Документи реалізації

Для чого ця сторінка

Документ реалізації оформлює продаж покупцю: товари і продукцію, послуги, обладнання, яке ще не введене в експлуатацію, і основні засоби. Усе це — один документ із вкладками «Товари», «Послуги», «Обладнання» і «ОЗ». Проведений документ визнає виручку, нараховує ПДВ, списує собівартість зі складу і збільшує борг покупця. З нього друкують видаткову накладну або акт наданих послуг, створюють товарно-транспортну і податкову накладну.

Список документів

Заголовок «Документи реалізації» показує загальну кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий документ реалізації».

Під заголовком — рядок відборів:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• Дати «з — по» — період документів. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.
• «покупець: усі» — пошук покупця за кількома літерами назви; «×» поруч скидає відбір.
• «номенклатура: уся» — лише документи, у рядках яких є обрана номенклатура.
• «Усі види» — вид документа за рядками: «товари», «послуги», «обладнання», «ОЗ».

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), «№», «Дата», «Організація», «Покупець», «Вид», «Усього», «Валюта» (валюта, відмінна від гривні, виділена кольором), іконки вкладень (скріпка) і проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом). Якщо в організації увімкнено контроль підписання, є ще колонка «Підпис», а рядки непідписаних документів підсвічені.

Праворуч у кожному рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного хрестик неактивний — спершу розпроведіть). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування, налаштування колонок шестернею і позначка «ще колонки →» — як в усіх списках, див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Документ складається з пʼяти пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом заповнення і повʼязаними діями, внизу — плашка дій.

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — у списку лише організації, де ви маєте право створювати реалізацію; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано, скільки показано. Після першого збереження організацію змінити не можна.
• «№» — можна не заповнювати: при збереженні номер присвоїться за схемою нумерації, у полі видно підказку «буде: …».
• «Дата» (обовʼязково) — дата і час документа. Від неї залежать залишки, собівартість і ціни.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку. Якщо не обрати, підставиться напрям, закріплений за складом.

2. Покупець і договір

• «Покупець» (обовʼязково) — пошук за назвою, поруч видно код ЄДРПОУ. Посилання «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент» просто на сторінці документа. При першому документі контрагент автоматично отримує роль покупця.
• «Договір» (з позначкою «(авто вкл.)») — після вибору покупця підставляється його основний договір. Можна обрати інший або «без договору»: тоді при збереженні система візьме основний договір покупця, а якщо договорів немає — створить «Основний договір». «створити ↗» біля поля відкриває вікно «Новий договір» (активне, коли покупця обрано). Від договору залежать ціни (тип цін), знижка в нових рядках, ставка ПДВ за замовчуванням і касовий метод ПДВ.
• «створити з рахунку» — заповнює документ із рахунку або замовлення покупця. Кнопка активна, коли обрано покупця і договір. Відкривається вікно «Активні рахунки і замовлення покупця» з розділами «Рахунки покупцю» і «Замовлення покупця» (лише проведені й не закриті). Клік по рядку замінює табличну частину залишком, який ще не відвантажено. Після цього на місці кнопки зʼявляється поле «Підстава» з посиланням на рахунок чи замовлення, а «Покупець» і «Договір» блокуються. «×» поруч знімає звʼязок і очищає рядки.

3. Склад і рахунки

• «Склад за замовчуванням» — склад, з якого відвантажуються товари, якщо в рядку склад не вказаний. Якщо в організації один склад, він підставляється сам. Документ лише з послугами можна провести без складу.

4. Товари / Послуги

Зліва — вкладки рядків із кількістю рядків у дужках: «Товари», «Послуги», «Обладнання», «ОЗ». Справа — два режими перегляду тих самих рядків: «Рахунки обліку» і «Податковий облік».

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному документі):

• «ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа». Реалізація, створена з рахунку, бере ознаки з рахунку;
• на вкладках «Товари», «Послуги», «Обладнання» — «створити номенклатуру» (вікно «Нова номенклатура (швидко)»: нова позиція одразу стає рядком) і «+ додати товар» або «+ додати послугу». Обидві потребують обраної організації;
• на вкладці «ОЗ» — «+ вибрати ОЗ» (вікно «Вибрати основний засіб»: основні засоби організації, що в експлуатації).

