Нарахування відпускних

Для чого ця сторінка

Документ нараховує відпускні на підставі наказу про відпустку. Він рахує середньоденну зарплату, суму за оплачувані дні відпустки, ПДФО, військовий збір і ЄСВ. Після проведення зʼявляються проводки і борг перед працівником. На один наказ — одне нарахування.

Список документів

Звичайний шлях — меню «Кадри» → «Нарахування виплат»: там відпускні разом з іншими нарахуваннями (відбір «усі види» → «Відпустка»). Подвійний клік по рядку виду «Відпустка» відкриває нарахування. Новий документ — «+ Створити ▾» → «Нарахування відпускних».

Окремий перелік «Розрахунки відпускних» відкривається за адресою цієї сторінки. У ньому відбір «Усі організації» (спочатку — організація за замовчуванням із шапки) і колонки: позначка «I» (з 1С), «№», «Дата», «Організація», «Працівник», «Відпустка з», «Днів», «Нараховано», «До виплати» і іконка проведення. Праворуч у рядку — «×» (видалити непроведене нарахування; у проведеного неактивний). Кнопки створення в цьому переліку немає.

Нове нарахування

Сторінка «Нове нарахування (відпускні)» (кнопка «← До списку» повертає в «Нарахування виплат»):

• «Організація» (обовʼязково) — спочатку організація за замовчуванням із шапки;
• «Наказ відпустки» (обовʼязково) — у списку оплачувані накази цієї організації, для яких ще немає нарахування, у вигляді: номер — ПІБ (дата початку → дата закінчення). Якщо таких немає, написано «Немає оплачуваних наказів відпустки без нарахування…»;
• «Середньоденна» — порожнє поле означає «авто з заробітку»; своє число замінює розраховане.

«Розрахувати» показує таблицю: «Працівник», «Днів», «Середня», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ», «До виплати». «Зберегти нарахування» створює чернетку документа і відкриває її (активна, коли обрано наказ).

Те саме можна зробити з наказу про відпустку: блок «Розрахунок відпускних» — кнопки «розрахувати» і «зберегти нарахування», або в «Повʼязаних діях» наказу — «створити нарахування» (коли нарахування вже є — «відкрити нарахування»). Див. «Наказ про відпустку».

Документ: що де

Заголовок — «Нарахування (відпускні) №» з номером. Документ завжди вже збережений (він створюється з наказу), тому кнопки «зберегти» немає: напрям, рахунок витрат і коментар записуються одразу. Проведений документ над блоками позначено «✓ Нарахування проведено. Для редагування — спершу «розпровести».»

1. Основні дані

• «Працівник», «Відпустка» (дати і кількість днів), «Розрахунковий період» — лише для перегляду: працівник і дні беруться з наказу. Дні в нарахуванні не змінюються: від них залежить правильний помісячний розподіл перехідної відпустки.
• «Напрям» — напрям для управлінського обліку; зберігається одразу після вибору.

2. Розрахунок

• «Середньоденна» — розрахована сума; щоб замінити, впишіть свою і натисніть «розрахувати» у заголовку блоку. Поки середню змінено і не перераховано, таблиця схована, а над нею — «Середню змінено. Натисніть «розрахувати» — суми перерахуються.» Кнопка неактивна, коли поле порожнє.
• Під полем — пояснення, з чого взято середню: з якої дати почався період, скільки днів виключено, чи взято оклад, скільки святкових днів у відпустці не оплачено.

Дві вкладки:

• «Розрахунок» — таблиця «Працівник», «Днів», «Середня», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ», «До виплати». Біля ПДФО, ВЗ і ЄСВ — підказка зі ставкою; для ЄСВ це реальна ставка працівника: 22 % або 8,41 % для працівника з інвалідністю.
• «Рахунки обліку» — рахунки проводок для працівника: «Витрати (Дт)», «Розрахунки (Кт)», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ». Рахунок витрат документа (типово 92) змінюється в полі «Витрати (Дт)» і зберігається одразу. Позначка «інд» — рахунок з правила зі сторінки «Рахунки обліку нарахувань»; він має перевагу.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» зберігається, коли ви виходите з поля. Поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка

У «Повʼязаних діях» — «створити виплату»: новий документ «Виплата нарахувань» на ці відпускні за місяць початку відпустки. Доступна зі збереженого документа, проводити його перед цим не обовʼязково (у підборі непроведене нарахування позначене «не проведено»). Нижче — «Звʼязані документи» (там наказ про відпустку) і «Історія документа» (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «провести» (на проведеному — «розпровести») і «видалити» — система перепитає «Видалити нарахування відпускних? (наказ відпустки лишиться)». Друкованої форми немає.

