Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну

Для чого це

У кожному документі продажу, закупівлі, оплати і в податковій накладній є блок «Звʼязані документи». Він показує ланцюжок угоди: рахунок, реалізацію або надходження, оплату, податкову накладну, повернення. З блока можна одразу перейти в потрібний документ.

Той самий ланцюжок відкривається кліком по рядку у зведених журналах «Комерції».

Бухгалтеру постійно треба відповісти на прості питання: чи оплачено цей рахунок і якою платіжкою; на яку реалізацію виписано цю податкову накладну; до якого надходження належить ця оплата постачальнику. Якщо документи стоять поруч, відповідь видно одразу, без пошуку по списках за датою і сумою. У 1С для цього є «структура підпорядкованості» документа; у сервісі ту саму роль виконує блок «Звʼязані документи».

Праворуч у картці документа блок показує два останні документи ланцюжка. Кнопка «звʼязані» (вона зʼявляється, коли документів більше двох або є ручна привʼязка) відкриває вікно з повним переліком: для кожного документа видно назву, номер, дату, позначку проведення і вид звʼязку. Клік по рядку відкриває документ.

Звідки береться звʼязок

Є три джерела. У вікні їх видно в колонці звʼязку.

1. Документ створено на підставі іншого. Реалізацію створили з рахунку, податкову накладну — з реалізації, повернення — з накладної. Такий звʼязок зʼявляється сам. У колонці стоїть «підстава» або «на підставі». «Підстава» — документ, на основі якого створено цей; «на підставі» — документ, створений на основі цього. Такий звʼязок — не лише для показу: через нього оплата, створена з рахунку, зараховується в розрахунках саме на цей рахунок, реалізація знімає резерв товару під рахунком, а повернення бере собівартість із накладної, за якою товар продали.
2. Звʼязок перенесено з 1С. Якщо в 1С у платіжці, реалізації чи податковій накладній було вказано рахунок, замовлення або документ-підставу, після перенесення документи теж стоять поруч. Підпис той самий — «підстава» або «на підставі»; підказка при наведенні каже, що звʼязок перенесено з 1С. Сервіс переносить і документ розрахунків, тож документи стоять поруч так само, як у «структурі підпорядкованості» 1С. Перенесений звʼязок — тільки для показу: перенесені документи вже мають свої проводки й рухи з 1С, і сервіс не перераховує їх через звʼязок.
3. Документ привʼязано вручну. У колонці стоїть «привʼязано».

Як привʼязати документ вручну

1. Відкрийте документ: рахунок, реалізацію, надходження, повернення, оплату або податкову накладну.
2. У блоці «Звʼязані документи» натисніть «привʼязати». Така сама кнопка є у вікні, яке відкриває кнопка «звʼязані», і у вікні, що відкривається з рядка зведеного журналу.
3. Відкриється вікно «Привʼязати документ». Оберіть, де шукати: «документи покупців» або «документи постачальників».
4. Звузьте пошук: оберіть вид документа замість «усі види документів» або введіть номер. Позначка «лише контрагент документа» залишає в списку документи того самого контрагента; зніміть її, якщо платив інший.
5. У потрібному рядку натисніть «привʼязати». Рядок отримає позначку «уже звʼязано». Можна привʼязати кілька документів підряд, потім натиснути «закрити».

Привʼязати можна будь-яку пару: оплату до рахунку чи до реалізації, податкову накладну до оплати, надходження до рахунку постачальника, повернення до накладної. Привʼязувати можна рахунки й замовлення, реалізації, акти, товарно-транспортні накладні, надходження, додаткові витрати, митні декларації, повернення, довіреності, банківські й касові документи, видані й отримані податкові накладні. Обидва документи мають належати одній організації.

Як прибрати звʼязок

Відкрийте вікно кнопкою «звʼязані» і в рядку з підписом «привʼязано» натисніть «відвʼязати». Самі документи при цьому не змінюються.

Прибрати можна лише звʼязок, поставлений вручну. Звʼязок, перенесений з 1С, не прибирається: наступне перенесення привезло б його знову. Звʼязок через документ-підставу змінюється в самому документі — там, де цю підставу вказано.

Що змінюється в обліку

Нічого. Привʼязка лише ставить документи поруч у блоці. Проводки, залишки, розрахунки з контрагентом, резерв товару і стан рахунку не змінюються. Тому привʼязувати можна і проведені документи, і документи закритого періоду.

Якщо треба, щоб оплата закрила саме цей рахунок у розрахунках або реалізація списала резерв рахунку, вкажіть рахунок у самому документі — у полі документа-підстави — до проведення.

Хто може привʼязувати

Той, хто має право змінювати документ, з якого привʼязує. Бухгалтер і головний бухгалтер можуть привʼязувати в документах продажу, закупівлі, банку, каси й у податкових накладних. Користувач, якому дозволено лише частину розділів, привʼязує в документах своїх розділів.

Привʼязку і її зняття видно в історії обох документів.

Чому кнопка неактивна або звʼязку немає

• Кнопка «привʼязати» сіра. Привʼязувати може той, хто має право змінювати цей документ. Роль лише для перегляду звʼязків не ставить. Наведіть курсор на кнопку — підказка назве причину.
• Кнопки немає взагалі. Привʼязка працює в документах продажу і закупівлі, в оплатах і податкових накладних. У зарплатних, складських та інших документах її немає.
• Потрібного документа немає в списку. Перевірте журнал (покупці чи постачальники), вид документа і позначку контрагента. У списку лише документи тієї самої організації; платежі показуються тільки з видом операції «оплата від покупця», «оплата постачальнику» або повернення.
• Документи вже звʼязані. Вдруге ту саму пару привʼязати не можна — система про це скаже.
• Після перенесення з 1С звʼязків немає. У 1С звʼязок зберігається лише тоді, коли в документі заповнено рахунок, замовлення чи документ-підставу. Якщо бухгалтер у 1С їх не вказував, переносити нічого. Такі документи можна привʼязати вручну.