Оператор первинки

Для чого ця сторінка

«Оператор первинки» (раніше сторінка називалась «Вхідні документи (розпізнавання)») — помічник зі штучним інтелектом, який вносить первинні документи замість вас. Сторінка — у меню «Комерція» → «Закупки», позначена бейджем «ШІ». Картка помічника є й на головній сторінці, у розділі «Штучний інтелект для допомоги».

Це полка для документів від постачальників у вигляді файлів: рахунок на оплату, видаткова накладна, акт виконаних робіт чи наданих послуг. Ви завантажуєте файл — Oblik+/AI читає його і підставляє у форму постачальника, дату й номер, рядки з кількістю, цінами і ПДВ. Ви перевіряєте, виправляєте, що треба, і натискаєте одну кнопку — створюється чернетка прибуткової накладної (надходження) або рахунку постачальника, а файл стає її вкладенням.

Автоматично нічого не проводиться: чернетку ви перевіряєте і проводите самі, як звичайний документ.

Коли це потрібно

• Постачальник надсилає накладні й рахунки у PDF або фото у месенджер, а бухгалтер щодня вносить їх вручну.
• Рахунки приходять «з Excel» або Word.
• Багато однотипних поставок від тих самих постачальників: після перших кількох документів зіставлення номенклатури йде автоматично.

Не для цього: документи з ЕДО у структурному вигляді (XML) — такі файли полка не приймає; масовий архів минулих років — для цього є міграція.

Що на сторінці

Над полкою:

• список організацій — полка своя в кожної організації (у списку ті, де у вас є право переглядати вхідні документи); оберіть ту, на чиє імʼя виписано документи;
• кнопки «у роботі» (файли, з якими ще працюють: без створених, відхилених і розділених) і «усі»;
• праворуч — «Oblik+/AI · кредитів доступно: …».

Поле завантаження: перетягніть файли на пунктирну рамку або натисніть «обрати файли». Під кнопкою — нагадування про формати й обмеження. Кнопка неактивна, якщо в цій організації у вас немає права завантажувати документи. Після завантаження зʼявиться повідомлення «Прийнято файлів: …»; якщо файл один, одразу відкриється його картка.

Таблиця файлів:

Колонка	Що показує
«Файл»	назва файлу; документи, виділені з одного PDF, — «назва — частина N (стор. a–b)»
«Тип»	що розпізнано: «рахунок», «видаткова накладна», «акт», «інше»
«Постачальник»	назва з документа
«№ / дата»	номер і дата документа постачальника
«Разом з ПДВ»	сума документа
«Стан»	стан файлу (див. нижче); біля «розпізнано — перевірте» — «⚠ N», якщо є зауваження; при помилці причина — у підказці
«Кредити»	скільки кредитів списано за розпізнавання
«Завантажив», «Коли»	хто і коли завантажив файл

Праворуч у рядку — «видалити»: прибирає файл з полки разом із файлом (після підтвердження). Кнопки немає у файлів, з яких уже створено документ, і в користувачів без права завантаження. Відхилені й розділені файли показано блідо. Подвійний клік по рядку відкриває картку перевірки. Таблиця показує до 300 останніх файлів, свіжі — зверху; поки є файли «у черзі» чи «розпізнається», вона оновлюється сама.

Картка файлу: що де

Угорі — «Вхідний документ: назва файлу», позначка стану, тип документа і впевненість розпізнавання у відсотках, праворуч — «← до списку». Нижче, залежно від стану:

• «Oblik+/AI читає документ — зазвичай до хвилини. Сторінка оновиться сама.» — поки файл у черзі;
• червоне повідомлення з причиною помилки і кнопкою «розпізнати знову»;
• «З цього файлу створено документ: відкрити» — для вже використаного файлу;
• «У файлі знайдено кілька документів…» — перелік виділених документів із посиланнями на їхні картки.

