Додаткові витрати (ТЗР): як доставка і послуги лягають у собівартість товару

Список документів

Заголовок «Додаткові витрати на придбання» показує кількість документів, праворуч — кнопка «+ Новий документ».

Відбори: «Усі організації», стан «Усі статуси» / «Проведені» / «Чернетки» і дати «з — по» (порожні — період за замовчуванням із шапки).

Колонки: позначка «I» (перенесено з 1С), іконки проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом) і вкладень (скріпка), «№», «Дата», «Організація», «Постачальник послуги», «Вид», «Без ПДВ», «ПДВ», «Усього». Якщо для документа в обраній організації увімкнено контроль підписання — ще колонка «Підпис». Праворуч у рядку — «скопіювати» і «×» (видалити непроведений документ). Документ відкривається подвійним кліком.

Документ: що де

Пʼять пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом і повʼязаними діями, внизу — плашка дій (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані — «Організація *» (лише організації з правом створювати надходження; після збереження не змінюється), «№ документа» (можна не заповнювати — видно «буде: …»), «Дата *» і «Напрям».

2. Постачальник і витрата

• «Постачальник послуги *» — перевізник, страхова, брокер; не обовʼязково той, хто продав товар. «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент».
• «Договір» — договір із постачальником послуги. Сам не підставляється, але без нього документ не збережеться (див. нижче, чому не зберігається).
• «Вид витрати» — «Транспорт», «Страхування», «Митний брокер» або «Інше». Для «Інше» під полем зʼявляється «опишіть витрату *» — опис обовʼязковий і зберігається як коментар документа.
• «№ акту» і «Дата акту» — реквізити документа постачальника послуги.

3. Суми

• «Сума послуги без ПДВ *» — сума, яка розподіляється на товари.
• «Ставка ПДВ» — «— (без ПДВ)» або ставка; «Сума ПДВ» рахується сама від суми і ставки, її можна виправити.
• «Усього» — сума з ПДВ, лише для перегляду.

4. Розподіл по рядках надходження

Кнопка «додати рядки з надходження» (на непроведеному документі) відкриває вікно «Проведені надходження» організації — номер, дата, постачальник, сума; угорі фільтр «Постачальник (фільтр)» («усі постачальники», «×» скидає). Клік по надходженню додає в розподіл усі його товарні рядки (рядки, які вже є в документі, вдруге не додаються). Порожні «Постачальник послуги» і «Договір» заповнюються постачальником і договором цього надходження. Повторіть для інших надходжень, якщо витрата стосується кількох поставок; зайві рядки приберіть «×».

«Розподіляти:» — «за сумою» (база — сума рядка надходження без ПДВ) або «за кількістю» (база — кількість, тобто порівну на одиницю). Зміна режиму перераховує бази всіх рядків.

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Товар (з надходження)»	назва і кількість з рядка надходження
«Постачальник»	постачальник товару за надходженням
«Прихід»	номер надходження; клік відкриває його
«База розподілу»	база рядка; можна виправити вручну до проведення
«Буде розподілено»	частка суми послуги для рядка; після проведення — фактично розподілена сума

Унизу «Усього:» — сума баз і сума послуги без ПДВ.

Кнопка «Рахунки обліку» праворуч перемикає блок на рахунки:

• «Рахунок розрахунків (Кт)» — розрахунки з постачальником послуги; порожньо — авто: за правилами контрагента, типово 631;
• таблиця «Товар» / «Рах. обліку (Дт)» — рахунок, на який іде витрата по рядку; порожньо — рахунок рядка надходження (товари 281, матеріали 201). Зараз вписаний тут рахунок рядка при збереженні не запамʼятовується — проводка йде на рахунок рядка надходження.

Повторне натискання «Рахунки обліку» повертає таблицю розподілу.

5. Коментарі та вкладення — «Коментар» (для виду «Інше» це той самий опис витрати) і файли документа.

Права колонка: «Заповнення документа» (обовʼязкові: організація і дата; постачальник послуги, а для «Інше» — ще й опис; сума більше нуля; хоча б один рядок розподілу). «Повʼязані дії»:

• «створити платіжку (банк)» — нове списання з рахунку постачальнику послуги на суму з ПДВ, з призначенням «Оплата за послуги згідно з документом № … від …» (номер і дата акту, якщо вказані);
• «створити касовий ордер (РКО)» — видатковий касовий ордер на ту саму суму;
• «скопіювати».

