Обʼєднаний звіт з ПДФО і ЄСВ

Для чого ця сторінка

Тут складають податковий розрахунок сум доходу, ПДФО, військового збору і ЄСВ (обʼєднаний звіт): основна форма і додатки по працівниках. Сервіс заповнює його з проведених нарахувань зарплати і кадрових наказів, ви перевіряєте бланк і за потреби виправляєте клітинки. Підпис і відправка — у «Кабінеті ДПС».

Юрособа звітує щомісяця; ФОП-роботодавець — щокварталу окремою формою для фізичних осіб (лише додатки Д1, 4ДФ і Д5).

Кожен додаток потрібен лише тоді, коли є що показувати; наявність додатків позначається у шапці основної форми відміткою «X».

Сторінка — у меню «ЕДО» → «Регламентовані звіти» → «Обʼєднаний звіт ПДФО»; створити розрахунок можна і з каталогу «Створити документ ДПС».

Список документів

Заголовок «Податкові розрахунки (ПДФО / ВЗ / ЄСВ)» з кількістю, кнопка «+ Створити» (неактивна без прав на зарплату в жодній організації).

Відбори: «Усі організації» і період — місяць і рік. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки; заповнені — лише обраний період. Під відборами нагадування: підпис і відправка — у Журналі Кабінету ДПС.

Колонки: «Період», «Організація», «Тип» (звітний, звітний новий, уточнюючий), «Підрозділ» (для розрахунку за відокремлений підрозділ), «№ розрахунку» (номер у періоді — той, що йде до податкової і в імʼя файла), «Подання» (чернетка, підписаний, відправлений, обробляється, прийнятий, не прийнятий, помилка; «—» — у Кабінеті ще немає), «Дата».

Праворуч у рядку — «×»: видаляє розрахунок, який ще не пішов до податкової (немає подання або лише чернетка). Для відправленого «×» неактивний — «Розрахунок уже надіслано до ДПС — видалити не можна». Подвійний клік відкриває розрахунок.

У списку видно лише розрахунки, з якими вже працювали: збережені кнопкою «зберегти» або змінені вручну. Розрахунок, який створили і покинули, у список не потрапляє.

Створення розрахунку

Сторінка «Новий податковий розрахунок» — вузька картка, як «Нова декларація з ПДВ»: праворуч угорі кнопка «до каталогу» (повертає до «Створити документ для ДПС»), під заголовком пояснення, далі поля одне під одним:

• *«Організація » — лише організації, де у вас є право на зарплату; за замовчуванням — організація з шапки сервісу;
• «Тип» — «Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»;
• *«Звітний місяць » і «Рік» — в одному рядку; для ФОП замість місяця — «Звітний квартал * (ФОП — квартальна форма)»;
• «За відокремлений підрозділ» — зʼявляється, якщо в картці організації є місця діяльності. Варіант «— основний розрахунок (4ДФ без працівників підрозділів)» або конкретний підрозділ — тоді розрахунок лише з додатком 4ДФ і з кодом території підрозділу;
• для звітного нового й уточнюючого — «Поданий розрахунок, що виправляється» (серед поданих за цей період) і пояснення, коли подається кожен тип;
• «Додатки» — галочки списком, одна під одною: «Додаток 1 (ЄСВ по працівниках)», «Додаток 4ДФ (ПДФО/ВЗ по працівниках)», «Додаток Д5 (трудові відносини: прийняття/звільнення/переведення/ЦПУ)», «Додаток Д2 (догляд за дитиною/особою — рядки вводяться вручну)», «Додаток Д3 (строкова військова служба — рядки вводяться вручну)», «Додаток Д6 (спецстаж — рядки вводяться вручну)». За замовчуванням — Д1 і 4ДФ. У ФОП — лише Д1, 4ДФ, Д5.

Під додатками — нагадування, що рядки Д2, Д3 і Д6 вводяться вручну на сторінці розрахунку.

Кнопки внизу картки: «створити і заповнити з нарахувань» або «створити без нарахувань» (заповнені лише реквізити шапки, суми і таблиці вносите самі); для коригуючого — «створити уточнюючий» або «створити звітний новий».

Документ: що де

Кнопки вгорі

• «перевірити» — повна перевірка перед поданням (див. нижче);
• «завантажити XML» — файли пакета на компʼютер (основний і кожен додаток). Знадобиться, якщо треба завантажити їх у веб-кабінет податкової і побачити детальну причину відмови;
• «зберегти» — реєструє розрахунок чернеткою в Кабінеті ДПС (повторне натискання нічого не дублює). Без цього кроку розрахунок не зʼявиться в Кабінеті і в списку;
• «видалити» — неактивна, якщо розрахунок уже подано («Розрахунок уже подано до ДПС — видалення недоступне»);
• «до Кабінету».

