Розрахунки за документами

Для чого ця сторінка

Звіт показує борг у розрізі конкретних документів: який документ оплачений повністю, який частково, а який не оплачений зовсім, і скільки днів прострочено. На відміну від акта звірки, який дає підсумок по контрагенту, тут видно кожен відкритий документ окремо. Звіт показує стан на сьогодні: у ньому лише документи, за якими ще лишився борг.

Сторінка — у меню «Комерція» → «Продажі» → «Розрахунки за документами»; сюди ж веде рядок «прострочено за накладними» у віджетах боргів на головній (звіт відкривається одразу на потрібній стороні).

Що на сторінці

Параметри

Праворуч від заголовка (у ньому — кількість документів і підпис «(FIFO-закриття, як в 1С)»):

• «Борги покупців» / «Наші борги постачальникам» — сторона звіту. Борги покупців — це рахунки 36х і 377 (інші дебітори), борги постачальникам — 63х і 685 (інші кредитори);
• організація — список організацій, де у вас є право на регламентні звіти; одразу обрана перша. Варіанту «усі організації» немає — звіт будується по одній;
• «контрагент: усі» — пошук контрагента за кількома літерами, «×» скидає.

Сторона, організація і контрагент запамʼятовуються: повернувшись на сторінку, ви побачите той самий вибір.

Підсумки над таблицею

• «Відкритих документів:» — скільки документів із залишком боргу.
• «За документами:» — сума залишків боргу за всіма показаними документами.
• «з них прострочено:» — частина, у якої минув строк оплати (червоним; лише якщо є).
• «аванси не зараховані:» і «сальдо:» — оплати чи довідки, які ще не лягли на жоден документ (контрагент заплатив наперед або більше, ніж винен), і сальдо = за документами мінус аванси. Саме сальдо збігається з актом звірки, оборотно-сальдовою відомістю і віджетами боргів на головній. Рядок видно, лише коли аванси є.
• «не віднесено на контрагента:» — проводки на рахунках розрахунків без контрагента (довідки, перенесені з 1С без аналітики, зарплатні утримання на 685 тощо). У розріз по документах і в акт звірки вони не потрапляють. Показується лише без обраного контрагента і коли сума не нульова.

Таблиця

Колонка	Що означає
галочка	позначити документ, щоб побачити суму позначених
«Документ»	документ, що відкрив борг: вид (реалізація, надходження, акт послуг, довідка, коригування боргу, вступні залишки, повернення, додаткові витрати, ВМД, переоцінка валюти…), номер і дата. Клік відкриває документ
«Контрагент», «Договір»	з ким і за яким договором; прочерк у договорі — борг без договору (наприклад, з довідки)
«Сума»	повна сума боргу за документом
«Сплачено»	скільки вже закрито оплатами, довідками, заліками
«Залишок боргу»	скільки ще винні (жирним)
«Строк оплати»	дата документа плюс відстрочка з договору. Прочерк — у договорі відстрочку не задано або договору немає (підказка «У договорі не задана відстрочка платежу»)
«Прострочено»	скільки днів минуло після строку оплати (червоним); прочерк — не прострочено

Клік по заголовку колонки сортує весь звіт; спочатку — за датою документа. Колонки можна налаштувати — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Сума позначених документів

Над таблицею, поки нічого не позначено, — підказка «позначте документи галочками — тут буде їх сума». Після позначки видно, скільки документів позначено і «залишок боргу» за ними, поруч кнопка «зняти позначки». Позначки скидаються самі, коли ви змінюєте сторону, організацію чи контрагента — це вже інший перелік документів. Зручно, коли треба оплатити кілька накладних одним платежем або звірити суму з листом контрагента.

Під таблицею — нагадування, як розкладаються оплати і як рахується строк оплати.

Як працювати

1. Оберіть «Борги покупців» або «Наші борги постачальникам» і організацію.
2. За потреби оберіть контрагента.
3. Відсортуйте за «Прострочено» чи «Залишок боргу», щоб побачити найпроблемніші документи.
4. Позначте документи, які збираєтесь оплатити чи нагадати контрагенту, — над таблицею зʼявиться їх сума.
5. Клік по документу відкриває його.

Як оплати закривають документи

Борг відкриває будь-який проведений документ з проводкою на рахунок розрахунків з контрагентом: реалізація чи надходження, акт послуг, довідка, коригування боргу, вступні залишки, повернення, додаткові витрати, митна декларація, переоцінка валюти. Закриває борг теж будь-який документ — оплата з банку чи каси, довідка, взаємозалік, повернення.

Порядок закриття:

1. Спершу — документи, на які посилається оплата: якщо в оплаті в полі «На підставі» вказано рахунок чи замовлення, вона першою закриває реалізації (надходження) цього рахунку.
2. Далі — за принципом перший виник — перший закривається (FIFO) серед документів того самого договору. Оплата без договору закриває документи за будь-яким договором; документ без договору закривається оплатою за будь-яким договором.
3. Переплата стає авансом і зараховується наступним документом.

Так розріз ведеться завжди, незалежно від налаштування «Ведення взаєморозрахунків» у картці договору.

Що змінюється в обліку

Нічого. Звіт лише показує розкладку боргу; проводки і документи не змінюються.

Типові ситуації

• Сума «за документами» не збігається з актом звірки. Порівнюйте з актом сальдо (за документами мінус аванси). Якщо й сальдо не збігається — найчастіше це проводки без контрагента (рядок «не віднесено на контрагента»): їх не бачить ні цей звіт, ні акт. У базах, перенесених з 1С старою версією обробки, так виглядають довідки — перенесіть їх новою версією, і розріз підхопить їх сам.
• Оплата не закрила потрібну накладну. Найчастіша причина — договір: оплата за одним договором не закриває накладну за іншим. Перевірте договір в оплаті й у накладній. Друга причина — оплата лягла на старіший борг (FIFO): щоб вона закрила конкретну накладну, вкажіть в оплаті рахунок чи замовлення в полі «На підставі».
• Документа немає у звіті — він повністю оплачений (або борг закрито довідкою чи заліком), обрано іншу сторону, організацію чи контрагента, або документ не проведений.
• «Строк оплати» — прочерк, і прострочення немає — у договорі не задано відстрочку платежу; задайте її в картці договору.
• Сторінка каже «Немає права перегляду звітів у жодній організації.» — потрібне право на регламентні звіти; його надає адміністратор акаунта.
• Після перенесення бази з 1С розріз будується з проводок сам, у хронології документів. Якщо частина документів довантажувалась пізніше і розкладка виглядає дивно, попросіть підтримку перебудувати розріз — це безпечно, облік не змінюється.