Табель робочого часу

Для чого ця сторінка

Табель фіксує відпрацьований час за місяць: скільки днів і годин працював кожен, скільки днів був у відпустці, на лікарняному чи відсутній без поважної причини. Табель проводок не робить — це джерело даних для зарплати.

Нарахування зарплати бере відпрацьований час із проведеного табеля організації за місяць: оклад × відпрацьовані дні / норма днів табеля. Якщо проведеного табеля немає (або працівника в ньому немає), оклад нараховується за повний місяць — за нормою робочих днів календаря організації. Для погодинної оплати години беруться з проведеного табеля.

Список документів

Меню «Кадри» → «Зарплата» → «Табель робочого часу». Заголовок — «Табелі обліку робочого часу» з кількістю документів. Праворуч кнопки «+ Місячний» (новий місячний табель) і «+ Денний» (денний табель, див. нижче).

Відбори:

• «Усі організації» — організація; поки ви її не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки;
• «усі табелі» / «Місячні» / «Денні» — вид табеля;
• період — місяць і рік. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки, заповнені — лише обраний період.

Колонки: позначка «I» (перенесено з 1С), «Тип» («Місячний» або «Денний»), «№», «Період / Дата» (місяць місячного табеля або дата денного), «Організація», іконки вкладень (скріпка) і проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні). Колонка «Підпис» зʼявляється, коли у відборі обрано одну організацію і для неї ввімкнено контроль підписання табелів; рядки непідписаних табелів тоді підсвічені. Подвійний клік відкриває місячний або денний табель. Кнопок «скопіювати» і «×» у цьому списку немає — видаляють табель з його сторінки. Сортування і колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок — «Новий табель» або «Табель №» з номером. Чотири пронумеровані блоки, праворуч — колонка документа (див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — у новому табелі лише організації, де у вас є право на зарплатні документи (якщо їх менше, ніж усіх ваших, під полем написано, скільки показано). Після збереження не змінюється.
• «№ документа» — можна лишити порожнім: у полі видно «буде: …», номер присвоїться при збереженні.
• *«Дата » — дата і час документа.

2. Період і норма

• *«Місяць нарахування » і *«Рік нарахування » — місяць табеля. На організацію і місяць може бути лише один табель.
• *«Норма днів » — кількість робочих днів місяця для всіх працівників табеля (від 1 до 31). У новому табелі поле порожнє; кнопка «заповнити за графіком» ставить норму за системним графіком акаунта (звичайно — пʼятиденка) і календарем організації. Можна вписати вручну. Коли ви виходите з поля, «Відпрацьовано» всіх рядків перераховується: норма мінус відпустка, лікарняний і прогули.

3. Співробітники

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному табелі):

• «включно з ЦПУ» — галочка: додавати не лише штатних працівників, а й виконавців за договорами ЦПУ з діючим договором. Без галочки — лише штатні;
• «усіма» — додає рядки для всіх чинних працівників організації; на кнопці видно кількість і вибірку, наприклад: усіма (12, штатні). Відпрацьовані дні = норма, години не заповнюються. Кнопка працює лише на порожній таблиці (підказка «Таблиця вже має рядки — «усіма» лише у порожню (щоб не перетерти введене)»);
• «зібрати з денних» — замінює рядки підсумками денних табелів організації за цей місяць (дні, відпустки, лікарняні, прогули, години) і заповнює сітку по днях. Якщо денних табелів немає — «Денних табелів за період не знайдено» з їх кількістю;
• «заповнити за графіком» — рахує для кожного працівника робочі дні й години за його графіком роботи і календарем організації та ставить «Норма днів». Якщо таблиця порожня — бере всіх чинних працівників (з урахуванням галочки «включно з ЦПУ»); якщо рядки є — перезаповнює саме їх. Відпустка, лікарняний і прогули при цьому скидаються в 0, коментарі рядків замінюються;
• «обнулити» — нульовий табель: усім 0 відпрацьованих днів і 0 годин, у сітці робочі дні стають «0»; відпустки, лікарняні й прогули не чіпаються. Неактивна, поки немає рядків.

Під кнопками — перемикач способу введення: «Зведено за період» і «По днях періоду». Табель завжди відкривається в режимі «Зведено за період»; обидва режими показують ті самі рядки.

Режим «Зведено за період» — таблиця з колонками:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Співробітник»	вибір працівника зі списку чинних (можна замінити)
«Відпустка», «Лікарняний», «Прогули»	дні; крок 0,5. Зміна перераховує «Відпрацьовано» = норма мінус ці дні
«Відпрацьовано»	відпрацьовані дні (виділена колонка). Можна вписати вручну
«Години»	відпрацьовані години; «—» — не заповнено
«Коментар»	довільний текст; сюди ж «заповнити за графіком» пише причину тривалої відсутності

«×» у кінці рядка видаляє його; під таблицею — рядок «Усього:» з сумами днів. Години рахуються самі: відпрацьовані дні × годин на день за графіком працівника (для чотириденки 35 годин на тиждень — 8,75 на день). 0 днів дає 0 годин. Якщо ви ввели години в рядку вручну, далі вони не перераховуються.