Ліворуч — сам файл: PDF чи фото, як є; для Excel і Word — текст, витягнутий з файлу.

Праворуч — розпізнане:

• жовта рамка «Перевірте:» — зауваження: не сходиться кількість × ціна, «Разом» чи ПДВ, одиниця не та, покупець у документі — не ваша організація, схожа накладна вже внесена тощо. Це підказки, а не заборона;
• «Примітка Oblik+/AI» і, якщо документ перечитувався, рядок «Документ перечитано точнішим розпізнаванням (…)» з кредитами за обидві спроби;
• «Створити» — що створити: «прибуткову накладну (надходження)» або «рахунок постачальника». Сервіс пропонує варіант за типом документа (рахунок → рахунок постачальника, накладна чи акт → прибуткова накладна), його можна змінити;
• «Дата документа»;
• «Постачальник» — поруч видно, як знайдено («знайдено за кодом» чи «за назвою») або «не знайдено у довіднику». Під полем — реквізити з документа (назва, ЄДРПОУ, ІПН/РНОКПП) і, якщо постачальника не знайдено, кнопки зі схожими контрагентами. Кнопка «створити з реквізитів» відкриває вікно «Новий контрагент», уже заповнене з документа (назва, код, ІПН платника ПДВ, адреса). Якщо такий код уже є в довіднику, вікно попередить і запропонує «обрати його» або «відкрити картку» замість створення дубля;
• «№ документа постачальника» і «Договір» («— за замовчуванням —» — основний договір);
• «Склад» — для прибуткової накладної (обовʼязковий, якщо є товари) або «Оплатити до» — для рахунку постачальника;
• галочка «ціни в документі з ПДВ» — якщо ціни в документі вказано з ПДВ; від неї залежать суми рядків.

«Податкова накладна:» (лише коли створюється прибуткова накладна з накладної чи акта, а ваша організація і постачальник — платники ПДВ) — сервіс шукає в реєстрі вхідних податкових накладних ПН цього постачальника на цю суму (±2 копійки) у межах ±30 днів від дати документа:

• одна знайдена — вона вже позначена і привʼяжеться до створеної прибуткової накладної; щоб не привʼязувати — «без привʼязки»;
• кілька — оберіть потрібну (незареєстровані позначено «(не зареєстрована)»);
• жодної — «у реєстрі ще немає ПН на цю суму від постачальника — зʼявиться після отримання з ЄРПН»;
• ПН уже привʼязана до іншого документа — попередження, що цю накладну, можливо, вже вносили.

Рядки:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«У документі»	назва й артикул постачальника; нижче — одиниця і як рядок зіставлено: «зі словника постачальника», «за артикулом», «за назвою», «схожа назва — перевірте» або «не зіставлено»
«Номенклатура»	ваша картка («— оберіть картку —»), кнопка «нова» і, якщо картку не знайдено, «схожі:» з кількома кандидатами — клік ставить картку
«посл.»	галочка «послуга»
«К-сть», «Ціна»	можна виправити
«ПДВ»	ставка рядка
«Разом»	сума рядка

Товарний рядок без картки підсвічено червоним. «×» прибирає рядок. Якщо одиниця в документі відрізняється від базової одиниці картки («упак» проти «шт»), біля рядка буде «⚠ у картці: шт» — перерахуйте кількість і ціну в одиницю картки. Послуга без картки (галочка «посл.») потрапить у розділ послуг прибуткової накладної текстом. Ставку ПДВ сервіс бере з рядка або з документа (20 / 14 / 7 / 0 / без ПДВ).

Кнопка «нова» відкриває «Нова номенклатура (швидко)», заповнену з рядка: найменування, артикул постачальника, одиниця, ставка ПДВ (лише ненульова — нульову ставку постачальника, який не платить ПДВ, у картку не переносимо). Для послуги одразу обрано вид «Послуга»; для товару вид оберіть самі. Після «створити і підставити» картка стає в рядок.

