Акти звірки (документи)

Для чого ця сторінка

Тут зберігаються оформлені акти звірки з контрагентами: не звіт на екрані, а документ із зафіксованими рухами і сальдо на момент формування, у який вносять дані контрагента і який надсилають на підпис. «Монітор розрахунків» показує розрахунки зараз; акт фіксує стан на момент звірки. Сторінка — у меню «Бухгалтерія» → «Бухгалтерія» → «Акти звірки».

Список документів

Заголовок «Акти звірки» з кількістю, праворуч кнопка «+ Акт звірки» — неактивна, якщо в обраній організації (або, при «Усі організації», в організації за замовчуванням) у вас немає права створювати акти.

Відбори під заголовком:

• організація — «Усі організації» або одна; поки ви її не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки;
• «контрагент (усі)» — пошук за назвою або ЄДРПОУ;
• дати з — по — за датою акта (не за періодом звірки); за замовчуванням — період із шапки;
• «Усі стани» — або «Чернетка», «Відправлено», «Узгоджено», «Спірний»;
• «скинути» — зʼявляється, коли задано контрагента, дати або стан, і очищає їх.

Колонки: іконка вкладень (скріпка), іконка підпису (перо — лише коли для актів звірки в обраній організації увімкнено контроль підписання; непідписані рядки підсвічено), «Номер» (з позначкою «I» для перенесених з 1С), «Дата», «Організація», «Контрагент», «Період з», «по», «Баланс (наш)» (кінцеве сальдо за нашими даними: додатне — контрагент винен нам, відʼємне — ми винні), «Баланс (контр.)» (кінцеве сальдо за даними контрагента, переведене в нашу систему знаків; порожньо, поки дані контрагента не внесено), «Розходження» (наш баланс мінус баланс контрагента; 0, поки дані контрагента не внесено), «Стан». Праворуч у рядку — «×»: видаляє лише чернетку; для інших станів неактивний з підказкою «Відправлений або узгоджений акт не видаляється — лише чернетка». Документ відкривається подвійним кліком. Сортування й налаштування колонок — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Під таблицею — нагадування, що акт створюється на сторінці «Монітор розрахунків» кнопкою «зафіксувати акт звірки» або тут кнопкою «+ Акт звірки» (у підказці звіт ще названо старою назвою «Акт звірки (звіт)»).

Документ: що де

Заголовок — «Новий акт звірки» або «Акт звірки» з номером. Номер присвоюється при формуванні. Праворуч — колонка документа: «Заповнення документа», «Повʼязані дії», історія і звʼязані документи (див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»). У рядку статусу — «проведено» / «не проведено», стан акта («чернетка», «відправлено», «узгоджено», «спірний») і «дт-кт» (проводок акт не має, тож список порожній).

1. Основні дані

• «Юрособа» — організація акта; у списку лише організації, де у вас є право створювати акти, у новому акті стоїть перша з них. Обовʼязкове.
• «Дата документа» — дата і час акта, за замовчуванням зараз.

Після формування акта обидва поля не змінюються.

2. Контрагент і період

• «Контрагент» — пошук за назвою або ЄДРПОУ. Обовʼязкове.
• «Договір (опц.)» — «— всі договори —» або один договір контрагента (активне після вибору контрагента). З договором в акт потрапляють лише проводки, де цей договір вказано в аналітиці.
• «Період з» і «по» — період звірки; за замовчуванням з 1 січня поточного року по сьогодні.

Після формування контрагент, договір і період лише показуються — змінити їх не можна; для іншого періоду сформуйте новий акт.

3. Дані звірки (лише у сформованого акта)

Угорі блоку — три вкладки і праворуч напис «розбіжності немає» (зеленим) або «розбіжність: … грн» (червоним). Поки дані контрагента не внесено, напис завжди «розбіжності немає».

