Співробітники

Для чого ця сторінка

Перелік працівників ваших організацій — штатних і виконавців за договорами ЦПУ. Звідси вони підставляються в табель, нарахування і кадрові накази. Співробітник — це фізособа в конкретній організації: та сама людина може працювати у двох ваших організаціях — фізособа одна, карток співробітника дві, у кожної свій табельний номер.

Сама картка не робить людину прийнятою: стан працівника задають кадрові накази — прийом, переміщення, звільнення, зміна нарахувань. Саме з наказів береться посада, підрозділ, оклад і дати роботи. Сторінка — у меню «Кадри» → «Співробітники».

Що на сторінці

Заголовок «Співробітники» з кількістю записів у вибірці і кнопка «+ Новий» — відкриває сторінку «Новий працівник», де картка і наказ про прийом чи договір ЦПУ створюються разом (див. «Створення працівника: штат або ЦПУ — однією формою»).

Відбори:

• «Усі організації» — організація; поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки;
• «Усі види договору» — «Штат (трудові відносини)» або «Цивільно-правовий (ЦПУ)»;
• «Усі» / «Лише чинні» / «Лише не чинні»;
• «ПІБ або ІПН…» — пошук за прізвищем, ім'ям, РНОКПП або табельним номером.

Колонки таблиці:

Колонка	Що означає
позначка «I»	картку перенесено з 1С
іконка вкладень	у картки є файли
«Чинний»	галочка — чинний, риска — не чинний (рядок також блідіший)
«Таб.№»	табельний номер
«ПІБ»	прізвище, ім'я, по батькові з картки фізособи
«ІПН»	РНОКПП фізособи
«Вид договору»	штат, ЦПУ або без договору
«Організація»	у якій організації працює

Хто вважається чинним: штатний — коли проведено наказ про прийом і немає проведеного звільнення; виконавець ЦПУ — коли сьогодні діє проведений договір ЦПУ. Картка з непроведеним наказом про прийом — не чинна.

Подвійний клік по рядку відкриває картку працівника. Сортування, колонки і ширини — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Картка працівника

Заголовок — ПІБ і табельний номер. У рядку статусу — бейдж «працює» (прийнятий і не звільнений) або «звільнений».

Основні поля

• «Організація» — не змінюється.
• «Табельний №».
• «Вид зайнятості» — «Штат (трудові відносини)», «Цивільно-правовий (ЦПУ)» або «Без договору (інформаційно)». У картці виконавця ЦПУ цього поля немає.
• «Форма зайнятості» — «Основне місце роботи», «Сумісництво (зовнішнє)», «Внутрішнє сумісництво». У картці ЦПУ немає.
• «Графік роботи» — за ним заповнюється табель; «— за замовчуванням —» означає системний графік акаунта.
• «Місце діяльності» — лише для юрособи, у якої в картці організації задані відокремлені місця діяльності: ПДФО такого працівника сплачується до бюджету за місцем, а сам працівник потрапляє в додатковий розрахунок за підрозділом.

Щойно в працівника є наказ про прийом (а він створюється разом із карткою), ці поля стають неактивними: табельний номер, вид і форму зайнятості, графік і місце діяльності задає наказ про прийом (поки він не проведений) або наказ про кадрове переміщення. Табельний номер виконавця ЦПУ теж не редагується.

Поки наказ про прийом не проведено, посада, підрозділ і форма зайнятості, збережені в ньому, одразу підтягуються в картку. Рахунки на вкладці «Рахунки обліку оплат» редагуються завжди, навіть коли основні поля неактивні: це персональне бухгалтерське налаштування, воно не залежить від наказу.

Облікова чисельність (лише для штатних)

• Тривала відсутність: «Зараз:» з видом і датами та посилання «наказ ↗», якщо працівник у відпустці для догляду за дитиною, на військовій службі чи з призупиненим договором; інакше — «Тривалої відсутності немає.» і «оформити наказ ↗» (див. «Наказ про тривалу відсутність»).
• Галочка «Шкідливі умови праці (поза нормативом осіб з інвалідністю)» — посада з важкими чи шкідливими умовами за урядовим переліком: працівник не входить у чисельність для нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю, а його зарплата — у розрахунок внеску. Діє після «зберегти».

