Надходження товарів

Для чого ця сторінка

Надходження оформлює покупку в постачальника: товари і матеріали на склад, послуги (доставка, ремонт, оренда), обладнання й інші необоротні активи, які ще вводитимете в експлуатацію. Усе — одним документом з вкладками «Товари», «Послуги» і «Необоротні активи». Проведене надходження ставить товар на склад окремою партією з її собівартістю, відносить послуги на витрати, збільшує борг постачальнику і записує непідтверджений податковий кредит з ПДВ. З надходження створюють вхідну податкову накладну, додаткові витрати, повернення постачальнику і платіжку.

Список документів

Заголовок «Надходження товарів» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Нове надходження».

Рядок відборів:

• «Усі організації» — поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки;
• «Усі статуси» — «Проведені» або «Чернетки»;
• дати «з — по» — порожні поля означають період за замовчуванням із шапки;
• «постачальник: усі» — пошук за кількома літерами, «×» скидає;
• «номенклатура: уся» — лише надходження, у рядках яких є обрана позиція;
• «ПН: усі» — «без ПН» / «з ПН»; лише якщо організація платник ПДВ. «без ПН» показує надходження від платників ПДВ, до яких не привʼязано вхідну податкову накладну.

Колонки: позначка «I» (перенесено з 1С), іконки проведення (зелена — проведено, червона — ні, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом) і вкладень (скріпка), «№», «Дата», «Організація», «Постачальник», «Усього», «Валюта» (не гривня виділена кольором), «ПН». Якщо в організації увімкнено контроль підписання — ще «Підпис», а непідписані рядки підсвічені.

Колонка «ПН» (лише для організацій — платників ПДВ):

• «—» — постачальник не платник ПДВ, накладна не очікується;
• «✓ ЄРПН» з датою — ПН підтверджена випискою з ЄРПН; «✓ №…» — ПН внесена вручну (підказка каже, чи вона зареєстрована). Клік відкриває ПН;
• «⚠ немає» і посилання «привʼязати» — ПН немає, без неї права на податковий кредит немає. «привʼязати» відкриває вікно з непривʼязаними вхідними ПН цього постачальника (колонки «№ ПН», «Дата», «Сума», «ЄРПН»); кнопка «обрати» привʼязує. Якщо таких немає, вікно підкаже отримати ПН з ЄРПН у розділі кабінету ДПС.

Праворуч у рядку — «скопіювати» і «×» (видалити непроведений документ; у проведеного неактивний). Позначені на видалення рядки бліді. Подвійний клік відкриває документ. Сортування, колонки й ширина — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Пʼять пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загалом — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»). У заголовку валютного документа поруч із номером — код валюти.

1. Основні дані

• *«Організація » — лише організації, де ви маєте право створювати надходження; якщо їх менше, ніж усіх ваших, під полем написано, скільки показано. Після збереження не змінюється.
• «№» — можна не заповнювати, у полі підказка «буде: …».
• *«Дата » — дата і час; від неї залежать залишки і партії.
• «Напрям» — напрям чи проєкт; якщо не обрати, підставиться напрям складу.

2. Постачальник і договір

• *«Постачальник » — пошук за назвою, поруч ЄДРПОУ. «створити ↗» — вікно нового контрагента (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»). Контрагент отримує роль постачальника автоматично.
• «Договір» з позначкою «(авто вкл.)» — основний договір підставляється сам; «без договору» — при збереженні візьметься основний або створиться «Основний договір». «створити ↗» зʼявляється, коли постачальника обрано. Від договору залежить рахунок розрахунків і касовий метод ПДВ.
• «створити з рахунку» — заповнити надходження з проведеного відкритого рахунку постачальника. Вікно «Активні рахунки постачальника» (без обраного постачальника — усіх, з позначкою «(усі)») показує номер, дату і суму. Клік переносить постачальника, договір і ще не отримані рядки: товари — на «Товари», послуги — на «Послуги», рядки з рахунком 152 — на «Необоротні активи». Після цього під назвою «Підстава» видно посилання на рахунок (або замовлення, якщо надходження створено із замовлення), поле «Постачальник» блокується; «×» знімає звʼязок і очищає товарні рядки. Якщо все вже отримано — «Рахунок повністю отримано — немає що додавати.»

3. Склад і накладна

• «Склад за замовчуванням» — куди приймається товар, якщо в рядку склад не вказаний. Обовʼязковий (зірочка), лише коли в документі є товари; для надходження лише послуг склад не потрібен. Якщо склад в організації один, підставляється сам.
• «Накладна постачальника» — номер документа постачальника, для пошуку і звірки.

4. Товари / Послуги

Зліва — вкладки з кількістю рядків: «Товари», «Послуги», «Необоротні активи». Справа — два режими перегляду: «Рахунки обліку» і «Податковий облік». Поруч із вкладками у валютному документі — код валюти.

