Журнал ЕДО

Для чого ця сторінка

Журнал ЕДО — єдине місце, звідки документи йдуть контрагентам. У рядку журналу два незалежні шляхи:

• пошта — лист із файлом документа на email контрагента;
• підпис КЕП (ЕЦП) — ви підписуєте файл своїм ключем, потім просите підписати контрагента: посиланням на пошту, посиланням, яке передаєте самі, або прямо в його журнал, якщо він теж працює в сервісі.

Звіти й декларації для податкової тут не подаються — для них «Кабінет ДПС». Проводок журнал не робить.

Як документ потрапляє в журнал

• З документа. На сторінці документа (реалізація, договір, акт…) у файлах документа біля потрібного файла натисніть іконку літачка («Додати документ до Журналу ЕДО (відправка — зі сторінки журналу)»). Документ стане в журнал рядком зі статусом «не відправлено». Про файли документа — стаття «Вкладення: файли до документів і карток». Файли додаються лише до збереженого документа.
• Кнопкою «+ створити» у журналі — коли документа-підстави немає (скан, лист, довідка).
• Вхідні — документи, які інші користувачі сервісу надіслали вам «в систему».

Що на сторінці

Угорі

• Заголовок «Журнал ЕДО» з кількістю записів у вибірці і кнопка «+ створити» — відкриває вікно «Створити відправлення» (див. нижче). Кнопка неактивна, якщо організація не підтверджена або у вас немає права на надсилання; підказка на кнопці каже, чого бракує.
• «+ картка учасника» — лише в режимі «ЕДО», над журналом: ще одна картка фізособи, ФОП чи юрособи (див. «Режим «ЕДО» — електронні документи без бухгалтерії»).
• Жовта підказка «Ця організація ще не підтверджена…» — якщо обрана організація не підтверджена. Надсилати не можна, підписувати свої документи — можна (див. «Хто може надсилати документи»). У режимі «ЕДО» вона говорить про учасника: «Цей учасник ще не підтверджений…», а посилання веде в «Учасники ЕДО».
• Панель ключів КЕП — та сама, що в Кабінеті ДПС: «зчитати ключ КЕП», бейджі ключів, «очистити сесію». Ключ, активований там, працює тут і навпаки. Детально — у статті «Кабінет ДПС — підписання і відправка звітності, квитанції, вхідні, подана звітність, ПН/РК з ЄРПН».

Вкладки і відбори

Вкладки «Вихідні» (що ви надсилаєте) і «Вхідні» (що надіслали вам інші користувачі сервісу). Сторінка завжди відкривається на «Вихідних», у всіх режимах.

Журнал показує документи лише поточного режиму: у режимі «ЕДО» — ваших карток учасника, у «Бізнес» — організацій з обліком, у «Користувач» — організацій акаунта, де ви працюєте. Так само й за відбором «усі». Документи іншого режиму нікуди не зникають: перемкніть режим у шапці, і ви лишитесь у журналі на тій самій вкладці.

Над таблицею відбори:

• організація — за замовчуванням організація з шапки, «усі» — усі ваші;
• «Контрагент — усі» — пошук контрагента; «×» поруч скидає відбір;
• «Статус підпису — усі» — «не запитувався», «очікуємо підпису», «підписано контрагентом»;
• дати «з … по»; «×» скидає дати.

Таблиця оновлюється сама кожні пів хвилини.

