Наказ про прийом на роботу

Для чого ця сторінка

Наказ про прийом на роботу фіксує, з якої дати людина працює, на якій посаді, у якому підрозділі, з яким окладом і за яким графіком. Після проведення працівник вважається прийнятим: у картці зʼявляється дата прийому, оклад із наказу береться для зарплати, а людину можна обирати в інших кадрових наказах. Окремо від картки наказ не створюють: він виникає разом із новим працівником на сторінці «Новий працівник».

Список документів

Звичайний шлях до наказів про прийом — меню «Кадри» → «Кадрові накази», відбір «Прийом на роботу». Там видно ПІБ працівника і організацію (див. статтю «Кадрові накази»).

Окремий перелік «Накази про прийом на роботу» відкривається за адресою цієї сторінки. Над таблицею — лише кнопка «+ Новий наказ»: вона веде на сторінку «Новий працівник» (див. нижче). Відборів немає, показуються останні 200 наказів усіх ваших організацій.

Колонки: позначка «I» (наказ перенесено з 1С), «№», «Дата», «Прийняти з», «Оклад» і іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні). Колонок з ПІБ і організацією в цьому переліку немає — шукайте працівника в переліку «Кадрові накази». Подвійний клік відкриває наказ. Сортування й налаштування колонок — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Новий наказ: сторінка «Новий працівник»

Кнопка «+ Новий наказ» тут, «+ Новий ▾» → «Прийом на роботу» у переліку «Кадрові накази» і «+ Новий» на сторінці «Співробітники» відкривають одну сторінку — «Новий працівник». Вона одним кроком створює картку працівника і наказ.

Верхній ряд:

• «Організація» (обовʼязково) — спочатку стоїть організація за замовчуванням із шапки.
• «Табельний №» — можна лишити порожнім («авто, якщо порожнє»): присвоїться наступний номер організації з чотирьох цифр (0001, 0002…).
• «Вид зайнятості» (обовʼязково) — «Штат (трудові відносини)» або «Цивільно-правовий (ЦПУ)». Наказ про прийом створюється лише для штату; для ЦПУ створюється договір (див. «Договори ЦПХ»).
• «Фізособа» (обовʼязково) — пошук за ПІБ або ІПН серед фізосіб акаунта. Посилання «створити ↗» відкриває список фізосіб у новій вкладці браузера: створіть там картку і поверніться.
• «Місце діяльності» — лише для юрособи, у картці якої є відокремлені місця діяльності; «основне місце (організація)» — за замовчуванням.

Блок «Трудовий договір (наказ про прийом)» (для штату):

• «Вид зайнятості» — «Основне місце роботи», «Сумісництво (зовнішнє)» або «Внутрішнє сумісництво».
• «Вид договору» — «Безстроковий», «Строковий», «Контракт», «Сумісництво». Для строкового договору і контракту зʼявляється поле «Діє по».
• «Дата прийому» (обовʼязково), «Випроб. (днів)».
• «Підрозділ» і «Посада» — у кожного посилання «створити ↗», що відкриває довідник у новій вкладці. У списку підрозділів — лише підрозділи обраної організації.
• «Графік роботи», «Вид розрахунку» («Оклад (місячна ставка)» або «Погодинна оплата»).
• «Тариф/оклад, грн» — для погодинної оплати поле називається «Ставка за годину, грн».
• «Підстава» — наприклад, номер і дата трудового договору.

Внизу — «назад», «до списку», «зберегти» і «провести». Обидві активні, коли обрано організацію, фізособу і дату прийому. «зберегти» створює картку працівника і чернетку наказу, «провести» — створює і одразу проводить наказ. Після цього відкривається сам наказ. Дата наказу — день створення, а не дата прийому; її можна змінити в чернетці.

Документ: що де

Заголовок — «Наказ (прийом на роботу) №» з номером. Документ має три пронумеровані блоки, праворуч — колонка з прогресом заповнення, внизу — плашка дій.

1. Основні дані

• «Організація» — після створення не змінюється.
• «№ наказу» — присвоюється при створенні; у чернетці його можна виправити.
• «Дата наказу» (обовʼязково).

