Картка контрагента

Для чого ця сторінка

Тут зберігаються усі дані про контрагента: реквізити, контакти, банківські рахунки і договори з ним. Звідси вони підставляються в документи, друковані форми, податкові накладні і файли для банку. Картка відкривається окремою сторінкою: подвійним кліком у списку «Контрагенти», кнопкою «+ Новий контрагент» або посиланням з документа.

Що на сторінці

Заголовок і кнопки

Угорі — назва контрагента (для нового — «Новий контрагент»), синя «I», якщо картку перенесено з 1С. Поруч у рядку стану:

• «потребує перевірки» — картку взято в карантин міграції (реквізити з 1С не відповідають стандарту);
• «відповідальний: …» — хто відповідає за контрагента (для ролей з межею «лише свої записи» це важливо: менеджер бачить лише своїх контрагентів). Власник і адміністратор акаунта бачать поруч «передати»: у вікні «Передати іншому відповідальному» оберіть «Кому» (лише ті, хто має доступ до організацій) і натисніть «передати».

Внизу — плашка дій: «назад», «до списку», «зберегти», «видалити». Проводити картку не потрібно, друкованої форми в неї немає. «Зберегти» неактивна, поки не заповнені обовʼязкові поля (позначені *) або коди введені з помилкою. Після збереження ви повертаєтесь до списку контрагентів. «Видалити» (з підтвердженням) позначає контрагента на видалення: він зникає зі списку і з вибору в нових документах, а вже оформлені документи лишаються. На новій картці «видалити» неактивна з підказкою «Спершу збережіть документ».

Над вкладками можуть бути жовті повідомлення:

• «⚠ Контрагент у карантині міграції» — перелік, що саме виправити. Після збереження з виправленими полями контрагент стає доступним у документах.
• «Цю картку обʼєднано з іншою як дубль…» з посиланням «відкрити основну картку» — ця картка лишилась після обʼєднання дублів; працюйте з основною (змінити обʼєднану картку не можна).

Вкладка «Загальне»

Перший ряд:

• «Резидентність» — «Резидент» або «Нерезидент». Для нерезидента оргформа, українські коди, система оподаткування і ПДВ не заповнюються — замість коду є поле «Реєстраційний номер».
• «Оргформа» (обовʼязкове для резидента) — пошук за державним класифікатором: фізособа, ТОВ, ПП, ФОП, філія, орган влади тощо. Від неї залежить тип контрагента (юрособа, ФОП, фізособа, відокремлений підрозділ) і який код система запитує.
• «Назва (без оргформи)» (для ФОП і фізособи — «ПІБ») — обовʼязкове. Поки не обрано оргформу, поле неактивне з підказкою «спершу оберіть оргформу».
• «Скорочено» — коротка назва; за замовчуванням складається сама.
• «Код» — внутрішній код. Порожній — присвоїться автоматично при збереженні.

Під першим рядом сірим показано, як система склала коротку і повну назву з оргформою — саме так контрагент виглядатиме в документах.

Другий ряд:

• «ЄДРПОУ» (юрособа, відокремлений підрозділ; для юрособи обовʼязкове) — 8 цифр; або «РНОКПП» (ФОП і фізособа; для ФОП обовʼязкове) — 10 цифр. Біля назви поля одразу видно ✓ або ✗: перевіряється, що введено потрібну кількість цифр.
• «Роль» (обовʼязково хоча б одна) — галочки «Покупець», «Постачальник», «Iнше». Можна кілька.
• «Група» — група з довідника «Групи контрагентів» або «— без групи —».

Третій ряд (не для фізособи й нерезидента):

• «Система оподаткування» — для юрособи: загальна, спрощена 3 чи 4 група; для ФОП: на загальній, 1, 2, 3 група 3 % чи 5 %; або «— Не вказано —».
• «Платник ПДВ» — галочка. Для ФОП 1, 2 групи і 3 групи 5 % вона знята і неактивна, для 3 групи 3 % — стоїть і неактивна («Фіксовано системою оподаткування»).
• «Свідоцтво ПДВ (номер)» — зʼявляється для платника ПДВ, обовʼязкове, 9–12 цифр.

Якщо такий контрагент уже є. Щойно введено повний код (а в новій картці — ще й назву від трьох літер), система перевіряє довідник. Якщо знайдено збіг, над рядом кодів зʼявляється жовте попередження «Контрагент з кодом … уже є в довіднику.» (або «Схожий контрагент уже є в довіднику.») зі списком збігів, причиною («той самий код», «така сама назва») і кнопкою «відкрити картку». Попередження зберегти не заважає: якщо це філія чи окремий отримувач з тим самим кодом, можна зберегти. Якщо контрагент з цим кодом закріплений за іншим користувачем, а ви бачите лише своїх, попередження скаже про це — попросіть адміністратора передати його вам, щоб не створювати дубль.

Вкладка «Контакти»

У дужках біля назви — кількість контактних осіб і адрес постачання.

