Авансова та основна відомості — як нарахувати аванс і зарплату

Навіщо два види відомості

За законом зарплату виплачують не рідше двох разів на місяць. Перша виплата — аванс (зазвичай у середині місяця), друга — остаточний розрахунок наприкінці. Щоб облік був коректним, у системі це два окремі документи:

Вид	Коли роблять	Що рахує
Авансова	середина місяця	відсоток окладу + податки з цієї суми
Основна	кінець місяця	повна зарплата − уже нарахований аванс

Як працює авансова відомість

1. У шапці документа «Нарахування ЗП» оберіть Вид відомості → Авансова.
2. З'явиться поле «% авансу» — вкажіть відсоток окладу (наприклад, 50).
3. Натисніть «🧮 Розрахувати (сервер)».

Система порахує для кожного працівника:

• Сума авансу = оклад × відсоток (з урахуванням відпрацьованих днів за табелем, якщо він заповнений).
• ПДФО (18%) і військовий збір (5%) — утримуються із суми авансу.
• ЄСВ (22%, або 8,41% для працівника з інвалідністю) — нараховується «зверху» на суму авансу.
• До виплати = сума авансу − ПДФО − ВЗ.

Важливо: в авансовій відомості не застосовується податкова соціальна пільга (ПСП) і мінімальна база ЄСВ — це місячні розрахунки, вони враховуються в основній відомості наприкінці місяця.

Резидент Дія.Сіті: ЄСВ в авансі

У резидента Дія.Сіті ЄСВ за спеціаліста — фіксована місячна сума (22% від мінімальної зарплати, 8,41% для працівника з інвалідністю), а не відсоток від нарахованого. Банк приймає виплату зарплати тільки разом з платіжкою на ЄСВ, тому весь місячний ЄСВ нараховується в авансовій відомості і сплачується з першою виплатою місяця. В основній відомості ЄСВ буде 0 — це не помилка: сума вже нарахована й сплачена. У зарплатній платіжці основної виплати в полі «ЄСВ» система сама підставить ту платіжку, якою ЄСВ за цей місяць уже сплачено (вона зʼявляється у списку з позначкою «сплачено»), і «!» гасне.

Як працює основна відомість

Наприкінці місяця створіть документ із видом Основна і натисніть «Розрахувати». Система:

1. Порахує повну зарплату за місяць з усіма правилами (ПСП, мінімальна база ЄСВ, місячний ліміт ЄСВ — усе як завжди).
2. Відніме те, що вже нарахували в проведеній авансовій відомості цього ж місяця: ПДФО, ВЗ і ЄСВ авансу.
3. Покаже у колонці «Аванс» уже виплачену суму, а «До виплати» = залишок до виплати наприкінці місяця.

Тобто загальні податки за місяць рахуються один раз — частину сплачено з авансу, решту донараховує основна відомість. Сума за місяць завжди правильна.

Якщо податок треба поправити руками

Колонки ПДФО, ВЗ і ЄСВ у таблиці відомості (і авансової, і основної) можна редагувати. Після правки в рядку зʼявляється позначка «ручн.», а «до виплати» перераховується. Такий рядок проведеться з вашими сумами: система звірить із перерахунком лише брутто. Позначка знімається, якщо змінити базу рядка (оклад, дні, «Додати») або натиснути «Розрахувати» — тоді податки знову розрахункові.

Як це виглядає у проводках

• Авансова робить тільки утримання (ПДФО, ВЗ) і нарахування ЄСВ. Витрати на оплату праці (рахунок 92/661) вона не нараховує — це робить основна відомість за повний місяць (так само, як у 1С).
• Основна нараховує повні витрати за місяць і донараховує залишок податків.

Завдяки цьому витрати на зарплату не подвоюються, а звітність (ЄСВ, 4ДФ) збігається.

Типові питання

Чи можна задати різний відсоток авансу різним працівникам? Відсоток у шапці — спільний (наприклад, 50% для всіх). Але після розрахунку суму авансу конкретного працівника можна виправити вручну у рядку.

Що буде, якщо я не зроблю аванс, а одразу основну відомість? Нічого страшного — основна порахує повну зарплату за місяць як завжди. Аванс — необов'язковий крок; якщо його не було, віднімати нема чого.

Чому в авансі немає податкової пільги (ПСП)? ПСП — це місячна пільга, вона застосовується раз на місяць в основній відомості. В авансі ми її не чіпаємо, щоб не порахувати двічі.

Я провів аванс, а потім змінив оклад. Що робити? Спочатку розпровести й перерахувати основну відомість — вона візьме актуальний оклад і коректно врахує вже нарахований аванс.