Рахунки покупцям

Для чого ця сторінка

Рахунок на оплату — документ для покупця: що, скільки і за якою ціною він має оплатити, на який банківський рахунок і на яких умовах. Бухгалтерських проводок рахунок не робить, борг покупця не змінює. Проведений рахунок резервує вільний товар на складі, щоб його не відвантажили іншому покупцю. На підставі рахунку створюють документ реалізації, а оплати, у яких вказано цей рахунок, видно в колонці «Оплата».

Список документів

Заголовок «Рахунки покупцям» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий рахунок».

Рядок відборів під заголовком:

• «Усі організації» — організація; поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки;
• стан закриття — «Усі», «Відкриті», «Закриті»;
• дати «з — по» — період документів; порожні поля — період за замовчуванням із шапки;
• «Оплата: усі» — «Не оплачені», «Частково», «Оплачені»;
• «покупець: усі» — пошук покупця за кількома літерами, «×» скидає відбір;
• «Усі види» — вид рахунку за рядками: «товари», «послуги», «обладнання», «ОЗ».

Колонки: позначка «I» (перенесено з 1С), іконки проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом) і вкладень (скріпка), «№», «Дата», «Організація», «Покупець», «Термін» (термін поставки), «Стан», «Вид», «Сума», «Оплата».

• «Стан»: «відкритий» — рахунок ще не проведено; «у роботі» — проведено; «виконаний» — усе відвантажено; «закритий» — закрито вручну або автоматично (наведіть мишу — побачите причину); «скасований».
• «Оплата» — сума оплат, у яких вказано цей рахунок. Зелена — сплачено повністю, помаранчева — частково (підказка покаже, скільки сплачено з усієї суми), прочерк — оплат немає.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений рахунок; у проведеного неактивний). Позначені на видалення рядки бліді. Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і налаштування колонок — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Загальна будова сторінки (блоки, права колонка, плашка дій) — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки». Нижче — особливості рахунку. У заголовку новий документ називається «Новий рахунок на оплату», збережений — «Рахунок на оплату» з номером. Коли за рахунком є оплати, поруч зʼявляється позначка «оплачено» з сумою оплат і сумою рахунку (зелена — сплачено повністю, жовта — частково).

1. Основні дані

• *«Організація » — лише організації, де ви маєте право на замовлення і рахунки покупців. Після збереження змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні за окремою від замовлень нумерацією.
• *«Дата » — дата і час рахунку.
• «Банкрахунок» — банківський рахунок вашої організації, що піде в друк. На новому документі підставляється основний рахунок; «— основний —» — основний рахунок організації.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку; якщо не обрати, підставиться напрям складу.

2. Покупець і договір

• *«Покупець » — пошук за назвою, поруч код ЄДРПОУ. Посилання «створити ↗» відкриває вікно нового контрагента просто на сторінці (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»). Покупці у списку йдуть першими, але можна обрати будь-якого контрагента — роль покупця він отримає автоматично.
• «Договір» з позначкою «(авто вкл.)» — основний договір покупця підставляється сам; «без договору» — при збереженні система візьме основний договір або створить «Основний договір». «створити ↗» біля поля створює договір. Від договору залежать ціни (тип цін), знижка нових рядків і умови оплати: при виборі договору його умови оплати і планова дата оплати переносяться в блок 3.
• «створити з замовлення» — заповнити рахунок з проведеного відкритого замовлення покупця. Кнопка активна, коли обрано покупця і договір. Вікно «Активні замовлення покупця» показує «№», «Дата», «Термін поставки», «Сума»; клік по рядку переносить рядки замовлення і термін поставки. Після цього на місці кнопки видно «Підстава:» з посиланням на замовлення (номер і дата), а «Покупець» і «Договір» блокуються. «×» поруч знімає звʼязок і очищає рядки.

Зміна покупця чи договору в рахунку очищає рядки і термін поставки — вони могли прийти з чужого замовлення.

3. Оплата та умови

• «Умови оплати» — «Повна передоплата» (на новому рахунку за замовчуванням), «Часткова передоплата», «Постоплата», «При отриманні» або «— Не вказано —».
• «Розмір передоплати, %» і «Передплата до» (планова дата) — лише для часткової передоплати; відсоток обовʼязковий.
• «Оплата (планова дата)» — дата, до якої покупець має заплатити; друкується як «Сплатити до». Для «При отриманні» дорівнює терміну поставки.
• «Резерв до» з підказкою «(авто: оплата + 1 день)» — на новому рахунку ставиться сама за плановою датою оплати; «×» очищає. Поле інформаційне: резерв саме собою після цієї дати не знімається.
• «Термін поставки» — «дата» (конкретна дата) або «днів з оплати» (кількість календарних днів). У режимі днів поруч сірим видно орієнтовну дату, а після оплати — зафіксовану (зеленим).
• «Умови постачання (Інкотермс)» — EXW, FCA, … DDP. Для всіх, крім EXW, зʼявляється поле «Пункт постачання» — місто й адреса.
• «Склад за замовчуванням» — склад, з якого резервується і відвантажується товар, якщо в рядку склад не вказаний. Якщо склад у організації один, він підставляється сам.