2. Співробітник і умови прийому

Поле	Що означає / на що впливає
«Співробітник»	Працівник наказу. Після створення не змінюється
«Прийняти з дати» (обовʼязково)	Дата прийому: з неї починається стан працівника, вона ж записується в картку
«Посада», «Підрозділ»	Переходять у поточний стан працівника. Підрозділ — лише організації наказу
«Форма зайнятості»	Основне місце роботи чи сумісництво; записується в стан і в картку
«Оклад, грн»	Оклад у стані працівника. З нього рахується зарплата
«Випробування, днів»	Друкується в наказі
«Графік роботи»	Після проведення переходить у картку працівника: за ним заповнюється табель і рахується норма годин. Без графіка діє системний
«Вид розрахунку»	Для погодинної оплати в полі окладу вказують ставку за годину, а зарплата рахується за годинами з табеля. Для окладу — за відпрацьованими днями
«Підстава (трудовий договір)»	Друкується в наказі

Таблиця «Нарахування (оклад + надбавки)» зʼявляється лише в наказах, де вона заповнена (зазвичай перенесених з 1С), і доступна тільки для перегляду. Після проведення її рядки стають плановими нарахуваннями працівника з дати прийому; якщо в полі «Оклад, грн» нуль, оклад у стані береться як сума рядків окладу з цієї таблиці.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли наказу (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Під блоками на непроведеному наказі є підказка, що зробить проведення.

Права колонка, рядок статусу і плашка

У правій колонці — «Заповнення документа» (обовʼязкові: організація, дата наказу, співробітник, дата прийому), «Звʼязані документи» і «Історія документа». Власних повʼязаних дій у наказу немає. Загальне про ці картки — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і «дт-кт» (проводок наказ не робить).

Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити» (система перепитає «Видалити?») і «друк». «провести» спершу зберігає ваші правки, потім проводить. На проведеному наказі всі поля закриті, а «видалити» неактивне — спершу розпроведіть.

Як оформити

1. «Кадри» → «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Прийом на роботу».
2. На сторінці «Новий працівник» оберіть організацію, вид зайнятості «Штат (трудові відносини)» і фізособу. Якщо людини ще немає, створіть фізособу («створити ↗»).
3. Заповніть дату прийому, підрозділ, посаду, графік, вид розрахунку і оклад.
4. Натисніть «провести» — картка і наказ створяться, наказ проведеться і відкриється. Або «зберегти», щоб лишити наказ чернеткою.
5. За потреби — «друк».

Виправити наказ. Чернетку правте і натискайте «зберегти» чи одразу «провести». Проведений наказ спершу «розпровести», потім виправити і провести знову. Поки наказ — чернетка, збереження переносить посаду, підрозділ і форму зайнятості в картку працівника; дата прийому зʼявляється лише після проведення.

Прийняти людину вдруге в ту саму організацію можна, лише якщо попередню картку звільнено, або як внутрішнє сумісництво (тоді створюється друга картка).

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Наказ нічого не нараховує: він фіксує стан працівника.

Після проведення:

• у картці працівника зʼявляються дата прийому, посада, підрозділ, форма зайнятості і графік роботи з наказу, а блок «Поточний стан» показує оклад;
• у вкладці «Кадрова історія» картки зʼявляється перший запис стану з дати прийому;
• рядки таблиці «Нарахування (оклад + надбавки)», якщо вона є, стають плановими нарахуваннями;
• працівник стає чинним: його можна обрати в наказах про переміщення, звільнення, відпустку і зміну нарахувань, у табелі й відомостях зарплати;
• якщо посада — директор чи керівник юрособи або головний бухгалтер, ПІБ і РНОКПП працівника записуються в картку організації (у ФОП — ні). Переведення цієї людини на іншу посаду або звільнення знімає її з картки.

«розпровести» прибирає запис стану і планові нарахування з наказу, а з картки — дату прийому, посаду, підрозділ і графік, що прийшов із наказу.

Друк

Кнопка «друк» відкриває наказ за типовою формою П-1: назва і коди організації, номер і дата наказу, дата прийому, ПІБ, ІПН, табельний номер, підрозділ, посада, тарифна ставка (оклад) на місяць, випробування, умови роботи (основне місце чи сумісництво), підстава і місця для підписів керівника та працівника. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Не заповнені обовʼязкові поля — організація, дата наказу, співробітник, дата прийому: над формою зʼявиться перелік.
• Не створюється новий працівник — «Ця фізособа вже є активним працівником цієї юрособи…»: у людини вже є незвільнена картка в цій організації. Друга картка дозволена лише з формою зайнятості «Внутрішнє сумісництво».
• «Співробітник уже працює…» — повторно прийняти чинного працівника не можна; умови роботи змінює наказ про кадрове переміщення.
• Наказ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Немає права керувати зарплатою в цій організації — сервер відмовить у збереженні й проведенні з повідомленням про права.

Наказ не розпроводиться, якщо:

• по працівнику є проведене кадрове переміщення — спершу розпроведіть його;
• працівника звільнено — спершу розпроведіть наказ про звільнення;
• планові нарахування з цього наказу вже змінив пізніший документ — спершу розпроведіть його.

«видалити» працює лише для чернетки. Разом із нею видаляється і картка працівника, якщо його ще не прийнято (немає дати прийому) і не звільнено.