Режим «По днях періоду» — сітка: «Співробітник», колонки днів місяця з днем тижня (субота і неділя виділені червоним), «Дн» і «Год» — підсумки рядка. У клітинці:

• число — робочий день і відпрацьовані години («8»);
• «0» — робочий день за графіком, на якому годин не відпрацьовано: він лишається робочим, але у відпрацьовані дні не входить;
• «В» — відпустка, «Л» — лікарняний, «П» — прогул;
• порожньо (крапка) — вихідний або свято.

Клік по клітинці відкриває під сіткою панель дій для цього працівника і дня: «✕ Очистити» (вихідний), «0 — без годин», «П — прогул», «Л — лікарняний», «В — відпустка», поле «години» з кнопкою «↵» (або Enter) і «Закрити». Підсумки рядка (дні, години, відпустка, лікарняний, прогули) рахуються самі. «×» ліворуч від імені видаляє рядок.

Сітка є лише в тих рядків, для яких ви її заповнили: натисніть «заповнити за графіком», коли відкрито режим «По днях періоду», або «зібрати з денних». Якщо рядки додано кнопкою «усіма» чи заповнено за графіком у режимі «Зведено за період», у сітці стоять крапки і дні не редагуються — перемкніться на «По днях періоду» і натисніть «заповнити за графіком».

У документі завжди зберігаються підсумки рядків — саме їх бере нарахування зарплати. Якщо табель заповнювали по днях, зберігається й сама сітка: після проведення і повторного відкриття ви побачите розмітку кожного дня такою, якою її залишили.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли табеля (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу, плашка дій

• «Заповнення документа» — обовʼязкові: організація, дата, місяць, рік, норма днів і хоча б один рядок.
• «Повʼязані дії» → «створити нарахування» — відкриває нову основну відомість «Нарахування виплат» за цей місяць, заповнену з цього табеля. Неактивна лише на незбереженому («Спершу збережіть табель»); проводити табель перед цим не обовʼязково.
• «Звʼязані документи» (нарахування, що використали табель), «Відповідальний», «Історія документа» — як в усіх документах.
• У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт» (проводок у табеля немає).
• Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». На новому табелі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. На збереженому «провести» спершу зберігає ваші правки. На проведеному «видалити» неактивне, поля закриті, кнопок заповнення немає.

Під непроведеним табелем — нагадування: «Табель — інформаційний документ. Після проведення його можна обрати у нарахуванні ЗП: оклад буде поділено пропорційно (оклад × відпрацьовано / норма).»

Друк

«друк» відкриває форму «ТАБЕЛЬ обліку використання робочого часу» з номером, місяцем, роком і нормою робочих днів. Сітка: «№», «П.І.Б.», «Числа місяця» і «Підсумки, днів» — «відпр.», «відп.», «лік.», «інші», «годин». У клітинках: число — відпрацьовані години («0» — робочий день без годин), «Р» — відпрацьовано, «В» — вихідний, «ВД» — відпустка, «Л» — лікарняний, «ПР» — прогул. Внизу — умовні позначення і підписи «Відповідальна особа» та «Керівник / Головний бухгалтер». Друкується альбомний A4.

Звідки беруться відмітки по днях: спершу — сітка самого табеля (режим «По днях періоду»), потім — денні табелі за місяць. Якщо ні того, ні іншого немає, форма відновлює дні сама: відпустки і лікарняні — з проведених наказів на відпустку і лікарняних, робочі дні — понеділок–пʼятниця в межах дат прийому і звільнення, але лише якщо їх кількість збігається з «Відпрацьовано»; інакше робочі клітинки лишаються порожніми. Підсумки — завжди з рядків табеля. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

За графіком (звичайний місяць)

1. «+ Місячний». Перевірте організацію, оберіть «Місяць нарахування» і «Рік нарахування».
2. Натисніть «заповнити за графіком» — зʼявляться всі чинні штатні працівники з робочими днями й годинами за їхніми графіками, і заповниться «Норма днів».
3. Внесіть відхилення: у режимі «Зведено за період» — дні у «Відпустка», «Лікарняний», «Прогули» (відпрацьовані дні перерахуються); або в режимі «По днях періоду» — позначками по днях.
4. Натисніть «провести».
5. У «Повʼязані дії» — «створити нарахування», щоб одразу зробити відомість за місяць. Рядки заповняться з табеля (працівники, норма і відпрацьовані дні), залишиться натиснути «розрахувати».

