Штатний розклад

Для чого ця сторінка

«Штатний розклад» (меню «Кадри», розділ «Кадри») показує структуру персоналу організації: які посади є в підрозділах, скільки ставок і з яким окладом. Тут два режими:

• «Документи» — документи штатного розпису, які ви складаєте і затверджуєте (первинний і зміни до нього), з друкованою формою;
• «Зріз на дату» — фактичний штатний розклад на обрану дату, зібраний з чинних працівників і їхнього кадрового стану, з місячним фондом оплати праці.

Пункт меню бачать користувачі з правом створювати документи штатного розкладу.

Що на сторінці

Угорі — заголовок «Штатний розклад», вибір організації (за замовчуванням — організація із шапки) і два перемикачі праворуч: «Документи» і «Зріз на дату».

Режим «Документи»

• Кнопка «+ Новий документ» — неактивна, якщо в обраній організації у вас немає права створювати штатний розклад.
• Під нею — кількість документів.
• Таблиця: на початку рядка позначка «I» (перенесено з 1С) і іконки проведення (зелена галочка; червона — не проведено) та вкладень (скріпка); далі «№», «Дата», «Вид» («Первинний» або «Зміна»), «Позицій» (кількість рядків). Якщо в організації увімкнено контроль підписання — ще колонка підпису. Видалені документи показані блідими.
• Подвійний клік по рядку відкриває документ у панелі праворуч.

Панель документа — заголовок «Новий документ» або «Документ штатного розкладу» (у проведеного поруч «✓ проведено»), «✕» закриває панель.

Поля шапки:

• «Дата» — дата документа;
• «Вид» — «Первинний» (перший штатний розпис) або «Зміна» (зміни до нього);
• «Коментар».

Таблиця позицій:

Колонка	Що означає
«№»	номер позиції
«Підрозділ»	необовʼязково: штатний розпис можна вести і без підрозділів
«Посада»	обовʼязково
«Вид розрахунку»	«Оклад (місячна ставка)» або «Погодинна оплата»
«Ставки»	кількість штатних одиниць
«Оклад»	місячний оклад, для погодинної оплати — ставка за годину
«✕»	видалити позицію

Кнопки під таблицею (на непроведеному документі):

• «+ Додати позицію» — порожній рядок;
• «⤓ Заповнити з працівників» — замінює позиції фактичним станом на дату документа: чинні працівники, згорнуті за парою посада + підрозділ, кількість ставок — кількість людей, оклад — найбільший у групі, вид розрахунку — зі стану працівників. Працівники без посади не потрапляють.

Кнопки дій панелі:

• «Зберегти» — неактивна, поки немає жодної позиції або в якійсь позиції не обрано посаду; після збереження документ лишається відкритим;
• «▶ Провести» / «◀ Розпровести» — лише для збереженого документа;
• «друк» — друкована форма цього документа в новій вкладці;
• «видалити» — лише непроведений документ; видаляє одразу, без перепитування;
• «закрити» — закрити панель.

Під кнопками — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»). Проведений документ закритий для змін.

Режим «Зріз на дату»

• «Станом на дату» — дата зрізу (за замовчуванням сьогодні).
• «Подання» — «По працівниках» (рядок на кожну людину) або «По посадах (згорнуто)» (рядок на пару підрозділ + посада, кількість людей як ставки).
• «🖨 Друкувати» — друкована форма зрізу в новій вкладці; неактивна, якщо рядків немає.

Таблиця: «Працівник» (лише в поданні по працівниках), «Підрозділ», «Посада», «Вид розрахунку», «Ставка» або «К-сть (ставки)», «Оклад / ставка», «Місячний ФОТ». Внизу — «Разом» по ставках і фонду. Якщо чинних працівників на дату немає — «Немає діючих працівників на цю дату.»

Зріз будується з кадрового стану чинних працівників на дату (посада, підрозділ, оклад з проведених наказів), а не з документів штатного розпису. Місячний ФОТ: для окладу — оклад; для погодинної оплати — ставка × норма годин місяця (робочі дні календаря організації × 8); у поданні по посадах — помножено на кількість людей. Наприклад, ставка 100 грн/год за місяць з нормою 184 години дає ФОТ 18 400 грн. Фонд у рядку «Разом» — це сума місячних ФОТ, а не ставок.

