Рахунки від постачальників

Для чого ця сторінка

Тут реєструють рахунки, які виставили вам постачальники: що і за скільки ви купуєте, на яких умовах оплати й поставки. Бухгалтерських проводок рахунок не робить. Проведений рахунок показує товар як «в дорозі» — його видно в підборі товару при продажу. З рахунку створюють платіжку або касовий ордер на оплату, а коли товар приїде — надходження.

Список документів

Заголовок «Рахунки від постачальників» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий рахунок».

Рядок відборів: «Усі організації» (поки ви його не змінювали — організація за замовчуванням із шапки), стан закриття «Усі» / «Відкриті» / «Закриті», дати «з — по» (порожні — період із шапки), «Оплата: усі» («Не оплачені», «Частково», «Оплачені») і «постачальник: усі» — пошук за кількома літерами, «×» скидає.

Колонки: позначка «I» (перенесено з 1С), іконки проведення (зелена — проведено, червона — ні, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом) і вкладень, «№», «Дата», «Організація», «Постачальник», «Термін» (термін поставки), «Стан», «Сума», «Оплата».

• «Стан»: «відкритий» — не проведено; «у роботі» — проведено; «виконаний» — усе отримано; «закритий» — закрито вручну чи автоматично (підказка показує причину); «скасований».
• «Оплата» — сума ваших оплат, у яких вказано цей рахунок: зелена — сплачено повністю, помаранчева — частково.

Праворуч у рядку — «скопіювати» і «×» (видалити непроведений рахунок). Позначені на видалення рядки бліді. Подвійний клік відкриває рахунок. Сортування і колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Загальна будова сторінки — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки». У заголовку — «Новий рахунок від постачальника» або «Рахунок від постачальника» з номером; якщо за рахунком є оплати — позначка «оплачено» з сумами.

1. Основні дані

• *«Організація » — лише організації, де ви маєте право на замовлення і рахунки постачальників; після збереження не змінюється.
• «№ документа» — можна не заповнювати, номер присвоїться сам. Номер рахунку постачальника зручно вписати сюди або в коментар.
• «Дата *», «Напрям» (напрям чи проєкт; якщо порожньо — напрям складу).

2. Постачальник і договір

• *«Постачальник » — пошук за назвою; «створити ↗» відкриває вікно нового контрагента (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»). Постачальники у списку йдуть першими; будь-який інший контрагент отримає роль постачальника автоматично.
• «Договір» з позначкою «(авто вкл.)» — основний договір підставляється сам; «без договору» — при збереженні візьметься основний або створиться «Основний договір». Умови оплати договору переносяться в блок 3.
• «створити з замовлення» — заповнити рахунок із проведеного відкритого замовлення постачальнику (активна, коли обрано постачальника і договір). У вікні — «№», «Дата», «Термін поставки», «Сума»; клік по рядку переносить рядки і термін поставки. На місці кнопки зʼявляється «Підстава:» з посиланням на замовлення, «Постачальник» і «Договір» блокуються; «×» знімає звʼязок і очищає рядки.

3. Оплата та умови

• «Умови оплати» — «Повна передоплата» (за замовчуванням на новому рахунку), «Часткова передоплата», «Постоплата», «При отриманні», «— Не вказано —».
• «Розмір передоплати, %» (обовʼязковий) і «Передплата до» — лише для часткової передоплати.
• «Оплата» (планова дата) — коли ви маєте заплатити. Для «При отриманні» — термін поставки.
• «Термін поставки» — «дата» або «днів з оплати» (з орієнтовною датою поруч).
• «Умови постачання (Інкотермс)».

4. Товари / Послуги

Вкладки з кількістю рядків: «Товари», «Послуги», «Необоротні активи» (обладнання, яке ще вводитимете в експлуатацію: рядок отримує рахунок 152 і в надходженні ляже на однойменну вкладку).

Кнопки (на непроведеному рахунку): «створити номенклатуру» — нова позиція одразу стає рядком; «+ додати товар» — вікно підбору з довідника номенклатури (на вкладці «Послуги» — лише послуги). Див. «Підбір номенклатури і послуг у документ». Поруч — «ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа». Надходження, створене з цього рахунку, бере ознаки з нього.

