Монітор підписань

Для чого ця сторінка

Монітор показує проведені первинні документи, які ще не повернулися підписаними від контрагента чи працівника, — щоб жодна накладна, акт чи наказ не загубився без підпису. Сторінка — у меню «Головна», підрозділ «Монітори», пункт «Монітор підписань».

Документ вважається підписаним, якщо є щось одне з трьох:

• контрагент підписав його ключем КЕП через журнал ЕДО (ваш власний підпис без підпису контрагента документ з контролю не знімає);
• до документа додано файл і позначено його як підписаний примірник (скан);
• документ позначено «паперовий оригінал» (лише якщо такий режим увімкнено в налаштуваннях організації).

Монітор працює, лише коли в організації увімкнено контроль підписання: картка організації, вкладка «Облікова політика», галочка «Контроль підписання первинних документів» і посилання «список документів контролю». Поки галочка не стоїть, у списках документів немає ні колонки «Підпис», ні підсвічування рядків, а монітор нічого не показує.

Що на сторінці

Заголовок «Монітор підписань» з кількістю непідписаних документів. Відбори:

• організація — «Усі організації» (усі ваші організації з увімкненим контролем) або конкретна; поки ви не змінювали відбір, діє організація за замовчуванням із шапки;
• «Тип документа — усі» — у списку лише ті види документів, що зараз є в моніторі;
• «Контрагент — усі» — пошук контрагента за назвою, «×» поруч скидає відбір. Документи без контрагента (накази, табелі, внутрішні) при цьому відборі не показуються;
• «з» … «по» — дати документів; «×» скидає обидві дати.

Колонки таблиці:

Колонка	Що означає
«Дата»	дата документа
«Документ»	вид документа
«№»	номер — посилання, що відкриває документ
«Контрагент»	контрагент документа або «—»
«Організація»	ваша організація
без назви	кнопка «паперовий оригінал» — лише коли в організації увімкнено цей режим

Найновіші документи зверху; сортування кліком по заголовкам «Дата», «Документ», «№», «Контрагент», «Організація». Налаштування колонок — як в усіх списках (див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина»).

Кнопка «паперовий оригінал» перепитає «Позначити … як паперовий оригінал (без скану) і зняти з контролю підписання?» — після підтвердження документ зникне з монітора.

Якщо контроль не увімкнено, замість таблиці зʼявиться повідомлення: «Контроль підписання вимкнено для цієї організації…» або «Контроль підписання не увімкнено для жодної з ваших організацій…».

Колонка «Підпис» у списках документів

Коли контроль увімкнено, у списках контрольованих документів (реалізації, прибуткові накладні, ТТН…) зʼявляється колонка «Підпис»: у заголовку замість назви сіра іконка пера, у рядках — перо. Зелене перо — документ підписано, підказка показує, як саме. Червоне перекреслене перо — підписаного примірника ще немає; такий рядок підсвічений напівпрозорим червоним. Чернетки і документи, що приїхали з 1С, не підсвічуються.

Позначка «підписаний» на файлі

Коли ви завантажуєте файл у вкладення непідписаного документа контрольованого виду, сервіс одразу питає «Зняти документ з контролю підписання?»: «так, це підписаний документ» знімає його з контролю, «ні, звичайний файл» лишає як є. Позначку можна поставити чи зняти й пізніше кнопкою в рядку файла: «підписаний» ставить, зелена «✓ підписаний» знімає, і документ повертається на контроль. Позначка привʼязана до конкретного файла — завжди видно, який саме скан вважається підписаним примірником.

Як працювати

Налаштувати контроль (один раз)

1. Відкрийте картку організації → вкладка «Облікова політика».
2. Поставте галочку «Контроль підписання первинних документів» і збережіть картку.
3. За посиланням «список документів контролю» оберіть види документів, які треба контролювати (продажі, закупівлі, договори і звірки, склад, каса і банк, зарплата, кадри, необоротні активи), і режим кнопки «паперовий оригінал» (за замовчуванням не використовується — надійніше вимагати скан або підпис КЕП). Збережіть список у цьому вікні.

Режим «не використовувати кнопку «паперовий оригінал» (рекомендовано)»: зняти документ з контролю можна лише ЕЦП або сканом. Режим «використовувати кнопку «паперовий оригінал»»: кнопка знімає документ з контролю без скану, оригінал лежить у папці. Це слабший контроль — лише зі слів користувача.

Щодня

1. Відкрийте «Монітор підписань», за потреби оберіть організацію, контрагента або період.
2. Натисніть номер документа, щоб відкрити його.
3. Зніміть документ з контролю одним зі способів: надішліть контрагенту на підпис через журнал ЕДО (документ зникне, щойно контрагент підпише); додайте у блоці вкладень документа скан підписаного примірника і на питання «Зняти документ з контролю підписання?» підтвердьте; або натисніть «паперовий оригінал», якщо цей режим увімкнено.

Що змінюється в обліку

Нічого. Це контрольний список: проводок і залишків він не змінює. Позначки «підписаний скан» і «паперовий оригінал» лише знімають документ з контролю.

Типові ситуації

• Документ не потрапив у монітор:
  • він не проведений — контролюються лише проведені документи (акти звірки — усі, крім чернеток);
  • він перенесений з 1С — такі документи не контролюються, історія їх підписання лишилась у 1С;
  • його вид не відмічено у «список документів контролю» (каса, банк і необоротні активи за замовчуванням вимкнені);
  • він позначений на видалення;
  • відбір за контрагентом або датами відсікає його.
• Документ підписав я, а він усе ще в моніторі — потрібен підпис контрагента в журналі ЕДО або позначка скану; власний підпис контроль не знімає.
• Немає кнопки «паперовий оригінал» — режим вимкнено у «список документів контролю» в картці організації.
• У списку «Тип документа» лише один вид — після вибору виду список типів звужується до нього; оберіть «Тип документа — усі», щоб повернути решту.
• Пункту меню немає або порожньо — монітор доступний тим, хто має право керувати вкладеннями документів, і показує лише організації, де це право є.
• Повідомлення радить шукати розділ «Облікові модулі» — такого розділу в картці немає; галочка контролю підписання — на вкладці «Облікова політика».