4. Товари / Послуги

Вкладки рядків з кількістю в дужках: «Товари», «Послуги», «Обладнання» (рахунок 152 — придбане, але не введене в експлуатацію) і «ОЗ» (основні засоби в експлуатації).

«ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа».

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному рахунку): «створити номенклатуру» і «+ додати товар» (на всіх вкладках, крім «ОЗ», де замість них «+ вибрати ОЗ»). На вкладках «Товари» й «Обладнання» відкривається розширене вікно підбору з колонками «На складі», «В дорозі», «В резерві», «Замовлено», «Баланс» і цінами; клік по ціні додає товар з цією ціною, клік по рядку — без ціни. На вкладці «Послуги» — звичайний підбір з довідника. Докладно — у статті «Підбір номенклатури і послуг у документ».

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура» / «Основний засіб»	позиція; на «ОЗ» — інвентарний номер і назва
«Залишкова»	лише «ОЗ»: первісна вартість мінус знос
«Зміст послуги»	лише «Послуги»: текст, що додається до назви послуги в друці
«Склад»	лише «Товари»: склад рядка, «— за замовчуванням —» — склад з блоку 3
«К-сть», «Ціна»	ціна підставляється за типом цін договору при виборі в рядку
«Знижка %»	за замовчуванням — знижка з договору
«Сума без ПДВ», «ПДВ», «ПДВ грн», «Усього»	для неплатника ПДВ — лише «Сума»
«Відвантажено»	на збереженому рахунку: скільки вже відвантажено реалізаціями

«×» у кінці рядка видаляє його. Під таблицею — «Разом:» (по вкладці) і «Усього:» (по документу), а за вказаних умов оплати — рядок Сума «До сплати»: уся сума, відсоток передоплати або 0 для постоплати й оплати при отриманні.

5. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли рахунку — див. «Вкладення: файли до документів і карток».

Права колонка

• «Заповнення документа» — обовʼязкові поля: організація і дата, покупець, хоча б один рядок.
• «Повʼязані дії»:
  • «закрити замовлення» — закрити рахунок вручну (наприклад, покупець відмовився). Система спитає причину (необовʼязково). Закриття знімає залишок резерву. На закритому рахунку замість неї — «відкрити замовлення» (резерв при цьому не повертається — щоб зарезервувати знову, розпроведіть і проведіть рахунок). Неактивна на незбереженому;
  • «створити документ реалізації» — новий документ реалізації з покупцем, договором, складом і невідвантаженим залишком рядків; доступна зі збереженого рахунку, проводити його перед цим не обовʼязково;
  • «створити акт виробничих послуг» — акт на рядки-послуги рахунку; теж лише для проведеного;
  • «створити замовлення покупця» — коли рахунок виписали раніше за замовлення: нове замовлення з покупцем, договором і рядками рахунку, обидва документи — у «Звʼязаних»;
  • «скопіювати».

Рахунок також створюється з інших документів: з надходження банку («створити рахунок» у платежі — покупець, договір і дата оплати), з реалізації і з податкової накладної (рядки з них); такий рахунок звʼязаний з джерелом у «Звʼязаних документах».

• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в усіх документах.

У рядку назви — «проведено» / «не проведено», позначка «відкрито» або «закрито» з датою закриття і «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити», «друк» (зʼявляється після першого збереження). «зберегти» неактивне без організації чи покупця, «провести» — ще й без рядків.

Друк і надсилання

«друк» відкриває форму «Рахунок на оплату», зверстану як рахунок з 1С. Згори — рамка з попередженням «Увага! Оплата цього рахунку означає погодження з умовами поставки товарів…» (лише коли в рахунку є товари; у рахунку тільки на послуги її немає). Під нею — блок «Зразок заповнення платіжного доручення»: «Одержувач» (повна назва вашої організації), «Код» (ЄДРПОУ, у ФОП — РНОКПП), «КРЕДИТ рах. N» (IBAN обраного банківського рахунку), «Банк одержувача» і «Код банку» (МФО з IBAN). Далі заголовок «Рахунок на оплату № … від 26 жовтня 2026 р.», «Постачальник:» з реквізитами («Р/р …, Банк …, МФО …», адреса з телефоном, «код за ЄДРПОУ …, ІПН …»; неплатник — «неплатник ПДВ»), «Покупець:» з тими самими реквізитами з картки контрагента (рахунок — основний), «Договір:» (якщо в картці договору дозволено друк), потім заповнені реквізити рахунку: «Сплатити до», умови оплати, термін поставки, умови постачання, вантажоодержувач, підстава-замовлення — усе, що заповнено в документі. Таблиця: «№», «Товари (роботи, послуги)», «Знижка, %» (якщо є знижки), «Кількість» з одиницею, ціна і сума. Заголовки колонок і підсумки — за ознаками ПДВ документа (кнопка «ціна … ▾» у блоці рядків): ціни без ПДВ — «Ціна без ПДВ», «Сума без ПДВ», під таблицею «Разом:», «Сума ПДВ:», «Усього з ПДВ:»; «Сума включає ПДВ» — «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ», під таблицею «Усього:», «У тому числі ПДВ:»; документ без ПДВ або неплатник — «Ціна», «Сума», «Усього:». Далі рядок «Всього найменувань N, на суму … грн», сума прописом і «У т.ч. ПДВ: …» (без ПДВ — «Без ПДВ»), внизу «Виписав(ла):» з ПІБ керівника з картки організації. Якщо «Банк одержувача» і «Код банку» порожні — у картці банківського рахунку організації записано старий номер рахунку, а не IBAN (UA і 27 цифр): впишіть IBAN, і банк з МФО зʼявляться самі.