«За нашими даними» — рухи з бухгалтерських проводок за рахунками з вкладки «Рахунки обліку», по цьому контрагенту (і договору), на момент формування. Цифри беруться з тих самих проводок, що й у «Моніторі розрахунків», тож на момент формування сума однакова, у тому числі для баз, перенесених з 1С. Колонки: «Дата», «Документ», «Дебет», «Кредит». Рядки:

• «Сальдо початкове» — одне число: додатне — контрагент винен нам, відʼємне — ми винні;
• по рядку на кожен документ за день: багаторядкова накладна дає одну суму. У «Дебет» — те, що збільшило борг контрагента перед нами або зменшило наш борг перед ним (реалізація йому, наша оплата йому), у «Кредит» — навпаки (оплата від нього, надходження товарів чи послуг від нього). Назва документа — посилання на сам документ для надходжень, реалізацій, банківських і касових документів, повернень і бухгалтерських довідок; інші види — просто текст;
• перекидання між рахунками розрахунків того самого контрагента (наприклад, зарахування авансу) не показується окремими рядками — воно не змінює загального боргу;
• «Обороти за період» і «Сальдо кінцеве».

«За даними контрагента» — вводиться так, як у його акті (його дебет — це наш кредит):

• поле «Сальдо початкове» — як у його акті: дебетове сальдо — додатним числом, кредитове — з мінусом;
• таблиця «Дата», «Документ / опис», «Дебет», «Кредит» і «×» для видалення рядка; порожня таблиця показує «Немає рядків — додайте з акта контрагента або заповніть дзеркально.»;
• рядки «Обороти за період» і «Сальдо кінцеве (за його даними)» рахуються самі;
• у шапці блоку — «заповнити дзеркально з наших даних» (копіює наші рядки дзеркально: наш дебет стає його кредитом, сальдо — з протилежним знаком; далі виправте те, що в контрагента інакше) і «+ рядок»;
• під таблицею — «зберегти дані контрагента». Після збереження розбіжність перераховується, а стан акта стає «узгоджено», якщо розбіжність нульова, або «спірний», якщо ні.

«Рахунки обліку» — рахунки, за якими будуються наші дані: таблиця «Рахунок», «Найменування» і «×»; під нею поле «код…» і кнопка «додати». Код охоплює всі субрахунки (36 — це 361, 362…). За замовчуванням: 36, 63, 371, 377, 681, 685. Змінений набір застосовується лише кнопкою в шапці блоку «перегенерувати за цими рахунками» — вона перебудовує наші дані з проводок за новим набором (і за поточним станом обліку). Працює лише для чернетки.

Редагувати дані контрагента і рахунки можна, поки акт не проведено і не узгоджено; потім вкладки лише для перегляду, кнопки зникають.

4. Коментарі та вкладення

• «Коментар» — вводиться лише до формування акта; потім лише показується.
• Вкладення — файли акта: підписаний скан, PDF друкованої форми (див. «Вкладення: файли до документів і карток»). Через вкладення акт надсилають контрагенту в «Журнал ЕДО».

Права колонка: «Повʼязані дії»

• «створити коригування боргу» — відкриває новий документ «Коригування боргу» виду «Списання боргу», заповнений з акта: контрагент, договір, рахунок 361 (якщо контрагент винен нам) або 631 (якщо ми винні) і сума кінцевого сальдо за нашими даними. Неактивна на новому акті («Спершу збережіть акт — коригування створюється на суму його сальдо») і коли сальдо нульове («Сальдо нульове — коригувати нічого»); проводити акт перед цим не обовʼязково — сальдо рахується вже при збереженні.

Акт — не єдина підстава коригування: взаємозалік, списання за позовною давністю чи при ліквідації контрагента роблять напряму в «Бухгалтерія» → «Коригування боргу».

Нижня плашка

«назад», «до списку»; у новому акті — «згенерувати з реєстрів» (замість «зберегти»: формує акт з проводок і відкриває його), «провести» і «видалити» неактивні («Спершу збережіть документ»), кнопки «друк» немає. У сформованому — «провести» / «розпровести», «видалити» (неактивна у проведеного: «Проведений документ не видаляється — спершу розпровести»; перепитує «Видалити акт звірки?») і «друк». Кнопки «зберегти» у сформованого акта немає — його дані змінюються лише описаними вище кнопками.

