Закриття касової зміни
Документ закриває відкриту зміну POS-станції: сам підсумовує чеки і повернення зміни, рахує очікувану готівку, порівнює з фактичною і проводить нестачу (947 або 375), лишок (719) та інкасацію (311 або 372). Зберігається одразу проведеним; Z-звіт ПРРО — окремою кнопкою.
Для чого ця сторінка
Документ закриває касову зміну POS-станції: підсумовує продажі й повернення за зміну, рахує, скільки готівки має бути в касі, порівнює з фактичною сумою і проводить розбіжність та інкасацію. Після закриття зміна отримує статус «Закрита», і на станції можна відкрити нову.
Зазвичай касир закриває зміну в POS-терміналі (меню → «Закрити зміну», див. «POS-термінал (робоче місце касира)») — створюється той самий документ. Ця сторінка — журнал закриттів і місце, де бухгалтер може закрити зміну вручну.
Пункт меню — «Роздріб» → «Закриття зміни (Z-звіт)». Розділ «Роздріб» видно, коли хоча б в одній організації на картці організації, вкладка «Облікова політика», стоїть галочка «Роздрібна торгівля». Сторінка доступна користувачам із правом закривати зміну касира.
Список документів
Над таблицею:
- заголовок «Закриття зміни (Z-звіт)» зі значком підказки «Що це?»;
- організація — спершу стоїть організація за замовчуванням із шапки;
- стан Z-звіту — «Всі статуси Z-звіту», «Не сформовано», «В очікуванні», «Сформовано», «Помилка», «Демо»;
- кнопка «+ Закриття зміни» — неактивна, якщо в обраній організації у вас немає права закривати зміну (підказка на кнопці пояснює).
Колонки:
| Колонка | Що означає |
|---|---|
| проведено (іконка) | закриття завжди проведене — зелена галочка |
| вкладення (скріпка) | до документа додано файли |
| «Номер» | номер документа |
| «Дата/час закриття» | коли закрито зміну |
| «POS» | POS-станція (зараз показується службовим ідентифікатором) |
| «К-сть чеків» | скільки чеків продажу за зміну |
| «Сума продажів» | сума чеків |
| «Розбіжність» | фактична готівка мінус очікувана: мінус — нестача, плюс — лишок |
| «Z-звіт ПРРО» | «— Z-звіт не сформ.», «⏳ В очікуванні», «✓ Z-звіт», «⚠ Помилка», «D Демо» |
До 500 останніх документів, нові зверху. Сортування і колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина». Подвійний клік відкриває документ.
Документ: що де
Заголовок — «Закриття зміни» і номер; у збереженого документа — «✓ Закрито», а після фіскалізації ще «Z-звіт».
Поля шапки
- «Організація» — обовʼязкове, для нового документа — організації, де у вас є право закривати зміну.
- «Дата закриття» — дата і час; порожнє — момент збереження. Чеки рахуються від часу відкриття зміни до цієї дати.
- «Відкриття зміни» — обовʼязкове: список лише проведених відкритих змін обраної організації (номер і час відкриття). У збереженому документі показується службовим ідентифікатором.
«Підсумки зміни (агреговано з чеків)» — блок зʼявляється після збереження: «Чеків», «Повернень», «Сума продажів», «Сума повернень», «Готівка отримано», «Картки отримано», «Списано бонусів», «Нараховано бонусів», «Розмін у касі (відкриття)» і «Очікувана готівка». Ці числа сервіс бере сам із проведених чеків і повернень станції — вручну вони не вводяться.
Готівка
- «Фактична готівка у касі» — обовʼязкове: скільки готівки ви нарахували.
- «Розбіжність» — після збереження: сума і позначка «(нестача)» або «(лишок → Дт 301 — Кт 719)».
- «Обробка нестачі» — для нового документа і для документа з нестачею: «Не застосовується», «Списати (Дт 947 — Кт 301)», «Стягнути з касира (Дт 375 — Кт 301)».
- «Передано на інкасацію» — сума, яку забирають з каси.
- «Метод інкасації» — «Не застосовується», «Внесок до банку (Дт 311 — Кт 301)», «Через інкасатора (Дт 372 — Кт 301)», «Передано наступній зміні».
- «Коментар».
Нижче — вкладення документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).