«зберегти в Excel» на цій формі складає файл так само, як 1С: та сама сітка колонок, рамки, сіра шапка таблиці, блок «Зразок заповнення платіжного доручення»; ціни, кількості й суми в комірках — числами. Інші кнопки сторінки форми — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Щоб надіслати рахунок покупцю: збережіть форму як PDF (або кнопкою «підписати і зберегти» — у вкладення), у рядку файлу у вкладеннях натисніть значок паперового літачка («Додати документ до Журналу ЕДО»), а в «Журналі ЕДО» — «відправити мейл» або «підписати ЕЦП». Надсилати з журналу може лише підтверджена організація.

Як оформити

1. «+ Новий рахунок» → перевірте організацію, дату і банківський рахунок.
2. Оберіть покупця — договір і умови оплати підставляться самі. Або «створити з замовлення».
3. У блоці 3 перевірте умови оплати, планову дату оплати, термін поставки і склад.
4. Додайте рядки: «+ додати товар», вкажіть кількість, ціну і знижку.
5. «зберегти» або одразу «провести» (щоб зарезервувати товар).
6. «друк» і надішліть покупцю.
7. Коли покупець оплатив і товар готовий — «створити документ реалізації».

Що змінюється в обліку

Проводок немає, борг покупця не виникає — він зʼявляється з реалізації. Проведення рахунку:

• резервує товар на складі рядка (або складі з блоку 3) — на вільну кількість. Рядки без складу, послуги, обладнання й ОЗ не резервуються;
• записує рахунок у перелік очікуваних відвантажень покупцю;
• «Стан» стає «у роботі».

Реалізація на підставі рахунку збільшує «Відвантажено», знімає резерв, а повністю відвантажений рахунок закриває автоматично. Оплати (надходження на рахунок, прибутковий касовий ордер), у яких у полі «На підставі» обрано цей рахунок, потрапляють у «Оплата», а в звіті «Розрахунки за документами» спершу закривають реалізації цього рахунку.

«розпровести» знімає резерв і запис очікуваного відвантаження.

Попередження при збереженні й проведенні

Це не заборони — рішення за вами:

• «Контроль заборгованості за договором» — якщо на договорі увімкнено контроль боргу, а поточний борг разом із рахунком перевищує ліміт або за договором є прострочення. Кнопки «зберегти попри це» / «скасувати».
• «Резерв не буде створено» — є товарні рядки без складу. «провести без резерву» / «скасувати».
• «Кількість перевищує вільний залишок» — показує по кожному товару, скільки на складі, у резерві інших, замовлено іншими і в дорозі. Рахунок можна провести: резерв створиться на вільну кількість, решту відвантажите після надходження.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «Додайте хоча б один товар або послугу.» Рядки з нульовою кількістю при збереженні відкидаються.
• Не обрано організацію чи покупця — «зберегти» і «провести» неактивні.
• Рахунок проведено — змінити можна лише після «розпровести».
• Немає права на рахунки покупців у жодній організації — замість форми повідомлення, що прав немає.
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».

Документи, перенесені з 1С

Рахунки й замовлення з 1С приходять закритими і не проведеними — так задумано, щоб давно завершені угоди не блокували залишки резервом. У списку вони мають сіру відмітку з рискою (підказка пояснює причину), у документі — «з 1С · не проводиться». Якщо рахунок ще актуальний, відкрийте його, у «Повʼязаних діях» натисніть «відкрити замовлення», а потім «провести».

Скопіювати рахунок

«скопіювати» (у списку — кнопка в рядку, у документі — у «Повʼязаних діях») відкриває новий непроведений рахунок з тим самим покупцем, договором, умовами і рядками. Номер — новий, дата — сьогоднішня; підстава-замовлення, планові дати оплати й передоплати, «Резерв до» і термін поставки не копіюються. Копіювати можна і проведений рахунок.