Підбір товару — вікно «Додати товар»: відбори «Склад», «Вид номенклатури», «Пошук (назва, код, артикул)», галочки «лише з залишком у цій організації», «в дорозі», «в резерві», «замовлено» і вибір колонок цін «Ціни:». Колонки — «Код», «Назва», «Од.», «Склад», «На складі» і за галочками «В дорозі», «В резерві», «Замовлено», «Баланс». Клік по рядку позначає товар, кнопка «додати обрані (N)» додає позначені; клік по ціні одразу додає товар із цією ціною. Товар без залишку на складі обрати не можна — його можна виставити лише в рахунок покупцю. «зберегти налаштування» запамʼятовує галочки, колонки цін і ширини для вас. Підбір послуги — вікно «Додати послугу» з довідника; ціна послуги підставляється за типом цін договору.

Колонки рядків (вкладки «Товари», «Послуги», «Обладнання», «ОЗ»):

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура» / «Основний засіб»	позиція; на вкладці «ОЗ» — інвентарний номер і назва
«Залишкова»	лише «ОЗ»: первісна вартість мінус знос
«Зміст послуги»	лише «Послуги»: текст, який піде в друк акта
«Склад»	лише «Товари»: склад рядка; «— за замовчуванням —» — склад із блоку 3. Так можна відвантажити з різних складів одним документом
«Кількість»	якщо більше, ніж доступно на складі на дату, поле червоне з написом «доступно …»
«Ціна»	при виборі номенклатури підставляється за типом цін договору
«Знижка %»	за замовчуванням — знижка з договору
«Сума без ПДВ»	рахується сама: кількість × ціна мінус знижка
«Ставка ПДВ», «Сума ПДВ», «Усього»	ставка береться з картки номенклатури або договору
«Собівартість»	зʼявляється після проведення

Для організації, що не є платником ПДВ, колонок ПДВ немає, а замість «Сума без ПДВ» — «Сума»; ставка в рядках — без ПДВ. Для номенклатури з обліком серій під рядком зʼявляється поле «Серія:». «×» у кінці рядка видаляє його. Внизу два підсумки: «Разом:» — по відкритій вкладці, «Усього:» — по всьому документу.

Вкладка «Обладнання» — продаж обладнання, придбаного, але не введеного в експлуатацію: рядку ставиться рахунок обліку 152, дохід 712, собівартість 943. Вкладка «ОЗ» — продаж основного засобу з експлуатації; ціну вказуйте без ПДВ.

«Рахунки обліку» — для кожного рядка поля «Рах. обліку», «Рах. доходу», «Рах. собівартості». Сірим показано рахунки, які система підбере сама (картка, правила, типові); впишіть свій код, щоб перебити. Для послуг рахунок обліку і собівартості не заповнюються. Тут же галочка «не зараховувати аванс автоматично» — без неї аванс покупця за договором зараховується при проведенні.

«Податковий облік» — для кожного рядка «Ставка ПДВ» і «Призначення ПДВ» (для пропорційного розподілу податкового кредиту; за замовчуванням — оподатковувані операції).

5. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли документа: завантажити, переглянути, позначити підписаним.

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: організація і дата, покупець, склад, хоча б один рядок. Коли все заповнено — «Готово до проведення…».
• «Повʼязані дії»:
  • «створити рахунок» — рахунок покупцю з рядків цієї реалізації (коли рахунок потрібен пост-фактум); документи звʼязуються і видно у «Звʼязаних документах» з обох боків;
  • «створити ттн» — товарно-транспортна накладна на основі реалізації; доступна зі збереженого документа (на новому — «Спершу збережіть реалізацію»), проводити реалізацію перед цим не обовʼязково;
  • «створити ПН» — податкова накладна на основі реалізації; теж зі збереженого документа. Якщо ПН уже створена з цієї реалізації, замість неї — «відкрити ПН»;
  • «скопіювати» — неактивна на незбереженому документі.
• «Звʼязані документи» — рахунок, замовлення, ТТН, ПН, оплати; кнопка «привʼязати» звʼязує документ вручну. Див. «Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну».
• «Відповідальний» і «Історія документа» (два останні записи і «ще»). На новому документі ці картки зʼявляються після збереження.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …») і кнопка «дт-кт» з проводками документа.