Колонки

Колонка	Що показує
«Дата»	коли рядок зʼявився в журналі
«Відправник»	ваша організація; у вхідних — організація-відправник з позначкою «в системі»
«Документ»	назва файла чи документа; клік відкриває вікно перегляду
«Кому»	контрагент (наведіть мишу — побачите email) або email; у вхідних — ваша організація
без назви	кнопка «відправити мейл»; у вхідних — «скачати»
«Статус мейла»	«не відправлено», «надіслано», «помилка» (причина — у підказці), «доставлено в систему», «переглянуто контрагентом»; у вхідних — «нове» або «переглянуто»
«ЕЦП»	кнопки підпису, див. нижче
«Статус підпису»	«очікуємо підпису», «підписано контрагентом» з кнопкою «скачати», «—»; у вхідних — «очікує вашого підпису» або «підписано»
без назви	«×» — прибрати з черги рядок «не відправлено» (сервіс перепитає)

Кнопки в колонці «ЕЦП»

Для вихідного документа:

1. «підписати ЕЦП» — підписати файл своїм ключем. Неактивна без права на підпис власним КЕП.

2. Після підпису — позначка «✓ підписано» і дві кнопки:

   • «відправити на підпис» — надіслати контрагенту запит підпису на пошту (або в його журнал). Після відправки листа стає неактивною («Посилання вже надіслано контрагенту на email»);
   • «посилання» — отримати посилання для підписання, щоб передати його самому (у месенджері тощо). Лишається активною, доки контрагент не підписав.

   Обидві неактивні, якщо на картці контрагента не заповнено ЄДРПОУ чи РНОКПП (підпис контрагента звіряється саме з цим кодом), організація не підтверджена або немає права на надсилання.

3. Коли контрагент підписав, кнопки зникають, а в «Статус підпису» — «підписано контрагентом» і «скачати».

Для вхідного документа, який вас просять підписати, — кнопка «підписати КЕП»; після підпису — «✓ підписано».

Підпис пачкою

На вкладці «Вхідні» в першій колонці таблиці є галочки: вони стоять лише біля документів, що чекають на ваш підпис. Позначте щонайменше два, і в рядку вкладок стане активною кнопка «підписати пачкою (N)». Над таблицею є «позначити усі»: вона ставить галочки на всі завантажені документи, що чекають на підпис, а «зняти позначки» прибирає їх. Таблиця вантажиться порціями по 100 рядків: якщо документів більше, прокрутіть таблицю вниз або відберіть «Статус підпису — очікуємо підпису» і підпишіть кількома пачками. Спершу зчитайте ключ у панелі ключів КЕП: пароль вводиться один раз. Кнопка відкриває вікно з позначеними документами, натисніть «підписати (N)». Документи підписуються по черзі, лічильник показує, скільки вже готово. Якщо якийсь документ не вдалось підписати, причина стане під ним, решта підпишеться. Зміна вкладки чи відбору знімає галочки. Кожен підпис звіряється так само, як при підписанні одного документа: потрібен ключ із кодом вашої організації.

Вікна

«Створити відправлення» (кнопка «+ створити»): «Відправник» (ваша організація), «Контрагент», «Email контрагента» (активне після вибору контрагента; підказує адреси з картки і контактних осіб), «Тема» (за замовчуванням — імʼя файла), «Файли» (PDF, JPEG, PNG, HEIC, до 10 МБ, можна кілька). Кнопка «зберегти» нічого не надсилає: кожен файл стає окремим рядком журналу «не відправлено», далі — звичайні «відправити мейл» чи «підписати ЕЦП».

«Надіслати на email» (кнопка «відправити мейл»): «Кому (email)» зі списком збережених адрес контрагента, галочка «зберегти адресу на картці контрагента» (нова адреса стане контактною особою), «Тема», «Текст листа» (є заготовка), кнопки «скасувати» і «надіслати». Лист приходить від імені вашої організації з файлом документа. У полі відправника видно назву фірми, відповідь контрагента піде на вашу пошту. Якщо контрагент теж користується сервісом, угорі вікна зʼявиться вибір: «в систему — документ зʼявиться у «Вхідних» журналу ЕДО контрагента» або «на email»; для першого кнопка — «надіслати в систему».