Колонки: «#», «Номенклатура», «К-сть», «Ціна» (підставляється за типом цін договору при виборі позиції в рядку), «Сума без ПДВ», «ПДВ» (ставка), «ПДВ грн», «Усього»; для організації — неплатника ПДВ лише «Сума». На збереженому рахунку — ще «Отримано»: скільки вже надійшло за цим рахунком. «×» видаляє рядок. Під таблицею «Разом:» (вкладка), «Усього:» (документ) і, якщо задано умови оплати, рядок Сума «До сплати».

5. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли (скан рахунку постачальника) — див. «Вкладення: файли до документів і карток».

Права колонка

• «Заповнення документа» — організація і дата, постачальник, хоча б один рядок.
• «Повʼязані дії»:
  • «закрити замовлення» — закрити рахунок вручну (з необовʼязковою причиною); на закритому — «відкрити замовлення». Неактивна на незбереженому;
  • «створити платіжку (банк)» — списання з банківського рахунку постачальнику на суму рахунку з готовим призначенням платежу (Оплата згідно з рахунком № … від … і сума ПДВ);
  • «створити касовий ордер (РКО)» — видатковий касовий ордер на ту саму суму. Обидві неактивні, доки рахунок не збережено («Спершу збережіть документ») або не вказано постачальника;
  • «створити замовлення постачальнику» — коли рахунок від постачальника прийшов раніше за замовлення: нове замовлення з постачальником, договором і рядками рахунку, обидва — у «Звʼязаних»;
  • «створити надходження» — надходження товарів з рядками, які ще не отримано; доступна зі збереженого рахунку (на новому — «Спершу збережіть документ»), проводити його перед цим не обовʼязково;
  • «скопіювати».
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа».

У рядку назви — «проведено» / «не проведено», «відкрито» або «закрито» з датою, «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити». Кнопки «друк» немає — рахунок постачальника не друкується (друкована форма є в замовлення постачальнику).

Як оформити

1. «+ Новий рахунок» → організація, дата.
2. Оберіть постачальника (договір підставиться) або «створити з замовлення».
3. Перевірте умови оплати і планову дату оплати.
4. Додайте рядки за рахунком постачальника: «+ додати товар», кількість, ціна, ставка ПДВ.
5. «провести» — товар зʼявиться «в дорозі».
6. Оплата: «створити платіжку (банк)» або «створити касовий ордер (РКО)».
7. Коли товар приїхав: «створити надходження» (або в надходженні — «створити з рахунку»).

Що змінюється в обліку

Проводок немає. Борг перед постачальником виникає з надходження, гроші зменшує платіжка.

Проведення записує кількість рядків як «в дорозі» (видно в підборі товару в рахунку покупцю і реалізації, колонка «В дорозі»), «Стан» стає «у роботі». Надходження на підставі рахунку зменшує «в дорозі», збільшує «Отримано»; повністю отриманий рахунок закривається автоматично. Платіжка чи РКО, у яких у полі «На підставі» вказано рахунок, потрапляють у «Оплата».

«розпровести» прибирає запис «в дорозі».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «Додайте хоча б один товар або послугу.»
• Не обрано організацію чи постачальника — «зберегти» і «провести» неактивні.
• Рахунок проведено — спершу «розпровести».
• Немає права на рахунки постачальників у жодній організації.
• Дата під забороною змін («Закриття місяця»).

Документи, перенесені з 1С

Рахунки й замовлення з 1С приходять закритими і не проведеними: проведення лише показало б товар «в дорозі» за давно завершеними угодами. У списку — сіра відмітка з рискою, у документі — «з 1С · не проводиться». Якщо рахунок ще актуальний — «відкрити замовлення», потім «провести».

Скопіювати рахунок

«скопіювати» — новий непроведений рахунок з тим самим постачальником, договором, умовами і рядками; номер новий, дата сьогоднішня; підстава-замовлення, планові дати і термін поставки не копіюються.