Нарахування доходу фізособі

Для чого ця сторінка

Коли ви виплачуєте дохід фізичній особі без ФОП, яка не є вашим працівником, ви — податковий агент: маєте утримати з доходу ПДФО і військовий збір, сплатити їх до бюджету і показати дохід в обʼєднаному звіті з ПДФО, ВЗ і ЄСВ (додаток 4ДФ). Типові випадки: оренда приміщення, автомобіля чи обладнання у фізособи, оренда земельної частки (паю) чи ділянки, дивіденди засновнику, проценти за позикою від фізособи, роялті, купівля в людини автомобіля чи іншого рухомого майна, неустойка на користь фізособи.

Сторінка — меню «Кадри», розділ «Зарплата», пункт «Нарахування доходу фізособі».

Не для цього документа:

• працівники — зарплата, премії, відпускні, лікарняні: «Нарахування виплат»;
• договори цивільно-правового характеру (послуги фізособи) — договір ЦПХ і відомість;
• ФОП і самозайняті особи (нотаріус, адвокат з позначкою «самозайнята особа» в картці контрагента) — з виплат їм ПДФО і ВЗ не утримуються, а в 4ДФ вони потрапляють самі з ознакою 157. Тому в полі «Отримувач» їх немає.

Список документів

Заголовок «Нарахування доходу фізособі» з кількістю документів і кнопка «+ Нове нарахування». Відбір «Усі організації» (поки не змінювали — організація за замовчуванням із шапки); період — за датою документа з поля періоду в шапці.

Колонки: іконка проведення (зелена галочка; червона — не проведено), скріпка вкладень, «№», «Дата», «Організація», «Отримувач», «Ознака» (код ознаки доходу для 4ДФ), «Дохід», «ПДФО», «ВЗ», «До виплати». Праворуч у рядку — «скопіювати» і «×» (видаляє непроведений документ; у проведеного неактивний — «Проведений документ не видаляється — спершу розпровести»). Документ відкривається подвійним кліком.

Документ: що де

Унизу — плашка дій: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (або «розпровести»), «видалити». У рядку статусу — «дт-кт» (проводки документа). Праворуч — рейка: заповнення обовʼязкових полів, повʼязані дії, історія і звʼязані документи.

Блок 1 «Основні дані». «Організація *» (на збереженому документі не змінюється), «№» (порожньо — номер дасть система), «Дата *» — місяць документа в 4ДФ і строк сплати податків.

Блок 2 «Отримувач і дохід».

• «Підстава — надходження чи акт від фізособи» — для купівлі речей у фізособи. Список: «Надходження» і «Акти отриманих послуг» вашої організації від фізосіб без ФОП, які ще не мають свого нарахування (непроведені — з позначкою «не проведено»). Порожньо — «без підстави»: документ сам нараховує дохід (оренда, дивіденди, проценти, роялті, неустойка). Обрали підставу — отримувач і сума підтягуються з неї і не редагуються, вид доходу для надходження стає «Купівля рухомого майна» (105), рахунок розрахунків — 631; документ не повторює нарахування, а лише утримує податки з боргу за підставою. Одна підстава — одне нарахування: на вже використану система відповідає «За документом … уже є нарахування № …».

• *«Отримувач (фізособа) » — контрагенти з оргформою «Фізична особа» без галочки «самозайнята особа». Під полем — нагадування, якщо в картці немає РНОКПП: без нього рядок 4ДФ не заповниться.

