Картка договору

Для чого ця сторінка

Картка договору — окрема сторінка з умовами роботи з контрагентом: валюта, тип цін і знижка для продажів, умови оплати для рахунків, контроль боргу, рахунки обліку розрахунків і метод ПДВ. Договір належить парі організація + контрагент і обирається в документах цієї організації з цим контрагентом. Відкривається з «Реєстр договорів» (меню «Головна» → «Договори») подвійним кліком по рядку або кнопкою «+ Новий договір», а також з картки контрагента (вкладка договорів: клік по назві або «+ Додати договір»).

Що на сторінці

Заголовок — «Новий договір» або «Договір:» з назвою і, через тире, назвою контрагента. Поруч можуть бути позначки: «строк минув» (дата в полі «Строк дії» вже минула) і «збережено» (після успішного збереження).

Під заголовком — три вкладки: «Загальні», «Рахунки обліку», «Податковий облік». Блок «Коментарі та вкладення» видно на всіх вкладках. Праворуч — права колонка.

Вкладка «Загальні»

Блок 1 «Основні дані» (поля із червоною зірочкою обовʼязкові):

• «Контрагент» — для нового договору, відкритого з реєстру, обирається зі списку; якщо договір створюєте з картки контрагента, поле вже заповнене і недоступне. В наявному договорі змінити контрагента не можна.
• «Організація» — ваша організація. На новому договорі підставляється організація за замовчуванням із шапки; після збереження поле недоступне.
• «Назва» — як договір показується у списках вибору документів.
• «Номер» — номер договору. На новому договорі після вибору організації підставляється наступний номер за схемою нумерації договорів (за замовчуванням Д-рік-0001; змінюється на сторінці «Нумерація документів», де в списку типів договори поки показані латинською службовою назвою); можна вписати свій. Якщо поле очистити, номер присвоїться при збереженні.
• «Тип договору» — «З покупцем», «З постачальником», «З комісіонером», «З комітентом», «Інше» (за замовчуванням). На вибір договору в документах не впливає; від нього залежать правила рахунків, задані для виду договору.
• «Вид за ЦК» — купівлі-продажу, поставки, послуг тощо (довідник акаунта). Довідковий реквізит. У податкову накладну він не подається, а потрібен для впорядкування договорів. Не плутайте з типом: тип каже, з ким договір, вид — яка це угода. Стандартних видів дванадцять (купівлі-продажу, поставки, міни (бартеру), дарування, найму (оренди), підряду, про надання послуг, перевезення, комісії, доручення, позики, інше), вони позначені 🔒 і не видаляються. Власні види додають у довіднику «Види договорів (за ЦК)» (меню «Головна», «Налаштування»).
• «Валюта» — валюта розрахунків за договором; за замовчуванням гривня. Від неї залежить рахунок авансів одержаних (гривня — 6811, інша валюта — 6812).
• «Дата» — дата підписання.
• «Строк дії» — до якої дати діє договір. Після цієї дати в заголовку картки і у списку договорів контрагента зʼявляється позначка «строк минув»; вибір договору в документах вона не обмежує. Порожнє поле — договір вважається безстроковим.
• Галочка «ЗЕД-договір» — ознака зовнішньоекономічного договору (з нерезидентом, експорт чи імпорт).
• Галочка «Основний договір контрагента» — такий договір підставляється в документи автоматично, щойно ви обрали контрагента (якщо у контрагента лише один договір, він підставляється і без цієї позначки). Основний договір може бути лише один на пару організація + контрагент.

Блок 2 «Умови роботи»:

• «Тип цін (за замовч.)» — з якого типу цін підставляти ціну, коли ви додаєте номенклатуру в замовлення, рахунок чи реалізацію за цим договором. Якщо не вказано, ціну вводите вручну.
• «Знижка за договором, %» — підставляється в нові рядки замовлення покупця, рахунку і реалізації. Порожньо або 0 — без знижки.
• «Ведення взаєморозрахунків» — «по договору в цілому», «по розрахункових документах», «по рахунках». Ознака договору, як у 1С. Перенесені договори отримують «по договору в цілому», а ваш вибір повторне перенесення не змінює. Розрахунки сервіс веде однаково при будь-якому значенні.
• «Проект (за замовч.)» — напрям управлінського обліку. Зберігається в договорі; у документи автоматично не підставляється.
• «Умови оплати (підставляються у рахунок)»: поле «Умови оплати» — «Повна передплата», «Часткова передплата», «Постоплата», «При отриманні». Для часткової передплати зʼявляється «Передоплата, %»; для часткової передплати і постоплати — «Відстрочка оплати, днів». Коли в рахунку на оплату обираєте цей договір, умови переносяться в рахунок, а планова дата оплати рахується як дата рахунку плюс відстрочка (для «При отриманні» — дата поставки).

Блок 3 «Контроль заборгованості»:

• «Контролювати суму заборгованості» і «Ліміт боргу, грн» (поле активне лише з галочкою);
• «Контролювати число днів заборгованості» — прострочення рахується від «Відстрочка оплати, днів».

