очікувані суми ПДВ, які погасять майбутні оплати.
• Гроші в касі й банку — лише сальдо рахунків 301 і 311.

Розпроведення прибирає всі проводки, партії, рухи складу і розрахунків цього документа.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

Збереження:

• Порожній «Рахунок» у рядку (наприклад, лишився незаповнений рядок) або відʼємна сума — сервіс не зберігає документ і показує технічне повідомлення з назвою поля. Приберіть порожній рядок «×», суми вводьте без мінуса (мінусове сальдо — на протилежному боці).
• Код рахунку довший за 10 символів.
• Проведений документ не змінюється: «Спочатку розпровести документ для редагування».

Проведення:

• Немає рахунку з таким кодом у плані рахунків: «Не знайдено рахунок … у плані …». Перевірте код у колонці «Рахунок».
• Немає рядків: «Документ не містить рядків».
• Дата під забороною змін: «Період захищено від змін: дата заборони — …». Дату заборони пересувають на сторінці «Закриття місяця».
• Дата в дуже давньому році: «Залишки на …: у базі немає розділу проводок за … рік — зверніться в підтримку».
• Немає права «Налаштування облікової політики» в цій організації.

Чого сервіс не перевіряє (і що варто перевірити самим): рівність дебету і кредиту; рахунок- групу замість субрахунку; заповнену аналітику; склад і кількість для товарів.

Розпроведення може не пройти:

• «По перехідному касовому залишку вже пройшла оплата (ПДВ визнано)…» — спершу відмініть оплати.
• «Аванс цього документа вже зараховано іншим документом…» — спершу розпровести той документ.
• Товар із партій цих залишків уже списано (продано, переміщено) — сервіс показує помилку бази даних. Спершу розпровести документи, що списали цей товар, або змініть залишки іншим документом.
• Дата під забороною змін.

Якщо на новому документі «провести» показало помилку, документ уже збережено (непроведеним), і сторінка одразу відкриває його — виправте і натисніть «провести» ще раз. Другий такий самий документ при цьому не створюється.

Залишки, перенесені з 1С

Перенесення з 1С саме створює і проводить документи вступних залишків — вони в цьому ж списку:

• знімок залишків на дату старту перенесення — коментар починається з «Міграція залишків з 1С на …», дата — день перед стартом;
• документи «Ввід початкових залишків» з 1С, датовані після старту, — по одному на кожен документ 1С, коментар «Міграція залишків з 1С (ввід залишків 1С № … від …)».

Їхні рядки можуть мати аналітику, яку вручну не обирають (банківський рахунок, каса, договір, склад, основний засіб): у колонці «Субконто 1» вона може виглядати порожньою, але в проводках вона є — дивіться «дт-кт» чи оборотно-сальдову відомість.

Повторне вивантаження з 1С замінює ці документи новими, доки поверх них не проведено історію. Після цього залишки не змінюються, а перенесення попереджає, що їх пропущено. Якщо база переноситься з повною історією, знімок залишків не створюється — сальдо дає сама історія.

Вручну додавати вступні залишки в організацію, перенесену з повною історією, не треба: залишки врахуються двічі. «Чек-ап після міграції» показує такі документи («Вступні залишки поверх повної історії») і залишки на нетиповому боці рахунку.