Вкладення: файли до документів і карток

Де вкладення і як додати файл

До документа можна прикріпити файли — скан підписаної накладної, фото чека, PDF договору чи акта. Файли зберігаються разом із документом, їх можна переглянути, завантажити, надрукувати, накласти на них печатку або надіслати контрагенту через «Журнал ЕДО».

Вкладення є в більшості документів — у блоці «Коментарі та вкладення» (зазвичай останній блок сторінки документа), а також у картці фізичної особи і в документах штатного розкладу. Підпис «Вкладення» показує кількість файлів у дужках.

Щоб додати файл:

1. Збережіть документ. На новому документі кнопка неактивна, а поруч написано «стане доступно після збереження документа»: файл привʼязується до вже збереженого документа.
2. Натисніть «додати файл» (праворуч у рядку «Вкладення») і оберіть файл на компʼютері або телефоні. Поки файл завантажується, на кнопці написано «завантаження…».
3. Файл зʼявиться рядком у переліку під заголовком.

Файли можна додавати і до проведеного документа — проведення від цього не змінюється.

Обмеження:

• формати — PDF, JPEG, PNG, HEIC (підказка «PDF, JPEG, PNG, HEIC · до 10 МБ» поруч із заголовком); інші файли сервіс не прийме з поясненням «Дозволені лише PDF, JPEG, PNG або HEIC»;
• розмір одного файлу — до 10 МБ («Файл завеликий: ліміт 10 МБ»);
• на кожну організацію — сховище 1 ГБ; коли воно заповнене, нові файли не приймаються, доки не видалите непотрібні.

Що сервіс робить з файлом. Зображення стискаються в JPEG (великі — до 3000 пікселів по довшій стороні; дрібний текст скану лишається читабельним), фото з телефона повертаються правильно, а HEIC з айфона завжди перетворюється на JPEG — інакше браузер його не покаже. PDF перезаписується безпечною копією. Зберігається лише оброблена версія. Пошкоджений PDF сервіс не прийме: «Не вдалося обробити PDF — файл пошкоджений або недопустимий».

У картці фізичної особи

У картці фізичної особи вкладення зберігаються в організації, обраній за замовчуванням у шапці сервісу. Якщо організацію за замовчуванням не обрано, блок вкладень порожній.

Перегляд, завантаження, видалення

Кожен файл — рядок з назвою і кнопками праворуч:

Елемент	Що робить
Назва файлу	Відкриває вікно перегляду.
Значок паперового літачка	«Додати документ до Журналу ЕДО»: файл потрапляє в «Журнал ЕДО» зі статусом «не відправлено»; надіслати контрагенту і підписати ключем можна вже звідти. Неактивний, якщо у вашій ролі немає права надсилати документи ЕДО.
Значок стрілки вниз	«Завантажити файл» — зберегти на компʼютер.
«×»	Видалити файл після підтвердження у вікні «Видалити файл …» з назвою файлу.

Вікно перегляду займає майже весь екран: зверху назва файлу і кнопки, нижче — сам документ (PDF гортається, зображення показано повністю).

• «завантажити» — зберегти файл;
• «друкувати» — надрукувати PDF;
• «✕» або клік поза вікном — закрити.

Видалення остаточне: файл прибирається зі сховища і в документі більше не показується. Хто і коли видалив файл, записується в журнал аудиту.

Печатка і підпис на вкладенні

У вікні перегляду можна накласти на PDF чи зображення печатку або підпис — наприклад, щоб надіслати контрагенту скан з печаткою. Кнопки зʼявляються лише тоді, коли печатку чи підпис завантажено і у вашій ролі є право:

• «+ печатка підприємства» і «+ підпис керівника» — право «Печатка підприємства і підпис керівника» (зазвичай керівник, головний бухгалтер);
• «+ штамп для документів» і «+ мій підпис» — право «Штамп для документів і власний підпис» (бухгалтери, менеджери).

Як накласти:

1. Відкрийте файл і натисніть потрібну кнопку «+ …». Зображення печатки зʼявиться поверх документа (у PDF — на поточній сторінці; між сторінками — «← попередня» і «наступна →»).
2. Перетягніть його мишею на потрібне місце; «−» і «+» над печаткою зменшують і збільшують її, «×» прибирає.
3. Натисніть «зберегти з печаткою». Сервіс збереже нове вкладення з позначкою «(з печаткою)» у назві; оригінал лишається без змін.