Під таблицею — «без ПДВ … · ПДВ … · разом …»; якщо сума рядків не збігається з підсумком документа, зʼявиться «У документі «Разом» … — не збігається з рядками.». Далі — поле «Коментар до документа» (піде у створену чернетку).

Кнопки внизу картки:

• «відхилити» — файл лишається на полці як «відхилено» (після підтвердження);
• «розпізнати знову» — розпізнає файл наново (кредити списуються знову, ваші правки в картці скидаються);
• «створити прибуткову накладну» / «створити рахунок постачальника» — створює чернетку і відкриває її. Поки кнопка неактивна, ліворуч написано, чого бракує: «Щоб створити: оберіть постачальника; оберіть склад; немає рядків; є товарні рядки без номенклатури; для рахунку кожен рядок потребує номенклатури; вкажіть ставку ПДВ у кожному рядку».

Редагувати картку і створювати документ можна лише у стані «розпізнано — перевірте» і з правом підтверджувати розпізнані документи; інакше поля лише для перегляду.

Як працювати

1. Оберіть організацію, на чиє імʼя виписано документ, і перетягніть файли на полку або натисніть «обрати файли».
2. Файл стає «у черзі» → «розпізнається» — зазвичай до хвилини. Список оновлюється сам.
3. Стан «розпізнано — перевірте»: відкрийте картку подвійним кліком.
4. Перевірте «Створити», постачальника (за потреби — «створити з реквізитів»), дату, номер, договір, склад і галочку «ціни в документі з ПДВ».
5. Пройдіть рядки: кожен товарний рядок має мати картку — оберіть зі списку, з «схожі:» або створіть кнопкою «нова». Перевірте кількість, ціну і ставку ПДВ, зверніть увагу на «⚠ у картці».
6. Перегляньте жовту рамку «Перевірте:» і блок «Податкова накладна:».
7. Натисніть «створити прибуткову накладну» або «створити рахунок постачальника» — відкриється звичайна чернетка, файл-оригінал уже прикріплено до неї вкладенням.
8. Перевірте чернетку і проведіть її, як завжди.

Не ваш або зайвий файл — «відхилити» (лишиться на полці як «відхилено») або «видалити» в рядку полки (файл прибирається зовсім).

Які файли приймаються

• PDF (і з текстом, і скановані);
• фото з телефона або скани: JPEG, PNG, HEIC;
• Excel (.xlsx) і Word (.docx) — типові рахунки «з Excel».

До 10 МБ і 20 сторінок на файл, до 20 файлів за раз. Файли зберігаються у сховищі організації (до 1 ГБ на організацію разом з іншими вкладеннями). Якщо в одному PDF підшито кілька документів (рахунок і накладна, кілька накладних поспіль), сервіс сам розділить його: файл отримає стан «розділено на документи», а кожен документ зʼявиться на полці окремим рядком зі своїми сторінками і перевіряється як звичайний.

Стани файлів

Стан	Що означає
у черзі, розпізнається	файл прийнято, Oblik+/AI працює — зачекайте
розпізнано — перевірте	відкрийте і перевірте перед створенням документа
створено документ	чернетку створено; посилання на неї — у картці файлу
розділено на документи	у файлі було кілька документів — працюйте з кожним окремо (посилання у картці файлу)
відхилено	ви відмовились від файлу
помилка	не вдалося розпізнати (причина — у картці і в підказці на стані); «розпізнати знову»

Система вчиться на ваших виправленнях

Кожна пара назва у постачальника → ваша картка, яку ви підтвердили створенням документа, запамʼятовується для цього постачальника (словник постачальника). Наступна накладна від нього зіставляється вже за словником — швидко й точно. Тому перші документи від нового постачальника потребують більше уваги, далі — все менше.

Рядок зіставляється в такому порядку: словник постачальника → артикул або штрихкод → точна назва → схожа назва. Якщо збігу немає, сервіс пропонує кандидатів.