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному документі):

• «ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа». Надходження, створене з рахунку постачальника, бере ознаки з рахунку;
• «створити номенклатуру» — швидке створення позиції, яка одразу стає рядком (послуга — на вкладці «Послуги»);
• «+ додати товар», на вкладці «Послуги» — «+ додати послугу», на «Необоротні активи» — «+ додати актив». Відкривається вікно підбору з довідника номенклатури із залишками на дату; на вкладці «Послуги» можна позначити кілька послуг і «додати обрані». Обидві кнопки потребують обраної організації. Докладно — «Підбір номенклатури і послуг у документ».

Вкладки «Товари» і «Необоротні активи»:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура»	позиція; можна змінити, почавши вводити назву в рядку
«Склад»	лише «Товари»: склад рядка; «— за замовчуванням —» — склад з блоку 3. Так можна прийняти на різні склади одним документом
«Кількість», «Ціна»	ціна постачальника; без ПДВ або з ПДВ — за ознакою «Сума включає ПДВ» документа (кнопка «ціна … ▾»; з ПДВ — заголовок «Ціна з ПДВ»)
«Сума без ПДВ»	рахується сама: кількість × ціна
«За курсом НБУ, грн»	лише у валютному документі: сума рядка в гривнях за курсом
«Ставка ПДВ», «Сума ПДВ», «Усього»	ставка — з картки номенклатури (інакше 20 %)

Для організації — неплатника ПДВ колонок ПДВ немає, замість «Сума без ПДВ» — «Сума». Для номенклатури з обліком серій чи характеристик під рядком зʼявляються поля «Серія:» і «Характеристика:». «×» видаляє рядок. Внизу «Разом:» (вкладка) і «Усього:» (документ разом із послугами).

Вкладка «Необоротні активи» — обладнання, придбане для введення в експлуатацію: рядок отримує рахунок 152, не потрапляє на склад, а підказка над таблицею нагадує наступний крок — документ «Введення в експлуатацію». На проведеному документі в кожному такому рядку є кнопка «картка НА»: вікно «Нова картка НА (з рядка прихода)» з полями «Вид активу» (ОЗ, НМА, малоцінка), «Назва», «Група», «Метод амортизації», «Первісна вартість» (сума рядка без ПДВ), «Строк корисного викор., міс» або «Метод списання», «Рахунок витрат амортизації»; кнопка «створити картку», після неї — «ввести в експлуатацію».

Вкладка «Послуги» — колонки «#», «Номенклатура (послуга)», «Зміст» (текст проводки), «К-сть», «Ціна», «Сума без ПДВ» (можна вписати суму одразу), «За курсом НБУ, грн», «Ставка», «ПДВ», «Усього». Послуги не рухають склад: їх сума йде на рахунок витрат рядка (Кт 631).

«Рахунки обліку»:

• галочка «не зараховувати аванс автоматично» — без неї аванс, виданий постачальнику за цим договором, зараховується при проведенні;
• для товарів — поле «Рах. обліку (запаси)»: сірим видно рахунок, який система підбере сама (правило рахунків, картка номенклатури або 281); впишіть свій код, щоб перебити;
• для послуг — рахунок витрат (92, 91, 93, 94, 23, 152, 154; за замовчуванням 92) і стаття витрат («— стаття витрат не задана —»; при виборі послуги підставляється з її картки).

«Податковий облік» — для кожного рядка «Ставка ПДВ» і «Призначення ПДВ» (для пропорційного розподілу податкового кредиту; за замовчуванням — оподатковувані операції).

Валютний документ (суми у валюті договору, наприклад імпорт). Під таблицею — плашка курсу: «Курс» з кодом валюти і зірочкою (курс обовʼязковий) і «Разом у грн». Без курсу плашка жовта: собівартість партій піде у валюті. Для документа, створеного в сервісі, є кнопка «отримати курс НБУ» — вікно «Курс НБУ» з полем «Дата курсу» і кнопкою «отримати»; у перенесених з 1С документах курс приходить з 1С («(курс з 1С)»).

5. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли (скан накладної, фото) — див. «Вкладення: файли до документів і карток».

Права колонка

• «Заповнення документа» — організація і дата, постачальник, склад (лише якщо є товари), хоча б один рядок товару чи послуги.
• «Повʼязані дії»:
  • «створити рахунок постачальника» — рахунок постачальника з рядків цього надходження (коли рахунок потрібен пост-фактум); документи звʼязуються у «Звʼязаних документах»;
  • «створити вхідну ПН» — зареєструвати податкову накладну постачальника з рядками надходження;
  • «створити дод. витрати» — транспорт, страхування, брокер: розподіл на собівартість рядків цього надходження;
  • «створити повернення» — повернення постачальнику із залишком до повернення;
  • ці три доступні зі збереженого документа (на новому — «Спершу збережіть надходження»); проводити надходження перед цим не обовʼязково — повернення перевірить це само при проведенні;
  • «створити платіжку (банк)» і «створити касовий ордер (РКО)» — оплата постачальнику на суму надходження з готовим призначенням; неактивні на незбереженому;
  • «створити ВМД» — лише у валютному проведеному документі: митна декларація на імпорт на підставі надходження;
  • «скопіювати».
• «Звʼязані документи» (рахунок, ПН, оплати, повернення; «привʼязати» — ручний звʼязок), «Відповідальний», «Історія документа».