Кнопки. На нижній плашці — «назад», «до списку» і «зберегти». Окремого «провести» немає: «зберегти» на новому документі одразу закриває зміну і проводить документ. Збережений документ більше не редагується і не видаляється — «зберегти» стає неактивним. Вгорі поруч із заголовком — «фіскалізувати Z-звіт» (для збереженого документа, поки стан Z-звіту «в очікуванні»).
Як рахується розбіжність
Очікувана готівка = розмін на початок зміни + готівка за чеками − готівка, повернена покупцям за поверненнями, − сума «Передано на інкасацію».
Розбіжність = «Фактична готівка у касі» − очікувана готівка.
Тобто у «Фактична готівка у касі» вказуйте готівку, що лишилась у скриньці після вилучення інкасації. Сума інкасації при цьому не може бути більшою за фактичну готівку — сервіс такий документ не збереже (див. нижче).
Як оформити
- «+ Закриття зміни».
- Перевірте організацію, оберіть зміну в «Відкриття зміни».
- Перерахуйте готівку і вкажіть «Фактична готівка у касі».
- Якщо забираєте гроші — «Передано на інкасацію» і «Метод інкасації».
- Якщо очікуєте нестачу — оберіть «Обробка нестачі». Якщо нестачі немає, лишіть «Не застосовується».
- «зберегти». Зміна закрита, документ проведений, зʼявляться підсумки і розбіжність.
- За потреби — «фіскалізувати Z-звіт».
Якщо сервіс відповів, що є нестача і треба вибрати спосіб її обробки, — оберіть «Списати» або «Стягнути з касира» і збережіть ще раз.
Що змінюється в обліку
| Ситуація | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Нестача, «Списати» | 947 | 301 |
| Нестача, «Стягнути з касира» (аналітика — касир) | 375 | 301 |
| Лишок (автоматично) | 301 | 719 |
| Інкасація «Внесок до банку» | 311 | 301 |
| Інкасація «Через інкасатора» | 372 | 301 |
| «Передано наступній зміні» | без проводки |
Рахунок 301 — з аналітикою каси, вказаної в POS-станції. Рахунок 375 лишається боргом касира, доки він не внесе суму.
Крім проводок:
- документ відкриття зміни отримує статус «Закрита» — нові чеки на станції не пройдуть, доки не відкриєте нову зміну;
- у документі зберігаються підсумки зміни (кількість і суми чеків, повернень, бонусів).
Продажі і повернення самі проводяться в момент пробиття — закриття зміни їх не перепроводить. Гроші за картками лишаються на рахунку 333 до надходження від банку.
Z-звіт ПРРО
Після закриття стан Z-звіту — «В очікуванні». Кнопка «фіскалізувати Z-звіт» відправляє його провайдеру ПРРО станції. Справжнє підключення до ПРРО в сервісі поки не працює: Z-звіт отримує стан «демо-режим (у ДПС не передано)» без номера, після чого кнопка зникає.
Чому документ може не зберігатись
- Не обрано «Відкриття зміни» або не вказано «Фактична готівка у касі».
- У списку «Відкриття зміни» немає потрібної зміни — вона не проведена, уже закрита або анульована. Проведіть відкриття на сторінці «Відкриття зміни».
- Є нестача, а «Обробка нестачі» — «Не застосовується». Оберіть спосіб.
- Нестачі немає, а спосіб обробки нестачі обрано. Поверніть «Не застосовується».
- Сума «Передано на інкасацію» більша за «Фактична готівка у касі».
- Документ уже збережено — він проведений, змінити чи видалити його не можна.
Типові ситуації
- У підсумках менше чеків, ніж продано — рахуються чеки станції від часу відкриття зміни до «Дата закриття». Якщо поставили дату закриття раніше за останні продажі, вони не потраплять у підсумок.
- Розбіжність дорівнює сумі інкасації — у «Фактична готівка у касі» вписали готівку до вилучення інкасації. Сервіс віднімає інкасацію від очікуваної суми, тож фактична — це сума після вилучення.
- Не вдається здати на інкасацію весь або майже весь виторг — сума «Передано на інкасацію» не може перевищувати «Фактична готівка у касі», а фактична — це залишок після вилучення. Закрийте зміну без інкасації (або з меншою сумою), а здачу виторгу оформіть окремим видатковим касовим ордером («Каса: РКО»).
- Як виправити помилку в закритті — розпровести чи видалити закриття не можна. Виправте облік ручною операцією або зверніться в підтримку.
- Поле «Відкриття зміни» показує набір символів — так зараз виглядає посилання на зміну у збереженому документі; номер зміни видно у списку «Відкриття зміни».