Замовлення постачальникам

Для чого ця сторінка

Замовлення постачальнику фіксує, що ви просите в постачальника: товари, послуги чи необоротні активи, кількість, ціну і термін поставки. Це ще не надходження: товару немає, борг перед постачальником не виникає, бухгалтерських проводок немає. Проведене замовлення стає товаром «в дорозі» — його видно при продажу і в аналітиці наявності, а в рядках замовлення сервіс рахує, скільки вже отримано. Замовлення можна надрукувати і надіслати постачальнику, а з нього створити рахунок постачальника, надходження і платіжку.

Список документів

Сторінка відкривається з меню «Комерція» → «Закупки» → «Замовлення постачальникам». У заголовку — загальна кількість документів у вибірці, праворуч — кнопка «+ Нове замовлення».

Під заголовком — рядок відборів:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки сервісу.
• Стан закриття — «Усі», «Відкриті» або «Закриті».
• Дати «з — по» — період за датою документа. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.
• «Оплата: усі» — «Не оплачені», «Частково», «Оплачені»: за платежами, у яких це замовлення вказано підставою.
• «постачальник: усі» — пошук постачальника за кількома літерами назви; «×» скидає відбір.

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), іконка вкладень (скріпка), далі «№», «Дата», «Організація», «Постачальник», «Термін» (дата поставки), «Стан», «Сума» і «Оплата».

Що показує «Стан»: «відкритий» — не проведено; «у роботі» — проведено і чекає надходження; «виконаний» — усе отримано, а замовлення відкрите; «закритий» — закрите вручну або автоматично після повного надходження (наведіть мишу — підказка з причиною і «(закрито до повного виконання)», якщо закрили раніше); «скасований» — лише у старих документах.

«Оплата» — сума платежів постачальнику, у яких підставою вказано це замовлення (поле «На підставі» у списанні з рахунку або у видатковому касовому ордері). Зелена — сплачено повністю, жовта — частково, «—» — платежів немає.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведене замовлення після підтвердження; у проведеного хрестик неактивний). Замовлення відкривається подвійним кліком. Сортування і налаштування колонок — як в усіх списках, див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Редактор складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом заповнення і повʼязаними діями, внизу — плашка дій (загальний устрій — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — лише організації, де у вас є право створювати замовлення постачальникам; після першого збереження не змінюється.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні (своя серія, окрема від рахунків постачальників).
• *«Дата » — дата і час документа.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку.

2. Постачальник і договір

• *«Постачальник » — пошук за назвою, поруч код ЄДРПОУ. Ті, хто вже має роль постачальника, — першими; при першому документі контрагент отримує цю роль автоматично. «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент» на сторінці (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»).
• «Договір» з позначкою «(авто вкл.)» — підставляється основний договір постачальника; можна обрати інший або «без договору» (тоді при збереженні сервіс візьме основний договір або створить «Основний договір»). «створити ↗» біля поля відкриває вікно «Новий договір». Від типу цін договору залежить ціна, яка підставляється в рядок.
• «Термін поставки» — «дата» (конкретна дата в календарі) або «днів з оплати» (кількість календарних днів, за замовчуванням 7; поруч сірим — орієнтовна дата від дати замовлення). У замовленні постачальнику ця дата лише орієнтовна: оплата її не фіксує. У друкованій формі термін видно, лише якщо вказано конкретну дату.

Складу в замовленні постачальнику немає — склад вказують у надходженні.

3. Товари / Послуги

Вкладки рядків із кількістю в дужках: «Товари», «Послуги» і «Необоротні активи» (обладнання з рахунку 152; у надходженні, створеному на підставі, такі рядки ляжуть на ту саму вкладку).

Кнопки в заголовку блоку (лише на непроведеному замовленні): «створити номенклатуру» (вікно «Нова номенклатура (швидко)») і «+ додати товар» — відкриває вікно підбору з довідника; на вкладці «Послуги» — підбір послуг. У вікні підбору товар показано за складами з залишками, але склад у замовлення не записується. Докладно — у статті «Підбір номенклатури і послуг у документ». Поруч — «ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа».

Колонки рядків:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура»	позиція; у рядку можна почати вводити назву чи код
«К-сть»	кількість
«Ціна»	підставляється за типом цін договору, якщо він вказаний
«Сума без ПДВ»	кількість × ціна
«ПДВ», «ПДВ грн», «Усього»	ставка, сума ПДВ і сума з ПДВ
«Отримано»	лише у збереженому замовленні: скільки вже надійшло за надходженнями на підставі цього замовлення

Для організації, що не є платником ПДВ, колонок ПДВ немає, а замість «Сума без ПДВ» — «Сума». «×» у кінці рядка видаляє його. Підсумки: «Разом:» — по відкритій вкладці, «Усього:» — по документу. Порожні рядки (без номенклатури або з нульовою кількістю) при збереженні відкидаються.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»). Під блоками на непроведеному замовленні — нагадування, що проводок замовлення не створює, а «Отримано» оновлюється надходженнями з посиланням на нього.

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес по обовʼязкових полях: організація і дата, постачальник, хоча б один рядок.

