Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки

Як влаштована сторінка документа

Сторінка документа складається з трьох частин: блоків з полями ліворуч, правої колонки з довідковою інформацією і нижньої плашки з кнопками дій. Так виглядають майже всі документи сервісу, тож навчившись працювати з одним, ви впевнено працюватимете з усіма. Особливості кожного документа (які поля, які вкладки, які дії) описано в статті довідки самого документа.

Блоки з полями

Поля документа згруповано в пронумеровані блоки. У кожного блоку є номер у кружечку, назва і, за потреби, коротка підказка поруч. Наприклад, у реалізації: «Основні дані», «Покупець і договір», «Склад і рахунки», «Товари / Послуги», «Коментарі та вкладення».

• Обовʼязкові поля позначені зірочкою після назви (наприклад, «Організація *», «Дата наказу *»). Без них документ не збережеться або не проведеться.
• Частину полів система заповнює сама: організацію за замовчуванням з шапки сервісу, основний договір контрагента, ставку ПДВ з картки номенклатури. Підставлене значення можна змінити.
• Кнопки, що стосуються блоку (наприклад, «+ додати товар» чи «створити номенклатуру»), стоять праворуч у заголовку цього блоку.
• Останній блок зазвичай — «Коментарі та вкладення»: поле «Коментар» і файли документа (див. статтю «Вкладення: файли до документів і карток»).

Вкладки всередині блоку

У документах з табличною частиною рядки часто розкладені по вкладках: «Товари», «Послуги», «Обладнання», «ОЗ», а поруч — «Рахунки обліку» і «Податковий облік». Число в дужках біля назви вкладки — кількість рядків на ній. Вкладка лише перемикає, що показано; документ один, і зберігаються всі вкладки разом. Докладніше — у статті «Вкладки документів». Як змінювати ширину колонок рядків — у статті «Таблична частина документа: ширина колонок і прокрутка».

Де права колонка на вузькому екрані

На широкому екрані права колонка стоїть поруч із блоками і «їде» разом зі сторінкою, коли ви прокручуєте документ. Якщо вікно браузера вузьке (ноутбук з великим масштабом, планшет), права колонка переміщується під блоки — прокрутіть сторінку донизу.

Незбережені зміни

Якщо ви почали заповнювати документ і пішли зі сторінки, не натиснувши «зберегти», введене не губиться — див. статтю «Незбережені зміни: чернетка документа і картки».

Нижня плашка: кнопки дій

Унизу екрана постійно видно плашку з кнопками. Вона не прокручується разом зі сторінкою, тому кнопки завжди під рукою.

Кнопка	Що робить
«назад»	Повертає на попередню сторінку (туди, звідки ви відкрили документ).
«до списку»	Відкриває список документів цього виду.
«зберегти»	Записує документ. Проводок не створює. Новий документ після збереження отримує свою адресу і, якщо номер не вказано, номер за налаштуваннями нумерації (без налаштувань — рік двома цифрами і порядковий номер, наприклад 26-00001; щороку з одиниці, окремо для кожного виду документа).
«провести»	Зберігає зміни і проводить документ: зʼявляються проводки і рухи (склад, розрахунки, ПДВ тощо).
«розпровести»	Зʼявляється замість «провести» на проведеному документі. Прибирає проводки і рухи — документ знову можна змінювати.
«видалити»	Видаляє документ після підтвердження.
«друк» або «друк ▾»	Відкриває друковану форму. Якщо форм кілька, «друк ▾» показує список (наприклад, «видаткова накладна (товари)» і «акт наданих послуг»).
«ще дії ▾»	Лише в деяких документах старого вигляду: список додаткових дій, що розкривається вгору. У документах з правою колонкою ці дії живуть у блоці «Повʼязані дії».

Особливості, які варто знати:

• «провести» на новому документі одразу і створює, і проводить документ — окремо натискати «зберегти» не потрібно. Якщо документ створився, а провести його не вдалося, він усе одно відкривається вже збереженим, і ви бачите причину відмови. Повторне натискання не створить другого такого самого документа.
• «провести» на наявному документі спершу зберігає ваші правки, а потім проводить. Тому проводиться саме те, що ви бачите на екрані.
• Проведений документ зазвичай не редагується: поля стають недоступними. Щоб щось змінити, натисніть «розпровести», виправте і проведіть знову.
• Не в усіх документах є всі кнопки. Документи, які не проводяться (наприклад, специфікація номенклатури), не мають «провести» / «розпровести»; кнопка друку є лише там, де є друкована форма. В окремих документах кнопка збереження називається інакше (наприклад, «згенерувати з реєстрів»).

