Нарахування виплат (зарплата)

Для чого ця сторінка

Сторінка «Нарахування виплат» (меню «Кадри», розділ «Зарплата») — єдиний реєстр усіх нарахувань працівникам: основної зарплати, авансу, винагороди за договорами ЦПУ, відпускних, лікарняних і компенсації невикористаної відпустки. Для кожного документа видно суму до виплати, скільки вже виплачено і який лишився борг.

Ця стаття описує сам реєстр і документ нарахування зарплати — основну відомість, авансову відомість і відомість за договорами ЦПУ. Документ рахує брутто, податок на доходи (ПДФО), військовий збір, ЄСВ роботодавця і суму до виплати, а при проведенні робить проводки і записує борг перед працівниками й бюджетом. Відпускні, лікарняні й компенсація мають власні документи — див. статті «Нарахування відпускних», «Нарахування лікарняного», «Компенсація невикористаної відпустки».

Список документів

Заголовок «Нарахування виплат» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Створити ▾» зі списком:

• «Нарахування ЗП основне» — основна відомість за місяць;
• «Нарахування авансу» — авансова відомість;
• «Нарахування по ЦПУ» — відомість за договорами ЦПУ;
• «Нарахування відпускних», «Нарахування лікарняного», «Компенсація невикор. відпустки» — відкривають окремі документи цих видів.

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви її не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• «усі види» — вид нарахування: «Основна», «Аванс», «Відпустка», «Лікарняний», «Компенсація», «ЦПУ».
• Місяць і рік — два поля без підписів. Поки вони порожні, діє період за замовчуванням із шапки; заповнили — список показує лише обраний місяць (або весь рік, якщо обрано лише рік). Відбір іде за періодом нарахування, а не за датою документа.

Колонки таблиці. На початку рядка — позначка «I» (документ перенесено з 1С) і іконки: проведено (зелена галочка; червона — не проведено; сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом) та вкладення (скріпка). Далі:

Колонка	Що означає
«№»	номер документа
«Вид»	кольорова позначка: «Основна», «Аванс», «Відпустка», «Лікарняний», «Компенсація», «ЦПУ»
«Дата»	дата документа
«Період»	місяць і рік нарахування; для відпустки — місяць її початку, для лікарняного — місяць початку хвороби, для компенсації — місяць звільнення
«Організація»	організація документа
«Працівник»	для відпускних, лікарняних, компенсації — ПІБ; для зарплатних відомостей — «(усі)»
«До виплати»	сума на руки за документом
«Виплачено»	скільки з цієї суми вже виплачено виплатами того самого виду за той самий період
«Борг»	залишок до виплати: червоним, якщо є борг, зеленим «0,00» — виплачено повністю

«Виплачено» і «Борг» рахуються лише для проведених документів; у непроведених там «—». Якщо в організації увімкнено контроль підписання, є ще колонка підпису, а рядки непідписаних документів підсвічені.

Документ відкривається подвійним кліком; для відпускних відкривається документ нарахування відпускних, для лікарняного — лікарняний. Кнопок видалення чи копіювання в рядках реєстру немає — документ видаляють з його сторінки. Сортування і налаштування колонок — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок документа показує вид: «Нове нарахування (основна ЗП)», «(аванс)» або «(по ЦПУ)», для збереженого — «Нарахування (…) № …». Вид задається пунктом меню «+ Створити ▾» і в документі не змінюється. Документ складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом і повʼязаними діями, внизу — плашка дій. Загальне про блоки, праву колонку і плашку — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

1. Основні дані

• *«Організація » — у списку лише організації, де ви можете нараховувати зарплату; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано, скільки показано. Змінити організацію можна лише на новому документі і лише поки таблична частина порожня (підказка «Очистіть табличну частину, щоб змінити організацію»).
• «№ документа» — можна не заповнювати: при збереженні номер присвоїться сам, у полі видно підказку «буде: …».
• *«Дата » — дата і час документа. Проводки потрапляють в обліковий місяць цієї дати.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку, необовʼязково.

2. Період і заповнення

Поля залежать від виду відомості.