«Підписати ЕЦП (власний КЕП)»: спосіб підпису — «ключі КЕП сесії» (ключі з панелі вгорі), «хмарний ключ / токен» (віджет для апаратних і хмарних ключів) або «Дія.Підпис» (віджет id.gov.ua: Дія.Підпис, файловий ключ, токен, хмарний ключ; для Дія.Підпису на екрані зʼявляється QR-код, який сканують у застосунку «Дія»). Поки Дію підключено в тестовому середовищі, під віджетом жовте попередження: так підписують лише тестовими ключами. Якщо активних ключів кілька, зʼявиться «Підписати ключем»; інакше сервіс сам бере ключ організації документа. Якщо у сесії є і ваш ключ підпису, і печатка тієї самої організації, накладаються обидва. Кнопки «скасувати» і «підписати» (неактивна, поки немає жодного ключа — «Немає зчитаних ключів КЕП.»). Підпис перевіряється сервісом; якщо перевірку не пройдено, документ лишається непідписаним і ви побачите причину. Підпис створюється у вашому браузері, пароль ключа нікуди не передається; підпис і печатка накладаються кожен окремим файлом.

«На підпис контрагенту (КЕП/ЕЦП)» (кнопка «відправити на підпис»): «Email контрагента», кнопки «скасувати» і «відправити на підпис». Для контрагента-користувача сервісу — вибір «в систему — документ зʼявиться у «Вхідних» контрагента з кнопкою «підписати КЕП»» або «посиланням на email».

«Посилання для підписання» (після «посилання» або відправки запиту): саме посилання, кнопки «копіювати» і «готово». За посиланням контрагент відкриває сторінку підпису і підписує своїм ключем; сервіс звіряє код ключа з кодом контрагента. Уже з першого отримання посилання рядок переходить у «очікуємо підпису». Посилання діє 60 днів (рахуються від дня, коли рядок зʼявився в журналі).

«Підписати вхідний документ» (кнопка «підписати КЕП» у вхідних): ті самі способи підпису і кнопки, що й для власного підпису.

«Документ за посиланням на підпис — збережіть його у журнал» (блок над вкладками): зʼявляється, якщо ви зареєструвались зі сторінки підпису за посиланням. Показує, куди збережеться документ, або чого бракує: учасника (організації чи ФОП) з кодом, якому адресовано документ, або підтвердження його ключем КЕП. Кнопка «зберегти в мій журнал ЕДО» кладе документ разом із підписами у «Вхідні»; «не зараз» ховає блок.

«Скачати підписаний документ» (кнопка «скачати» в «Статус підпису»): «Документ» — лише файл; «Підпис (.p7s)» — лише файл підпису контрагента; «ZIP-архів» — документ, підписи відправника і контрагента, печатка відправника (якщо накладалась), квитанція з даними підписантів та інструкція, як перевірити підпис на сайті Центрального засвідчувального органу. Такий архів можна передати банку, аудитору чи суду — він самодостатній. Кнопка «закрити».

Перегляд документа (клік по назві в колонці «Документ»): PDF чи зображення у вікні з кнопками «завантажити», «друкувати» (для PDF) і «✕». Інші типи файлів — лише «завантажити». Відкриття вхідного документа позначає його для відправника як переглянутий.

Як підписує контрагент

Підпис приймається лише ключем контрагента: сервіс перевіряє підпис криптографічно (чинність сертифіката, ланцюжок довіри, статус відкликання) і звіряє код у сертифікаті з кодом на картці контрагента. Це захист від ситуації, коли документ підписують чужим ключем. У юрособи на картці має бути заповнений ЄДРПОУ, у ФОП чи фізособи — РНОКПП (ІПН). Нерезидент без українського коду підписати не зможе — для нього залишається звичайна відправка на пошту.