Як оформити

1. Створіть і збережіть наказ про відпустку («Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Наказ відпустки»). Для відпустки «Без збереження зарплати» нарахування не робиться.
2. «Нарахування виплат» → «+ Створити ▾» → «Нарахування відпускних».
3. Оберіть організацію і наказ, натисніть «Розрахувати», перевірте суми.
4. «Зберегти нарахування» — відкриється чернетка.
5. За потреби змініть середньоденну («розрахувати»), напрям чи рахунок витрат.
6. «провести».
7. «створити виплату» — оформіть виплату відпускних.

Щоб змінити дати чи дні відпустки, змінюйте наказ: видаліть або розпроведіть нарахування, виправте й збережіть наказ, потім створіть нарахування знову.

Як рахується середня

Середньоденна — заробіток за розрахунковий період, поділений на дні періоду.

Розрахунковий період

• 12 місяців перед місяцем початку відпустки.
• Якщо працівник працює менше року — з першого числа місяця, наступного за місяцем прийняття. Якщо його прийнято в перший робочий день місяця, цей місяць враховується повністю.
• Якщо жодного повного місяця до відпустки немає, періоду немає — середня рахується з окладу.

Заробіток

• зарплата з проведених основних нарахувань за місяці періоду;
• відпускні за попередні відпустки, що припали на період;
• лікарняні (крім допомоги по вагітності та пологах), що припали на період.

Не входять: авансова відомість (основне нарахування вже містить суму місяця), одноразова матеріальна допомога, оплата за договорами ЦПХ.

Дні — календарні дні періоду мінус:

• святкові й неробочі дні за виробничим календарем організації (у режимі календаря «воєнний стан» таких днів немає);
• дні відпустки без збереження зарплати, відпустки у звʼязку з вагітністю та пологами і тривалої відсутності за наказом (догляд за дитиною, військова служба, призупинення договору).

Дні оплачуваних відпусток і лікарняних не віднімаються, бо їх оплата входить у заробіток.

Якщо зарплати в періоді не було — середня з окладу: місячний оклад × кількість місяців періоду, поділене на календарні дні періоду без святкових. Якщо оклад менший за мінімальну зарплату (для неповного робочого часу — пропорційну), береться мінімальна.

Сума відпускних = середньоденна × оплачувані дні відпустки. Святкові й неробочі дні календаря організації, що припали на відпустку, не оплачуються. Якщо відпустка переходить на наступний місяць, суми і податки рахуються окремо за кожен місяць: в обʼєднаному звіті суми показуються помісячно, тож вони мають потрапити у свій місяць.

ПДФО і військовий збір — за ставками на дату початку відпустки, утримуються з працівника. ЄСВ нараховується понад суму, за рахунок роботодавця, з урахуванням місячного обмеження бази (вже проведені нарахування цього місяця враховуються); для працівника з інвалідністю — пільгова ставка. Для організації з позначкою «Резидент Дія.Сіті» — окрема ставка ПДФО, ЄСВ на відпускні не нараховується.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума
Дт 92 — Кт 661	відпускні до утримань
Дт 661 — Кт 6411	ПДФО
Дт 661 — Кт 642	військовий збір
Дт 92 — Кт 651	ЄСВ

Рахунок 92 — за замовчуванням. Якщо для працівника чи виду оплати є правило на сторінці «Рахунки обліку нарахувань», діють рахунки з правила. Якщо відпустка переходить на наступний місяць, проводки формуються за кожен місяць окремо, датою його останнього дня. Проводок з нульовою сумою немає.

Що ще змінюється:

• борг перед працівником (661) — на суму до виплати, у місяці початку відпустки;
• борг перед бюджетом — ПДФО, військовий збір і ЄСВ;
• залишок днів відпустки нарахування не змінює: дні списує проведення наказу про відпустку.

«розпровести» прибирає проводки і ці борги. Кнопка «дт-кт» показує проводки проведеного документа.

Чому документ може не створюватись чи не проводитись

• Наказу немає в списку нового нарахування — він на відпустку без збереження зарплати, або за ним уже є нарахування (відкрийте його з наказу чи з «Нарахування виплат»).
• Працівник не штатний — за договором ЦПХ або без договору відпускні не розраховуються.
• «У періоді відпустки немає оплачуваних днів — усі дні святкові».
• За наказом уже є проведене нарахування — друге не створюється.
• Місяць відпустки під забороною змін — проводки з датою до дати заборони не записуються.
• Рахунку з поля «Витрати (Дт)» немає у плані рахунків.
• Проведений документ не редагується і не видаляється — спершу «розпровести».

Звʼязані документи

• Наказ про відпустку — підстава, видно в «Звʼязаних документах». Видалення чернетки наказу видаляє і його непроведене нарахування. Поки нарахування проведене, наказ не можна ні розпровести, ні видалити. Видалення нарахування наказ не зачіпає.
• Виплата — «створити виплату» у «Повʼязаних діях».