Основна відомість і відомість ЦПУ:

• «Місяць нарахування» і «Рік нарахування» (обовʼязкові) — за який місяць нараховується зарплата.
• «Табель» — список проведених табелів організації за цей місяць. Якщо таких немає, поле неактивне з підказкою «Немає ПРОВЕДЕНИХ табелів за цей місяць/рік і організацію».
• «заповнити з табеля» — створює рядки з обраного табеля і переносить у них норму та відпрацьовані дні й години. Для основної відомості беруться штатні працівники табеля, для відомості ЦПУ — лише виконавці за договорами ЦПУ (у табелі вони є, якщо його заповнювали з галочкою «включно з ЦПУ»). Якщо в документі вже є рядки з працівниками, оновлюються лише їхні дні. Суми після заповнення ще нульові — під документом зʼявиться нагадування натиснути «розрахувати».
• Лише у відомості ЦПУ: «усі виконавці ЦПУ (N)» — рядок на кожного виконавця за договором ЦПУ (без табеля). Активна, поки в таблиці не більше одного рядка.

Авансова відомість:

• «Місяць нарахувань» і «Рік нарахувань» (обовʼязкові) — місяць, за який платиться аванс.
• «% авансу» — відсоток місячної зарплати, за замовчуванням 50.
• «заповнити з ШР» — рядок на кожного чинного штатного працівника організації. Активна, поки в таблиці не більше одного рядка. Табель для авансу не потрібен.

3. Розрахунок

Над таблицею — кнопки (на непроведеному документі):

• «+ додати рядок» — порожній рядок, працівника обирають у ньому;
• «розрахувати» — точний розрахунок усіх сум сервером. Неактивна, поки:
  • в основній відомості немає жодного рядка, заповненого з табеля («Спершу заповніть рядки з табеля»);
  • в авансовій чи ЦПУ немає рядка з працівником («Додайте хоча б один рядок із працівником», у відомості ЦПУ — «Додайте хоча б один рядок із виконавцем»).

Ліворуч — вкладка «Розрахунок (N)» з рядками, праворуч — «Рахунки обліку».

Вкладка «Розрахунок» — колонки:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Співробітник»	чинні працівники організації: в основній і авансовій — без виконавців ЦПУ, у відомості ЦПУ — лише вони
«Оклад» / «Розмір»	оклад або ставка з кадрових даних працівника; у відомості ЦПУ — розмір винагороди з договору. Лише для читання
«Норма»	норма робочих днів і годин місяця (дві клітинки «дн» і «год»)
«Відпр.»	відпрацьовані дні й години
«ДОД»	надбавки, доплати й індексація з планових нарахувань працівника — рахує сервер, лише для читання; знак «?» поруч пояснює. У відомості ЦПУ колонки немає
«Корекція»	ваша разова поправка брутто: плюс — доплата чи премія, мінус — зменшення. Входить у брутто і податки
«Брутто»	нараховано всього. Під сумою може бути позначка «ПСП −…» — застосовано податкову соціальну пільгу
«ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ»	податок на доходи, військовий збір і ЄСВ роботодавця. Знак «?» показує ставку; у ЄСВ — індивідуальну ставку працівника, донарахування до мінімальної бази і обмеження максимальною базою
«Аванс»	уже нарахований у проведеній авансовій відомості за цей місяць аванс. У відомості ЦПУ колонки немає
«До виплати»	брутто мінус ПДФО, військовий збір і аванс
«Мат.доп.»	галочка «одноразова матеріальна допомога» — сума рядка не враховується в середньому заробітку для відпусток і лікарняних. У відомості ЦПУ колонки немає
«×»	видалити рядок

Дні й години в рядках, заповнених з табеля, — лише для читання (зелене тло). В авансовій відомості дні й години теж лише для читання: аванс від них не залежить. Під таблицею — підсумок «Усього:» по брутто, податках, авансу і сумі до виплати.

ПДФО, військовий збір і ЄСВ можна виправити вручну: біля зміненої суми зʼявиться позначка «ручн.», а «До виплати» перерахується. Така поправка діє, доки ви не зміните базу (дні, корекцію) або не натиснете «розрахувати» — тоді податки знову розрахункові. Увага: «розрахувати» також обнуляє «Корекцію», тому корекцію вносьте після розрахунку.

Якщо хоча б одному працівнику застосовано податкову соціальну пільгу, під таблицею зʼявляється блок «Деталізація ПДФО з урахуванням ПСП» з колонками «Співробітник», «Категорія», «Брутто», «ПСП», «База ПДФО», «ПДФО», «Поріг».