Сторінка підписання, яку контрагент відкриває за посиланням, — у вигляді сервісу: ліворуч назва документа, від кого він, чи підписав його відправник, яким ключем підписують і до якої дати діє посилання, нижче — сам документ; праворуч — підпис і блок «Зберігайте документи в Облік+». На телефоні блоки йдуть один під одним: опис, підпис, збереження, документ. Способи підпису:

• «Дія.Підпис» — віджет державного сервісу id.gov.ua: Дія.Підпис, файловий ключ, апаратний токен, хмарний ключ. Для Дія.Підпису та хмарних ключів на сторінці зʼявляється QR-код: його сканують у застосунку для підтвердження;
• «хмарний ключ / токен» — віджет для хмарних ключів (наприклад, банківських) і апаратних токенів;
• «файловий ключ» — файл ключа і пароль; ключ обробляється лише у браузері.

Готовий підпис сервіс перевіряє однаково, яким би способом його не зробили. Поки Дію підключено в тестовому середовищі, на вкладці «Дія.Підпис» жовте попередження (підписати можна лише тестовими ключами), а сторінка відкривається на «файловому ключі».

Зберегти документ в Облік+ замість «завантажити собі». Посилання діє 60 днів, потім документ за ним не відкриється. Тому сторінка пропонує контрагенту зареєструватись: документ разом із підписами ляже в його журнал ЕДО, звідки архів з підписами можна завантажити будь-коли. Хто вже має обліковий запис і увійшов, бачить кнопку «зберегти в мій журнал ЕДО». Зберегти можна в організацію (учасника ЕДО) з кодом, якому адресовано документ (або кодом, яким його підписали), і лише після підтвердження цієї організації ключем КЕП: так сервіс знає, що документ справді її. Після реєстрації блок «збережіть документ» зʼявиться і в журналі ЕДО.

Як працювати

Надіслати документ на пошту

1. На сторінці документа натисніть іконку літачка біля файла — рядок зʼявиться в журналі.
2. У журналі в рядку натисніть «відправити мейл», перевірте адресу, тему і текст.
3. «надіслати» — статус мейла стане «надіслано».

Отримати підпис контрагента

1. Поставте документ у журнал (з документа або «+ створити»).
2. Активуйте свій ключ у панелі ключів.
3. «підписати ЕЦП» → «підписати».
4. «відправити на підпис» (на пошту контрагента) або «посилання» (передасте самі).
5. Коли контрагент підпише, у рядку — «підписано контрагентом»; «скачати» → оберіть формат.

Надіслати користувачу сервісу

Якщо контрагент теж працює в сервісі, у вікнах надсилання зʼявиться вибір «в систему». Документ потрапить у його вкладку «Вхідні»; запит підпису — з кнопкою «підписати КЕП». Канал обираєте ви — сервіс сам нічого не перенаправляє.

Контрагент підписує прямо у своєму журналі, без листів і зовнішніх посилань: ваш підпис і печатка приходять разом із документом, а статус підпису бачать обидві сторони.

Вибір «в систему» зʼявляється, лише якщо організація контрагента хоча б раз активувала свій ключ КЕП у сервісі. Це підтвердження, що фірма справді та, за кого себе видає: код береться із сертифіката ключа, а не зі слів.

Хто може надсилати документи

Надсилати документи контрагентам з журналу (на пошту, на підпис, посиланням, у систему, кнопкою «+ створити») може лише підтверджена організація. Підтвердження — це підписання заяви про приєднання до публічної оферти ключем КЕП організації: довідник «Організації» → кнопка «підтвердити» у рядку → текст заяви → ключ (код ЄДРПОУ, для ФОП — РНОКПП, має збігатися з кодом організації) → підпис. Підписана заява зʼявляється тут, у журналі, як документ «заява про приєднання до оферти Облік+». Поки організація не підтверджена, кнопки відправки неактивні і вгорі показується жовта підказка; підписувати свої документи можна вже зараз. Це захист від того, щоб хтось завів чужу фірму і розсилав від її імені документи. Статус видно в довіднику «Організації», колонка «Підтвердження».

