Наказ про зміну нарахувань

Для чого ця сторінка

Планові нарахування — це оклад і постійні надбавки, доплати, індексація, які щомісяця підставляються в розрахунок зарплати. Наказ про зміну нарахувань додає, змінює або закриває їх з дати дії без кадрового переміщення. Один наказ може містити рядки для багатьох працівників. Наказ, що змінює оклад, оновлює і кадровий стан працівника. Бухгалтерських проводок наказ не робить.

Детальніше про самі планові нарахування — «Планові нарахування: оклад, надбавки та доплати, що нараховуються щомісяця».

Список документів

Основне місце, де видно ці накази, — сторінка «Кадрові накази» (меню «Кадри»): там вони показані видом «Зміна нарахувань», а новий створюється кнопкою «+ Новий ▾» → «Зміна нарахувань».

Також є окремий список «Накази про зміну нарахувань» (за адресою цієї сторінки):

• відбір «Усі юрособи» — організація;
• кнопка «+ Новий документ»;
• колонки: «№» (номер — посилання на документ; позначка «I» — перенесено з 1С), «Дата», «Діє з», «Організація», «ПІБ» (для одного рядка — ПІБ працівника, для кількох — «масовий (N)»), «Статус» («✓ проведено» або «чернетка»);
• праворуч у рядку — кнопка «Провести» (для чернетки) або «Розпровести» (для проведеного) — проводить і розпроводить, не відкриваючи документ;
• подвійний клік відкриває документ; видалені документи показані блідими.

Ще шляхи до наказу — з картки працівника: «Повʼязані дії» → «наказ: зміна нарахувань» (працівник і організація вже підставлені); вкладка «Кадрові документи»; посилання на підставу у вкладці «Планові нарахування».

Документ: що де

Заголовок — «Новий наказ (зміна нарахувань)» або «Наказ (зміна нарахувань) № …». Три пронумеровані блоки, праворуч — колонка з прогресом заповнення, внизу — плашка дій (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — лише організації, де ви можете вести зарплату; змінюється лише на новому документі, і зміна очищає рядки (інший список працівників). Поки організацію не обрано, нижче написано «Оберіть організацію, щоб додавати рядки нарахувань.»
• *«Дата документа » — на новому документі в підписі видно номер, який буде присвоєно («№ буде: …»).
• *«Діє з » — дата, з якої діють нові значення.

2. Рядки нарахувань

Кнопка «+ додати рядок» (на непроведеному документі). Колонки таблиці:

Колонка	Що означає
«Працівник»	лише чинні штатні працівники організації (виконавців ЦПУ тут немає)
«Вид»	вид нарахування з довідника «Види нарахувань»: «Оклад (місячна ставка)», «Погодинна оплата», «Доплата (фіксована)», «Індексація» і ваші власні чи перенесені з 1С види; неактивні види не показуються
«Спосіб»	підставляється з виду, змінити не можна: «Фіксована сума», «Відсоток (%)» або «Тариф × кількість»
«Дія»	«Додати», «Змінити» або «Закрити»
«Значення»	сума, відсоток або тариф; для дії «Закрити» поле неактивне
«✕»	видалити рядок (видно, коли рядків більше одного)

«Додати» і «Змінити» працюють однаково: чинний запис цього виду в працівника закривається днем раніше за «Діє з», а з дати дії діє нове значення. «Закрити» лише припиняє дію нарахування.

«Масове додавання» (на непроведеному документі) — щоб дати однаковий рядок багатьом:

• «Співробітники (Ctrl/Shift — кілька)» — список штатних працівників, кількох обирають з натиснутими Ctrl або Shift;
• «Вид», «Спосіб» (підставляється з виду), «Дія», «Значення»;
• кнопка «Додати обраним (N)» — додає рядок кожному обраному; активна, коли обрано працівників і вид. Порожній стартовий рядок при цьому прибирається.

«Заповнити зі штатного розкладу» (на непроведеному документі) — масово проставити оклади:

• «Документ штатного розкладу» — документи штатного розкладу організації (номер і дата, непроведені позначені «(чернетка)»);
• «Вид нарахування (оклад)» — яким видом записати оклад, зазвичай «Оклад (місячна ставка)»;
• кнопка «Заповнити окладами (N док.)» — додає рядок кожному чинному штатному працівнику, чиї посада і підрозділ збігаються з позицією штатного розкладу: дія «Змінити», фіксована сума, значення — оклад позиції. Позиції без підрозділу не підтягують нікого. Якщо збігів немає — «У штатному розкладі немає активних працівників за цими посадами/підрозділами.»