Реквізити для виплат

«Спосіб виплати» («Банк (карта/рахунок)», якщо в картці фізособи є IBAN, інакше «Готівка (каса)»), «IBAN» і «Банк отримувача» — лише для перегляду, беруться з картки фізособи. Посилання «створити ↗» або «редагувати ↗» біля заголовка відкриває картку фізособи, де реквізити змінюють. Звідси спосіб виплати підставляється у відомості виплати зарплати.

Поточний стан (лише для штатних)

«Посада», «Підрозділ», «Оклад», «Прийнято», «Звільнено», а для звільненого — «Стаття». Лише для перегляду: це результат проведених наказів.

Вкладки

Для штатного працівника: «Дані фізособи», «Кадрова історія», «Планові нарахування», «Кадрові документи», «Відпустка», «Рахунки обліку оплат». Для виконавця ЦПУ: «Дані фізособи», «Договори ЦПУ», «Рахунки обліку оплат».

• «Дані фізособи» — не вкладка, а перехід на картку фізособи (ПІБ, РНОКПП, документи, адреса, реквізити, пільги, інвалідність — спільні для всіх організацій).
• «Кадрова історія» — записи стану з проведених наказів: «Дата», «Посада», «Підрозділ», «Оклад», «Статус» («✓ працює» / «✗ звільнений»), «Підстава» (вид документа). Порожньо — «Записів немає. Оформіть «Прийом на роботу».».
• «Планові нарахування» — перемикач «Активні» / «Історія». Колонки: «Вид нарахування», «Значення», «Спосіб» («Фіксована сума», «Відсоток (%)», «Тариф × кількість»), «Діє з», «Діє по» («діє», дата закінчення або «чернетка» — рядок з непроведеного наказу), «Підстава» (посилання на наказ). Активні нарахування автоматично потрапляють у розрахунок зарплати. Змінюються наказом «Зміна нарахувань». «Активні» показує те, що діє зараз, «Історія» — закриті рядки; рядки з ще не проведених наказів видно в обох режимах.
• «Кадрові документи» — усі накази працівника за датою події: «Дата», «Тип» («Прийом», «Переміщення», «Звільнення», «Зміна нарахувань»), «№», «Посада», «Підрозділ», «Сума» (оклад, новий оклад, компенсація або значення нарахування), «Статус» («✓ проведено», «чернетка»). Клік по рядку відкриває наказ.
• «Договори ЦПУ» (для виконавців) — «Дата», «№», «Предмет», «Період», «Сума», «Статус»; клік відкриває договір, «створити ↗» біля заголовка відкриває новий договір з цим виконавцем.
• «Відпустка» — «Залишок основної відпустки» і «Залишок додаткової» в днях; поля «Норма основної відпустки (днів/рік)» (за замовчуванням 24), «Норма додаткової (днів/рік)», «Стартовий залишок (днів)» і «Залишок на дату». Стартовий залишок — це залишок на дату початку обліку в сервісі; далі щомісяця система сама додає норму / 12 під час закриття місяця, а відпустки й компенсації списують дні. Жовтий трикутник біля стартового залишку означає, що його розраховано з перенесених з 1С відомостей: розраховане число стоїть у полі — перевірте і збережіть картку, трикутник зникне. Якщо число інше — впишіть своє: воно замінить розраховане, а не додасться до нього. Працівникам, звільненим до перенесення, стартовий залишок не рахується (невикористані дні компенсують при звільненні).
• «Рахунки обліку оплат» — «Рахунок витрат (override)» і «Рахунок розрахунків (override)»: персональні рахунки цього працівника. Порожнє поле показує сірим рахунок, який спрацює зараз, і звідки він («з правил», «стандарт», «стандарт ЦПУ»). Заповнене поле після «зберегти» стає персональним правилом і видно на сторінці «Рахунки обліку нарахувань» у таблиці «Персональні рахунки працівників»; очищене — правило знімається.