Коли кнопка неактивна і чому

Ситуація	Що бачите
Документ ще не збережено	«видалити», «друк», «дт-кт», «історія», «звʼязані», «скопіювати» неактивні з підказкою «Спершу збережіть документ».
Документ проведено	«видалити» неактивна з підказкою «Проведений документ не видаляється — спершу розпровести».
Ваша роль — лише перегляд	«зберегти», «провести», «розпровести», «видалити» неактивні з підказкою «Ваша роль дозволяє лише перегляд». У шапці сервісу поруч з вашим іменем — позначка «лише перегляд».
У ролі немає права саме на цю дію (створювати, проводити чи видаляти такі документи)	Відповідна кнопка неактивна. Права надає адміністратор акаунта.
Документ ще не заповнено	В окремих документах «провести» неактивна, поки немає жодного рядка.

Заборона змін періоду. Якщо бухгалтер встановив дату заборони змін на сторінці «Закриття місяця», кнопки на документі з датою до цієї дати включно виглядають звичайно, але сервіс відмовить у збереженні, проведенні, розпроведенні чи видаленні з повідомленням «Період захищено від змін…», у якому названо дату заборони. Щоб виправити такий документ, спершу пересуньте дату заборони на раніше число на сторінці «Закриття місяця».

Права колонка: заповнення, дії, звʼязки, історія

Права колонка складається з карток. Які саме картки є, залежить від документа, але порядок завжди однаковий.

«Заповнення документа»

Показує, наскільки заповнено обовʼязкові поля:

• угорі — скільки блоків уже готові (наприклад, 3 з 5 блоків) і смужка прогресу: синя, поки заповнено не все, зелена, коли все готово;
• далі — перелік блоків з номерами; біля заповненого блоку — галочка. Блок без обовʼязкових полів одразу вважається готовим;
• унизу — підсумок: «Заповніть обовʼязкові поля» з кількістю заповнених або «Готово до проведення», коли заповнено все.

Це лише підказка: рядки переліку не натискаються і нікуди не переводять. «Готово до проведення» означає, що заповнено обовʼязкові поля, але при проведенні сервіс усе одно перевіряє решту умов (залишок товару, право проводити, закритий період тощо).

«Повʼязані дії»

Дії саме цього документа: створити наступний документ на підставі (наприклад, «створити ттн» з реалізації), відкрити повʼязану податкову накладну, «скопіювати» тощо. Повний перелік дій описано в статті довідки документа. Дія, яка зараз недоступна, видна неактивною — наведіть мишу, щоб прочитати причину.

«Звʼязані документи»

Документи того самого ланцюжка угоди: рахунок, реалізація, оплата, податкова накладна, повернення. У картці видно два документи (назва, номер, дата і вид звʼязку: «підстава», «на підставі» або «привʼязано»); клік по назві відкриває документ. Якщо звʼязаних більше двох або є звʼязок, поставлений вручну, під ними зʼявляється кнопка «звʼязані» — вона відкриває вікно з повним переліком.

У документах продажу, закупівлі, оплати і в податкових накладних є кнопка «привʼязати» — поставити поруч документ, який не повʼязався сам. Ручний звʼязок нічого не змінює в обліку, а прибрати його можна кнопкою «відвʼязати» у вікні звʼязаних. Докладно — у статті «Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну».

«Відповідальний»

Користувач, за яким закріплено документ. Картка є в документах продажу і закупівлі, складу, банку і каси, в актах звірки, довіреностях і виданих податкових накладних (і в картці контрагента).

• Новий документ закріплюється за тим, хто його створив.
• У документа, перенесеного з 1С, відповідальний — «не вказано (з 1С)», доки адміністратор не зіставить користувачів 1С з користувачами сервісу («Обліковий запис» → «Адміністрування бізнес-акаунта» → вкладка «Відповідальні»).
• Відповідальний важливий, коли роль показує лише власні записи: такий користувач бачить документи, за якими закріплений.
• Змінити відповідального може лише власник або адміністратор акаунта: кнопка «передати іншому →» відкриває вікно «Передати іншому відповідальному». У полі «Кому» — лише ті, хто має доступ до організації документа. Передача записується в історію документа.

«Історія документа»

Хто і коли створював, змінював, проводив і розпроводив документ. У картці видно два записи журналу (дія, дата і час, пошта користувача); посилання «ще» з кількістю записів відкриває вікно «Історія документа» з усім журналом:

• колонки «Дата», «Особа», «Дія», «Що змінено»;
• дії: «створено», «змінено», «проведено», «розпроведено», «видалено», «привʼязано документ», «відвʼязано документ», «змінено відповідального»;
• у «Що змінено» — поля, які змінились: старе значення сірим, стрілка і нове значення жирним;
• якщо дію виконала сама система (наприклад, перенесення з 1С), замість пошти стоїть «система»;
• якщо записів немає, документ створено до того, як сервіс почав вести журнал історії.

На новому документі

Поки документ не збережено, картки «Звʼязані документи» та «Історія документа» показують «Зʼявиться після збереження документа.», а картки «Відповідальний» немає.