Друк

«друк» відкриває друковану форму «АКТ ЗВІРКИ ВЗАЄМОРОЗРАХУНКІВ» станом на кінець періоду: сторони з кодами, договір (якщо обрано), двоколонкова таблиця — ліворуч «За даними» організації, праворуч «За даними» контрагента (порожня, поки його дані не внесено), сальдо початкове, рухи, обороти, сальдо кінцеве; рядок «Розбіжність між даними сторін», якщо дані контрагента внесено; фраза про те, на чию користь заборгованість; місця для підписів і печаток обох сторін. Форма будується з даних, збережених в акті. Кнопки форми (друкувати, печатка й підпис, збереження у вкладення) — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

«зберегти в Excel» — та сама форма файлом .xlsx: реквізити, таблиця і підсумки як на екрані, суми — числами. Зручно, коли контрагент просить акт «в екселі» або таблицю треба доопрацювати; печатки у файл не потрапляють.

Як акт іде на підпис. «підписати і зберегти» кладе знімок форми з накладеною печаткою чи підписом у вкладення акта. Далі стандартний шлях: з вкладень файл додають у «Журнал ЕДО», там його підписують ключем КЕП і надсилають контрагенту (на email або всередині сервісу), а статус підписання видно в рядку журналу. Відправлений акт також потрапляє у «Монітор підписань», якщо в організації ввімкнено контроль підписання.

Стани акта

Стан	Коли ставиться
«чернетка»	Акт щойно сформовано
«відправлено»	Вкладення акта відправлено контрагенту через «Журнал ЕДО»
«узгоджено»	Збережено дані контрагента з нульовою розбіжністю, або контрагент підписав акт через ЕДО, коли розбіжність нульова
«спірний»	Збережено дані контрагента з розбіжністю, або контрагент підписав акт з розбіжністю

Кнопок, щоб поставити стан вручну, немає: стан залежить лише від даних контрагента та його підпису. Якщо акт повернувся на папері — внесіть дані контрагента на вкладці «За даними контрагента» і натисніть «зберегти дані контрагента». Якщо дані збігаються, найшвидше натиснути «заповнити дзеркально з наших даних» і зберегти: це і стане узгодженням. Проведення і розпроведення стан не змінюють.

Як оформити

1. «+ Акт звірки» у списку (або «зафіксувати акт звірки» на сторінці «Монітор розрахунків» — тоді акт сформується з цифрами, які показано на екрані).
2. Перевірте «Юрособа», оберіть «Контрагент», за потреби договір, задайте «Період з» — «по».
3. Натисніть «згенерувати з реєстрів» — відкриється сформований акт у стані «чернетка».
4. На вкладці «За нашими даними» перевірте рухи. Якщо треба інший набір рахунків — змініть його на вкладці «Рахунки обліку» і натисніть «перегенерувати за цими рахунками».
5. «друк» → на друкованій формі додайте печатку і підпис, збережіть у вкладення; надішліть акт контрагенту з вкладень через ЕДО або іншим способом.
6. Коли контрагент повернув свій акт: вкладка «За даними контрагента» → «заповнити дзеркально з наших даних», виправте розбіжні рядки і сальдо → «зберегти дані контрагента». Стан стане «узгоджено» або «спірний». Якщо контрагент підписав акт у ЕДО, стан зміниться сам.
7. Проведіть акт — він фіксується. За потреби з правої колонки — «створити коригування боргу».

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Проведення лише фіксує акт: дані стають незмінними. Розбіжність виправляють документами — коригуванням боргу, відсутнім надходженням чи реалізацією, — після чого формують новий акт.

Узгоджені акти використовує «Інвентаризація розрахунків»: колонка «Підтверджено» заповнюється кінцевим сальдо контрагента з останнього узгодженого акта по тому самому договору, період якого закінчується не пізніше дати інвентаризації. Спірні акти туди не потрапляють: заборгованість лишається непідтвердженою, і це нормально.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «Заповніть обовʼязкові поля: Юрособа, Контрагент» — не обрано організацію або контрагента.
• Кнопка «+ Акт звірки» неактивна — немає права створювати акти в цій організації.
• «перегенерувати за цими рахунками» відповідає «Перегенерація можлива лише для чернетки» — акт уже відправлено, він спірний чи проведений. Сформуйте новий акт.
• Вкладки лише для перегляду — акт проведено або узгоджено. Проведений можна розпровести; узгоджений лишається таким.
• Акт формується і тоді, коли рухів за період немає, — у ньому буде лише сальдо.