• «Повʼязані дії»:

  • «закрити замовлення» — закрити вручну (наприклад, постачальник не привезе решту); браузер попросить причину, вона необовʼязкова. На закритому — «відкрити замовлення»;
  • «створити рахунок» — новий рахунок від постачальника з тими самими постачальником, договором і рядками; потрібне лише збереження;
  • «створити платіжку (банк)» — нове списання з рахунку постачальнику на суму замовлення з ПДВ, з підставою «замовлення» і призначенням «Оплата згідно з замовленням № … від …» (з сумою ПДВ або «без ПДВ»);
  • «створити касовий ордер (РКО)» — видатковий касовий ордер постачальнику на ту саму суму;
  • «створити надходження» — нове надходження товарів, рядки якого заповнюються залишком, який ще не отримано. Доступна зі збереженого замовлення (на новому — «Спершу збережіть документ»), проводити його перед цим не обовʼязково;
  • «скопіювати».

  На новому документі дії неактивні з підказкою «Спершу збережіть документ».

• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в усіх документах.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …»), позначка закриття («відкрито» або «закрито» з датою, причина — у підказці) і кнопка «дт-кт»: проводок там немає, але видно рух «Замовлення постачальникам» (товар у дорозі). Якщо за замовленням уже є платежі, поруч із назвою видно «оплачено … з …».

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «зберегти» неактивна, поки не обрано організацію і постачальника; «провести» — ще й поки немає рядків. Кнопка «друк» зʼявляється після збереження.

Друк

«друк» відкриває бланк «Замовлення постачальнику № … від …»: «Замовник:» (ваша організація з кодами, адресою і телефоном), «Постачальник:», «Договір:», «Термін поставки:» (якщо вказано дату), фраза «Просимо поставити такі товари/послуги:», таблиця «№», «Найменування», «К-сть», «Од.», «Ціна без ПДВ», «Сума без ПДВ», підсумки «Разом без ПДВ:», «ПДВ:», «Разом з ПДВ:» (без ПДВ — просто «Разом:») і місця для підписів «Від Замовника» та «Погоджено (Постачальник)». Кнопки сторінки форми — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Натисніть «+ Нове замовлення». Перевірте організацію і дату.
2. Оберіть постачальника — договір підставиться сам.
3. Вкажіть «Термін поставки».
4. Додайте рядки кнопкою «+ додати товар» (на вкладці «Послуги» — послуги), вкажіть кількість і ціну.
5. Натисніть «провести». За потреби — «друк», щоб надіслати бланк постачальнику.
6. Оплата наперед — «створити платіжку (банк)» або «створити касовий ордер (РКО)».
7. Товар приїхав — «створити надходження», перевірте кількість і склад, проведіть надходження. «Отримано» в замовленні зросте; коли все отримано, замовлення закриється само.

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Борг перед постачальником виникає з надходження, а не з замовлення.

• При проведенні кількість рядків замовлення стає товаром «в дорозі»: його видно в колонці «В дорозі» звіту «Монітор наявності товару» і у вікні підбору товару в рахунках, замовленнях покупців і реалізаціях.
• Надходження на підставі замовлення зменшує «в дорозі» на отриману кількість і збільшує «Отримано». Коли всі рядки отримано повністю, замовлення закривається автоматично («[автозакриття]» у причині). Якщо таке надходження розпровести, автоматично закрите замовлення знову відкривається.
• Платежі з підставою «замовлення» показуються в колонці «Оплата» і в позначці «оплачено … з …».
• «розпровести» прибирає замовлення з «в дорозі».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного заповненого рядка — «Додайте хоча б один товар або послугу.»
• Не обрано організацію або постачальника — «зберегти» і «провести» неактивні.
• Документ проведено — поля закриті; спершу натисніть «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права створювати замовлення постачальникам у жодній організації — замість форми зʼявиться попередження. Права надає адміністратор акаунта.

Типові ситуації

Закрив замовлення, а товар досі «в дорозі». Закриття змінює лише стан замовлення. Щоб прибрати неотриману кількість із «в дорозі», розпроведіть замовлення.

Товар «в дорозі» рахується двічі. Так буває, якщо провели і замовлення, і створений з нього рахунок постачальника: обидва документи окремо додають товар «в дорозі». Надходження на підставі рахунку зменшить лише рахунок. Проводьте один із них або розпроведіть замовлення після проведення рахунку.

«створити надходження» неактивна. Замовлення не проведено.

Термін «днів з оплати» не перетворився на дату після оплати. У замовленні постачальнику дата поставки фіксується лише вручну: оберіть «дата» і вкажіть її.

Документи, перенесені з 1С

Рахунки й замовлення з 1С приходять закритими і не проведеними — це задумано: для давно завершених угод проведення лише показало б зайвий товар «в дорозі». У списку такі документи мають сіру відмітку з рискою, а не червону; підказка на відмітці пояснює причину. У самому документі замість «не проведено» написано «з 1С · не проводиться».

Якщо замовлення ще актуальне, відкрийте його, натисніть у «Повʼязаних діях» «відкрити замовлення», а потім «провести».

Скопіювати документ

«скопіювати» у рядку списку або в «Повʼязаних діях» відкриває нове, ще не збережене замовлення з тими самими організацією, постачальником, договором і рядками. Номер буде свій, дата — сьогоднішня, дата поставки не переноситься. Перевірте і натисніть «зберегти» або «провести».