Інвентаризація розрахунків

Для чого ця сторінка

Документ оформлює інвентаризацію розрахунків з контрагентами на дату — зазвичай перед річною звітністю: які борги числяться в обліку, які з них підтверджено контрагентами, де є розбіжність і чому. Сторінка — у меню «Бухгалтерія» → «Бухгалтерія» → «Інвентаризація розрахунків».

Список документів

Заголовок «Інвентаризація розрахунків» з кількістю, праворуч кнопка «+ Інвентаризація» — неактивна, якщо в обраній організації (або, при «Усі організації», в організації за замовчуванням) у вас немає права створювати документ.

Під заголовком — відбір організації: «Усі організації» (за замовчуванням) або одна.

Колонки: «Номер» (з позначкою «I» для перенесених з 1С), «Дата», «Організація», «Дата інвент.», «Книжкова сума», «Підтверджено», «Розбіжність», «Стан» («У процесі» або «Завершено»). Суми в колонках «Книжкова сума», «Підтверджено» і «Розбіжність» підраховуються при проведенні — у непроведеного документа там нулі. Документ відкривається подвійним кліком; видалених документів у списку немає. Сортування і налаштування колонок — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок — «Нова інвентаризація розрахунків» або «Інвентаризація» з номером (присвоюється при формуванні). Праворуч — колонка документа: «Заповнення документа», «Повʼязані дії», історія і звʼязані документи (див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»). У рядку статусу — «проведено» / «не проведено», стан «у процесі» або «завершено» і «дт-кт» (проводок документ не має).

1. Основні дані

• «Юрособа» — лише організації, де у вас є право створювати документ; у новому стоїть перша з них. Обовʼязкове.
• «Дата документа» — дата і час документа, за замовчуванням зараз.
• «Дата інвентаризації» — на яку дату інвентаризуються розрахунки, за замовчуванням сьогодні.

Після формування поля лише показуються — змінити їх не можна.

2. Рядки (лише у сформованого документа)

Назва блоку — «Рядки» з кількістю. Таблиця:

Колонка	Що в ній
«#»	Номер рядка
«Контрагент»	Контрагент
«Договір»	«за договором» (рядок по конкретному договору) або «всі»; назва договору не показується
«Книжкова»	Сальдо розрахунків з контрагентом за договором за даними обліку: додатне — контрагент винен нам, відʼємне — ми винні
«Підтверджено»	Сума, підтверджена контрагентом, — поле вводу
«Розбіжність»	«Книжкова» мінус «Підтверджено»: зелена, якщо нуль, червона — якщо ні. Поки «Підтверджено» порожнє, тут 0
«Причина»	Пояснення розбіжності — поле вводу з підказкою «причина розбіжності»

Підсумковий рядок «Всього» показує суми документа; вони перераховуються при проведенні, тому до проведення там нулі.

Значення в «Підтверджено» і «Причина» зберігаються одразу, щойно ви перейшли з поля (клікнули деінде), — окремої кнопки «зберегти» немає. Порожнє значення в «Підтверджено» не зберігається: щоб змінити суму, введіть нову. Вводьте спершу «Підтверджено», потім «Причина» — у рядку з порожнім «Підтверджено» причина не збережеться (зʼявиться повідомлення про помилку під документом). Після проведення поля стають недоступними.

3. Коментарі та вкладення

• «Коментар» — вводиться лише до формування; потім лише показується.
• Вкладення — підписані акти, протокол комісії (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка: «Повʼязані дії»

• «підтягнути з актів звірки» — заповнює порожні клітинки «Підтверджено» кінцевим сальдо контрагента з останнього узгодженого акта звірки по тому самому контрагенту і договору, у якого внесено дані контрагента і період закінчується не пізніше дати інвентаризації. Уже введені вручну суми не перезаписуються. Неактивна у нового документа («Спершу збережіть документ») і у проведеного («Документ проведено — колонка зафіксована»).

Нижня плашка

«назад», «до списку»; у новому документі — «згенерувати з реєстрів» (замість «зберегти»; неактивна, поки не обрано «Юрособа»): формує документ з рядками і відкриває його. «провести» і «видалити» в новому неактивні («Спершу збережіть документ»). У сформованого — «провести» / «розпровести» і «видалити» (неактивна у проведеного; перепитує «Видалити документ?»). Кнопки «друк» у документа немає — друкованої форми акта інвентаризації розрахунків у сервісі поки немає.

Як заповнюються рядки

«згенерувати з реєстрів» створює рядок на кожну пару «контрагент + договір» з ненульовим сальдо розрахунків на кінець дня дати інвентаризації. Сальдо береться з бухгалтерських проводок по рахунках розрахунків (36, 63, 371, 377, 681, 685) — те саме, що показує «Монітор розрахунків»: додатне — контрагент винен вам, відʼємне — ви йому. Рядок без договору в аналітиці проводок має порожній «Договір». Колонка «Підтверджено» одразу заповнюється з узгоджених актів звірки (за тим самим правилом, що й «підтягнути з актів звірки»); де акта немає — лишається порожньою. Додати чи видалити рядок вручну не можна.

Акт звірки, оформлений по всіх договорах контрагента (без вибору договору), у «Підтверджено» не підставляється — рядки інвентаризації завжди по договорах. Для інвентаризації оформлюйте акти звірки з вибраним договором.

Як оформити

1. «+ Інвентаризація» у списку.
2. Перевірте «Юрособа», задайте «Дата інвентаризації».
3. «згенерувати з реєстрів» — відкриється документ у стані «у процесі».
4. Заповніть «Підтверджено» — вручну або дією «підтягнути з актів звірки»; для рядків з розбіжністю впишіть «Причина».
5. «провести» — суми підсумуються, стан стане «завершено».

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Проведення лише підсумовує «Книжкова сума» і «Підтверджено» в документі та ставить стан «завершено»; поля рядків стають недоступними. Рішення щодо спірних і безнадійних сум оформлюють окремо — документами «Резерв сумнівних» або «Коригування боргу».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «згенерувати з реєстрів» неактивна — не обрано «Юрособа».
• Кнопка «+ Інвентаризація» неактивна — немає права створювати документ у цій організації.
• Документ без рядків — див. «Важливо» вище.
• «розпровести» нічого не робить — зараз проведену інвентаризацію неможливо розпровести з екрана; зверніться до підтримки.
• Не вдається змінити рядок — документ проведено.
• Проведення не перевіряє, чи заповнено «Підтверджено» в усіх рядках: незаповнені рахуються як нуль у підсумку «Підтверджено».