Крім того, потрібні права ЕДО у ролі людини — окремо в кожній організації (розділ «ЕДО» в редакторі ролей):

• перегляд журналу — бачити надіслані й отримані документи і статуси;
• надсилання документів контрагенту — на пошту, у систему, посиланням на підпис, кнопкою «+ створити»; ставити документ у журнал з файлів документа і прибирати невідправлений;
• підписання власним КЕП — кнопка «підписати ЕЦП» перед надсиланням на підпис контрагенту.

Без права кнопка неактивна, підказка на ній пояснює, якого права бракує. Бухгалтерські ролі, комірник, менеджер роздрібу, начальник виробництва й адміністратор юрособи мають усі три. Менеджер з продажу переглядає журнал і надсилає, але власним КЕП не підписує. Аудитор і фінансовий аналітик лише переглядають журнал.

Що змінюється в обліку

Нічого. Надсилання і підпис не роблять проводок і не змінюють документи: суми вже нараховані самим документом. Підписаний контрагентом файл зберігається разом із підписом і доступний обом сторонам.

Режим «ЕДО» — електронні документи без бухгалтерії

Можна користуватися сервісом лише для того, щоб отримувати, зберігати й підписувати електронні документи. Для цього в «Обліковому записі» має бути режим «ЕДО» (так створюється кожен новий акаунт; перемикач — три іконки у шапці після логотипа або «Облікові дані» → «Режим»). Тоді замість повного меню зверху два пункти — «Журнал ЕДО» і «Учасники ЕДО» («Баланс і тарифи» — в обліковому записі, через меню користувача у шапці). Якщо ви працюєте в акаунті клієнта з повними базами (режим «Користувач»), меню там звичайне.

Картка учасника ЕДО. Поки у вашому акаунті немає жодної картки, замість журналу ця сторінка показує форму «Електронні документи без бухгалтерії»: оберіть, хто ви — ФОП, Юрособа чи Фізична особа, вкажіть назву (для юрособи) або прізвище, імʼя, по батькові, код (ЄДРПОУ — 8 цифр, або РНОКПП — 10 цифр) і за бажанням пошту для документів. Кнопка «створити картку» створює організацію з планом «лише ЕДО» і відкриває довідник «Організації». Карток може бути скільки завгодно — наприклад, ви як фізична особа, ваш ФОП і ваше ТОВ: коли картки вже є, над журналом стоїть кнопка «+ картка учасника», вона відкриває ту саму форму на окремій сторінці («скасувати» — назад). Уже створену картку править та сама форма (стаття «Картка учасника ЕДО»). Список карток у цьому режимі — пункт меню «Учасники ЕДО», а він і підбори показують лише картки; у режимі «Бізнес» карток немає ні в довіднику «Організації», ні в полі організації в шапці, ні в документах обліку.

Підтвердження ключем. Щоб контрагенти могли надсилати вам документи просто в систему (не лише на пошту), у довіднику «Організації» натисніть «підтвердити» і підпишіть заяву про приєднання до оферти ключем КЕП, у сертифікаті якого ЄДРПОУ або РНОКПП збігається з кодом картки. Підписувати свої документи можна й до підтвердження.

Що входить у безкоштовний рівень. До 20 власних документів у журналі на всі ваші картки разом; обсяг файлів при цьому окремо не обмежується. Далі — сховище по 50 МБ за 50 грн на 30 днів за кожну картку (додається кнопкою «+50 МБ» біля картки у розділі «Баланс і тарифи»; для оплаченої картки ліміт за кількістю документів не діє, а обсяг — у межах оплачених блоків; для решти карток рахується далі). У режимі «лише ЕДО» облік не ведеться: спроба створити документ обліку чи довідник закінчується повідомленням «База працює у режимі «лише ЕДО»». Потрібен облік — у «Баланс і тарифи» натисніть «повний тариф» біля бази (перший місяць повного тарифу безкоштовно, якщо тариф ще не оплачувався) або перейдіть у режим «Бізнес» (іконка портфеля у шапці) і створіть організацію звичайним майстром.