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», друк. На новому документі «видалити» і друк неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. На проведеному «видалити» неактивне, а поля закриті для змін — щоб виправити, спершу розпроведіть. «провести» неактивне, поки немає жодного рядка.

Друк

Форма залежить від рядків документа:

• немає послуг — кнопка «друк» відкриває видаткову накладну;
• лише послуги — «друк» відкриває акт виконаних робіт (наданих послуг);
• і товари, і послуги — кнопка «друк ▾» пропонує «видаткова накладна (товари)» або «акт наданих послуг»: у накладну потрапляють товари, в акт — послуги.

У формі — постачальник і одержувач з кодами й адресами, далі заповнене: «Договір» (якщо в картці договору дозволено друк), «Підстава» (рахунок або замовлення, з якого створено реалізацію), «Склад відвантаження», «Адреса доставки». Таблиця — як у 1С: «№», «Товари (роботи, послуги)» (в акті — «Найменування робіт (послуг)»), «Кіл-сть», «Од.», «Знижка, %» (якщо є), ціна і сума; при відвантаженні з кількох складів — ще колонка «Склад». Заголовки й підсумки — за ознаками ПДВ документа (кнопка «ціна … ▾»): ціни без ПДВ — «Ціна без ПДВ», «Сума без ПДВ», «Всього:», «Сума ПДВ:», «Всього із ПДВ:»; сума включає ПДВ — «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ», «Всього:», «У тому числі ПДВ:»; без ПДВ — «Ціна», «Сума», «Всього:». Під таблицею — «Всього найменувань N, на суму … грн.», сума прописом жирним і «У т.ч. ПДВ: …» прописом (без ПДВ — «Без ПДВ»), місця для підписів. Текст із колонки «Зміст послуги» додається до назви послуги. На сторінці форми: «друкувати», «назад», «зберегти в Excel» і «підписати і зберегти» — накласти печатку й підпис і зберегти форму у вкладення документа.

Як оформити

Звичайний продаж

1. Натисніть «+ Новий документ реалізації». Перевірте організацію і дату.
2. Оберіть покупця — договір підставиться сам.
3. Перевірте «Склад за замовчуванням».
4. На вкладці «Товари» натисніть «+ додати товар», позначте товари і «додати обрані», або клікніть по ціні. Вкажіть кількість, за потреби виправте ціну і знижку.
5. Послуги додайте на вкладці «Послуги» кнопкою «+ додати послугу»; заповніть «Зміст послуги», якщо текст потрібен в акті.
6. Натисніть «зберегти», потім «провести» (або одразу «провести»).
7. За потреби — «друк», у правій колонці «створити ПН» і «створити ттн».

З рахунку чи замовлення покупця

1. У рахунку покупцю натисніть дію «створити документ реалізації» — відкриється новий документ із покупцем, договором, складом і невідвантаженим залишком рядків.
2. Або в новій реалізації оберіть покупця і договір і натисніть «створити з рахунку».
3. Перевірте кількість і проведіть. Відвантажена кількість зарахується в рахунок, резерв знімається, повністю відвантажений рахунок закривається.

Продаж основного засобу

1. На вкладці «ОЗ» натисніть «+ вибрати ОЗ» і клікніть потрібний засіб.
2. Вкажіть ціну без ПДВ і проведіть. Актив отримує стан «проданий».

Що змінюється в обліку

Проводки при проведенні:

Проводка	Сума	Що означає
Дт 361 — Кт 702	з ПДВ	виручка від товарів, борг покупця на всю суму документа
Дт 361 — Кт 703	з ПДВ	те саме для послуг і робіт
Дт 361 — Кт 701	з ПДВ	виручка від готової продукції
Дт 361 — Кт 712	з ПДВ	продаж обладнання, ОЗ, виробничих запасів
Дт 702 / 703 / 701 / 712 — Кт 6432	ПДВ	податкове зобовʼязання, ще не підтверджене податковою накладною; на рахунку доходу лишається сума без ПДВ
Дт 902 — Кт 281	собівартість	списання товарів (продукція — 901, обладнання і запаси — 943)
Дт 6811 — Кт 361	менша з сум: аванс або документ	залік авансу, отриманого від покупця за цим договором

Рахунок розрахунків залежить від покупця і договору: 361 для вітчизняного покупця, 362 для нерезидента. Рахунок списання — той, на якому обліковується номенклатура (281 для товарів, 26 для продукції тощо). Рахунки, вписані на вкладці «Рахунки обліку», мають перевагу.

