Контроль вхідних податкових накладних: чи всі приходи й аванси отримали свої ПН

Як накладні потрапляють у сервіс

1. З ЄРПН (основний шлях). Меню «ЕДО» → «Податковий кабінет» → «Кабінет ДПС», вкладка «ПН/РК (ЄРПН)». Оберіть організацію і «період:» (за замовчуванням — з 1 числа минулого місяця до сьогодні) і натисніть «синхронізувати з ЄРПН». Потрібен активний ключ КЕП організації, вхід у кабінет податкової відбувається сам. За один запуск сервіс:

• забирає отримані накладні разом з рядками товарів і створює їх у «ПН/РК (вхідні)»;
• привʼязує кожну до вашого приходу або оплати цього постачальника на ту саму суму в межах 30 днів до чи після дати ПН — якщо такий документ один;
• якщо постачальника ще немає в довіднику, створює його картку з даних податкової;
• заодно переносить РК, які чекають вашого підпису, і оновлює стани ваших виданих ПН.

Під кнопкою зʼявляється звіт «Синхронізація з ЄРПН за …» з розгортуваними списками («без підстави (привʼязати вручну)», створені постачальники, помилки). Нижче — журнал запусків з колонками «Коли», «Період», «Статус» («отримано N шт» або «помилка»), «Створено», «Привʼязано», «Вже були» тощо. 2. З архіву. Якщо зручніше — експортуйте отримані ПН/РК з кабінету податкової архівом XML в ZIP і завантажте його на сторінці «ПН/РК (вхідні)» кнопкою «завантажити з ЄРПН». Результат той самий. 3. Вручну (запасний шлях). У проведеному надходженні в «Повʼязаних діях» є «створити вхідну ПН» — відкриється нова ПН з рядками приходу; впишіть номер і дату накладної постачальника. Якщо номер і дату введено точно як у накладній, при наступному завантаженні з ЄРПН ця накладна вдруге не створиться.

Завантажені накладні не проводяться автоматично. Перевірте їх і проведіть — непроведена накладна кредиту не підтверджує.

Де побачити, чи все на місці

Список «Надходження товарів»

Колонка «ПН» показується, якщо обрана організація (або хоча б одна з ваших, коли відбір по організації не задано) — платник ПДВ. У кожного приходу:

• «✓ ЄРПН» з датою (жирне зелене) — накладна завантажена з ЄРПН. Найнадійніший стан.
• «✓ №…» — накладна введена вручну. Підказка при наведенні каже, чи стоїть у ній позначка реєстрації. Варто згодом звірити з ЄРПН.
• «⚠ немає» (червоне) — накладної немає. Поруч посилання «привʼязати»: відкриється вікно «Привʼязати ПН до приходу №… (… грн)» зі списком непривʼязаних накладних цього постачальника (колонки «№ ПН», «Дата», «Сума», «ЄРПН») і кнопкою «обрати». Так привʼязують, наприклад, одну ПН, виписану на кілька поставок, яку автоматика не знайшла.
• «—» — постачальник не платник ПДВ, накладної не буде.

Клік по «✓…» відкриває накладну. Над таблицею — відбір «ПН: усі» / «без ПН» / «з ПН»: «без ПН» лишає тільки приходи від платників ПДВ без накладної — робочий список «кому нагадати».

Привʼязати можна лише непроведену накладну: проведену спершу розпроведіть на сторінці «ПН/РК (вхідні)».

Список «Банк: списання» (аванси)

Якщо ви оплатили наперед (аванс — перша подія), постачальник складає накладну на аванс, і вона привʼязується до оплати, а не до приходу. Тому колонка «ПН» є і в списку банківських списань — на вкладці «сплачені», для оплат постачальникам-платникам ПДВ. «⚠ немає» тут жовте, а не червоне: якщо оплата йшла після поставки, накладна привʼязана до приходу, і на оплаті її легітимно немає. Тривожитись треба лише за справжні аванси. Відбір над таблицею — «ПН: усі» / «без ПН (аванси?)» / «з ПН».

Звіт «Звірка ПДВ-кредиту» (меню «ПДВ»)

Зведення за період перед декларацією: усі проведені приходи і банківські оплати постачальникам — платникам ПДВ в одній таблиці з накладними і сумами ПДВ. Вгорі — картки підсумків: скільки приходів без накладної і на яку суму «ПДВ під ризиком», скільки накладних не зареєстровано, загальний ПДВ за привʼязаними накладними. Відбір «Показати» → «без ПН» лишає тільки розриви.

Звіт враховує важливу тонкість: аванс і пізніший прихід тієї самої поставки — два рядки, але кредит один. Тому очікуваний ПДВ рахується лише з приходів, а аванси без накладних показано окремо, для інформації. Докладно — у статті «Звірка ПДВ-кредиту».

Стани вхідної накладної

У списку «ПН/РК (вхідні)» колонка «ЄРПН»:

• «✓ ЄРПН» з датою — накладна завантажена з ЄРПН, отже зареєстрована;
• «✓ вручну» з датою — накладну введено вручну з галочкою «зареєстрована постачальником в ЄРПН»; варто звірити з ЄРПН;
• «✗ не зареєстр.» — галочки реєстрації немає, права на кредит немає. Коли постачальник зареєструє накладну, розпроведіть її, поставте галочку і дату реєстрації та проведіть знову.

Проведена накладна з позначкою реєстрації переносить ПДВ з непідтвердженого кредиту в підтверджений і потрапляє в декларацію місяця дати накладної.

Для ваших вихідних накладних є ще стан «зупинено»: реєстрацію зупинила податкова, потрібні пояснення і копії документів (див. «Оскарження зупинення реєстрації ПН/РК»).

Типові питання

Чому по приходу «⚠ немає», хоча постачальник каже, що ПН склав? Або він її ще не зареєстрував (у ЄРПН її немає), або ви ще не запускали синхронізацію за цей період, або накладна виписана на іншу суму (одна ПН на кілька поставок) і автоматика її не привʼязала. Запустіть «синхронізувати з ЄРПН», а якщо накладна прийшла «без підстави» — привʼяжіть її посиланням «привʼязати».

Прихід «✓», а кредиту в декларації немає. Накладна, швидше за все, не проведена: завантажені з ЄРПН накладні самі не проводяться. Відкрийте її і натисніть «провести».

Ми на спрощеній системі без ПДВ — де ці колонки? Для організацій-неплатників ПДВ колонки і звіт не показуються — цей контроль вам не потрібен.

Що робити зі старими накладними до початку роботи в сервісі? Запустіть «синхронізувати з ЄРПН» за потрібний період — накладні створяться і привʼяжуться до перенесених приходів так само. Накладні, перенесені з 1С разом з приходами, уже привʼязані до своїх підстав.