Як система рахує ЄСВ для кожного працівника окремо

Що таке ЄСВ і чому ставка різна

ЄСВ — це внесок, який роботодавець сплачує за працівника. Звичайна ставка — 22% від зарплати. Але законодавство передбачає винятки, і саме через них не можна порахувати «всім однаково».

Працівник з інвалідністю — ставка 8,41%

Якщо у працівника встановлено інвалідність, роботодавець сплачує ЄСВ за зниженою ставкою 8,41%. Це передбачено законом про ЄСВ.

Важлива деталь: пільга діє не «взагалі», а з конкретної дати — з дати встановлення інвалідності (за посвідченням МСЕК або іншим документом). Тому в системі для кожної фізособи з інвалідністю вказується:

• «Інвалідність діє з» — з цієї дати застосовується ставка 8,41%;
• «Інвалідність діє по» — для строкових груп інвалідності (коли встановлено на певний термін). Якщо інвалідність безстрокова — поле залишається порожнім.

Приклад. Працівнику встановили інвалідність 15 липня. Зарплата за червень рахується ще за звичайною ставкою 22% (бо в червні пільги ще не було), а за липень і далі — уже 8,41%. Система визначає це автоматично за датою періоду, за який нараховується зарплата.

Мінімальна база для основного місця роботи

Якщо працівник працює на основному місці (це його головна робота, а не підробіток), і його зарплата за місяць менша за мінімальну зарплату — держава вимагає сплачувати ЄСВ не менше ніж від мінімальної зарплати.

Приклад. Мінімальна зарплата — 8 000 грн (умовно). Працівник на основному місці отримав за місяць 5 000 грн (наприклад, працював неповний місяць). ЄСВ все одно рахується від 8 000 грн, а не від 5 000 грн. Це і є «мінімальна база».

Чому так? Щоб працівник не втрачав страховий стаж і пенсійні права через низьку зарплату.

Доходу за місяць немає — ЄСВ не нараховується

Мінімальна база діє лише тоді, коли дохід за місяць є, але менший за мінімальну зарплату. Якщо за місяць працівнику не нараховано нічого — у табелі нуль відпрацьованих днів, цілий місяць відпустки без збереження зарплати, оклад не встановлено — бази для внеску немає, і ЄСВ за такий місяць не нараховується. Сервіс у цьому випадку показує ЄСВ 0, а не «мінімальний внесок».

Сумісництво — мінімальна база не діє

Якщо працівник у вас за сумісництвом (його основне місце роботи — десь в іншому місці), то правило мінімальної бази не застосовується. ЄСВ рахується від фактичної зарплати, навіть якщо вона менша за мінімальну.

Логіка проста: мінімальну базу за цього працівника забезпечує його основний роботодавець. Якби кожне місце роботи додавало мінімальну базу — вийшла б переплата.

Працівник з інвалідністю + низька зарплата

Якщо у працівника інвалідність, то застосовується ставка 8,41%, а мінімальна база не застосовується — ЄСВ рахується від фактичної зарплати за зниженою ставкою. Це теж передбачено законом і система робить це автоматично.

---

Що має зробити бухгалтер

Найголовніше: не рахувати ЄСВ вручну. Треба лише правильно заповнити дані, а далі натиснути кнопку розрахунку — система все порахує.

Крок 1. Заповнити картку фізособи (для інвалідності)

На картці фізособи (працівника) є блок про інвалідність:

• поставити позначку, що працівник має інвалідність;
• вказати групу інвалідності;
• вказати дату «Інвалідність діє з» — це ключове поле для пільги 8,41%;
• якщо група строкова — вказати «Інвалідність діє по».

Без дати «діє з» система не зможе визначити, з якого місяця застосовувати пільгу.

Крок 2. Вказати вид зайнятості на картці працівника

На картці працівника вказується, чи це основне місце роботи чи сумісництво (зовнішнє або внутрішнє). Від цього залежить, чи буде застосована мінімальна база.

Крок 3. Створити нарахування й натиснути «Розрахувати»

У документі нарахування зарплати треба:

1. додати працівників (кнопкою «Усі співробітники» або «Заповнити з табеля»);
2. натиснути «🧮 Розрахувати (сервер)».

Після цього система підставить правильні суми: зарплату, податок з доходів, військовий збір і правильний ЄСВ для кожного працівника окремо — з урахуванням інвалідності, основного місця й мінімальної бази.

Важливо. Кнопка «Розрахувати» — це і є момент, коли система застосовує всі індивідуальні правила. Поля, які ви бачите під час ручного введення, — це лише попередній орієнтир; остаточні правильні суми дає саме розрахунок.

---

Типові питання

Чому в одного працівника ЄСВ 22%, а в іншого 8,41%? Тому що в другого встановлено інвалідність, і пільга вже діє (дата «діє з» настала). Це нормально й відповідає закону.

Я зробив працівника інвалідом, але ЄСВ все одно 22%. Чому? Найімовірніше, не вказана дата «Інвалідність діє з», або ця дата пізніша за період, за який рахується зарплата. Перевірте дату на картці фізособи.

Зарплата маленька, а ЄСВ більший, ніж 22% від неї. Це помилка? Ні. Якщо це основне місце роботи, ЄСВ рахується від мінімальної зарплати (мінімальна база), а не від фактичної. Тому сума більша.

У сумісника зарплата менша за мінімальну, чому ЄСВ не «дотягнули» до мінімальної бази? Бо для сумісництва мінімальна база не застосовується — це правильно. Її забезпечує основний роботодавець працівника.

Чи треба перераховувати ЄСВ вручну? Ні. Натисніть «Розрахувати» — система зробить це за вас із усіма правилами.