Собівартість вводити не треба: система рахує її сама за методом організації (ФІФО чи середньозважена) на дату документа.

ПДВ — як у 1С: спершу 6432, потім 6412. Реалізація кладе ПДВ на 6432 «Податкові зобовʼязання непідтверджені». На 6412 «Розрахунки за ПДВ» його переносить проведення податкової накладної на підставі реалізації (Дт 6432 — Кт 6412). Залишок на 6432 — це ПДВ відвантажень, на які накладну ще не проведено. Якщо реалізація закриває аванс, по якому вже проведено авансову ПН, оплачена авансом частина ПДВ закриває 6431 (Дт 6432 — Кт 6431), і накладну на неї вдруге не складають.

Касовий метод ПДВ. Якщо в договорі касовий метод, зобовʼязання не визнається одразу: сума стоїть на 6432 і переходить на 6412, коли покупець заплатить (а не накладною).

Продаж ОЗ: знос Дт 131 — Кт 10x, залишкова вартість Дт 286 — Кт 10x і Дт 943 — Кт 286, дохід Дт 361 — Кт 712, ПДВ Дт 712 — Кт 6432 (на 6412 — проведенням податкової накладної).

Що ще змінюється:

• залишок на складі зменшується, партії списуються;
• борг покупця зростає (у розрізі договору, а за наявності — рахунку чи замовлення);
• виручка і собівартість потрапляють у звіти продажів і фінрезультат;
• ПДВ чекає на податкову накладну (при касовому методі — на оплату);
• рахунок чи замовлення покупця — відвантажена кількість зростає, резерв знімається.

«розпровести» прибирає все це: проводки, рухи, відвантаження в рахунку; основний засіб повертається в експлуатацію.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «Додайте хоча б один товар, послугу або ОЗ.» Порожні рядки без номенклатури при збереженні відкидаються.
• Не вказана кількість у заповненому рядку — система назве цей рядок.
• Недостатньо товару на складі на дату документа з урахуванням резервів інших замовлень — повідомлення показує, скільки на складі, скільки зарезервовано і скільки доступно.
• Немає складу у товарному рядку і в блоці 3 — без складу проводяться лише послуги.
• Не обрана серія для номенклатури з обліком серій.
• Перевищено ліміт заборгованості за договором — якщо на договорі увімкнено «Контролювати суму заборгованості», борг разом із документом не може перевищити ліміт. Змініть ліміт на картці договору або оформіть оплату.
• Основний засіб іншої організації або в стані, у якому продаж заборонено.
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється в блоці «Заборона змін» на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права на створення чи проведення реалізації в цій організації — «зберегти» чи «провести» неактивні.

Якщо покупець має з вами діючий договір комісії, перед проведенням відкриється вікно «Виявлено договір комісії»: «Скасувати», «Продовжити як реалізацію» або «Створити комісійний продаж».

Реалізації, перенесені з 1С

Перенесені з 1С реалізації проведені автоматично — з проводками, як у 1С. Виняток — ті, що у 1С не були проведені або позначені на видалення: вони перенесені чернетками. У списку така реалізація має сіру відмітку, у документі написано «з 1С · чернетка» або «з 1С · позначено на видалення». Потрібну — перевірте і проведіть, зайву — видаліть.

Скопіювати документ

Схожий документ не обовʼязково набирати заново. У списку праворуч у кожному рядку є кнопка «скопіювати» (два аркуші), у відкритому документі — дія «скопіювати» у блоці «Повʼязані дії». Відкриється новий документ з тими самими даними: організація, покупець, договір, склад і всі рядки з кількістю та цінами. Номер буде свій, дата — сьогоднішня; привʼязка до рахунку чи замовлення покупця і собівартість, порахована при проведенні зразка, у копію не переносяться. Копіювати можна і проведений, і непроведений документ — копія завжди нова й непроведена, зразок не змінюється. Перевірте дані, за потреби виправте і натисніть «зберегти» або «провести».