Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем
Друкована форма — бланк документа для паперу чи PDF: накладна, акт, рахунок, касовий ордер, наказ. Її відкривають кнопкою «друк» на нижній плашці збереженого документа, а на сторінці форми друкують, зберігають у PDF чи E
Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем
Як відкрити друковану форму
Друкована форма — бланк документа для паперу чи PDF: накладна, акт, рахунок, касовий ордер, наказ. Її відкривають кнопкою «друк» на нижній плашці збереженого документа, а на сторінці форми друкують, зберігають у PDF чи Excel або накладають печатку і зберігають у вкладення документа.
- Збережіть документ. На новому документі «друк» неактивна з підказкою «Спершу збережіть документ». Проводити документ для друку не потрібно.
- Натисніть на нижній плашці документа:
- «друк» — якщо в документа одна форма; вона відкриється одразу;
- «друк ▾» — якщо форм кілька: розкриється список (вгору), оберіть потрібну. Наприклад, у реалізації, де є і товари, і послуги, — «видаткова накладна (товари)» або «акт наданих послуг»; у зарплатній відомості — «розрахункова відомість», «розрахункові листки» тощо.
- Форма відкриється на окремій сторінці замість документа. Щоб повернутися до документа, натисніть «назад».
Кнопка друку є лише в тих документах, для яких є друкована форма. У списках продажу основних засобів і внутрішнього переміщення необоротних активів кнопка «друк» стоїть просто в рядку проведеного документа, а форма відкривається в новій вкладці браузера (друкують її звідти звичайним друком браузера).
Деякі форми мають налаштування просто над бланком — галочки, що вмикають частини форми. Наприклад, «показати собівартість (для внутрішнього примірника)» у документах переробки або вибір виду відомості у виплаті зарплати. Змініть їх перед друком — бланк одразу перебудується.
Кнопки сторінки друкованої форми
Над бланком — рядок кнопок. На папір і в PDF він не потрапляє.
| Кнопка | Що робить |
|---|---|
| «друкувати» | Відкриває вікно друку браузера: оберіть принтер або «Зберегти як PDF». |
| «назад» | Повертає до документа. |
| «зберегти в Excel» | Зберігає форму файлом Excel (.xlsx): реквізити і таблиці, як на екрані, числа — числами. Рахунок на оплату зберігається у вигляді рахунку з 1С (та сама сітка, рамки, блок «Зразок заповнення платіжного доручення»). Поки файл готується, на кнопці написано «формування…». Печатки й підписи у файл не потрапляють. |
| «підписати і зберегти» | Робить знімок форми і відкриває вікно «Підписання форми», де можна накласти печатку і підпис та зберегти форму у вкладення документа. |
У формах, що не належать конкретному документу (наприклад, звітах), кнопки «підписати і зберегти» немає. Деякі бланки (податкова накладна, митна декларація, декларація з ПДВ, коригування боргу) мають власний набір кнопок — там є «друкувати» і «зберегти в Excel», а підписати форму печаткою не можна.
Форма друкується на білому тлі і звичайним розміром шрифту, навіть якщо в сервісі увімкнено нічний режим чи великий шрифт.
Як зберегти форму в PDF
Є два способи.
Через друк браузера — найшвидший і найякісніший, для форми будь-якого розміру:
- Натисніть «друкувати».
- У вікні друку замість принтера оберіть «Зберегти як PDF» (у різних браузерах пункт називається трохи по-різному).
- Збережіть файл на компʼютер.
Такий PDF не привʼязується до документа автоматично. Щоб він був у документі, додайте його у вкладення кнопкою «додати файл».
Через «підписати і зберегти» — PDF одразу потрапляє у вкладення документа:
- Натисніть «підписати і зберегти».
- У вікні «Підписання форми» (за бажанням накладіть печатку чи підпис — див. нижче) натисніть «зберегти у вкладення».
- Після збереження зʼявиться повідомлення «Збережено у вкладення документа (PDF)». Файл зʼявиться в блоці вкладень документа з назвою форми; якщо на ньому є печатка чи підпис — з позначкою «(підписано)».