• *«Вид доходу » — список з ознакою доходу 4ДФ:

  Вид	Ознака	ПДФО	ВЗ	Рахунки за замовчуванням
  Оренда майна (крім землі)	196	18 %	5 %	Дт 92 — Кт 6851
  Оренда земельної частки (паю)	106	18 %	5 %	Дт 231 — Кт 6851
  Оренда земельної ділянки с/г призначення, майнового паю	195	18 %	5 %	Дт 231 — Кт 6851
  Дивіденди	109	5 % (організація — платник податку на прибуток) або 9 %	5 %	Дт 443 — Кт 671
  Проценти (позика від фізособи)	110	18 %	5 %	Дт 951 — Кт 6851
  Роялті	103	18 %	5 %	Дт 92 — Кт 6851
  Купівля рухомого майна у фізособи	105	5 % (третій і наступні продажі продавця за рік — 18 %)	5 %	з підставою — лише Дт 631; без неї Дт 1521 — Кт 6851
  Неустойка, штраф, пеня на користь фізособи	120	18 %	5 %	Дт 948 — Кт 6851
  Додаткове благо (не працівнику)	126	18 %	5 %	Дт 949 — Кт 6851
  Інші доходи	127	18 %	5 %	Дт 949 — Кт 6851
  Дарунок (у межах неоподатковуваної суми)	160	0	0	Дт 949 — Кт 6851
  Благодійна допомога (у межах неоподатковуваної суми)	169	0	0	Дт 949 — Кт 6851

  Зміна виду підставляє рахунки цього виду; ставок вид не змінює. Для купівлі майна у фізособи ставку ПДФО визначає бухгалтер: перший і другий продаж рухомого майна продавцем за рік — 5 %, третій і наступні — 18 %, перший за рік продаж легкового автомобіля, мотоцикла чи мопеда — 0 %; котрий це продаж — зі слів (заяви) продавця.

• *«Сума доходу » — нарахований дохід до утримання податків; з підставою — сума документа-підстави, не редагується.

• *«ПДФО, % » і *«Військовий збір, % » — обовʼязкові, вводить бухгалтер (сервіс їх не підставляє): звичайно ПДФО 18 % і ВЗ 5 %, дивіденди — 5 % (платник податку на прибуток) або 9 %, купівля рухомого майна — 5 %, неоподатковувані дарунки і допомога — 0. Таблиця видів вище — довідка, не підстановка.

• «Утримано і до виплати» — суми ПДФО, ВЗ і чиста сума до виплати, рахуються одразу.

Над полями отримувача — вкладки «Дохід» (отримувач, вид, сума, ставки) і «Рахунки обліку» (як у надходженні): «Рахунок витрат (Дт)» і «Розрахунки з отримувачем (Кт)» — підставляються з виду доходу, можна змінити; рахунок-група (685, 152, 23) не приймається — «рахунок … — група, оберіть субрахунок»; «ПДФО (Кт)» — 6411 і «Військовий збір (Кт)» — 642, не змінюються. З підставою рахунку витрат немає (дохід уже відображено нею), а «Розрахунки з отримувачем» — 631, борг за підставою, не змінюється.

Блок 3 «Коментар і вкладення». Коментар і файли (договір оренди, протокол про дивіденди).

Повʼязані дії в рейці (неактивні, поки документ не збережено — «Спершу збережіть документ»):

• «оплатити з рахунку» — нова платіжка отримувачу на суму «до виплати», вид «Інше», з кореспондентським рахунком розрахунків документа і призначенням;
• «виплатити з каси (РКО)» — те саме видатковим касовим ордером;
• «створити податкові виплати» — «Перерахування податків» з рядками ПДФО і ВЗ цього документа за місяць документа (отримувачі і призначення — з картки організації: «ПДФО з доходу фізичної особи (не працівника) за …»); з нього створюються платіжки до бюджету. Якщо податок уже сплачено платіжкою з виписки на IBAN податку з картки організації, рядок не пропонується — борг бюджету така платіжка закриває і без перерахування, як у зарплати;
• «скопіювати» — новий документ з тими самими даними (наступний місяць оренди).