Шапка і стан

Назва організації, ЄДРПОУ і «Дата подання» — дата, яка стоїть в основній формі і всіх додатках; після зміни бланк перечитується. За замовчуванням — дата створення розрахунку.

Синій рядок стану: «ще не збережено у Кабінеті ДПС — натисніть «зберегти» вгорі», «збережено чернеткою у Кабінеті ДПС — підпишіть і відправте там», «підписано — лишилося відправити…», «відправлено у ДПС», «доставлено (кв.1), очікуємо кв.2», «прийнято ДПС (квитанція №2)» або «відхилено ДПС»; праворуч посилання «Кабінет ДПС →».

Для звітного розрахунку — підсумки з нарахувань: «Осіб», «Дохід», «База ЄСВ», «ЄСВ», «ПДФО», «ВЗ».

Бланк і вкладки форм

Розрахунок показано як офіційний бланк. Вкладки — форми пакета: «Основний» і обрані додатки («Д1», «4ДФ», «Д5», «Д2», «Д3», «Д6»).

• «Основний» — шапка з реквізитами (звітний період, платник, податкова адреса, відомості про додатки — наявність і кількість аркушів, ознака платника, чисельність працівників), розділи I–III з сумами доходу, ПДФО, військового збору і ЄСВ, рядок «Доповнення до цього Розрахунку … на … арк.» зі своєю таблицею, дата подання і підписанти.
• «Д1» — ЄСВ по кожній особі: місяць, категорія, код типу нарахувань, дохід, база, внесок; рядок «Усього». У додатку — звичайні працівники, працівники з інвалідністю за зниженою ставкою і працівники за цивільно-правовими договорами.
• «4ДФ» — нараховані й виплачені доходи, ПДФО і військовий збір по кожному РНОКПП з ознаками доходу; рядок «Усього».
• «Д5» — трудові відносини: прийняття, звільнення, переведення, договори ЦПХ, а також початок і закінчення відпустки для догляду за дитиною (з проведених наказів про тривалу відсутність) і відпустки по вагітності та пологах (з проведених лікарняних).
• «Д2», «Д3», «Д6» — заповнюються вручну.

Бланк показує всі поля, розділи і колонки, навіть порожні. Підсумки рядка «Усього» стоять у тих самих колонках, що й дані.

«Доповнення до цього Розрахунку» унизу основної форми — текстове пояснення, яке подається разом із розрахунком, коли треба щось розʼяснити податковій (наприклад, причину уточнення). Заповнюється вільним текстом; якщо пояснення не потрібне, блок лишається порожнім.

Як правити бланк:

• світло-жовта клітинка — поле, яке можна змінити; після правки вона стає насичено-жовтою і жирною, підказка показує авто-значення. «↺» поруч повертає авто-значення. Ручна правка перекриває автозаповнення у файлі для податкової;
• «+ рядок» під таблицею додає рядок вручну; у порожній таблиці видно один порожній рядок — заповнення клітинки створює його;
• сірі поля — реквізити з картки організації і відмітки (тип розрахунку, наявність додатків), вони не редагуються;
• клітинки з помилками перевірки обведені червоним. Якщо таке поле ви правили вручну, воно лишається жовтим із червоною рамкою: видно і що воно ручне, і що в ньому помилка.

Номер розрахунку проставляється автоматично: 1 — для першого поданого розрахунку періоду, 2 — для наступного. Чернетки не рахуються: доки ви не подали розрахунок, номер лишається 1, хоч би скільки чернеток ви створили. Номер один на весь пакет — основну форму і додатки. Номер розрахунку в основній формі можна виправити — він зміниться і в імені файла.

Перевірка перед поданням

«перевірити» показує зелене «Помилок не знайдено — розрахунок готовий до подання» або список «Помилки (N) — заважають поданню» і «Попередження (N) — перевірте» з позначкою форми. Перевіряються реквізити, арифметика рядків, звʼязки основної форми з додатками, повнота рядків таблиць, формат дат і структура кожного файла за схемами податкової — те саме, що приймальня робить першим кроком (відмова «ERROR_XSD»). Пакет зі структурною помилкою на підпис не видається.

Що перевірити самим:

• усі нарахування проведені за період;
• у фізосіб правильні РНОКПП — звіт подається саме за ними;
• види нарахувань мають правильні коди доходу;
• рядки 09.1 і 09.2 не порожні, якщо подається Д1: штатні працівники за основним місцем роботи, з них з інвалідністю, і застраховані особи з нарахованою зарплатою. Рахуються з проведених нарахувань, можна виправити в бланку. Без чисельності Пенсійний фонд звітний розрахунок не приймає; якщо стерти ці рядки, «перевірити» покаже помилку;
• типова помилка структури — значення не в тій графі: наприклад, у ручно правленому рядку Д1 РНОКПП потрапив у графу «громадянин України (1-так, 0-ні)», де допустимо лише 0 або 1. Сервіс назве файл, графу і значення; виправте клітинку або поверніть авто-значення.