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли наказу (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Під блоками на непроведеному наказі — підказка про те, що зробить проведення.

Права колонка і плашка дій

• «Заповнення документа» — організація, дата документа і «Діє з», хоча б один рядок із працівником. Окремих повʼязаних дій у наказу немає; «Звʼязані документи» і «Історія документа» — як в усіх документах.
• Рядок статусу — «проведено» / «не проведено».
• Нижня плашка: «назад», «до списку» (повертає на «Кадрові накази»), «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити» (перепитає «Видалити?» і поверне на «Кадрові накази»), «друк». На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу; на збереженому «провести» спершу зберігає зміни. Проведений наказ закритий для змін, «видалити» на ньому неактивне — спершу розпроведіть.

Друк

«друк» відкриває наказ: «НАКАЗ № … від …», «про зміну нарахувань», фраза про дату, з якої встановлюються нові розміри, і таблиця «№», «ПІБ», «Таб.№», «Вид», «Спосіб», «Значення». Нижче — місця для підпису керівника і «З наказом ознайомлені». Кнопки сторінки друку — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

Змінити оклад одному працівнику

1. «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Зміна нарахувань» (або з картки працівника).
2. Перевірте організацію, «Дата документа», задайте «Діє з».
3. У рядку оберіть працівника, вид «Оклад (місячна ставка)», дію «Змінити», нове значення.
4. «провести».

Надбавка багатьом — «Масове додавання»: оберіть працівників, вид, «Додати», значення → «Додати обраним (N)» → «провести».

Нові оклади за штатним розкладом — «Заповнити зі штатного розкладу»: оберіть документ і вид → «Заповнити окладами» → перевірте рядки → «провести».

Зняти надбавку — рядок з видом надбавки і дією «Закрити»; «Діє з» — перший день, коли надбавки вже немає.

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Наказ змінює умови, за якими потім рахується зарплата.

Після проведення:

• у картці працівника, вкладка «Планові нарахування», зʼявляються нові записи з дати дії, а попередні записи цих видів закриваються днем раніше;
• якщо рядок задає фіксовану суму для базового виду (у довіднику видів стоїть «Базовий вид (оклад/тариф — рахується першим)»), змінюється оклад працівника: у вкладці «Кадрова історія» зʼявляється запис із новим окладом з дати дії, блок «Поточний стан» показує новий оклад. Посада, підрозділ і вид розрахунку лишаються попередніми. Надбавки й доплати оклад не змінюють;
• розрахунок зарплати бере оклад, чинний на кінець місяця, — за весь місяць, без поділу на дні до і після дати дії;
• надбавки, доплати, індексація, що діяли в місяці хоча б один день, потрапляють у колонку «ДОД» відомості зарплати пропорційно дням дії: якщо надбавку змінили 16 квітня, старий розмір рахується за 1–15 квітня, новий — за 16–30 (частка календарних днів місяця).

«розпровести» прибирає записи цього наказу, відновлює ті, що він закрив, і прибирає запис із новим окладом.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «Оберіть юрособу» / «Вкажіть дату дії» — не заповнено організацію чи «Діє з».
• «Заповніть працівника і вид у кожному рядку.» — є рядок без працівника або виду; видаліть його або заповніть.
• Порожнє «Значення» для «Додати» чи «Змінити» — впишіть число (може бути 0); з порожнім полем документ не збережеться.
• «Дата дії наказа має бути пізніше останньої кадрової зміни працівника» — наказ змінює оклад, а «Діє з» не пізніше за останній кадровий запис працівника (прийом, переміщення, попередня зміна окладу).
• Проведений наказ не змінюється і не видаляється — «Спочатку розпровести».

Наказ не розпроводиться, якщо:

• «Не можна розпровести: записи перекриті пізнішим документом планових» — пізніший наказ про зміну нарахувань, переміщення чи звільнення вже закрив записи цього наказу;
• «Не можна розпровести: по працівнику є пізніші кадрові зміни» — після зміни окладу цим наказом у працівника були інші кадрові зміни.

Спершу розпроведіть пізніші документи, потім цей.