• «Телефон», «Email», «Юридична адреса» і галочка «Фактична адреса співпадає з юридичною»; якщо зняти — зʼявиться поле «Фактична адреса». Ці поля зберігаються кнопкою «зберегти» картки.
• «Контактні особи (N)» — таблиця «ПIБ», «Посада», «Телефон», «Email», «День нар.», «×» (видалити, з підтвердженням). Кнопка «+ Додати контакт» відкриває форму «Новий контакт»: «ПIБ» (обовʼязково), «Посада», «Телефон», «Email», «День народження»; кнопки «Зберегти» і «Скасувати». Перший контакт стає основним — позначка «(осн.)».
• «Адреси постачання (N)» — таблиця «Назва», «Адреса», «×». Кнопка «+ Додати адресу»: «Назва (необовʼязково)», «Адреса» (обовʼязково); «Зберегти», «Скасувати». Адреса постачання підставляється в товарно-транспортну накладну як адреса призначення; перша стає основною.

Контактні особи й адреси постачання додаються лише в збережену картку («Доступно після збереження картки.») і зберігаються одразу своєю кнопкою, без «зберегти» картки.

Вкладка «Банкрахунки»

Таблиця: «IBAN», «Банк» (назва береться з довідника банків за кодом банку в IBAN; якщо не знайдено — «— (МФО не знайдено)»), «Валюта», «Назва рахунку», «Основний» і «×». Основний рахунок позначено «✓ основний», біля інших — кнопка «зробити основним»: саме основний рахунок підставляється в платіжки і реєстр платежів у банк.

Нижче — рядок додавання: «IBAN» (назва банку зʼявляється поруч сама), «Валюта» (за замовчуванням гривня), «Назва рахунку (необовʼязково)» і кнопка «додати рахунок» (активна, коли введено щонайменше 15 знаків IBAN). Перший рахунок стає основним.

У новій картці рахунки накопичуються і створюються разом зі збереженням картки («Рахунки буде створено разом зі збереженням картки.»). У збереженій — додаються і видаляються одразу.

Якщо той самий рахунок заведено кількома картками (так буває після перенесення з 1С), над таблицею зʼявляється жовтий блок «Рахунок … заведено картками: N» з таблицею карток («основна», «Назва картки», «Документів банку», «Період документів», «Звідки») і кнопкою «обʼєднати картки»: документи, рухи грошей і проводки інших карток переходять на обрану основну. Обʼєднувати може лише власник або адміністратор акаунта; скасувати обʼєднання не можна.

Вкладка «Договори»

Зʼявляється після першого збереження; у дужках — кількість. Показує договори з цим контрагентом для організації за замовчуванням із шапки; якщо в шапці обрано «усі організації» — усі договори ваших організацій. Колонки: «Осн.» (перемикач основного договору — один на кожну організацію; основний підставляється в документи), «Номер», «Назва» (посилання на сторінку договору; позначка «строк минув», якщо строк дії закінчився), «Організація», «Дата», «Валюта» і «×» (видалити договір, з підтвердженням).

Кнопка «+ Додати договір» відкриває сторінку нового договору з уже підставленим контрагентом.

Як працювати

Новий контрагент

1. «+ Новий контрагент» у списку контрагентів.
2. Оберіть «Резидентність» і «Оргформа», впишіть назву (або ПІБ).
3. Введіть ЄДРПОУ або РНОКПП; якщо зʼявилося попередження про наявного контрагента — відкрийте його замість створення дубля.
4. Поставте роль, за потреби — групу, систему оподаткування і ПДВ.
5. За потреби на вкладках «Контакти» і «Банкрахунки» додайте телефон, адресу, рахунок.
6. «зберегти». Контактні особи, адреси постачання і договори додаються після збереження.

Додати договір — відкрийте збережену картку → «Договори» → «+ Додати договір».

Змінити основний рахунок — «Банкрахунки» → «зробити основним» біля потрібного.

Незбережені правки картки не губляться при переході на іншу сторінку — див. «Незбережені зміни: чернетка документа і картки». Якщо натиснути «зберегти», коли в якійсь вкладці лишився недоданий рядок (новий контакт, адреса чи рахунок), система спитає, повернутись до нього чи зберегти без нього.

Що змінюється в обліку

Картка проводок не робить — це довідник. Але від неї залежать документи:

• резидентність визначає типовий рахунок розрахунків: покупець — 361, покупець-нерезидент — 362; постачальник — 631, постачальник-нерезидент — 632. Інші рахунки задають правилами «Рахунки обліку договорів» (вони мають перевагу);
• роль на рахунки не впливає — це позначка для відборів і списків;
• платник ПДВ і номер свідоцтва потрапляють у податкові накладні та податкову звітність;
• реквізити й основний банківський рахунок — у друковані форми і платіжки.

Типові ситуації

• «Зберегти» неактивна — не обрано оргформу (для резидента), порожня назва, не поставлено жодну роль, ЄДРПОУ не 8 цифр чи РНОКПП не 10 цифр (поле з червоною рамкою і ✗), для платника ПДВ не заповнено номер свідоцтва або в ньому не 9–12 цифр.
• Система каже, що такий контрагент уже є — це підказка, а не заборона. Якщо це той самий контрагент, відкрийте наявну картку.
• Не видно договору, який точно є — у шапці обрано організацію за замовчуванням, а договір укладено від іншої. Оберіть у шапці «усі організації» або подивіться розділ «Договори».
• Контрагент «потребує перевірки» і не обирається в новому документі — виправте реквізити з переліку в жовтому блоці і збережіть картку.
• Немає «передати» біля відповідального — передавати може лише власник або адміністратор акаунта.
• Обʼєднана картка не зберігається — її обʼєднано як дубль; відкрийте основну.