Вартість

Розпізнавання виконує Oblik+/AI, списання — кредитами за фактом обсягу документа, як у помічнику розбору виписки: одна сторінка накладної коштує кілька кредитів; Excel/Word — дешевше, ніж сканована сторінка. Скільки списано за файл — у колонці «Кредити», баланс — угорі полки.

Обирати нічого не потрібно: сервіс читає документ звичайним розпізнаванням, а якщо результат помітно не сходиться (кількість × ціна, «Разом», ПДВ — більш ніж на гривню, або не знайдено рядків) — перечитує його точнішим. Копійкові розбіжності округлення перечитування не запускають. Точніше розпізнавання дорожче, і списуються обидві спроби; у картці файлу буде рядок «Документ перечитано точнішим розпізнаванням» із причиною і сумами. Чіткий PDF або скан зазвичай читається з першої спроби. Якщо кредитів не вистачає, файл отримає стан «помилка» з поясненням: поповніть баланс і натисніть «розпізнати знову».

Що змінюється в обліку

Сама полка в обліку нічого не змінює. Створена чернетка прибуткової накладної чи рахунку постачальника — звичайний непроведений документ: проводки і рухи зʼявляться, лише коли ви його проведете. Якщо в картці була обрана податкова накладна, вона привʼязується до створеної прибуткової накладної.

Права

• Перегляд вхідних документів на розпізнавання — бачити полку і файли.
• Завантаження вхідних документів на розпізнавання — додавати файли, повторювати розпізнавання, видаляти.
• Підтвердження розпізнаних документів (створення чернеток) — редагувати картку, створювати чернетки і відхиляти.

Права призначаються ролям в адмініструванні акаунта («Обліковий запис» → «Адміністрування бізнес-акаунта» → «Ролі»).

Типові ситуації

Чому постачальника не знайдено, хоч він є у довіднику? Перевірте ЄДРПОУ/ІПН у картці контрагента — саме за кодом іде пошук. Без коду сервіс шукає за схожою назвою, і ТОВ Ромашка проти Ромашка ТОВ може не збігтися: оберіть контрагента зі списку вручну, далі він знайдеться.

Рядок зіставлено з не тією карткою. Оберіть правильну — після створення документа словник постачальника запамʼятає ваш вибір.

Суми «Разом» не сходяться. Перевірте кількість, ціну і ставку ПДВ у рядках (галочка «ціни в документі з ПДВ» часто вирішує). Документ можна створити і з розбіжністю — ви відповідаєте за підсумок.

Кнопка створення неактивна. Прочитайте рядок «Щоб створити: …» ліворуч від неї — там перелічено, чого бракує. Найчастіше — склад або картка для товарного рядка.

Немає кнопки «обрати файли» / поля неактивні. Потрібні права на завантаження чи підтвердження в цій організації — зверніться до адміністратора акаунта.

Можна завантажити документ, виписаний на іншу нашу організацію? Полка перевірить код покупця і попередить. Краще обрати правильну організацію на полці і завантажити файл туди.

Чому створилась чернетка, а не проведений документ? Так задумано: проводить бухгалтер після перевірки. Розпізнавання — помічник, не відповідальна особа.

Де файл після створення документа? У вкладеннях створеної прибуткової накладної чи рахунку — і на полці у стані «створено документ». Такий файл з полки не видаляється.

Чи бачить хтось сторонній мої документи? Файл читає модель Oblik+/AI лише для розпізнавання; дані інших клієнтів у запит не потрапляють, на ваших документах постачальник моделі не навчається. Файли зберігаються у вашій організації як звичайні вкладення.

Чому ПН «не знайдено», хоч вона є? Пошук іде за постачальником і сумою (±2 копійки) у вікні ±30 днів від дати документа. Якщо ПН виписана на частину поставки або на кілька накладних разом — суми не збігаються; привʼяжіть її вручну у створеній прибутковій накладній.