Ці дії неактивні на новому документі («Спершу збережіть документ») і без постачальника. Далі — «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа».

Плашка дій: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити», «друк». На новому документі «провести» зберігає і проводить одразу; у збереженого «провести» неактивна, якщо рядків розподілу немає. «дт-кт» у рядку назви показує проводки і рухи партій.

Як створити

1. У проведеному надходженні натисніть у «Повʼязаних діях» «створити дод. витрати» — відкриється документ із рядками цього надходження, постачальником і договором. Або: меню «Комерція» → «Закупки» → «Додаткові витрати» → «+ Новий документ».
2. Оберіть «Постачальник послуги» і «Договір» з ним. Якщо документ створено з надходження, а послугу надавав інший контрагент (перевізник), замініть і постачальника, і договір.
3. Оберіть «Вид витрати», вкажіть «№ акту» і «Дата акту».
4. Заповніть «Сума послуги без ПДВ», «Ставка ПДВ».
5. За потреби — «додати рядки з надходження» для інших поставок; оберіть «Розподіляти:».
6. Перевірте «Буде розподілено» і натисніть «провести».

Як розподіляється сума

Сума послуги без ПДВ ділиться між рядками пропорційно базі розподілу: частка рядка = сума × база рядка / сума всіх баз. Залишок округлення лягає на останній рядок, щоб сума склалась точно. За замовчуванням база — вартість рядка надходження без ПДВ; режим «за кількістю» ділить порівну на одиницю товару. Базу кожного рядка можна виправити вручну до проведення.

Що відбувається при проведенні

• Собівартість кожної партії товару збільшується на розподілену частку — подальші продажі і списання підуть уже з урахуванням доставки.
• Виникає борг перед постачальником послуги на суму з ПДВ.
• ПДВ послуги потрапляє на непідтверджений податковий кредит; підтверджується він, коли ви зареєструєте вхідну податкову накладну постачальника послуги. У собівартість ПДВ не входить.

Проводка	Сума
Дт рахунок рядка надходження (281, 201…) — Кт 631	розподілена частка по кожному рядку
Дт 6442 — Кт 631	ПДВ послуги, одним рядком на документ

Кт — «Рахунок розрахунків (Кт)», якщо його вказано, інакше рахунок за правилами контрагента. У проводках — постачальник послуги і договір.

«розпровести» повертає собівартість партій і прибирає проводки та борг. Розпровести можна, лише якщо з партій, яких торкнувся розподіл, ще нічого не списано.

Чому документ не зберігається чи не проводиться

• Не обрано договір — без договору документ не збережеться (зараз сервіс відповідає технічним повідомленням про формат поля). Оберіть договір з постачальником послуги.
• Вид «Інше» без опису — «Для виду «Інше» опишіть витрату (поле біля виду витрати).»
• Сума послуги нульова — «Сума послуги без ПДВ має бути > 0».
• Немає рядків розподілу — «Документ не містить рядків».
• «Рядок N: партію не знайдено. Можливо, надходження не проведено.» — надходження не проведено або рядок — обладнання (рахунок 15х): для обладнання партій немає, і такий рядок зараз не проводиться. Приберіть його з розподілу.
• «Рядок N: з партії вже списано … од. Дооцінка собівартості неможлива.» — частину товару вже продали чи списали. Розпроведіть ці документи, проведіть додаткові витрати і проведіть їх знову.
• Документ проведено — змінити можна після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права створювати надходження в жодній організації — замість форми зʼявиться попередження; видаляти можна лише з правом видаляти надходження.

Друк

«друк» відкриває «Бухгалтерська довідка-розрахунок розподілу додаткових витрат на придбання № …»: «Вид витрати», «Постачальник послуги», «Документ постачальника», «Сума без ПДВ», «ПДВ», «Усього», таблиця розподілу («Товар з надходження», «Постачальник», «К-сть», «База розподілу», «+ до собівартості»), короткий перелік проводок і місця підписів «Керівник:» і «Головний бухгалтер:». Кнопки над формою: «друкувати», «назад», «зберегти в Excel».