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …») і «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити». Друкованої форми в надходження немає. На новому документі «провести» зберігає і проводить одразу; на проведеному поля закриті і «видалити» неактивне — спершу розпроведіть.

Як оформити

Звичайна покупка товару

1. «+ Нове надходження» → організація, дата.
2. Оберіть постачальника — договір підставиться сам.
3. Перевірте «Склад за замовчуванням», впишіть «Накладна постачальника».
4. «+ додати товар» → позиції, у рядках — кількість і ціна, ставка ПДВ. Якщо в рахунку постачальника ціни з ПДВ — спершу кнопка «ціна … ▾» → «Сума включає ПДВ».
5. «провести».
6. Коли отримаєте ПН — «створити вхідну ПН» (або вона прийде з ЄРПН, і її «привʼязати» у списку).

З рахунку постачальника

1. У рахунку постачальника — «створити надходження», або в новому надходженні — «створити з рахунку».
2. Перевірте кількість фактично отриманого, склад і проведіть. «Отримано» в рахунку зросте, повністю отриманий рахунок закриється.

Послуги постачальника (без товарів) — вкладка «Послуги», «+ додати послугу», сума; у «Рахунки обліку» оберіть рахунок витрат і статтю витрат. Склад не потрібен.

Обладнання — вкладка «Необоротні активи», «+ додати актив», провести; далі «картка НА» в рядку і документ «Введення в експлуатацію».

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума	Що означає
Дт 281 — Кт 631	без ПДВ	товар на облік, борг перед постачальником
Дт 152 — Кт 631	без ПДВ	рядки «Необоротні активи»
Дт 92 (або рахунок рядка) — Кт 631	без ПДВ	послуги на витрати, зі статтею витрат
Дт 6442 — Кт 631	ПДВ	податковий кредит, ще не підтверджений
Дт 631 — Кт 3711	менша з сум: аванс або документ	залік авансу, виданого постачальнику за цим договором

Рахунок обліку товару: вписаний на вкладці «Рахунки обліку» > правило рахунків > картка номенклатури > 281 (201 для матеріалів тощо). Рахунок розрахунків: правило договору, інакше 631 для вітчизняного постачальника і 632 для нерезидента.

Чому 6442, а не 6441. Право на кредит дає не накладна, а зареєстрована податкова накладна. Сума ПДВ лежить на 6442, а проведена вхідна ПН, зареєстрована в ЄРПН, переносить її на 6441 (Дт 6441 — Кт 6442). Для договору з касовим методом кредит визнається після оплати і ПН.

Що ще змінюється:

• залишок на складі зростає, кожен товарний рядок створює партію з собівартістю = сума без ПДВ (у валютному документі — помножена на курс). За цією собівартістю товар спишеться при продажу;
• борг постачальнику зростає (у розрізі договору, а за наявності — рахунку);
• очікуваний податковий кредит — у реєстрі ПДВ до отримання ПН;
• рахунок постачальника — «Отримано» зростає, «в дорозі» зменшується.

Рядки «Необоротні активи» і послуги склад не змінюють. «розпровести» прибирає проводки, рухи складу, партії, «Отримано» в рахунку.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Є товари, а склад не обрано — «Оберіть склад: у документі є товарні рядки (для надходження лише послуг склад не потрібен)».
• Немає ані товарів, ані послуг — «Документ не містить ані товарів, ані послуг».
• Нульова кількість у рядку — документ не збережеться, доки в рядку нуль; вкажіть кількість або видаліть рядок. Нульова ціна не заважає, але партія буде з нульовою собівартістю.
• Не обрано постачальника — збереження відмовить.
• Рядки надходження використані у ВМД — змінювати рядки не можна, доки не змінено ВМД, що на них посилається (курс і шапку змінювати можна).
• Документ проведено — спершу «розпровести».
• Дата під забороною змін — сторінка «Закриття місяця».
• Немає права створювати, проводити чи видаляти надходження в цій організації — відповідні кнопки неактивні.

Надходження, перенесені з 1С

Перенесені з 1С надходження проведені автоматично: проводки — як у 1С, склад і партії — з рядків документа. Виняток — ті, що в 1С не були проведені або позначені на видалення: вони перенесені чернетками з позначкою «з 1С · чернетка» чи «з 1С · позначено на видалення». Потрібне — перевірте і проведіть, зайве — видаліть. Валютні документи приходять з курсом з 1С.

Скопіювати документ

«скопіювати» (у списку — кнопка в рядку, у документі — у «Повʼязаних діях») відкриває новий непроведений документ з тією самою організацією, постачальником, договором, складом, рядками товарів і послуг. Номер — свій, дата — сьогоднішня; привʼязка до рахунку чи замовлення постачальнику і «Накладна постачальника» не копіюються.