Як оформити

1. «+ Нове нарахування» → організація, дата.
2. Оберіть отримувача і вид доходу, вкажіть суму. Перевірте ставки і рахунки.
3. «провести». Документ можна провести одразу з нового — він збережеться і проведеться.
4. «оплатити з рахунку» або «виплатити з каси (РКО)» → проведіть платіжку на суму до виплати.
5. «створити податкові виплати» → проведіть перерахування і створіть з нього платіжки до бюджету (або сплатіть ПДФО і ВЗ платіжкою з операцією «Податок» на IBAN податку з картки організації — борг бюджету закриється сам).

Щомісячна оренда — «скопіювати» минулий документ і змінити дату.

Купівля обладнання, товару чи матеріалів у фізособи. Перелік купленого — у «Надходженні», як від будь-якого постачальника: номенклатура, кількість, склад, рахунок обліку (28 — товар, 201 — матеріали, 22х — МШП, 1521 — обладнання як основний засіб), без ПДВ; борг — Кт 631 на фізособу. Далі — цей документ з підставою (оберіть те надходження): вид «Купівля рухомого майна у фізособи» (105), ставки 5 % і 5 % (третій і наступний продаж продавця за рік — 18 %; перший за рік легковий автомобіль, мотоцикл чи мопед — 0 %, ставку змініть), проведення — лише утримання Дт 631 — Кт 6411 / 642 і рядок 4ДФ на суму надходження. Потім «оплатити з рахунку» — платіжка постачальнику на суму до виплати (Дт 631 — Кт 311), і перерахування ПДФО і ВЗ до бюджету в день виплати. Для обладнання після надходження — картка основного засобу і «Введення в експлуатацію» (Дт 104 — Кт 1521). Котрий це продаж для продавця, сервіс не знає — зі слів (заяви) продавця; договір і акт приймання-передачі додайте вкладенням.

Що змінюється в обліку

Проведення робить проводки:

• Дт рахунку витрат — Кт розрахунків з отримувачем (6851, для дивідендів 671) — сума доходу;
• Дт 6851 / 671 — Кт 6411 — утриманий ПДФО;
• Дт 6851 / 671 — Кт 642 — утриманий військовий збір.

З підставою першої проводки немає — дохід уже відображено надходженням чи актом (Кт 631); утримання йде з того боргу: Дт 631 (контрагент і договір підстави) — Кт 6411 / 642. У «Розрахунках за документами» борг за надходженням зменшується на суму податків, решту закриває платіжка.

На рахунку розрахунків лишається чиста сума до виплати; платіжка чи РКО її закриває. Утримані податки записуються в розрахунки з бюджетом: їх видно в «Перерахуванні податків», а строк сплати — у податковому календарі на головній («ПДФО і ВЗ»), з нагадуванням «Податки не сплачено», якщо воно увімкнене. В обʼєднаному звіті з ПДФО за місяць документа зʼявляється рядок 4ДФ: РНОКПП отримувача, нарахований і виплачений дохід, нарахований і перерахований ПДФО і ВЗ, ознака доходу виду.

Розпровести можна будь-коли: проводки, рух розрахунків з бюджетом і рядок 4ДФ зникнуть.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «… — ФОП або самозайнята особа: ПДФО і військовий збір з виплат їй не утримуються…» — отримувач має оргформу ФОП або позначку «самозайнята особа»; документ для нього не потрібен.
• «… — не фізична особа» — отримувач — юрособа.
• «Вид доходу з ознакою … цим документом не нараховується» — оберіть вид зі списку.
• «Спочатку розпровести документ для редагування» — проведений документ не змінюється.
• «…: рахунку … немає в плані рахунків» або «…: рахунок … — група, оберіть субрахунок» — виправте код у блоці 3 (наприклад, 6851 замість 685, 1521 замість 152).
• «Надходження № … не проведено — спершу проведіть його» — підставу треба провести до проведення нарахування (сам документ зберігається і з непроведеною).
• «За документом … уже є нарахування № …» — на одне надходження чи акт — одне нарахування; відкрийте те, що є, або зніміть підставу в ньому.