По днях

1. Створіть табель, перемкніться на «По днях періоду».
2. Натисніть «заповнити за графіком» — сітка заповниться днями графіка.
3. Клікайте дні й ставте «В», «Л», «П», «0» або години. Підсумки рахуються самі.
4. Проведіть.

Нульовий табель (ніхто не працював: простій, відпустка без збереження на весь місяць)

1. Додайте працівників («заповнити за графіком» або «усіма»).
2. Натисніть «обнулити» — усім 0 днів і 0 годин; відпустки, лікарняні й прогули лишаються.
3. Проведіть. У нарахуванні за таким табелем оклад і внески дорівнюють нулю.

З денних табелів — «зібрати з денних» у місячному табелі за той самий місяць, перевірте і проведіть.

Додати працівника в уже заповнений табель. Окремої кнопки для додавання одного рядка немає: «усіма» працює лише на порожній таблиці, а «заповнити за графіком» перезаповнює наявні рядки. Щоб додати нового працівника, видаліть рядки «×» і натисніть «заповнити за графіком» — підтягнуться всі чинні працівники (відхилення доведеться внести заново).

Що змінюється в обліку

Проводок немає. Проведення лише дозволяє використовувати табель у нарахуванні:

• основна відомість зарплати за цей місяць бере з табеля відпрацьовані дні, години і норму днів;
• працівник, якого немає в проведеному табелі, отримує оклад за повний місяць за календарем;
• погодинна оплата і нарахування за тарифом рахуються з годин табеля.

«розпровести» прибирає цю можливість. Табель, використаний у проведеному нарахуванні, не розпроводиться — спершу розпроведіть нарахування.

Чому табель може не зберігатись чи не проводитись

• Не заповнені «Організація», «Дата» або «Норма днів» (від 1 до 31) — поля підсвічуються, напр. «Вкажіть норму днів (1–31)».
• Табель за цей місяць у цій організації вже є — система назве номер наявного. На організацію і місяць можна мати лише один табель; відкрийте наявний і доповніть його. Те саме — при зміні місяця в уже збереженому табелі.
• «провести» без рядків — «Додайте співробітників перед проведенням».
• Рядок без обраного співробітника (у колонці «Співробітник» стоїть «—») — сервер не прийме табель; оберіть працівника або видаліть рядок.
• «Немає співробітників для заповнення» — в організації немає чинних працівників за поточною вибіркою (штатні / «включно з ЦПУ»).
• Проведений табель не змінюється — спершу «розпровести».
• «Табель використано у проведеному нарахуванні № … — спершу розпровести його» — при спробі розпровести.
• Немає права на зарплатні документи в цій організації.

Хто потрапляє в табель. Пропонуються лише чинні на сьогодні працівники: штатні з проведеним наказом про прийом і не звільнені, а з галочкою «включно з ЦПУ» — ще виконавці з діючим договором. Графік береться з картки працівника (туди він потрапляє з наказу про прийом); якщо графік не вказано, діє системний графік акаунта, а якщо немає й його — днів не буде. «заповнити за графіком» не ставить робочих днів до дати прийому і після дати звільнення. Див. також «Графіки роботи» і «Виробничий календар».

Як визначається робочий день

Графік роботи задає, які дні тижня робочі і скільки годин на тиждень. Найтиповіший — пʼятиденка: понеділок–пʼятниця по 8 годин, субота й неділя вихідні. Графіки — у меню «Кадри» → «Налаштування» → «Графіки роботи»: там уже є системний графік «Пʼятиденний робочий тиждень», який не можна видалити, і там само створюють свої.

День вважається робочим, якщо він і входить у графік працівника, і є робочим за календарем організації. У режимі календаря «воєнний стан» святкових днів немає: свято серед тижня — звичайний робочий день, доки ви не позначите його власним вихідним на сторінці «Виробничий календар».

Денні табелі

«+ Денний» створює табель за один день: хто працював і скільки годин. Денний табель не проводиться — це допоміжний документ. У місячному табелі «зібрати з денних» заповнює рядки з денних табелів організації за місяць, а друкована форма бере з них відмітки по днях. Докладніше — у статті «Денний табель».

Працівник у тривалій відсутності

Якщо проведено наказ про тривалу відсутність — відпустка для догляду за дитиною, військова служба, призупинення договору — «заповнити за графіком» не ставить робочих днів у цей період. Причина пишеться в «Коментар» рядка. Працівник, відсутній увесь місяць, лишається в табелі з нулем днів і нулем годин. Див. «Наказ про тривалу відсутність».

Табелі, перенесені з 1С

Табелі з 1С переносяться непроведеними, з позначкою «I». Перенесені з 1С відомості зарплати від них не залежать. Провести такий табель потрібно, лише якщо за цей місяць ви робитимете нове нарахування в сервісі.