Типові ситуації

• Підписав документ за посиланням — як зберегти його в себе? Зареєструйтесь (або увійдіть) з тієї ж сторінки підпису, додайте організацію чи ФОП з кодом документа і підтвердіть її ключем КЕП (можна через Дія.Підпис). Далі на сторінці підпису або в журналі ЕДО натисніть «зберегти в мій журнал ЕДО» — документ з підписами зʼявиться у «Вхідних». Встигніть, поки діє посилання (60 днів).
• «Зберегти» пише «Документ адресовано коду …» — у вашої організації інший код. Зберегти можна лише в організацію з кодом, якому відправник адресував документ.
• Підписую через Дію, а сервіс не приймає підпис — якщо під віджетом жовте попередження про тестове середовище, звичайний ключ там не працює: підпишіть на вкладці «файловий ключ» чи «хмарний ключ / токен».
• Не бачу надісланий або отриманий документ — перевірте режим: журнал показує документи лише поточного режиму. Документ картки учасника видно в режимі «ЕДО», документ організації з обліком — у «Бізнес».
• Шукаю «ЕДО: Вхідні» і «ЕДО: Вихідні» — окремих пунктів меню більше немає: це вкладки «Вхідні» і «Вихідні» у Журналі ЕДО. Старі закладки відкривають журнал на потрібній вкладці.
• Я ФОП і хочу лише отримувати акти від замовників — створіть картку ФОП з РНОКПП, підтвердіть ключем, повідомте замовникам свій код: їхні документи зʼявляться на вкладці «Вхідні», там же їх можна підписати.
• Контрагент каже, що не знаходить мене за кодом — отримувача знаходять лише після підтвердження картки ключем КЕП (або хоча б однієї авторизації ключа з таким кодом у вашому акаунті). Перевірте у довіднику «Організації», що картка підтверджена.
• Вичерпано 20 документів — додайте сховище в «Баланс і тарифи» (50 МБ за 50 грн на 30 днів); поповнити баланс можна за рахунком або карткою.
• Ключ не підходить до картки фізособи — у сертифікаті має бути ваш РНОКПП; ключ, виданий на підприємство (з ЄДРПОУ), до картки фізособи не підходить.
• «підписати пачкою» неактивна — позначте галочками щонайменше два документи. Один документ підписується кнопкою «підписати КЕП» у рядку.
• Біля документа немає галочки — він не чекає на ваш підпис: уже підписаний або його надіслали без запиту підпису.
• «Спершу зчитайте ключ КЕП» у вікні «Підпис пачкою» — закрийте вікно, зчитайте ключ у панелі над таблицею і відкрийте вікно знову.
• «відправити на підпис» і «посилання» неактивні — на картці контрагента немає ЄДРПОУ чи РНОКПП, організація не підтверджена або немає права на надсилання. Підказка на кнопці назве причину.
• «відправити мейл» і «+ створити» неактивні — організація не підтверджена або немає права «ЕДО: надсилання документів контрагенту».
• Повідомлення «Спочатку підпишіть документ власним КЕП» — запит підпису контрагента можливий лише після вашого підпису.
• Немає вибору «в систему» — контрагента немає серед користувачів сервісу або його організація ще не активувала жодного ключа КЕП.
• Статус мейла «помилка» — наведіть мишу на статус, там причина (наприклад, неправильна адреса). Виправте адресу і натисніть «відправити мейл» ще раз.
• Повторно надіслати лист з того самого рядка не вдається («Запис уже відправлено») — лист за рядком надсилається один раз. Щоб надіслати ще раз, знову поставте файл у журнал зі сторінки документа або через «+ створити».
• Документ не відкривається для перегляду — для файлів не PDF і не зображень є лише «завантажити».
• «×» немає в рядку — прибрати можна лише рядок «не відправлено» і лише з правом на надсилання. Рядки, надіслані листом чи в систему, і рядки із запитом чи підписом контрагента не видаляються — це історія обміну.