Вкладка «Рахунки обліку» — угорі поля рахунків документа: «Витрати (Дт)» (за замовчуванням 92), «Розрахунки» (661), «ПДФО» (6411), «ВЗ» (642), «ЄСВ» (651). Нижче — таблиця рахунків, які реально підуть у проводки кожного працівника: «Працівник», «Витрати (Дт)», «Розрахунки (Кт)», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ». Позначка «інд» біля рахунку означає, що він узятий із правила на сторінці «Рахунки обліку нарахувань», з персонального рахунку працівника або це рахунок ЦПУ — зміна полів документа на нього не впливає. Поки в документі немає рядків із працівниками, таблиця порожня.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка і плашка дій

• «Заповнення документа» — прогрес по обовʼязкових полях: організація і дата, місяць і рік, хоча б один рядок.
• «Повʼязані дії» — «створити виплату»: відкриває новий документ «Виплата нарахувань» з цією організацією, видом, періодом і вже обраним цим нарахуванням (рядки заповняться залишками до виплати). Неактивна лише на новому документі («Спершу збережіть документ»); виплату можна створити і з непроведеного нарахування — у підборі документів воно позначене «не проведено».
• «Звʼязані документи», «Історія документа», «Відповідальний» — як в усіх документах.

Рядок статусу — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт» з проводками. Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк ▾». На новому документі «видалити» і «друк ▾» неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. На збереженому «провести» спершу зберігає поточні зміни, а потім проводить; воно неактивне, поки в документі немає рядків. На проведеному документі всі поля закриті — щоб змінити, розпроведіть.

Друк

«друк ▾» пропонує три форми, кожна відкривається окремою сторінкою друкованої форми (кнопки там — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем»):

• «розрахункова відомість» — таблиця по всіх працівниках: табельний номер, оклад, премія, брутто, ПДФО, ВЗ, ЄСВ, аванс, до виплати; для авансу в заголовку «(аванс)»;
• «розрахункові листки» — листок одного працівника: нараховано, утримано, виплачений аванс, до виплати. Працівника обирають у полі «— оберіть співробітника —» вгорі;
• «П-6 (розрахунок)» — типова форма розрахунку заробітної плати з колонкою для підпису.

Як оформити

Основна зарплата за місяць

1. Проведіть табель робочого часу за місяць (див. «Табель робочого часу»).
2. «+ Створити ▾» → «Нарахування ЗП основне». Або в проведеному табелі: «Повʼязані дії» → «створити нарахування» — тоді організація, місяць і табель уже обрані, рядки заповняться самі.
3. Перевірте організацію, дату, місяць і рік, оберіть «Табель» і натисніть «заповнити з табеля».
4. Натисніть «розрахувати». Якщо в місяці вже проведено авансову відомість, у колонці «Аванс» зʼявиться аванс, а ПДФО, військовий збір і ЄСВ будуть лише донарахуванням до місячних сум.
5. За потреби внесіть «Корекцію» (разова премія чи зменшення) і перевірте суми.
6. Натисніть «провести». Далі — «Повʼязані дії» → «створити виплату».

Аванс

1. «+ Створити ▾» → «Нарахування авансу».
2. Оберіть місяць і рік, задайте «% авансу».
3. «заповнити з ШР» (або додайте рядки вручну), потім «розрахувати».
4. «провести» і «створити виплату».

Аванс рахується від планової місячної зарплати: оклад (для погодинної оплати — ставка × норма годин місяця) плюс планові надбавки, помножені на відсоток. ПДФО, військовий збір і ЄСВ нараховуються прямо від суми авансу, без пільги ПСП і без мінімальної чи максимальної бази ЄСВ — ці місячні правила застосовує основна відомість. Детальніше — «Авансова та основна відомості — як нарахувати аванс і зарплату».

Винагорода за договорами ЦПУ

1. «+ Створити ▾» → «Нарахування по ЦПУ».
2. Оберіть місяць, рік і табель із виконавцями ЦПУ і натисніть «заповнити з табеля» — або «усі виконавці ЦПУ».
3. «розрахувати», «провести».

Брутто береться з проведеного договору ЦПУ, чинного в цьому місяці: «разово» — уся сума договору (лише один раз за договір), «подобово» — розмір × дні, «погодинно» — розмір × години. Без табеля беруться робочі дні календаря організації, а години — дні × 8. Детальніше — «Договори ЦПУ».