Під вкладками — блок «Коментарі та вкладення»: коментар і файли картки (підписані довідки, копії документів).

Права колонка

• «Повʼязані дії»: «наказ: кадрове переміщення», «наказ: звільнення», «наказ: відпустка», «наказ: зміна нарахувань» — відкривають новий наказ з цим працівником; «друк: довідка з місця роботи» і «друк: довідка про доходи».
• «Історія документа» — хто і коли змінював картку.

Плашка дій

«назад», «до списку», «зберегти», «видалити». «видалити» показується лише для працівника, який зараз не працює (не прийнятий або звільнений); система перепитає «Видалити картку?». Разом із карткою видаляється її непроведений наказ про прийом. І навпаки: видалення непроведеного наказу про прийом видаляє картку ще не прийнятого працівника.

Довідки

• «друк: довідка з місця роботи» — довідка, що людина працює в організації на посаді з дати прийому по теперішній час.
• «друк: довідка про доходи» — те саме плюс таблиця за останні 6 місяців з проведених відомостей: «Місяць», «Нараховано, грн», «Утримано (ПДФО+ВЗ), грн», «До виплати, грн» і рядок «Разом».

Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як працювати

Прийняти нового працівника — «+ Новий» → сторінка «Новий працівник» → заповніть і «провести». Картка і наказ про прийом створяться разом.

Змінити посаду, підрозділ чи оклад — «Повʼязані дії» → «наказ: кадрове переміщення». У картці ці дані руками не змінюються.

Додати надбавку чи змінити постійне нарахування — «наказ: зміна нарахувань». Він змінює оклад, надбавки, доплати чи премії з визначеної дати, без кадрового руху: щоб змінити лише розмір зарплати, переміщення оформлювати не потрібно.

Задати стартовий залишок відпустки (для працівників, прийнятих до початку обліку в сервісі): вкладка «Відпустка» → «Стартовий залишок (днів)» і «Залишок на дату» → «зберегти».

Налаштувати виплату на картку — «Реквізити для виплат» → «створити ↗» → у картці фізособи вкажіть IBAN.

Видалити помилково створену картку — спершу звільніть працівника (якщо наказ про прийом проведено) або просто видаліть, якщо наказ не проведений.

Що змінюється в обліку

Картка проводок не робить. Але вона — джерело даних для зарплати: графік визначає норму і заповнення табеля, персональні рахунки — проводки нарахувань, реквізити фізособи — спосіб виплати, стартовий залишок — дні відпустки до компенсації. Оклад, посада і підрозділ ідуть з проведених наказів, пільги з ПДФО — з розрахунку зарплати.

Типові ситуації

• Працівник не підставляється в нарахування чи табель:
  • наказ про прийом не проведений (працівник «не чинний»);
  • працівник звільнений на дату документа;
  • проведено наказ про тривалу відсутність на весь місяць;
  • картка створена в іншій організації;
  • для виконавця ЦПУ — немає проведеного договору на цей місяць, а в звичайну відомість ЗП виконавці ЦПУ не потрапляють (для них «Нарахування по ЦПУ»).
• Поля вгорі картки неактивні — у працівника вже є наказ про прийом; змінюйте через наказ.
• Немає кнопки «видалити» — працівник прийнятий і не звільнений. Сервіс відповідає «Спочатку оформіть звільнення».
• Не бачу звільненого працівника — у відборі стоїть «Лише чинні»; оберіть «Усі» або «Лише не чинні».
• Немає вкладок «Кадрова історія», «Відпустка» — це картка виконавця ЦПУ: у них лише договори і рахунки.
• Довідка про доходи порожня — за останні 6 місяців немає проведених відомостей з цим працівником.