Створення працівника: штат або ЦПУ — однією формою

Навіщо це потрібно

Раніше (як у 1С) прийом працівника був у кілька кроків: створити фізособу → створити картку працівника (ще без дати прийому) → окремо створити наказ → провести його. Одні й ті самі дані (дата прийому, посада, оклад) вводилися двічі, і легко було забути якийсь крок — тоді працівник лишався без дати прийому.

Тепер усе на одному екрані. Ви один раз вводите дані — система робить решту.

Де відкрити

• «Кадри» → «Співробітники» → «+ Новий»;
• «Кадри» → «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Прийом на роботу»;
• «Кадри» → «Договори ЦПУ» → «+ Новий».

Усі три кнопки відкривають ту саму сторінку з заголовком «Новий працівник».

Що на сторінці

Верхній рядок

• «Організація» (обовʼязково) — підставляється організація за замовчуванням із шапки, можна обрати іншу. Зміна організації очищає обрані підрозділи і місце діяльності.
• «Табельний №» — можна не вводити (підказка «авто, якщо порожнє»): присвоїться наступний номер в організації у вигляді 0001, 0002…
• «Вид зайнятості» (обовʼязково) — перемикач «Штат (трудові відносини)» або «Цивільно-правовий (ЦПУ)». Від нього залежить, який блок умов показано нижче.

Фізособа

• «Фізособа» (обовʼязково) — пошук: почніть вводити ПІБ або РНОКПП (підказка «— почніть вводити ПІБ або ІПН —»), у списку поруч з ПІБ видно РНОКПП.
• Посилання «створити ↗» біля поля відкриває розділ «Фізособи» в новій вкладці. Заведіть там людину, а потім оновіть сторінку «Новий працівник» — без оновлення нова фізособа в пошуку не зʼявиться. Введене на сторінці «Новий працівник» при оновленні не зберігається, тому зручніше спершу завести фізособу, а вже потім відкривати цю сторінку.
• «Місце діяльності» — зʼявляється лише для юрособи, у якої в картці організації задані відокремлені місця діяльності. «основне місце (організація)» — за замовчуванням.

Блок «Трудовий договір (наказ про прийом)» — для штату

• «Вид зайнятості» — тут це форма зайнятості: «Основне місце роботи», «Сумісництво (зовнішнє)», «Внутрішнє сумісництво».
• «Вид договору» — «Безстроковий», «Строковий», «Контракт», «Сумісництво».
• «Дата прийому» (обовʼязково) — перший робочий день.
• «Діє по» — зʼявляється для строкового договору і контракту: дата закінчення.
• «Випроб. (днів)» — строк випробування.
• «Підрозділ» — підрозділи обраної організації; «створити ↗» відкриває «Підрозділи» в новій вкладці.
• «Посада» — з довідника посад; «створити ↗» відкриває «Посади» в новій вкладці.
• «Графік роботи» — за ним заповнюватиметься табель.
• «Вид розрахунку» — оклад або погодинна оплата.
• «Тариф/оклад, грн» — для погодинної оплати підпис стає «Ставка за годину, грн».
• «Підстава» — наприклад, «Трудовий договір №1 від 15.01.2026».

Дата самого наказу — сьогоднішня; її можна змінити в наказі, поки він не проведений.

Блок «Договір ЦПУ» — для цивільно-правового договору

• «Предмет договору» — що виконує фізособа.
• «Діє з» (обовʼязково) і «Діє до» — строк договору (порожнє «Діє до» — безстроковий).
• «Підрозділ».
• «Вид розрахунку» — «разово», «подобово», «погодинно».
• «Розмір, грн» — сума договору; для подобового підпис «Розмір, грн (за день)», для погодинного — «Розмір, грн (за годину)».
• «Строк оплати» — довільний текст: щомісячно, по закінченню тощо.

Дата договору — дата «Діє з».

Кнопки

Нижня плашка: «назад», «до списку» (повертає на «Кадрові накази»), «зберегти» і «провести». «зберегти» і «провести» неактивні, поки не обрано організацію, фізособу і не вказано дату прийому (для штату) або «Діє з» (для ЦПУ). Обовʼязкові поля позначені червоною зірочкою.

Як створити працівника

1. Відкрийте «Новий працівник» (наприклад, «Співробітники» → «+ Новий»).
2. Перевірте організацію; табельний номер за потреби впишіть.
3. Оберіть «Вид зайнятості»: штат або ЦПУ.
4. Знайдіть фізособу за ПІБ або РНОКПП.
5. Заповніть блок умов:

• штат — дата прийому, підрозділ, посада, графік, вид розрахунку, оклад, підстава;
• ЦПУ — предмет, строк, вид розрахунку, розмір, строк оплати.

6. Натисніть:

• «провести» — для штату працівник одразу прийнятий: у картці зʼявляються дата прийому, посада, підрозділ, графік, він стає чинним і потрапляє в табель і нарахування; для ЦПУ — договір проведено, виконавець чинний на строк договору;
• «зберегти» — картка і документ створюються, але документ лишається чернеткою. Працівник ще не чинний.

7. Відкриється створений документ — наказ про прийом або договір ЦПУ. Перевірте його; якщо зберігали чернеткою — проведіть там.

Що відбувається після натискання

Одне натискання створює одразу кілька повʼязаних записів:

• картку працівника (привʼязану до організації і фізособи, з обраним видом і формою зайнятості, місцем діяльності);
• документ: наказ про прийом (штат) або договір ЦПУ — з номером за схемою нумерації.

Усе створюється разом або ніяк — якщо десь помилка, нічого не зберігається, і ви бачите повідомлення над формою. Не буває ситуації, коли картка є, а документа немає.

При «провести» для штату наказ проводиться так само, як кнопкою в самому наказі: запис у кадровій історії, дата прийому і графік у картці. Якщо посада — керівник чи головний бухгалтер, сервіс підставить працівника в картку організації як посадову особу.

Типові питання

Чому не активні «зберегти» і «провести»? Не обрано організацію чи фізособу, або не вказано «Дата прийому» (штат) чи «Діє з» (ЦПУ).

Повідомлення «Ця фізособа вже є активним працівником цієї юрособи…» У цієї людини вже є чинна картка в обраній організації. Друга картка дозволена лише для внутрішнього сумісництва — оберіть у блоці наказу «Вид зайнятості» → «Внутрішнє сумісництво». Для звільненого працівника нову картку створити можна.

Щойно створеної фізособи немає в пошуку. Оновіть сторінку «Новий працівник» (дані з неї доведеться ввести заново).

Чи можна потім додати працівнику другий договір ЦПУ? Так. Перший договір створюється разом із карткою тут. Наступні — з картки виконавця: вкладка «Договори ЦПУ» → «створити ↗».

Я натиснув «зберегти» — працівник вважається прийнятим? Ще ні. Наказ лишився чернеткою, його треба провести. Дата прийому виставляється тільки після проведення. Проведіть наказ кнопкою «провести» в самому наказі; знайти його можна в переліку «Кадрові накази».

Як змінити посаду чи оклад після прийому? Не через цю сторінку: у картці працівника «Повʼязані дії» → «наказ: кадрове переміщення».

Що з працівниками, перенесеними з 1С? Вони створюються автоматично при імпорті — вручну їх заводити не треба. Ця форма — для нових працівників, яких немає в 1С-базі.

А якщо видалити чернетку наказу про прийом? Разом із чернеткою наказу видаляється і картка ще не прийнятого працівника: вони створені однією дією. Проведений наказ спершу треба розпровести.