Як рахуються суми

• Оклад: оклад × відпрацьовані дні / норма днів. Погодинна оплата: ставка × відпрацьовані години з проведеного табеля.
• Планові нарахування (колонка «ДОД»): фіксована сума (пропорційно відпрацьованому часу, якщо так налаштовано у виді нарахування), відсоток від окладу за відпрацьований час або тариф × кількість.
• Норма без табеля. Для працівника, якого немає в табелі, норма і відпрацьовані дні — робочі дні календаря організації. Якщо в нього проведено наказ про тривалу відсутність (догляд за дитиною, військова служба, призупинення договору), оклад рахується лише за робочі дні поза відсутністю, а відсутній увесь місяць у відомість не потрапляє.
• ПДФО — від брутто, зменшеного на податкову соціальну пільгу, якщо вона застосована (див. «Податкова соціальна пільга (ПСП) при нарахуванні зарплати»). Військовий збір — від брутто.
• ЄСВ — від брутто за індивідуальною ставкою працівника (пільгова для працівника з інвалідністю), з обмеженням максимальною базою за місяць. За основним місцем роботи ЄСВ донараховується до мінімальної зарплати, лише коли дохід за місяць є, але менший за неї; якщо доходу за місяць немає зовсім, ЄСВ не нараховується. Детальніше — «Як система рахує ЄСВ для кожного працівника окремо».
• Резидент Дія.Сіті: ПДФО за ставкою резидента, ЄСВ — фіксований від мінімальної зарплати; увесь місячний ЄСВ нараховується в першій (авансовій) відомості місяця.
• Ставки беруться на місяць нарахування, а не на дату документа.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума	Коли
Дт рахунок витрат — Кт рахунок розрахунків (661; для ЦПУ — 6851)	брутто	лише основна відомість і відомість ЦПУ
Дт 661 — Кт рахунок ПДФО (6411)	ПДФО	усі види
Дт 661 — Кт рахунок військового збору (642)	військовий збір	усі види
Дт рахунок витрат — Кт рахунок ЄСВ (651)	ЄСВ	усі види

Авансова відомість проводки витрат на брутто не робить — витрати на зарплату за місяць несе основна відомість, інакше вони задвоїлися б. Аванс робить лише утримання ПДФО і військового збору та нарахування ЄСВ.

Рахунок витрат і інші рахунки підбираються для кожного працівника: правило на сторінці «Рахунки обліку нарахувань» (найсильніше — персональне правило працівника), далі рахунки з вкладки «Рахунки обліку» документа. Що саме спрацює, видно у вкладці «Рахунки обліку» з позначкою «інд».

Крім проводок, проведення записує:

• борг перед працівником — сума «До виплати» на рахунку розрахунків, за періодом нарахування. Його гасять виплати; залишок видно в колонці «Борг» реєстру і на сторінці «Борги за нарахуваннями»;
• борг перед бюджетом — ПДФО, військовий збір і ЄСВ за періодом нарахування (ПДФО працівника відокремленого підрозділу — окремо за місцем роботи). Його гасить документ «Перерахування податків»;
• дані для звітності — обʼєднаного звіту з ПДФО і ЄСВ.

«розпровести» прибирає проводки і записи боргу.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «сума … застаріла (у документі …, перерахунок …). Натисніть «Розрахувати» перед проведенням» — при проведенні сервер перераховує кожен рядок і порівнює брутто, ПДФО, ВЗ і ЄСВ з документом. Розбіжність буває, коли після розрахунку змінився табель, оклад чи планові нарахування, провели або розпровели аванс, або дні в рядку без табеля виправили вручну. Натисніть «розрахувати» і проведіть знову. Податки, змінені вручну («ручн.»), не звіряються — лише брутто.
• Працівник не повинен бути у відомості — не прийнятий на цей місяць, звільнений раніше, відсутній увесь місяць, без договору, виконавець ЦПУ в зарплатній відомості (або навпаки), або разовий договір ЦПУ вже нараховано раніше. Приберіть рядок.
• Погодинна оплата без годин — в основній відомості погодиннику потрібні відпрацьовані години в проведеному табелі.
• «Рядок N: утримання + аванс (…) більші за нараховане (…)» — зменшіть аванс чи податки або перевірте корекцію.
• «Документ не містить рядків»; рядок без обраного працівника не дає зберегти документ — видаліть порожній рядок «×».
• Відʼємне брутто — корекція зі знаком мінус не може зробити брутто меншим за нуль.
• Дата під забороною змін — дату заборони змін встановлюють на сторінці «Закриття місяця».
• Не розпроводиться: «На підставі нарахування вже проведено виплати № … — спершу розпровести їх» (так само для перерахувань податків). Спершу розпроведіть виплату чи перерахування.