Печатку підприємства, штамп і підпис керівника завантажують у картці організації на вкладці «Печатка та підпис», власний підпис — у розділі «Обліковий запис» → «Облікові дані» → «Мій підпис». Усі вони приймаються лише у форматі PDF до 2 МБ. Як підготувати файл печатки — у статті «Печатка, штамп і підписи на документах: покроково».

Це графічні зображення, а не кваліфікований електронний підпис. Підписати файл ключем можна в «Журналі ЕДО» — див. статтю «Журнал ЕДО».

Позначки ЕДО і контроль підписання в рядку файлу

Якщо файл підписують через «Журнал ЕДО», у його рядку зʼявляється синя позначка «ЕЦП» і поруч — стан:

• «✓ підписано» — підписано вашим ключем;
• «очікуємо підпису» — надіслано контрагенту, він ще не підписав;
• «підписано контрагентом» і кнопка «скачати» — вікно «Скачати підписаний документ» з трьома варіантами: «Документ» (лише файл), «Підпис (.p7s)» (лише підпис контрагента) і «ZIP-архів» (документ, підписи обох сторін, квитанція та інструкція перевірки).

Якщо в організації увімкнено контроль підписання первинних документів і цей вид документа в ньому є, у рядку файлу є кнопка «підписаний» — позначити цей файл підписаним примірником; документ знімається з контролю, кнопка стає зеленою «✓ підписаний» (повторний клік повертає документ на контроль). Якщо в налаштуваннях організації дозволено паперові оригінали, поруч із заголовком «Вкладення» є кнопка «паперовий оригінал» — зняти документ з контролю без скану. Докладніше — у статті «Контроль підписання первинних документів».

Скріпка в списку документів

У списках документів одразу після колонки «проведено» іде колонка вкладень: її заголовок — сіра скріпка без тексту, а в рядку документа з файлами — синя скріпка з підказкою «Є вкладення». Відсортувати список за цією колонкою не можна, але її можна сховати чи пересунути в налаштуваннях колонок (див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина»).

Скільки місця займають файли

Зайнятість сховища видно в розділі «Обліковий запис» на вкладці «Сховище» (якщо у вашій ролі є право на неї): скільки зайнято з 1 ГБ кожної організації і, за кнопкою «детальніше», — по розділах обліку. Там же можна очистити вкладення цілого розділу кнопкою «очистити» — це незворотно.

---

Типові питання

Чому кнопка «додати файл» неактивна? Документ ще не збережено. Натисніть «зберегти» — після цього файли можна додавати.

Чому сервіс не приймає файл Word чи Excel? Приймаються лише PDF, JPEG, PNG і HEIC. Збережіть документ у PDF (у Word чи Excel — «Зберегти як» → PDF) і прикріпіть його.

Файл більший за 10 МБ. Що робити? Зменшіть його: для скану — нижча роздільна здатність або чорно-біле сканування, для PDF — «стиснути» в програмі перегляду. Сервіс приймає файли до 10 МБ.

Чому розмір файлу після завантаження менший? Сервіс стискає зображення і перезаписує PDF. Текст на скані лишається читабельним.

Чи можна відновити видалений файл? Ні, видалення остаточне. Прикріпіть файл заново.

Я наклав печатку, а оригінал без печатки теж лишився. Це правильно? Так. «зберегти з печаткою» створює нове вкладення з позначкою «(з печаткою)», оригінал не змінюється. Непотрібний варіант видаліть «×».

Чому немає кнопок «+ печатка підприємства» чи «+ мій підпис»? Печатку чи підпис ще не завантажено (картка організації, вкладка «Печатка та підпис»; «Обліковий запис» → «Облікові дані» → «Мій підпис»), або у вашій ролі немає права на них.

Як підписати вкладення ключем КЕП? Натисніть у рядку файлу значок паперового літачка — файл потрапить у «Журнал ЕДО». Там документ підписують ключем і надсилають контрагенту.

Куди зникли файли з картки фізичної особи? Вкладення картки фізичної особи показуються для організації, обраної за замовчуванням у шапці. Оберіть ту організацію, з якою файли додавали.