У рахунку покупцю контроль попереджає: якщо поточний борг разом із сумою рахунку перевищує ліміт або є прострочені реалізації, при збереженні зʼявляється вікно «Контроль заборгованості за договором» з кнопками «зберегти попри це» і «скасувати». А реалізацію за таким договором провести не вдасться, поки борг разом із нею перевищує ліміт («Перевищено ліміт заборгованості за договором…») — змініть ліміт або спершу оформіть оплату. Борг рахується з бухгалтерських проводок (борг за договором мінус отримані аванси), як у «Моніторі розрахунків».

Вкладка «Рахунки обліку»

Блок «Рахунки обліку розрахунків». На новому договорі тут лише пояснення, що рахунки стануть доступні після збереження (типово 361/631, для нерезидента 362/632).

У збереженому договорі — таблиця з трьох колонок: призначення, рахунок, звідки він узявся. Рядки: «Розрахунки з покупцем», «Розрахунки з постачальником», «Аванси одержані», «Аванси видані», «ПДВ зобовʼязання (6412)», «ПДВ непідтверджені (6432)», «Тара: застава покупця», «Тара: застава постачальнику». Перші чотири можна змінити: оберіть рахунок у полі (порожнє поле показує чинний рахунок з позначкою «(авто)»). Решта лише показуються.

Третя колонка — джерело: «типовий», «нерезидент (авто)», «правило організації», «правило виду договору», «правило контрагента», «правило договору», «не застосовується». Зміна рахунку тут зберігається одразу, без кнопки «зберегти», і створює правило саме для цього договору — воно перебиває загальні правила. Таке правило видно на сторінці «Рахунки обліку договорів» (меню «Головна», підрозділ «Налаштування»). Щоб повернути автоматичний рахунок, очистіть поле.

За замовчуванням рахунки система підбирає сама: дивиться, чи контрагент резидент і в якій валюті договір. Тому рядки розрахунків і авансів показують рівно ті рахунки, які потраплять у проводки, і в більшості випадків нічого налаштовувати не треба.

Під таблицею — поле «Основна стаття витрат» (довідкове, зберігається кнопкою «зберегти»; на проводки не впливає).

Вкладка «Податковий облік»

• «Метод ПДВ (схема податкового обліку)» — «За першою подією» або «За касовим методом (за оплатою)». Показується, лише якщо організація — платник ПДВ.
• «Метод ПДВ по тарі» — ті самі варіанти для зворотної тари; показується, лише якщо в організації ввімкнено облік зворотної тари.
• «Ставка ПДВ за замовч. (у документи)» — для платника ПДВ; «— з документа —» означає ставку з номенклатури. Значення зберігається в договорі, але зараз у рядки документів ставка береться з номенклатури.
• «Форма розрахунків (для ПН)» — «Безготівкова», «Готівкова», «Бартер», «Iнша». Довідкове поле договору.

Метод ПДВ. «За першою подією» — стандартне правило і значення за замовчуванням (і для тари): податкове зобовʼязання виникає на дату події, що сталася раніше, — відвантаження товару (надання послуги) чи отримання оплати. «За касовим методом (за оплатою)» — зобовʼязання виникає лише на дату оплати; цей метод застосовують окремі категорії платників (наприклад, у сфері ЖКГ, постачання тепла, води, електроенергії населенню). Якщо ви до них не належите, лишайте «За першою подією». Метод зберігається в договорі, тож різні договори можуть мати різний метод.

Як працює касовий метод. Поки за відвантажений товар немає оплати, податкове зобовʼязання не виникає і в декларацію не потрапляє. Щойно покупець оплатив, система сама визнає зобовʼязання на дату оплати, а при частковій оплаті — на оплачену частку. Вручну нічого робити не треба: досить провести надходження грошей від покупця, і ПДВ потрапить у декларацію того періоду, коли була оплата.

Блок «Коментарі та вкладення»

Поле «Коментар» і файли договору (скан, додаткові угоди). Файли додаються лише після першого збереження договору — див. «Вкладення: файли до документів і карток».

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес по чотирьох обовʼязкових полях блоку «Основні дані» (контрагент, організація, назва, валюта).
• «Звʼязані документи» — усі документи за цим договором (рахунки, реалізації, надходження, акти, платіжки, податкові накладні тощо): три останні з датою і позначкою «чернетка» для непроведених, далі «ще (N) →» — вікно «Документи за договором» з колонками «Документ», «№», «Дата», «Сума», «Проведено». Клік по документу відкриває його. На новому договорі — «Зʼявляться після збереження договору».
• «Історія документа» — хто і коли створював і змінював договір.

Кнопки внизу

«назад», «до списку» (повертає до «Реєстр договорів»), «зберегти», «видалити» (лише для збереженого договору; перепитує «Видалити договір …?» і повертає до реєстру). Провести і надрукувати договір не можна — це не документ. «зберегти» неактивна, поки не заповнені контрагент, назва і (для нового) організація. Після збереження нового договору сторінка переходить на його картку.

