Печатка, штамп і підписи на документах: покроково

Коротко

Печатку і підписи завантажуєте один раз, а потім ставите на будь-який документ двома кліками: відкрили друковану форму або вкладений файл, натиснули кнопку з назвою печатки, перетягнули її мишею на місце, зберегли.

Сама собою печатка на документи не потрапляє — ви ставите її там, де вона потрібна.

Що можна завантажити

Що	Де завантажити
Печатка підприємства	картка організації, вкладка «Печатка та підпис»
Штамп для документів	там само
Підпис керівника	там само
Мій підпис (ваш особистий)	ваш обліковий запис

Хто може ставити їх на документи:

• печатку підприємства і підпис керівника — головний бухгалтер і адміністратор юрособи;
• штамп для документів — ще й бухгалтер, менеджер з продажу і менеджер із закупівель;
• «мій підпис» — кожен лише свій;
• власник і адміністратор акаунта — усе.

Печатка підприємства — основна печатка фірми, для договорів, актів, довіреностей. Штамп для документів — друга, «робоча» печатка, яку бухгалтер і менеджери ставлять на рахунки, накладні й інші щоденні папери. Якщо у вашої фірми лише одна печатка — завантажте той самий файл в обидва поля. Тоді її зможуть ставити і головний бухгалтер, і бухгалтер з менеджерами.

Крок 1. Готуємо файл

Потрібен файл PDF до 2 МБ. Інші формати (фото JPG, PNG) не приймаються.

Як зробити PDF печатки, якщо під рукою лише папір і телефон:

1. Поставте печатку на чистий білий аркуш. Нічого іншого на аркуші бути не повинно — ні тексту, ні підписів, ні рамок.
2. Відскануйте аркуш сканером або застосунком-сканером на телефоні (наприклад, вбудованим сканером документів) і збережіть у PDF.
3. Перевірте, що відбиток чіткий і не обрізаний.

Підпис — так само: розпишіться синьою або чорною ручкою на білому аркуші, відскануйте у PDF.

Білий фон аркуша система прибирає сама: на документі лишається лише відбиток, текст під ним видно. Порожні поля аркуша теж обрізаються, тому не страшно, якщо печатка стоїть у кутку. З PDF береться лише перша сторінка.

Якщо виробник печатки дав вам макет печатки у PDF — він підійде навіть краще за скан: контур буде ідеально чистим.

Крок 2. Завантажуємо печатку і підпис керівника

1. Відкрийте Організації і двічі клацніть потрібну організацію.
2. Перейдіть на вкладку «Печатка та підпис».
3. Під потрібним полем — «Печатка підприємства», «Штамп для документів» чи «Підпис керівника» — натисніть «завантажити» і оберіть файл PDF.
4. За секунду в полі зʼявиться зображення. Шахова клітинка навколо означає прозорий фон — так і має бути.

Щоб поставити інший файл — «замінити», щоб прибрати — «видалити». Зберігати картку для цього не потрібно: файл зберігається одразу.

Якщо організацію ще не збережено, вкладка попросить спершу її зберегти.

Крок 3. Завантажуємо свій підпис

Особистий підпис належить вам, а не організації, тому він лежить у вашому обліковому записі:

1. Натисніть своє імʼя у правому верхньому куті.
2. Відкрийте «Облікові дані» і знайдіть блок «Мій підпис».
3. Натисніть «завантажити підпис (PDF)» і оберіть файл.

Цей підпис сам підтягується в документах усіх організацій, з якими ви працюєте в цьому акаунті: у вікні підписання документа зʼявиться кнопка «+ мій підпис». Завантажувати його в кожну організацію окремо не треба. Поміняли підпис — у всіх документах уже новий.

Ваш підпис бачите і ставите лише ви. Колеги його не бачать і не можуть поставити від вашого імені — у кожного свій.

Якщо ви працюєте в кількох бізнес-акаунтах (наприклад, ведете облік кількох клієнтів у різних акаунтах), підпис завантажте в кожному з них.

Крок 4. Ставимо печатку на документ

На друковану форму (рахунок, накладна, акт, касовий ордер, наказ…):

1. У документі натисніть «друк».
2. На сторінці друкованої форми натисніть «підписати і зберегти».
3. Відкриється вікно «Підписання форми». Угорі — кнопки «+ печатка підприємства», «+ підпис керівника», «+ штамп для документів», «+ мій підпис».
4. Натисніть потрібну кнопку — печатка зʼявиться на формі.
5. Перетягніть її мишею на місце. Кнопками «−» і «+» над печаткою зменшіть або збільште її, «×» — прибрати.
6. Натисніть «зберегти у вкладення» — форма з печаткою збережеться у вкладення документа файлом PDF. Звідти її можна надіслати контрагенту або роздрукувати. Можна й одразу «друкувати».

Кожну печатку можна поставити на форму один раз.

«зберегти в Excel» — поруч із «друкувати» на кожній друкованій формі: та сама форма зберігається файлом .xlsx (реквізити, таблиця з підсумками, числа — числами), щоб доопрацювати або передати в іншу програму. Печатки й підписи у файл Excel не потрапляють — для них є «підписати і зберегти».

На вкладений файл (скан, PDF, отриманий від контрагента):

1. У документі відкрийте блок вкладень і клацніть файл.
2. У вікні перегляду натисніть кнопку потрібної печатки чи підпису.
3. Перетягніть її на місце і натисніть «зберегти з печаткою».
4. Поруч зʼявиться копія файла з позначкою «(з печаткою)». Оригінал лишається без змін.

Якщо щось не виходить

• Немає кнопки «+ печатка підприємства» або іншої. Або цю печатку ще не завантажено в картці організації, або вашій ролі не дозволено її ставити. Права змінює власник чи адміністратор акаунта: «Обліковий запис» → «Адміністрування бізнес-акаунта» → «Ролі», галочки «Печатка підприємства і підпис керівника» та «Штамп для документів і власний підпис».
• Немає кнопки «+ мій підпис». Підпис не завантажено в обліковому записі або вашій ролі не дозволено «Штамп для документів і власний підпис».
• «Печатка/підпис завантажується лише у форматі PDF». Ви обрали фото. Збережіть скан саме у PDF.
• «Файл печатки/підпису завеликий: ліміт 2 МБ». Відскануйте з меншою якістю або обріжте аркуш до розміру печатки.
• На документі навколо печатки видно сірі плями або зайві лінії. Аркуш був не зовсім чистим. Відскануйте відбиток на новому білому аркуші при гарному освітленні.
• Кнопка «підписати і зберегти» неактивна на великій формі. Форми понад 10 сторінок так не підписуються. Збережіть форму через «друкувати» → «Зберегти як PDF», додайте цей файл у вкладення документа і поставте печатку на нього.