Повідомлення про прийняття працівника на роботу (ДПС)

Коли і навіщо подається

• До початку роботи працівника: спочатку наказ про прийом і повідомлення, потім — допуск до роботи. За працівника без повідомлення передбачені штрафи.
• Повідомлення подається також при укладенні цивільно-правового договору, гіг-контракту та договору з домашнім працівником.
• Якщо у відправленому повідомленні була помилка — подається скасовуюче повідомлення, а слідом нове початкове з правильними даними.

Де знайти

• Нове: «ЕДО» → «Податковий кабінет» → «Створити документ ДПС» → у списку, розділ «Кадри» рядок «Повідомлення про прийняття працівника на роботу» (код J3001005).
• Наявне: «ЕДО» → «Податковий кабінет» → «Кабінет ДПС» — у таблиці документів назва повідомлення є посиланням, клік відкриває його.

Окремого списку повідомлень немає: «до списку» і видалення повертають у Кабінет ДПС.

Що на сторінці

Заголовок — «Повідомлення про прийняття на роботу» (з номером після збереження).

Смуги стану (на збереженому документі)

• Синя — повідомлення ще не відправлене: «Збережено у чернетках Кабінету ДПС — підпишіть і відправте там.», «Підписано у чернетках Кабінету ДПС — лишилося відправити.» або «Помилка відправки…» з текстом помилки.
• Зелена — повідомлення відправлене: «→ відправлено у ДПС, очікуємо квитанцію №1.», «✓ доставлено (квитанція №1). Очікуємо квитанцію №2.», «✓ прийнято ДПС (квитанція №2)» або «✗ відхилено ДПС (квитанція №2)».

Праворуч у смузі — посилання «Кабінет ДПС →». Після «провести» нижче зʼявляється ще смуга «✓ сформовано.».

Шапка

• «Організація» (обовʼязково) — після збереження не змінюється; зміна в новому документі очищає рядки.
• «Дата» (обовʼязково) — дата повідомлення.
• «Тип повідомлення» — «початкове» або «скасовуюче».
• «Додати з наказу про прийом / договору ЦПУ» — список наказів про прийом і договорів ЦПУ організації (і проведених, і чернеток), відсортований за датою початку роботи. У рядку списку — «Наказ» або «ЦПД», номер, ПІБ, дата початку і позначка «(уже повідомлялось)», якщо людина вже є в іншому повідомленні. Вибір додає рядок у таблицю. Уже доданий у цей документ наказ у списку не повторюється.

Реквізити (лише для перегляду)

«Податкова (ДПІ, з картки організації)», «РНОКПП керівника», «Керівник», «РНОКПП гол. бух.», «Гол. бухгалтер». Вони беруться з картки організації: код і назва ДПІ — вкладка «Податкові рахунки», керівник і головний бухгалтер — вкладка «Контакти» (головного бухгалтера — лише якщо на картці позначено «використовувати в регламентованих звітах»). Порожнє поле ДПІ підказує «не заповнено — картка організації → «Податкові рахунки»».

Важливо: реквізити записуються в документ у момент першого збереження. Якщо ви заповнили чи змінили картку організації пізніше, у вже збереженому повідомленні вони не оновляться — видаліть його і створіть нове.

Таблиця працівників

Колонка	Що означає
«№»	номер рядка
«Категорія особи»	«1 — наймані, основне місце», «2 — за сумісництвом», «3 — гіг-спеціалісти», «4 — цивільно-правовий договір», «5 — домашні працівники»
«РНОКПП»	з картки фізособи
«УНЗР»	номер запису в демографічному реєстрі, за наявності
«Прізвище», «Ім'я», «По батькові»	з картки фізособи
«Громадянство»	«1 — України» або «0 — іноземець»
«№ наказу»	номер наказу про прийом; для категорій 3–5 не заповнюється (підказка «не заповн.»)
«Дата наказу/дог.»	дата наказу або договору
«Початок роботи»	дата прийому або дата початку договору
«×»	прибрати рядок

Усі поля рядка можна виправити, поки документ не проведений і не відправлений. Під таблицею — «+ додати рядок» для людини, якої немає в наказах (наприклад, гіг-спеціаліста): рядок категорії 1 з сьогоднішніми датами, решту заповніть вручну.

Категорія підставляється сама: наказ на основне місце — 1, сумісництво — 2, договір ЦПУ — 4. Громадянство — з картки фізособи (країна громадянства).

Кнопки

Нижня плашка: «назад», «до списку» (у Кабінет ДПС), «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк».

• «зберегти» неактивне, поки не обрано організацію і дату, а також на проведеному чи відправленому документі.
• «провести» позначає документ сформованим (підказка «Позначити сформованим (проводок не створює)»), спершу зберігаючи зміни. Проведений документ закритий для змін; щоб виправити — «розпровести».
• «друк» і «видалити» зʼявляються після першого збереження; «видалити» неактивне на проведеному. Видалення перепитує «Видалити документ?» і прибирає невідправлену чернетку з Кабінету ДПС.
• Після відправки у ДПС кнопок «провести», «розпровести» і «видалити» немає, а документ лише для читання.

Як створити і відправити

1. «ЕДО» → «Податковий кабінет» → «Створити документ ДПС» → «Повідомлення про прийняття працівника на роботу».
2. Спершу перевірте картку організації: на вкладці «Податкові рахунки» має бути податкова (ДПІ), на вкладці «Контакти» — керівник з РНОКПП. Інакше реквізити в повідомленні будуть порожні.
3. Оберіть організацію і дату. «Тип повідомлення» — «початкове».
4. У полі «Додати з наказу про прийом / договору ЦПУ» оберіть потрібні накази чи договори. Перевірте рядки: РНОКПП, ПІБ, громадянство, дати. Гіг-спеціаліста чи домашнього працівника додайте «+ додати рядок» і оберіть категорію 3 або 5.
5. Натисніть «зберегти» (або одразу «провести»). Повідомлення зʼявиться чернеткою в Кабінеті ДПС.
6. Перейдіть «Кабінет ДПС →», зчитайте ключ КЕП, підпишіть і відправте повідомлення. Квитанції №1 і №2 прийдуть туди ж, а стан видно і на самому повідомленні. Детально — у статті «Кабінет ДПС — підписання і відправка звітності, квитанції, вхідні, подана звітні».

Для ФОП-роботодавця система сама формує файл ФОП-форми (F3001005 замість J3001005).

Друк

Кнопка «друк» відкриває друковану форму повідомлення за офіційним бланком: тип повідомлення, код і найменування роботодавця, таблиця осіб, дата формування, підписи керівника і головного бухгалтера. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».