Друк

• Документ («друк» у панелі) — «ШТАТНИЙ РОЗПИС № …» від дати, для виду «Зміна» — з приміткою «(зміни до штатного розпису)»; колонки «Структурний підрозділ», «Посада», «К-сть штатних одиниць», «Оклад / тариф, грн», «Місячний фонд, грн», підсумок «Разом:», підписи керівника і головного бухгалтера. Для погодинної оплати біля ставки — «/год», а фонд позначено зірочкою (ставка × норма годин місяця). Кнопки сторінки — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».
• Зріз («🖨 Друкувати») — «ШТАТНИЙ РОЗКЛАД станом на …» з таблицею зрізу, підсумком і підписами; на сторінці — своя кнопка «🖨 Друкувати».

Як працювати

Скласти штатний розпис

1. Оберіть організацію, режим «Документи», натисніть «+ Новий документ».
2. Вкажіть дату і вид «Первинний».
3. Додайте позиції («+ Додати позицію») або натисніть «⤓ Заповнити з працівників» і виправте.
4. «Зберегти», потім «▶ Провести». Надрукуйте («друк») для затвердження.

Змінити штатний розпис — новий документ виду «Зміна» з позиціями, що змінюються, збережіть і проведіть.

Призначити працівникам оклади зі штатного розпису — у наказі про зміну нарахувань блок «Заповнити зі штатного розкладу» (див. «Наказ про зміну нарахувань»). Це найзручніше, коли оклади треба змінити багатьом одразу: оклад задаєте один раз по посаді, а наказ роздає його працівникам.

1. Створіть документ штатного розпису з потрібними окладами по посадах (або візьміть наявний).
2. «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Зміна нарахувань».
3. У блоці «Заповнити зі штатного розкладу» оберіть документ штатного розкладу і вид нарахування (оклад), натисніть «Заповнити окладами».
4. Сервіс знайде працівників відповідних посад і підрозділів, чинних на дату документа, і підставить їм оклади зі штатного розкладу.
5. Перевірте рядки і проведіть наказ — оклади оновляться всім одразу.

Подивитись фактичний стан — режим «Зріз на дату», оберіть дату і подання.

Що змінюється в обліку

Проводок немає. Штатний розпис — плановий документ: оклади працівників і нарахування беруться з кадрових наказів і табеля, а не з нього. Документ штатного розпису використовується для друку і для масового заповнення окладів у наказі про зміну нарахувань. Розпроведення лише знімає позначку «проведено».

Перенесення з 1С

З 1С:Управління торговельним підприємством переносяться документи зміни штатного розпису: підрозділ, посада, кількість ставок і оклад. Найраніший документ стає первинним штатним розписом, решта — змінами; проведені в 1С одразу оновлюють поточний стан. Денна чи годинна ставка переноситься як є, з приміткою в рядку. Рядок без ставок чи окладу не переноситься, сервіс попередить про нього у звіті перенесення.

У 1С:Бухгалтерії такого документа немає. Щоб скласти первинний штатний розпис, створіть документ і натисніть «⤓ Заповнити з працівників». Режим «Зріз на дату» від цього не залежить: він будується з кадрових наказів, а вони переносяться.

Типові ситуації

• «+ Новий документ» неактивна — в обраній організації немає права створювати штатний розклад. Проведення потребує окремого права; без нього сервіс відмовить при натисканні «▶ Провести».
• «Зберегти» неактивна — немає позицій або в позиції не обрано посаду.
• «⤓ Заповнити з працівників» нічого не додала — на дату документа немає чинних працівників з посадою.
• У зрізі не той оклад чи посада — зріз показує кадровий стан з проведених наказів (прийом, переміщення, зміна нарахувань). Виправте наказ, а не штатний розпис.
• У зрізі немає працівника — зріз показує лише тих, у кого на цю дату є проведений наказ про прийом і немає звільнення.
• У зрізі риска замість підрозділу чи посади або оклад 0 — цих даних немає в кадровому стані працівника (наприклад, після першого перенесення з 1С не всі дані підтягнулись). Оформіть по ньому кадрове переміщення, а для окладу можна й наказ про зміну нарахувань — дані зʼявляться у зрізі.
• Оклад у наказі про прийом не підставився зі штатного розпису — так і має бути: оклад задається в наказі.
• Не можна змінити чи видалити документ — він проведений; спершу «◀ Розпровести».