Обмеження цього способу: форма не довша за 10 сторінок А4 і PDF не більший за 10 МБ. Для довшої форми кнопка «підписати і зберегти» неактивна, а поруч зʼявляється жовте попередження з порадою зберегти форму через «друкувати» → «Зберегти як PDF». Широкі форми зберігаються альбомною сторінкою.
Печатка і підпис на формі
У вікні «Підписання форми» — знімок бланка і кнопки угорі:
- «+ печатка підприємства», «+ підпис керівника», «+ штамп для документів», «+ мій підпис» — накласти зображення. Кнопка зʼявляється, лише якщо печатку чи підпис завантажено і у вашій ролі є право їх ставити. Кожну печатку можна поставити на форму один раз;
- «зберегти у вкладення» — зберегти форму з печатками PDF-файлом у вкладення документа (під час збереження на кнопці видно прогрес);
- «друкувати» — сформувати PDF з печатками і відкрити його в новій вкладці браузера: звідти його можна надрукувати або завантажити;
- «✕» — закрити вікно без збереження.
Як накласти печатку: натисніть кнопку «+ …» — печатка зʼявиться на бланку; перетягніть її мишею на місце; «−» і «+» над нею зменшують і збільшують, «×» прибирає.
Печатку підприємства, штамп і підпис керівника завантажують у картці організації на вкладці «Печатка та підпис», власний підпис — у розділі «Обліковий запис» → «Облікові дані» → «Мій підпис». Як підготувати файли і хто має право їх ставити — у статті «Печатка, штамп і підписи на документах: покроково».
Підпис ключем КЕП
Печатка і підпис у вікні «Підписання форми» — це зображення, а не кваліфікований електронний підпис. Сама сторінка друкованої форми ключем не підписує. Щоб підписати форму ключем КЕП і надіслати контрагенту:
- На сторінці форми натисніть «підписати і зберегти» → «зберегти у вкладення» (за потреби — з печаткою).
- Поверніться до документа («назад»). У блоці вкладень знайдіть збережений PDF і натисніть у його рядку значок паперового літачка («Додати документ до Журналу ЕДО»).
- Відкрийте «Журнал ЕДО» (меню «ЕДО»): документ буде там зі статусом «не відправлено». Підпишіть його кнопкою «підписати ЕЦП» і надішліть контрагенту.
Підпис ключем зберігається в «Журналі ЕДО» разом з документом. Коли контрагент теж підпише, у рядку вкладення документа зʼявиться позначка «підписано контрагентом» і кнопка «скачати» — підписаний файл, окремо підпис або архів з квитанцією. Докладно — у статтях «Журнал ЕДО» і «Вкладення: файли до документів і карток».
Типові питання
Чому кнопка «друк» неактивна? Документ ще не збережено. Натисніть «зберегти» — друк стане доступним. Проводити документ для друку не обовʼязково.
Чому в документі немає кнопки «друк»? Для цього виду документа немає друкованої форми.
Як вибрати іншу форму, наприклад акт замість накладної? Якщо форм кілька, кнопка називається «друк ▾» — натисніть її і оберіть форму зі списку.
Як отримати PDF документа? «друк» → «друкувати» → у вікні друку оберіть «Зберегти як PDF». Або «підписати і зберегти» → «зберегти у вкладення» — PDF одразу буде у вкладеннях документа.
Чому «підписати і зберегти» неактивна? Форма довша за 10 сторінок А4. Збережіть її через «друкувати» → «Зберегти як PDF».
Чи є підпис на формі електронним підписом? Ні. Печатка і підпис у вікні «Підписання форми» — зображення. Ключем КЕП документ підписують у «Журналі ЕДО»: збережіть PDF у вкладення і додайте його в журнал значком паперового літачка.
Чому немає кнопки «+ печатка підприємства»? Печатку не завантажено в картці організації (вкладка «Печатка та підпис») або у вашій ролі немає права її ставити.
Чи можна відредагувати форму в Excel? Так: «зберегти в Excel» — форма збережеться файлом.xlsx, його можна доопрацювати. Печатки у файл Excel не потрапляють.
Форма друкується темною, як мій нічний режим? Ні, друкована форма завжди біла.