Як оформити

1. «+ Створити» → оберіть організацію, тип «Звітний», період і додатки → «створити і заповнити з нарахувань».
2. Перевірте підсумки і бланк на кожній вкладці, за потреби виправте клітинки.
3. Перевірте «Дата подання».
4. «перевірити» — виправте помилки.
5. «зберегти» — розрахунок зʼявиться чернеткою в Кабінеті ДПС.
6. У Кабінеті ДПС підпишіть (усі файли пакета підписуються разом) і відправте; стежте за квитанціями. Детально — стаття «Кабінет ДПС — підписання і відправка звітності, квитанції, вхідні, подана звітність, ПН/РК з ЄРПН».

Звітний новий і уточнюючий (виправлення поданого)

Помилку у вже поданому розрахунку виправляють окремим розрахунком за той самий період: «Звітний новий» — поки не минув граничний строк подання, «Уточнюючий» — після нього. При створенні оберіть тип і поданий розрахунок, що виправляється.

Такий розрахунок містить лише виправлення: нарахування періоду в нього не тягнуться, рядки 1–3 і чисельність в основній частині порожні, підсумків з нарахувань немає. Над бланком — панель «… розрахунок — лише виправлення»:

• «Поданий розрахунок, що виправляється» і «Додаток» (Д1, 4ДФ, Д5, Д6 — з обраних);
• таблиця рядків поданого розрахунку з галочками (для Д1 — РНОКПП, ПІБ, місяць, категорія, КТН, дохід, база, ЄСВ);
• кнопки для позначених рядків: «виключити (ознака 1)» — повторює поданий рядок з ознакою 1; «виправити (виключити + ввести)» — пара: поданий рядок з ознакою 1 і копія з ознакою 0, у якій ви правите значення; «ввести копією (ознака 0)»; для Д1 ще «донарахувати ЄСВ (КТН 2)» і «зменшити ЄСВ (КТН 3)» — рядок без ознаки, суму ЄСВ (графа 20, без мінуса) впишіть у бланку, рядки 4.1 / 6.1 і 7 основної частини порахуються самі;
• «+ порожній рядок на введення» — пропущений працівник.

Рядки «на виключення» беруться з того пакета, що пішов на підпис, а не з поточних даних (їх ви вже могли виправити). Якщо розрахунок подавали до появи цієї можливості, зʼявиться попередження: рядки переформовано з поточних даних — звірте суми з файлом у Кабінеті ДПС. Якщо поданих розрахунків за період у системі немає, впишіть рядки на виключення в бланк вручну («+ рядок», у графі ознаки — 1). Додаток без виправлень у пакет не входить.

Рядок 06 основної частини показує лише додатки з рядками виправлень. Підсумки 4ДФ за рядками на виключення / введення не заповнюються, у Д1 підсумок — лише за сумовими рядками. Рядки 4.1.1 / 6.1.1 для ставки 8,41 % рахуються разом із 4.1 / 6.1. «перевірити» покаже помилку, якщо рядок без ознаки і без КТН 2/3, якщо у сумового рядка немає місяця або суми, або якщо виправлень немає взагалі. Кількість працівників (рядки 09.1, 09.2) виправляють лише «звітним новим».

Що змінюється в обліку

Проводок немає. Розрахунок — звіт: податки вже нараховані відомостями зарплати.

Чому розрахунок може не заповнитись чи не подаватись

• Немає проведених нарахувань за період — суми будуть нульові.
• У частини працівників не заповнений РНОКПП.
• Розрахунку немає в Кабінеті ДПС — не натиснуто «зберегти».
• Розрахунку немає у списку — його не зберігали і не правили; або відбір періоду в шапці інший.
• Податкова відповіла, що документ з таким номером уже надсилали — номер у періоді зайнятий попередньою відправкою (навіть відхиленою). Поставте наступний номер в основній формі.
• Розрахунок за відокремлений підрозділ подають лише юрособи.
• Коригуючий не створюється — поданий розрахунок, що виправляється, має бути за той самий період.
• «Розрахунок уже подано до ДПС — змінити його не можна…» — поданий розрахунок не змінюється, щоб не розійтися з файлом, що пішов до податкової; у ньому жовте попередження, дата неактивна. Створіть уточнюючий розрахунок. Розрахунок, який ДПС не прийняла, можна виправити і подати знову.