Незбережені правки не губляться, якщо ви пішли зі сторінки: при поверненні картка запропонує їх відновити (див. «Незбережені зміни: чернетка документа і картки»). Зміни у вкладенні і в таблиці рахунків зберігаються окремо, одразу.

Як працювати

Створити договір з картки контрагента

1. У картці контрагента на вкладці договорів натисніть «+ Додати договір» — відкриється «Новий договір» з уже заповненим контрагентом.
2. Перевірте організацію, впишіть назву, за потреби — номер, дату, строк дії, тип договору.
3. Якщо договір має підставлятись у документи сам — позначте «Основний договір контрагента».
4. Заповніть умови: тип цін, знижку, умови оплати, на вкладці «Податковий облік» — метод ПДВ.
5. Натисніть «зберегти». Після цього додайте скан договору у блоці «Коментарі та вкладення» і, якщо треба, змініть рахунки на вкладці «Рахунки обліку».

Створити договір з реєстру — «+ Новий договір» у «Реєстр договорів», далі оберіть контрагента в полі «Контрагент» і продовжуйте з кроку 2.

Перевести договір на касовий метод ПДВ — вкладка «Податковий облік», «Метод ПДВ (схема податкового обліку)» → «За касовим методом (за оплатою)», «зберегти». Діє для документів, які проводитимуться після зміни; уже проведені перепроведіть, якщо треба.

Задати окремий рахунок для договору — збережіть договір, на вкладці «Рахунки обліку» оберіть рахунок у потрібному рядку. Він застосується в нових проводках документів за цим договором.

Що змінюється в обліку

Сам договір проводок не робить. Він впливає на документи, оформлені за ним:

• рахунки розрахунків — з вкладки «Рахунки обліку»: правило договору перебиває правила контрагента, виду договору й організації, а без правил діють типові рахунки (361/631, для нерезидента 362/632, аванси одержані 6811 або 6812 для валютного договору, аванси видані 3711);
• метод ПДВ — при касовому методі податкове зобовʼязання при відвантаженні спершу лягає на 6432 і переноситься на 6412 у момент оплати; при першій події — теж на 6432, а на 6412 його переносить проведення податкової накладної;
• тип цін, знижка, умови оплати — підставляються в документи продажу і рахунки, далі їх можна змінити в самому документі.

Що переноситься з 1С

Реквізити приходять з картки договору у вашій 1С:

• тип — з виду договору в 1С (з покупцем, з постачальником, комісія); вид, що не вкладається в перелік типів, переноситься як «Інше»;
• вид за ЦК — з довідника видів договорів за ЦК у вашій 1С; вид, якого немає серед дванадцяти стандартних, система створить сама і прикріпить до договору;
• номер, дата, строк дії, валюта — як є;
• «ЗЕД-договір» ставиться сам, якщо валюта договору не гривня: це орієнтовна підказка, позначку можна уточнити вручну;
• метод ПДВ окремо не передається: перенесений договір отримує «За першою подією», а касовий метод за потреби обирають на вкладці «Податковий облік»; повторне перенесення цей вибір не змінює;
• тип цін — з договору 1С; якщо такого типу цін ще немає, система створить його за назвою;
• основний договір — якщо в 1С договір позначений основним для контрагента;
• рахунки обліку окремо не переносяться: типові система визначає сама, а нестандартні рахунки розрахунків можна задати правилом на сторінці «Рахунки обліку договорів» уже після перенесення.

Типові ситуації

• Не зберігається новий договір, кнопка «зберегти» неактивна — не обрано контрагента чи організацію або порожня назва.
• Не можу змінити організацію чи контрагента — у збереженому договорі ці поля закриті. Створіть новий договір для потрібної пари, а старий видаліть, якщо він не потрібен.
• Позначив «Основний договір контрагента», а при збереженні — «Основний запис уже є» — у цього контрагента в цій організації вже є основний договір. Зробіть основним потрібний договір на вкладці договорів картки контрагента (там позначка перемикається з одного договору на інший сама) або спершу зніміть галочку в попередньому основному договорі.
• У новому договорі той самий номер, що в попередньому — номер, підставлений на новому договорі, — лише підказка наступного вільного. Перевірте номер перед збереженням; якщо він уже зайнятий, впишіть інший або очистіть поле — тоді номер присвоїться при збереженні.
• Немає поля «Метод ПДВ…» — організація не є платником ПДВ.
• На вкладці «Рахунки обліку» — «Не вдалося завантажити рахунки.» — переглядати і змінювати рахунки договору можуть користувачі з правом змінювати контрагентів.
• Договір не підставився в документ сам — він не основний, а в контрагента кілька договорів. Позначте основний або оберіть договір у документі вручну.
• Строк дії минув, а договір усе одно пропонується — так і має бути: «Строк дії» лише позначає договір, не забороняє його.
• Видалив договір, а документи лишились — видалення ховає договір зі списків, документи за ним не змінюються.